Reglement van Orde voor het algemeen bestuur

1. Het algemeen bestuur regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2. Het algemeen bestuur regelt de vervanging van de verdeling van zijn werkzaamheden.

1. De voorzitter is belast met:

• a.

  het leiden van de vergadering;

• b.

  het handhaven van de orde;

• c.

  het doen naleven van het reglement van orde.

2. Hij verleent het woord, formuleert de conclusies van de beraadslagingen, geeft aan waarover zal worden gestemd en deelt de uitslag van de stemmingen mede.

3. Indien de voorzitter dit nodig oordeelt, kan hij de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen ter handhaving van de orde op de publieke tribune.

1. De secretaris is in elke vergadering van het algemeen bestuur aanwezig.

2. Bij verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door de plaatsvervangend secretaris.

1. De notulen worden opgesteld onder de zorg van de secretaris.

2. De ontwerpnotulen van de voorgaande vergadering worden in de eerstvolgende vergadering met de overige voorstellen aan de leden toegezonden.

3. In de vergadering worden de notulen van de vorige vergadering vastgesteld.

4. De leden hebben het recht een voorstel tot verandering aan het algemeen bestuur te doen, indien de notulen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is.

5. De notulen moeten in elk geval inhouden:

• a.

  de namen van de voorzitter, de secretaris en de ter vergadering aanwezige (plaatsvervangende) leden, alsmede van de leden die afwezig waren;

• b.

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• c.

  een zakelijke samenvatting van het gesprokene, zo nodig met vermelding van de namen der leden die het woord voerden;

• d.

  het besluit of de conclusie van de voorzitter;

• e.

  een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de leden die voor of tegen stemden,

• f.

  de tekst van de ter vergadering ingediende voorstellen en de reacties van de leden hierop;

• g.

  bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie door het algemeen bestuur is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

6. De vastgestelde notulen worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

1. De notulen van een besloten vergadering zijn uitsluitend en vertrouwelijk beschikbaar voor de leden van het algemeen bestuur.

2. Deze notulen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt het algemeen bestuur een besluit over het al dan niet openbaar maken van deze notulen.

3. De vastgestelde notulen worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

1. Bij het algemeen bestuur ingekomen stukken, waaronder schriftelijke mededelingen van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur, staan op de agenda van het algemeen bestuur. De agenda is op de website van Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland geplaatst.

2. Het algemeen bestuur stelt, op voorstel van het dagelijks bestuur, de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast.

1. De secretaris stelt voor de aanvang van elk kalenderjaar een schema op voor de in dat jaar te houden vergaderingen. Dit schema wordt tijdig ter kennis gebracht van de leden.

2. De voorzitter zendt spoedeisende vergaderingen uitgezonderd – zoveel mogelijk tenminste 10 dagen voor een vergadering aan de leden en andere aanwezigen

• a.

  een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, tijd en plaats van de vergadering;

• b.

  de agenda met de onderwerpen die in de vergadering behandeld zullen worden in de volgorde waarin deze aan de orde zullen worden gesteld;

• c.

  de notulen van de vorige vergadering, het overzicht van voor het algemeen bestuur ingekomen stukken, de mededelingen, de voorstellen en de documenten, die dienen ter toelichting van de te behandelen voorstellen.

3. De voorzitter kan na het verzenden van de oproepingsbrief zo nodig een aanvullende agenda doen uitgaan. De daarop vermelde voorstellen worden zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, aan de leden gezonden.

4. Bij aanvang van de vergadering stelt het algemeen bestuur de agenda vast. Op voorstel van een lid van het algemeen bestuur of de voorzitter kan het algemeen bestuur bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren dan wel de volgorde van de behandeling van de agendapunten wijzigen.

5. Indien de vergadering wordt geschorst met het oog op het gevorderde uur, wordt zij voortgezet op een door de voorzitter nader te bepalen dag en tijdstip.

1. De vergadering wordt door aankondiging op de website van Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland ter openbare kennis gebracht.

2. De openbare kennisgeving vermeldt:

• a.

  de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda van de vergadering;

• b.

  de wijze waarop en de plaats waar een ieder de bij de vergadering behorende stukken kan inzien;

• c.

  de mogelijkheid voor toehoorders voor het uitoefenen van spreekrecht.

3. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden, indien elektronisch beschikbaar, op de website van Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland geplaatst.

4. Indien omtrent stukken op grond van artikel 15 van dit reglement geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het derde lid onder berusting van de secretaris en verleent de secretaris de leden van het algemeen bestuur inzage.

1. De secretaris zorgt voor het bijhouden van de lijst met ter vergadering aanwezige leden van het algemeen bestuur (presentielijst).

2. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het ingevolge de regeling zittende hebbende leden blijkens de presentielijst aanwezig is.

3. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering.

1. Voor de afloop van de besloten vergadering beslist het algemeen bestuur of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. Het algemeen bestuur kan besluiten de geheimhouding op te heffen op grond van een belang, genoemd in de Wet open overheid. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat het algemeen bestuur haar opheft.

2. Indien het algemeen bestuur op grond van het gestelde in artikel 23, vierde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd zal hiertoe worden besloten in een vergadering waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden, tezamen meer dan de helft van de stemmen vertegenwoordigd.

1. Ieder lid van het algemeen bestuur is bevoegd om:

• a.

  Wijzigingen voor te stellen op het voorgestelde besluit (amendement);

• b.

  een korte en gemotiveerde verklaring over een onderwerp in te dienen waardoor een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken zonder dat daaraan rechtsgevolgen zijn verbonden (motie);

• c.

  voorstellen aan het algemeen bestuur te doen, die buiten de agenda vallen (initiatiefvoorstel);

• d.

  op voorstel van het dagelijks bestuur beslist het algemeen bestuur in de eerstvolgende vergadering of het initiatiefvoorstel voor kennisgeving wordt aangenomen, direct in behandeling wordt genomen of om advies in handen van het dagelijks bestuur wordt gesteld;

• e.

  een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

• f.

  een dergelijk voorstel kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

2. Een amendement of motie, als bedoeld in het eerste lid, onder a en b, kan mondeling aan het begin van de vergadering worden gemeld bij de voorzitter.

3. Een initiatiefvoorstel, bedoeld in het eerste lid, onder c, moet schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend en – om in behandeling genomen te kunnen worden – door tenminste twee andere leden worden medeondertekend.

4. De behandeling van een amendement of van een motie over een aanhangig onderwerp vindt tegelijk met de beraadslaging daarover plaats.

5. De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle op de agenda voorkomende onderwerpen zijn behandeld.

1. Nadat de beraadslaging is gesloten of indien niemand het woord verlangt, brengt de voorzitter het voorstel tot besluitvorming.

2. De voorzitter vraagt of stemming wordt verlangd. Indien geen stemming wordt gevraagd en ook de voorzitter dit niet verlangt, stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder schriftelijke of hoofdelijke stemming is aangenomen.

3. In de vergadering aanwezige leden kunnen aantekening in de notulen vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of zich van stemming te hebben onthouden.

4. Indien door één of meer leden stemming wordt gevraagd, doet de voorzitter daarvan mededeling.

5. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mede, met vermelding van het aantal voor en tegen uitgebrachte stemmen. Hij doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit.

1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

2. Het geven van tekenen van goed of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.