Reglement van Orde rekenkamer Maassluis 2023

1. De rekenkamer vergadert op de door haar te bepalen dagen en uren.

2. In bijzondere gevallen belegt de voorzitter in afwijking van die regel een vergadering. Hij gaat daartoe in elk geval over wanneer ten minste een lid hem dat onder opgaaf van de redenen heeft gevraagd.

3. Vergaderingen van de rekenkamer zijn niet openbaar, tenzij de rekenkamer expliciet anders bepaalt.

1. De voorzitter roept de leden schriftelijk in vergadering bijeen, onder opgaaf van de punten die behandeld zullen worden.

2. De secretaris zorgt dat stukken die op de agenda betrekking hebben tijdig aan de leden worden toegezonden of tijdig voor hen ter inzage worden gelegd.

3. De rekenkamer stelt bij aanvang van de vergadering de agenda vast.

4. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter van het bepaalde in de vorige leden afwijken.

1. De rekenkamer vergadert niet als niet de helft van het aantal zitting hebbende leden, inclusief de voorzitter, aanwezig is.

2. De rekenkamer beslist bij meerderheid van stemmen. Een stemming is slechts geldig als daaraan tenminste de helft van het aantal zitting hebbende leden heeft deelgenomen.

3. Indien de stemmen staken beslist de stem van de voorzitter.

4. Bij afwezigheid van de voorzitter is het langs zittend rekenkamerlid plaatsvervangend voorzitter.

1. Van de vergadering van de rekenkamer wordt een besluitenlijst opgemaakt.

2. De besluitenlijst van een vergadering wordt door de rekenkamer in de volgende vergadering vastgesteld.

3. De besluitenlijsten van de rekenkamer zijn niet openbaar.

1. De rekenkamer stelt jaarlijks een onderzoeksprogramma op en vast.

2. Voor 1 april wordt het programma door de rekenkamer ter kennisname aan de raad gezonden.

3. In het onderzoeksprogramma licht de rekenkamer de gekozen onderzoeksonderwerpen op de volgende punten toe:

• –

  aanleiding van het onderzoek;

• –

  toetsing aan selectiecriteria;

• –

  rol/verantwoordelijkheid van de gemeente ten aanzien van het onderwerp;

• –

  type onderzoek (quickscan, regulier);

• –

  tijdspanne onderzoek.

4. Als de omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan gedurende het jaar de programmering van de onderzoeken worden aangepast. De rekenkamer informeert de raad schriftelijk over wijzigingen in het onderzoeksprogramma indien een onderwerp wordt toegevoegd aan het onderzoeksprogramma dan wel komt te vervallen.

1. De rekenkamer bepaalt zelf de door haar te onderzoeken onderwerpen. Voor deze onderwerpkeuze stelt zij zich doorlopend in kennis van:

• –

  bestuurlijke werkzaamheden (onder meer door het monitoren van raads- en commissievergaderingen en collegebesluiten);

• –

  ambtelijke nota’s (bijv. programmabegrotingen en –rekeningen, beleidsnota’s);

• –

  verzoeken van de raad;

• –

  suggesties van raadsfracties en/of – leden;

• –

  suggesties van burgers en belangengroepen;

• –

  ontwikkelingen binnen het openbaar bestuur;

• –

  berichtgevingen in de media;

• –

  onderzoeken van andere rekenkamers;

• –

  vakliteratuur.

2. Ten behoeve van de suggesties van raadsfracties en/of leden voert (een afvaardiging van) de rekenkamer jaarlijks gesprekken met (een afvaardiging van) alle raadsfracties.

3. Indien een verzoek tot het doen van onderzoek wordt ingediend ontvangt de indiener binnen een maand een schriftelijke reactie waarin de rekenkamer aangeeft of en waarom het verzoek wel of niet wordt gehonoreerd.

1. Voor ieder onderzoek wordt een onderzoeksopzet opgesteld. In de onderzoeksopzet worden weergegeven:

• –

  het onderwerp en de doel- en vraagstelling;

• –

  een tijdsplanning;

• –

  het budget;

• –

  de wijze waarop het onderzoek wordt uitgevoerd.

2. De onderzoeksopzet wordt ter kennisname aan de raad aangeboden.

3. De rekenkamer kan indien noodzakelijk voor het opstellen van de onderzoeksopzet oriënterende gesprekken voeren met raadsleden, collegeleden, verantwoordelijke ambtenaren en/ of andere partijen.

1. Bij elk onderzoek maakt de rekenkamer een afweging over het al dan niet (gedeeltelijk) uitbesteden van het onderzoek aan een externe onderzoeker of onderzoekers.

2. Bij een besluit tot uitbesteding wordt op basis van kwalificaties een aantal onderzoeksbureaus/onderzoekers geselecteerd.

3. Minimaal 3 onderzoeksbureaus/onderzoekers worden in de gelegenheid gesteld een offerte voor de uitvoering van het onderzoek uit te brengen.

4. De rekenkamer baseert haar keuze voor een extern bureau/onderzoeker(s) op basis van de volgende selectiecriteria:

• –

  Ervaring/deskundigheid van het bureau/de onderzoeker(s);

• –

  De wijze waarop zal worden gerapporteerd aan en gecommuniceerd met de rekenkamer;

• –

  De prijs/kwaliteitsverhouding.

5. De rekenkamer ziet toe op, stuurt en begeleidt de uitvoering van het onderzoek.

1. De onderzoeksopzet wordt tezamen met de aankondiging van de start van het onderzoek verstuurd aan de voor het onderwerp bestuurlijk en ambtelijk eindverantwoordelijke(n).

2. Voor het verzamelen van de onderzoeksgegevens kunnen verschillende methoden worden gebruikt, zoals het houden van interviews, het uitvoeren van een dossierstudie, het uitvoeren van een literatuurstudie, het houden van een benchmark en/of het raadplegen van deskundigen.

3. Voor een interview krijgt de geïnterviewde de onderzoeksopzet toegestuurd. Van alle interviews wordt een verslag gemaakt. Dit verslag wordt ter accordering aan de geïnterviewde voorgelegd.

4. Ten behoeve van een dossierstudie kunnen de onderzoekers stukken bij bestuurlijk en ambtelijk verantwoordelijken opvragen. Afhankelijk van de omvang van het dossier worden deze stukken ter plekke bestudeerd, worden hiervan kopieën gemaakt of wordt hier digitale toegang toe verstrekt.

1. De bevindingen van het onderzoek worden in een nota van bevindingen vastgelegd, met dien verstande dat hierin niet worden opgenomen gegevens en bevindingen die naar hun aard vertrouwelijk zijn (conform artikel 185 lid 1 van de wet).

2. De nota van bevindingen wordt ter verificatie van de feiten voorgelegd aan de ambtelijk eindverantwoordelijke(n) en/of eventuele onderzochte niet ambtelijke instellingen met het verzoek om schriftelijk op de weergave van de bevindingen te reageren.

3. De reactietermijn voor het ambtelijk wederhoor bedraagt tenminste vijftien (15) werkdagen.

4. Naar aanleiding van de ambtelijke reactie wordt de nota van bevindingen aangepast indien feiten niet correct of onvolledig in de nota zijn weergegeven.

1. Na ambtelijk hoor en wederhoor wordt de nota van bevindingen voorzien van conclusies en aanbevelingen. Dit leidt tot een conceptrapport (conform artikel 185 lid 1 van de wet).

2. Het conceptrapport wordt voor bestuurlijk hoor en wederhoor toegezonden aan het college.

3. De rekenkamer stelt het college daarmee in de gelegenheid om zijn reactie op de conclusies en aanbevelingen aan de rekenkamer kenbaar te maken.

4. De reactietermijn voor het bestuurlijk wederhoor bedraagt tenminste vijftien (15) werkdagen.

1. Nadat de reactie van het college is ontvangen, stelt de rekenkamer haar eindrapport vast.

2. Het standpunt van het college wordt integraal in een bijlage bij het rapport opgenomen.

3. In een nawoord kan de rekenkamer aangeven wat haar visie is op de reactie van het college.

4. Na vaststelling door de rekenkamer wordt het eindrapport aan de raad verzonden, onder afschrift aan het college en betrokkenen (artikel 185 lid 2 en 5 van de wet).

5. Met de verzending aan de raad wordt het rapport openbaar (conform artikel 185 lid 6 van de wet).

6. Bij de publicatie van het rapport wordt de pers over het onderzoeksrapport geïnformeerd middels een door de rekenkamer uitgebracht persbericht.

7. Het rapport wordt tevens beschikbaar gesteld op de website van de rekenkamer.

1. De rekenkamer stelt zich gedurende haar zittingsperiode in kennis over de opvolging van de aanbevelingen die de raad naar aanleiding van het rapport heeft overgenomen.

2. Indien nodig kan een vervolgonderzoek worden gestart.

1. De rekenkamer stelt jaarlijks voor 1 april een verslag op en vast van haar werkzaamheden in het voorgaande jaar.

2. In het jaarverslag legt de rekenkamer verantwoording af over de door haar uitgevoerde onderzoeken alsmede over de bestedingen in het voorgaande jaar.

3. De rekenkamer biedt het jaarverslag aan de raad aan.