Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Valkenburg aan de Geul 2023

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Gemeente Valkenburg aan de Geul bevat de vastgestelde, algemene uitgangspunten met betrekking tot inkoop en aanbestedingen. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid zoals tot op heden vigerend dateert uit 2017 en behoeft op meerdere punten actualisatie.

Via dit beleid informeren we zowel de interne organisatie als externe partijen over de manier waarop de Gemeente Valkenburg aan de Geul de markt benadert voor het verkrijgen van leveringen, diensten en werken. Vanaf boekjaar 2023 dient het College van burgemeester en wethouders zelf een rechtmatigheidsverantwoording af te geven in de jaarstukken en zich te verantwoorden aan de Raad. De in dit document geformuleerde beleidskaders ten aanzien van inkoop en aanbesteden dienen deze taak te ondersteunen.

Het inkoopbeleid is tot stand gekomen met inachtneming van de eisen die vanuit Europese en nationale wet- en regelgeving aan het inkopen en aanbesteden voor publiekrechtelijke organisaties worden gesteld.

Het beleid is op onderdelen afgestemd op vigerende (beleids)documenten, de organisatie en de praktische uitvoerbaarheid.

De Gemeente wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

1.1 Lokale economie en MKB

Naast bovenstaande doelstellingen beoogt de Gemeente de regionale economie zoveel mogelijk te stimuleren, zonder dat dit tot ongelijke behandeling van ondernemers leidt. Dit kunnen we doen door aanbestedingen in percelen op te delen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de (administratieve) lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

De Gemeente heeft eveneens als doel om het midden- en kleinbedrijf (MKB) goede kansen te bieden bij inkopen en aanbestedingen. Het uitgangspunt is en blijft echter dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen.

2.1 Wet- en regelgeving

Wij leven de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving passen we restrictief toe om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:

• •

  Aanbestedingswet 2012 (Aw 2012)

• •

  Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU

• •

  Europese Richtlijn 2014/23/ betreffende het plaatsen van concessieovereenkomsten

• •

  Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2016)

• •

  De Gids Proportionaliteit (3e herziening 2022)

• •

  Jurisprudentie

2.2 Algemene beginselen bij Inkopen

We nemen bij onze inkopen de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

2.3 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

We nemen bij onze inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

2.4 Uniforme documenten

We streven ernaar om met standaarddocumenten te werken. Uniformiteit draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Daarnaast werken we met sjablonen voor offerteaanvragen, opdrachtbrieven en contracten. We passen, mits passend, in ieder geval toe:

• Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Valkenburg aan de Geul (VNG-model).

• Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT).

• Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2016).

• Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

2.5 Mandaat en volmacht

We kopen in met inachtneming van onze vigerende mandaat- en volmachtregeling. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. In de mandaatregeling is opgenomen wie bevoegd is namens de gemeente rechtshandelingen te verrichten en verbintenissen met derden aan te gaan en wat de reikwijdte van deze bevoegdheden is.

2.6 Klachtenregeling

Ondanks dat we ernaar streven de in dit beleid genoemde wet- en regelgeving en beginselen in acht te nemen, kan er discussie ontstaan over het verloop van een procedure. In dat geval streven we ernaar geschillen met Ondernemers in onderling overleg op te lossen en niet onnodig aan de rechter voor te leggen. In de offerteaanvragen nemen we op hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze de Gemeente de klacht vervolgens zal behandelen.

De Gemeente Valkenburg aan de Geul heeft een onafhankelijke klachtencommissie ingesteld. Informatie hierover is te vinden via de website van de Gemeente. Een ondernemer kan zijn klacht hier indienen, maar is hiertoe niet verplicht. Het recht om een gerechtelijke procedure aanhangig te maken bij de bevoegde rechter geldt onverkort.

2.7 Integriteit

Wij hebben integer handelen van onze bestuurders en ambtenaren hoog in het vaandel staan. De bestuurders en ambtenaren dienen zich te houden aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief en stellen alles in het werk om belangenverstrengeling te voorkomen.

Onder integriteit verstaan wij tevens de wil om alleen zaken te doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden, het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’, door toepassing van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument of het meesturen van een BIBOB-vragenformulier. Bij twijfel over de integriteit kan het Bureau Bibob om advies gevraagd worden.

U itsluitingsgronden

Bij opdrachten boven de aanbestedingsdrempels liggen de verplichte uitsluitingsgronden vast in de Aanbestedingswet 2012. In het licht van voorgaande alinea passen we deze uitsluitingsgronden ook toe op procedures onder de drempel.

De facultatieve uitsluitingsgronden, gronden met betrekking tot insolventie, belangenconflicten of beroepsfouten zijn zowel boven als onder de Europese drempels facultatief. Per aanbesteding wordt bepaald welke toegepast zullen worden. Bij twijfel hierover is het afdelingshoofd bevoegd hierover een besluit te nemen, eventueel na consultatie van de adviseur Inkoop & Aanbestedingen.

2.8 Onafhankelijkheid

De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten). In beginsel moeten we vrij zijn in het maken van keuzes bij onze Inkopen (de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en)), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving. Omgekeerd vinden we het eveneens niet wenselijk dat een ondernemer een te sterke afhankelijkheid ontwikkelt van de Gemeente.

3.1 Inkoopprocedure bepalen

Bij het bepalen van de juiste inkoopprocedure zijn twee variabelen van belang:

1. De waarde (omvang) van de opdracht. Om de Opdrachtwaarde (toetsing drempelwaarde) te bepalen dient men rekening te houden met alle kosten die verband houden met de opdracht, zoals:

• •

  de waarde van het te leveren product, dienst of werk;

• •

  de waarde/kosten van eventuele optiejaren;

• •

  eventuele (eenmalige) investeringskosten;

• •

  eventuele (eenmalige) implementatiekosten;

• •

  eventuele bijkomende onderhoudskosten;

• •

  de optelsom van de kosten van gelijksoortige (homogene) opdrachten gedurende vier jaar;

• •

  de optelsom van eventuele aanvullende of optionele opdrachten.

De optelsom van alle kosten die verband houden met de opdracht bepalen de totale waarde van de opdracht.

2. De aard van wat ingekocht gaat worden. De Aanbestedingswet maakt onderscheid in drie soorten inkopen: werken, leveringen en diensten (zie definities in Bijlage A).

De Gemeente hanteert − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures tenzij de Gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.

Tabel 1: drempelbedragen (excl. btw)

De actuele Europese drempelwaarden zijn opvraagbaar bij de adviseur Inkoop & aanbestedingen of te raadplegen via https://www.pianoo.nl/nl/regelgeving/drempelbedragen-europees-aanbesteden. De Europese Commissie stelt de bedragen elke 2 jaar opnieuw vast.

3.2 Uitzonderingen

Buiten de hierboven genoemde procedures kunnen andere procedures of drempelbedragen van toepassing zijn.

Sociale en andere specifieke diensten ( SAS )

Voor ‘sociale en andere specifieke diensten’ (SAS) ligt het drempelbedrag voor Europees aanbesteden hoger, nl. op € 750.000,00 (voor het jaar 2023). Daaronder is een Europese procedure niet verplicht en volgen we de in tabel 1 vastgelegde drempelbedragen voor leveringen en diensten. SAS-diensten zijn bijvoorbeeld diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridische diensten. Een volledig overzicht is te vinden op de website van PIANOo: Sociale en andere specifieke diensten | PIANOo - Expertisecentrum Aanbesteden

Concessieovereenkomst

Een concessie is een overeenkomst met een leverancier voor de uitvoering van een werk of dienst waarbij het exploitatierisico ligt bij de exploitant. De Europese drempel voor concessieovereenkomsten is € 5.382.000,-. De looptijd van concessies is in beginsel beperkt tot 5 jaar. Onder de Europese drempel is er geen wettelijke verplichting tot Europees aanbesteden en volgen we het vigerende beleid, mits er geen sprake is van een grensoverschrijdend belang (zie 3.4).

ARW

Het gebruik van het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) is verplicht voor het aanbesteden van werken onder de Europese drempelwaarde.

In uitzonderlijke situaties zijn andere aanbestedingsprocedures dan de hierboven genoemde mogelijk die beter aansluiten bij het doel of de situatie. Enkelen hiervan zijn de concurrentiegerichte dialoog, de mededingingsprocedure met onderhandeling en de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging. Toepassing hiervan wordt niet beschouwd als een afwijking, maar vraagt wel om een zeer nauwkeurige en complexe afweging en onderbouwing. Afstemming met de adviseur Inkoop & aanbestedingen is wenselijk.

3.3 Afwijkingen

Afwijken van de Aanbestedingswet is niet toegestaan. Voor opdrachten met een geraamde waarde boven het Europese drempelbedrag dienen we dus te handelen volgens de Aanbestedingswet. Wel voorziet de wet in een aantal restrictief uit te leggen uitzonderlijke situaties waarvoor er andere procedures van toepassing kunnen zijn zoals de eerder genoemde concurrentiegerichte dialoog, de mededingingsprocedure met onderhandeling en de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging.

In onderhavig beleid zijn mogelijkheden opgenomen om af te wijken van de vastgestelde procedures ónder de Europese drempelbedragen, maar dit is alleen toegestaan in geval van:

• •

  Dwingende spoed die niet veroorzaakt is of te voorzien was door Gemeente Valkenburg aan de Geul of;

• •

  Opdrachten die om artistieke, exclusiviteit, kennis specifieke of technische redenen (onder andere een innovatie of pilot) slechts aan één bepaalde opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd of;

• •

  Bij opdrachten waarbij de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten, gevaar voor de continuïteit van een project, grote risico’s of technische moeilijkheden met zich meebrengt;

• •

  Geen of geen geschikte inschrijvingen na het doorlopen van een procedure.

Afwijken op dit inkoop- en aanbestedingsbeleid op basis van bovengenoemde gronden is alleen mogelijk en toegestaan na een positief besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Het voorstel tot afwijking wordt deugdelijk en gemotiveerd voorgelegd aan het college van B&W en is voorzien van het (mede)advies van de adviseur Inkoop & aanbestedingen en/of de concernjurist.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Bij procedures onder de Europese drempelwaarde dient een toets plaats te vinden naar het grensoverschrijdend belang. Grensoverschrijdend belang houdt in dat overheidsopdrachten de interesse kunnen wekken van buiten Nederland gevestigde ondernemingen. Er is sprake van een duidelijk grensoverschrijdend belang indien:

• •

  de opdracht een aanzienlijke waarde vertegenwoordigt die dicht bij de drempel ligt, én

• •

  de plaats van uitvoering van de opdracht in de overweging moet worden betrokken, én/of

• •

  indien vanwege de aard van de diensten geen enkele fysieke aanwezigheid van werknemers of apparaten in de eigen Lidstaat is vereist, aangezien de diensten op afstand kunnen worden verricht.

In geval van een aantoonbaar grensoverschrijdend belang zal aan de opdracht een passende mate van openbaarheid en bekendheid moeten worden gegeven. De passende mate dient per concreet geval te worden bepaald. Indien er sprake is van een grensoverschrijdend belang, dan zal ook een opdracht onder de drempelwaarde volgens de Aanbestedingswet door middel van een Europese procedure moeten worden aanbesteed.

3.5 Uitnodigingsbeleid bij onderhandse aanbestedingen

Bij enkelvoudige aanbestedingen is gunning ‘uit de hand’ mogelijk waarbij de opdracht rechtstreeks aan een voorkeurspartij wordt gegund. Een gespecificeerde uitvraag en offerte is wenselijk, maar niet verplicht.

De Gemeente heeft de wens om te gaan werken met objectieve methodes voor het selecteren van gegadigden voor enkel- en meervoudig onderhandse aanbestedingen. Elke ondernemer die zich kwalificeert door middel van objectieve, vooraf vastgestelde geschiktheidseisen heeft gelijke kansen om in aanmerking komen voor opdrachten.

Om eerlijke mededinging bij aanbestedingen te garanderen nodigen we geen partijen uit om deel te nemen aan een procedure die betrokken geweest zijn bij de voorbereiding van de aanbesteding (bijv. door het maken van een plan, ontwerp of het opstellen van aanbestedingsdocumenten).

3.6 Inkoopsynergie

Wij streven zoveel mogelijk naar clustering van gelijksoortige inkoopbehoeften. Vanuit het oogpunt van doelmatigheid kan door clustering een optimaal inkoop- en aanbestedingsresultaat worden behaald. De mogelijkheid van clustering dient steeds zo veel mogelijk te worden benut. Als afdelingen bij dezelfde leveranciers producten of diensten afnemen, dient in acht te worden genomen dat deze afname als afdelingsoverstijgend kan worden beschouwd en dus moet worden aanbesteed.

Raamcontracten

Gelijksoortige en repeterende inkoopbehoeften bundelen we zo veel mogelijk samen in raamovereenkomsten. Het werken met raamcontracten levert een bijdrage aan clustering, efficiëntie en doelmatigheid. De positie van het MKB verliezen we daarbij niet uit het oog, bijvoorbeeld door het maken van percelen. Een raamcontract heeft meerdere voordelen. Omdat we onze inkopen voor een bepaalde dienst, levering of werk bundelen bij één of enkele ondernemers, kunnen we een strategisch partnerschap aangaan met deze ondernemer(s). Raamcontracten voorkomen dat elke opdracht afzonderlijk aanbesteed hoeft te worden wat een lagere administratieve last voor de Gemeente en de markt tot gevolg heeft.

3.7 Medium bij aanbesteden

Gemeente Valkenburg aan de Geul maakt gebruik van de applicatie TenderNed. TenderNed is het aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid. Publicatie van Nationale en Europese aanbestedingsprocedures op TenderNed is verplicht. Via TenderNed kunnen aanbestedingen volledig digitaal verlopen. Bij onderhandse procedures mag TenderNed gebruikt worden, maar is dit niet verplicht om niet onnodig drempels op te werpen voor mogelijke inschrijvers. Per onderhandse aanbesteding maken we de afweging welk medium het best passend is.

Tabel 2: medium per procedure

Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) betekent dat we, naast de prijs van de producten, diensten of werken, ook letten op de effecten van deze inkoop op milieu en sociale aspecten. Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid kan bijdragen aan het behalen van maatschappelijke doelen. De Gemeente stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen.

Per opdracht bekijken we of en welke MVI-criteria ingezet kunnen worden. De MVI-criteriatool van de overheid bevat voor diverse leveringen, diensten en werken eisen en wensen op het gebied van maatschappelijke verantwoord inkopen. Het is een hulpmiddel om MVI-ambities concreet te maken. Zo kunnen geschiktheidseisen, selectiecriteria, eisen, gunningscriteria als contractbepalingen geselecteerd worden binnen drie ambitieniveaus.

4.1 Duurzaamheid

De Gemeente Valkenburg aan de Geul heeft zich gecommitteerd aan de Sustainable Development Goals van de Verenigde Naties (Dit zijn de Sustainable Development Goals - SDG Nederland). Bij elke aanbesteding checkt de inkopende ambtenaar welk(e) van de zeventien doelen worden geraakt en op welke manier. Ook formuleren we waar mogelijk en in proportie tot de opdracht eisen en wensen ten aanzien van duurzaamheid. Indien nodig kan de beleidsadviseur Duurzaamheid om advies gevraagd worden.

4.2 Social return

De gemeenten in Zuid-Limburg, waaronder de Gemeente Valkenburg aan de Geul, hebben als sociale doelstelling dat een investering naast het ‘gewone’ rendement ook een concrete sociale winst (return) moet opleveren. Dit doen de gemeenten door Social Return (SR) als voorwaarde te stellen bij inkoop- en aanbestedingstrajecten. Een en ander is vastgelegd in de Beleidsregels Social Return Zuid-Limburg 2020 (Beleidsregels Social Return Arbeidsmarktregio Zuid-Limburg 2020 | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl).

In deze beleidsregels is vastgelegd dat bij de toepassing van Social Return 5% van de opdrachtwaarde wordt omgezet in werkgelegenheid voor de doelgroep van Social Return. Als het om een kapitaalintensief project dan wel diensten/leveringen gaat, dan geldt 2% van de opdrachtwaarde. In een kapitaalintensief project bedraagt de verhouding materiaal/arbeid minimaal 70/30%. Een standaard bestektekst voor de aanbestedingsstukken is opvraagbaar bij de adviseur Inkoop & aanbestedingen.

4.3 Klimaatbewust Inkopen

De Gemeente onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De Gemeente wil stappen maken naar een klimaatneutrale bedrijfsvoering binnen de Gemeente (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast sporen we ook Ondernemers aan tot CO2-reductie.

Circulair Inkopen

Conform het Klimaatakkoord is Nederland per 2050 100% circulair. Het uitgangspunt is dat vanaf 2023 alle uitvragen van overheid (landelijk, provinciaal en gemeentelijk) circulair moeten zijn, tenzij er goede redenen zijn waarom dit niet (volledig) mogelijk is. De gemeenten Maastricht, Meerssen en Valkenburg aan de Geul hebben een samenwerkingsplan “Afvalbeheer regio Geul en Maas” opgesteld. Hierin is de volgende ambitie gesteld: “Uiterlijk in 2050 hebben we in Zuid Limburg een volledig circulaire economie gerealiseerd. Daarvoor gebruiken we t.o.v. 2017 in 2030 al 50% minder primaire grondstoffen. Dit doen wij samen met medeoverheden, bedrijven en kennisinstellingen.”