Instructie gemeentesecretaris gemeente Simpelveld

1. De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van het college en de burgemeester bij de uitvoering van hun taken.

2. De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

3. De secretaris is aanwezig in de vergaderingen van het college en heeft daarin een adviserende stem.

4. De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigener beweging zorg voor, dat het college en de burgemeester over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed uit te kunnen oefenen.

5. De secretaris zorgt voor een gedegen en tijdige advisering aan het college en de burgemeester. Zo nodig adviseert de secretaris het college en de burgemeester met betrekking tot te nemen besluiten.

6. De secretaris is verantwoordelijk voor een correct en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een tijdige, voortvarende en correcte uitvoering van besluiten.

7. De secretaris draagt er zorg voor, dat door het college genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst en dat op de besluitenlijst wordt weergegeven welke collegeleden aanwezig waren bij de vergadering.

1. De secretaris staat de burgemeester in zijn/haar hoedanigheid van bestuurlijk coördinator terzijde.

2. De secretaris bevordert, samen met de burgemeester, een goede afstemming tussen het college enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.

3. De secretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van het college, alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

1. De secretaris geeft leiding aan de afdelingsmanagers, met wie hij/zij personeelsgesprekken voert.

2. Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voeren de secretaris en de afdelingsmanagers regelmatig overleg (managementteam). De gemeentesecretaris heeft een beslissende stem.

1. De secretaris is hoofd van de ambtelijke organisatie en is als zodanig eindverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

2. De secretaris is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn/haar verantwoordelijkheden ten opzichte van het college en de burgemeester bij de aan deze ondergeschikte ambtenaren inlichtingen in te winnen en hen aanwijzingen te geven, tenzij de wet of interne instructies dat anders hebben bepaald.

3. De secretaris stelt in overleg met de afdelingsmanagers procedures vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

4. Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de afdelingsmanagers heeft de secretaris in zijn/haar hoedanigheid van algemeen directeur de eindverantwoordelijkheid voor:

• a)

  Een goede samenwerking en samenhang tussen de afdelingen

• b)

  Een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen.

• c)

  De coördinatie van de (beleids-)inhoudelijke advisering van de afdelingen aan het college.

• d)

  Het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning.

• e)

  Een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan, met inachtneming van het ter zake vastgesteld beleid.

1. De secretaris zorgt dat zijn/haar afwezigheid bij het college bekend is.

2. De secretaris wordt bij afwezigheid of ziekte vervangen door de loco-secretaris. Deze wordt op zijn/haar voordracht door het college benoemd.

3. Hetgeen in deze instructie is vermeld is ook op de vervanger van de secretaris van toepassing.

4. Vakantie en buitengewoon verlof wordt de secretaris verleend door het college.

1. De secretaris draagt er zorg voor dat de afdelingsmanagers tijdig op de hoogte worden gesteld van alle door de gemeenteraad, het college en de burgemeester genomen besluiten waaraan (financiële) consequenties voor de betreffende afdelingen zijn verbonden.

2. De secretaris informeert de burgemeester tijdig over relevante bestuurlijke en ambtelijke onderwerpen en voert daartoe regelmatig overleg met de burgemeester.