Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR702360
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR702360/1
Archiefverordening VrZW 2023
Geldend van 28-10-2023 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2023
Intitulé
Archiefverordening VrZW 2023Het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland
gelet op:
- •
artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en
- •
artikel 28 van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland,
besluit vast te stellen de navolgende verordening:
verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de informatie, het aanwijzen van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de informatie, voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland 2023).
Hoofdstuk I. Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
de wet: de Archiefwet 1995;
- b.
de archiefbewaarplaats: de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 40, tweede lid van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
- c.
de archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid van de wet;
- d.
de archivaris: de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 40, tweede lid van de wet benoemde archivaris;
- e.
beheer: de uitvoering van werkzaamheden met als doel om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
- f.
beheerder: degene die ingevolge artikel 4 van deze verordening is belast met het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
- g.
beheereenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;
- h.
informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de Archiefwet 1995, zijnde het geheel van op één of meer gegevensdragers vastgelegde, met elkaar samenhangende, gegevens die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taakstelling en/of werkprocessen van een organisatie;
- i.
informatiesysteem: computersysteem of -applicatie met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;
- j.
zorg: de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beheer van informatie, zodanig dat aan de Archiefwet 1995 wordt voldaan.
Hoofdstuk II. Het aanwijzen van de archiefbewaarplaats
Artikel 2
Als archiefbewaarplaats van de Gemeenschappelijke Regeling wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van het Gemeentearchief Zaanstad.
Hoofdstuk III. De zorg van het dagelijks bestuur voor de informatie
Artikel 3
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de informatie op zodanige wijze geschiedt, dat deze ook na verloop van tijd toegankelijk, authentiek en te raadplegen is.
Artikel 4
-
1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en stelt voorschriften op voor het beheer van informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht.
-
2. Het dagelijks bestuur draagt hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het informatiebeleid van de gemeenschappelijke regeling en treft daartoe de nodige maatregelen.
-
3. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de zorg als omschreven in het eerste lid, wanneer zij het archiefbeheer uitbesteedt bij een derde, publieke dan wel private, partij.
Artikel 5
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 6
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Artikel 7
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de informatie, ongeacht hun vorm.
Artikel 8
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter dekking van de kosten die aan de zorg voor de informatie zijn verbonden.
Artikel 9
Het dagelijks bestuur doet elke twee jaar aan het algemeen bestuur verslag van hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 van de wet. Het dagelijks bestuur legt daarbij over het verslag dat door de archivaris aan hem is uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk IV. Toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 10
Als archivaris van de Gemeenschappelijke Regeling wordt benoemd de gemeentearchivaris van de gemeente Zaanstad.
Artikel 11
De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar een archiefbewaarplaats, overeenkomstig de bepalingen van de wet en ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 12
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren.
Artikel 13
-
1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle informatie en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de informatie alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin informatie is opgenomen.
-
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van informatiebeveiliging , toegang tot de informatie en de ruimten waarin deze zich bevindt.
Artikel 14
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 15
De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b.
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- c.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie;
- d.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e.
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 16
De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk VI. Slotbepalingen
Artikel 17
Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2023.
Artikel 18
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland 2023.
Ondertekening
Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 20 oktober 2023 te Zaandam.
J. Hamming
Voorzitter
S. van den Broek
Secretaris
Memorie van toelichting
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld. Het toepassingsbereik van de verordening is, evenals wet en besluit, zowel papieren als digitale informatie.
De verordening bestaat uit drie gedeelten, namelijk het aanwijzen van een archiefbewaarplaats (hoofdstuk II), de regeling voor de zorg die het dagelijks bestuur draagt voor de informatie (hoofdstuk III) en het toezicht op het bij of op grond van de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats (hoofdstuk IV).
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling.
Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid, van de wet.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 3
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende informatie. De formulering borgt dat aan deze verplichting wordt voldaan.
Artikel 4
Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van het Dagelijks Bestuur.
Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden.
De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor het dagelijks bestuur om ervoor te zorgen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.
Eerste lid
Dit onderdeel verplicht het Dagelijks Bestuur ervoor te zorgen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals ‘beheersregels’ of een ‘werkinstructie’) worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling.
Tweede lid
De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van het informatiebeleid van de gemeenschappelijke regeling in den brede. Het dagelijks bestuur dient de zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen.
Derde lid
Dit onderdeel is opgenomen om aan te geven dat uitbesteding van de uitvoering van onderdelen van het beheer van archiefbescheiden het dagelijks bestuur niet ontslaat van de eindverantwoordelijkheid voor de zorg voor de kwaliteit van het beheer.
Artikel 5
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 6
Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 4, eerste lid, te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 9
Het algemeen bestuur verneemt op deze manier minimaal eenmaal per twee jaar wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Artikel 13
De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 15
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de informatie en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Artikel 16
De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur zoals bedoeld in artikel 9.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl