Besluit informatiebeheer VrZW 2023

Artikel 1.

• 1. Dit besluit verstaat onder:

  • a.

    archiefbewaarplaats: de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 40 tweede lid van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

  • b.

    archiefverordening: de in artikel 40 van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van het algemeen bestuur d.d. 20 oktober 2023;

  • c.

    authentiseren: het verlenen van een of meer kenmerken aan een document, zodanig dat later kan worden vastgesteld dat het om het originele, authentieke document gaat;

  • d.

    beheerder: degene die op grond van artikel 4 van de Archiefverordening is belast met het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

  • e.

    informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de Archiefwet 1995, zijnde het geheel van op één of meer gegevensdragers vastgelegde, met elkaar samenhangende, gegevens die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taakstelling en/of de werkprocessen van een organisatie;

  • f.

    beheer van informatie: de uitvoering van werkzaamheden met als doel om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

  • g.

    informatievoorziening: het treffen van maatregelen en het uitvoeren van handelingen die nodig zijn om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

  • h.

    terbeschikkingstelling: het overdragen van (papieren) informatie aan een andere partij, waarbij het beheer van de informatie bij de andere partij komt te liggen, maar de verantwoordelijkheid voor de zorg bij de partij blijft waar de informatie in het kader van de taakstelling is ontvangen of opgemaakt;

  • i.

    uitlening: het uitlenen van (papieren) informatie aan een andere partij waarbij zowel de verantwoordelijkheid voor zowel de zorg als het beheer bij de partij blijft waar de informatie in het kader van de taakstelling is ontvangen of opgemaakt;

  • j.

    vervreemding: het in eigendom overdragen van informatie aan een ander overheidsorgaan; of een derde;

  • k.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • l.

    zorg: de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beheer van informatie, zodanig dat aan de Archiefwet 1995 wordt voldaan.

• 2. Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling (Geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden) is mede van toepassing op informatie die op grond van de voor het openbaar lichaam geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komt, behalve waar dit in dit besluit anders is bepaald.

Artikel 9.

• 1. De beheerder draagt er zorg voor dat van alle informatie op te allen tijde kan worden vastgesteld:

  • a.

    de inhoud, structuur en vorm voor zover nodig voor de uitvoering van een bepaald werkproces;

  • b.

    wanneer de informatie is ontvangen, opgemaakt of verzonden;

  • c.

    wie de afzender, vervaardiger of geadresseerde is;

  • d.

    op welke taak, zaak of welk proces de informatie betrekking heeft;

  • e.

    wanneer de zaak of de uitvoering van het proces is gestart en wanneer de zaak of de uitvoering van het proces is afgerond;

  • f.

    wat de status en de versie van de informatie is; en

  • g.

    wat de samenhang is met de andere door de organisatie ontvangen en opgemaakte informatie;

  • h.

    welke beheeractiviteiten zijn uitgevoerd;

  • i.

    de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur waarmee de informatie wordt bewaard of beheerd.

• 2. De zorgdrager koppelt aan archiefbescheiden metagegevens als bedoeld in NEN-ISO-23081, aan de hand waarvan te allen tijde de aspecten, bedoeld in artikel 9, kunnen worden herleid.

Artikel 11.

• 1. De beheerder draagt er zorg voor dat de ordening van de informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.

• 2. De beheerder draagt er zorg voor dat conversie, migratie of emulatie als bedoeld in artikel 25 van de Archiefregeling tijdig plaatsvindt.

Artikel 17.

• 1. De beheerder draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende informatie.

• 2. De beheerder zorgt ervoor dat is gedefinieerd welke archiefbescheiden aan enige vorm van geheimhouding zijn onderworpen en wat die omvat. Hij bepaalt eenmaal per jaar of verlenging van die geheimhouding noodzakelijk is en wat die omvat.

• 3. Raadpleging en, in het geval van papieren informatie, ook uitlening van informatie die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen, is behoudens toestemming van het dagelijks bestuur slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

• 4. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het dagelijks bestuur voorwaarden verbinden.

ACTIEVE OPENBAARMAKING VAN INFORMATIE

Artikel 18.

• 1. De beheerder zorgt ervoor dat informatie die, op grond van het bepaalde in artikel 17 van de Archiefverordening actief openbaar wordt gemaakt de belanghebbende en belangstellende burger zoveel mogelijk bereikt op de volgende algemeen toegankelijke wijze:

  • a.

    in elektronische vorm, in een machinaal leesbaar open formaat, samen met de metadata, overeenkomstig artikel 5, eerste lid, van de Richtlijn 2003/98/EG van het Europees Parlement en de Raad van 17 november 2003 inzake het hergebruik van overheidsinformatie (PbEG 2003 L 345), zoals deze is gewijzigd bij Richtlijn 2013/37/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 juni 2013 tot wijziging van Richtlijn 2003/98/EG inzake het hergebruik van overheidsinformatie (PbEU 2013 L 175);

  • b.

    of, indien verstrekking in een machinaal leesbaar open formaat redelijkerwijs niet gevergd kan worden, in andere elektronisch doorzoekbare vorm;

  • c.

    of, indien elektronische verschaffing redelijkerwijs niet gevergd kan worden, door verstrekking van een kopie van de letterlijke inhoud ervan in andere vorm te verstrekken;

  • d.

    of, indien verstrekking van een kopie of de letterlijke inhoud redelijkerwijs niet gevergd kan worden, door een uittreksel of een samenvatting van de inhoud te geven, inlichtingen daaruit te verschaffen of door terinzagelegging.

• 2. Een bestuursorgaan is niet verantwoordelijk voor de juistheid of de volledigheid van door derden opgestelde informatie.

• 3. Indien het bestuursorgaan kennis draagt van de onjuistheid of onvolledigheid van de verstrekte informatie, doet het hiervan mededeling.

• 4. Indien het bestuursorgaan informatie verstrekt, verstrekt het zo nodig, en voor zover deze informatie voorhanden is, tevens informatie over de methoden die zijn gebruikt bij het samenstellen van de informatie.

VERVANGING VAN INFORMATIE

Artikel 19.

• 1. De beheerder besluit tot vervanging van (papieren) informatie door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, nadat het advies van de archivaris is ingewonnen.

• 2. In het besluit tot vervanging, bedoeld in het eerste lid, wordt tenminste inzicht geboden in de aspecten die zijn benoemd in artikel 26b van de Archiefregeling.

VERVREEMDING EN TERBESCHIKKINGSTELLING VAN INFORMATIE

Artikel 20.

• 1. De beheerder besluit tot vervreemding van (papieren) informatie als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, indien vervreemding geschiedt ter uitvoering van enig wettelijk voorschrift. Voorafgaand aan het besluit tot vervreemding wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.

• 2. Vervreemding van (papieren) informatie als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, behoeft de goedkeuring van het dagelijks bestuur, indien vervreemding niet geschiedt ter uitvoering van enig wettelijk voorschrift. Voorafgaand aan het besluit tot vervreemding wordt het advies van de archivaris ingewonnen en wordt een machtiging aangevraagd bij de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

Artikel 21.

• 1. Terbeschikkingstelling van (papieren) informatie aan een externe partij, waarbij het bepaalde in artikel 23 van dit besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van het dagelijks bestuur, de archivaris gehoord.

• 2. De beheerder zorgt ervoor dat afspraken over het uitlenen of terbeschikkingstelling van (papieren) informatie of over het verstrekken van digitale kopieën aan externen worden vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst.

SELECTIE EN VERNIETIGING VAN INFORMATIE

Artikel 22.

• 1. De beheerder zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van informatie voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

• 2. Ingeval van selectie voor vernietiging wordt de informatie voorzien van een kenmerk dat de bewaartermijn aangeeft.

Artikel 24.

• 1. De beheerder pleegt overleg met de archivaris over het voornemen tot overbrenging van informatie als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet.

• 2. Bij overbrenging van informatie naar de digitale archiefbewaarplaats (e-depot) dienen de informatie en de bijbehorende kenmerken zodanig geëxporteerd te kunnen worden dat de informatie nadien leesbaar en interpretabel is te maken zonder gebruikmaking van het oorspronkelijke systeem waarin de informatie is gevormd.