Instructie voor de griffier van de gemeente Heemstede

1. De griffier verleent gevraagd en ongevraagd strategisch, tactisch en operationeel advies en ondersteuning aan de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden.

2. De griffier is ten aanzien van de gemeenteraad verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming.

3. De griffier ondersteunt de rekenkamer, onderzoekscommissies of de raad bij andere onderzoeken.

4. De griffier ondersteunt en initieert democratische verbetering en/of vernieuwing.

5. De griffier verleent de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en raadscommissies.

6. De griffier bevordert de verhoudingen tussen de raad, het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de gemeente.

7. De griffier is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden tot inspraak en participatie bij de gemeenteraad.

8. De griffier is de vertrouwenspersoon voor de raads- en commissieleden.

1. De griffier adviseert de raad bij het opstellen van de agenda van de commissies, raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten.

2. De griffier ondersteunt en adviseert de raad ten aanzien van de (strategische) raadsplanning.

1. De griffier voert periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris.

2. De griffier en de gemeentesecretaris voeren periodiek overleg over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college.

3. De griffier voert periodiek overleg met de gemeentelijke accountant over onder andere de controle op de jaarrekening.

4. De griffier voert periodiek overleg met de rekenkamer.

5. De griffier voert periodiek overleg met de raadsvoorzitter en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter en voor zover nodig met door de raad hiermee belaste commissies over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad.

6. De griffier vertegenwoordigt de gemeenteraad in zowel in- als externe overlegsituaties.

7. De griffier zet zich in om de toezichthoudende rol van de gemeenteraad richting gemeenschappelijke regelingen te versterken.

1. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming.

2. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.

3. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college.

4. De griffier kan de aangeboden voorstellen en besluiten voor de gemeenteraad op alle noodzakelijke elementen toetsen, zoals:

• a.

  het voldoen aan wet- en regelgeving;

• b.

  door de raad vastgestelde spelregels;

• c.

  eerder genomen besluiten;

• d.

  en de ten behoeve van het raadswerk afgesproken formats.

5. De griffier bewaakt de afdoening van moties en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

6. De griffier ondersteunt de raadsvoorzitter en de commissievoorzitters bij de voorbereiding en het verloop van bijeenkomsten en vergaderingen.

7. De griffier draagt zorg voor de (digitale) verslaglegging van vergaderingen van gemeenteraad en andere door de raad ingestelde werkgroepen of commissies.

8. De griffier ondertekent alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan.

1. De griffier draagt actief bij aan:

• a.

  de lokale democratie zodat deze zo goed mogelijk functioneert met in acht neming van geldende regels;

• b.

  het samenspel tussen raad en de inwoners van de gemeente;

• c.

  (de bewustwording van) de integriteit en veiligheid van de leden van de raad en medewerkers van de griffie;

• d.

  inclusiviteit in de raad en de toegankelijkheid van de raad voor de inwoner;

2. De griffier adviseert in het toepassen van digitale democratische mogelijkheden en over de directe invloed van inwoners op de lokale politiek.

1. De griffier geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie en de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

2. De griffier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie.

3. De griffier is verantwoordelijk voor bevordering van de integriteit van de griffie en bevordert respectvol handelen en daarmee een gezond werkklimaat op de griffie.

4. De griffier is verantwoordelijk voor het bedrijfsmatig functioneren van de griffie en pleegt voor een goede gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeente periodiek overleg met de gemeentesecretaris.

5. De griffier ontvangt ambtelijke bijstand van faciliterende afdelingen zoals HR, ICT, financiën en facilitair. Indien nodig worden hier in overleg met de verantwoordelijken voor de bedrijfsvoering formele afspraken over gemaakt.

6. De griffier geeft hiërarchisch leiding aan op de griffie gedetacheerde personen die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren en is opdrachtgever van inhuur via externe bureaus.

7. De griffier stelt een jaarwerkplan op voor de griffie en rapporteert door middel van een jaarverslag aan de werkgeverscommissie en raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.

8. De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, bevordert een gezonde financiële huishouding.

9. De griffier legt over deze taken verantwoording af aan de werkgeverscommissie en heeft regelmatig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

1. De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van de raadscommunicatie.

2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda's, de raadsvoorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en raadscommissies.

3. De griffier geeft voorlichting aan burgers over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen bij de raad in het bijzonder.

1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgevercommissie en/of de vicevoorzitter van de raad.

2. Deze instructie kan worden aangehaald als:‘instructie voor de griffier van de gemeente Heemstede 2023’.

3. Deze instructie treedt in werking op de dag na vaststelling, onder gelijktijdige intrekking van de ‘instructie griffier’, vastgesteld op 27 februari 2003.