Verordening gemeentelijke rekenkamer Heerenveen 2023

1. Er is een rekenkamer die door de raad wordt ingesteld.

2. De rekenkamer bestaat uit drie externe leden waaronder de voorzitter.

3. De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Uitgezonderd hiervan is controle van de jaarrekening.

4. De rekenkamer heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Dit betekent dat de rekenkamer zelf bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht en hoe het onderzoek wordt ingericht.

5. De rekenkamer is bevoegd alle documenten die berusten bij het gemeentebestuur te onderzoeken voor zover zij dat nodig acht voor de uitvoering van haar taak. Dit geldt ook als een administratie aan een derde is uitbesteed.

6. Het gemeentebestuur verstrekt desgevraagd alle inlichtingen die de rekenkamer ter vervulling van haar taak nodig acht.

7. De rekenkamer is bevoegd om nadere inlichtingen in te winnen bij instellingen waar de gemeente mee samenwerkt in een regeling, een meerderheidsbelang in heeft of een substantiële subsidie aan verstrekt. Als één of meer documenten ontbreken, kan de rekenkamer overlegging vorderen van de betrokken instelling.

8. De rekenkamer is bevoegd, indien de documenten, bedoeld in het zevende lid , daartoe aanleiding geven, bij de betrokken instelling dan wel bij de derde die de administratie in opdracht van de instelling voert, een onderzoek instellen. De rekenkamer stelt de raad en het college in kennis van haar voornemen een dergelijk onderzoek in te stellen.

1. De raad benoemt de voorzitter en de overige leden van de rekenkamer op gemotiveerde aanbeveling van de auditcommissie.

2. Voorafgaand aan de aanbeveling tot (her)benoeming overlegt de auditcommissie met de rekenkamer.

3. De auditcommissie doet de aanbeveling vergezeld gaan van een verklaring van de kandidaten met:

• a.

  Een mededeling dat de kandidaat een benoeming als lid zal aanvaarden.

• b.

  Een overzicht van de openbare betrekkingen die de kandidaat bekleedt. Wanneer er zich tussentijds wijzigingen voordoen, dan wordt op het betreffende moment het gewijzigde overzicht aan de raad overlegd.

• c.

  Een Verklaring omtrent Gedrag (VOG).

4. Niet benoembaar zijn personen genoemd onder artikel 81f uit de wet.

5. Het lidmaatschap is tevens uitgesloten voor medewerkers dan wel bestuursleden van instellingen die met de gemeente functionele en/of financiële banden hebben.

6. De leden worden benoemd voor een periode van zes jaar en kunnen op voordracht van de auditcommissie maximaal één periode herbenoemd worden.

7. De rekenkamer stelt een rooster van aftreden op.

8. De leden leggen, alvorens ze hun functie kunnen uitoefenen, in een vergadering van de raad de eed of belofte af, zoals vermeld in artikel 81g van de wet.

1. De raad kan per onderzoek op gemotiveerde aanbeveling van de rekenkamer een burgerlid benoemen.

2. In aanmerking voor benoeming komen inwoners van de gemeente Heerenveen die gerechtigd zijn te stemmen bij de gemeenteraadsverkiezingen.

3. Een burgerlid wordt alleen benoemd voor de duur van een bepaald onderzoek en zijn werkzaamheden beperken zich tot dat onderzoek.

4. Een burgerlid krijgt een vergoeding conform de vergoeding voor raadscommissieleden in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

5. Artikel 3 lid 3, lid 4, lid 5 en lid 8 is van toepassing op de benoeming van een burgerlid.

1. De raad, gehoord het advies van de auditcommissie, ontslaat de leden van de rekenkamer of stelt hen op non-actief.

2. Het lidmaatschap eindigt indien sprake is van gronden genoemd in artikel 81c lid 6 en 7 en artikel 81h van de wet.

3. Een lid wordt op non-actief gesteld indien sprake is van het genoemde in artikel 81d van de wet.

1. De klankbordgroep bestaat uit raads(commissie)leden en kan per onderzoek ad-hoc worden ingesteld. De bemensing van de groep is afhankelijk van het onderwerp van het onderzoek. Per fractie is 1 vertegenwoordiger toegestaan in de klankbordgroep.

2. Na ontvangst van het uitgewerkte onderzoeksvoorstel bespreekt de raadscommissie of een klankbordgroep gewenst is.

3. Doel van de instelling van de klankbordgroep is om te komen tot een onderzoek dat relevant en bruikbaar is voor de gemeenteraad. Bij de onderzoeksopzet en onderzoeksvragen kan de rekenkamer de kennis en het inzicht van de groep gebruiken om te komen tot een relevante en scherpe vraagformulering.

4. De rekenkamer kan gedurende het onderzoek naast de vastgelegde momenten op ieder moment de klankbordgroep raadplegen of met de groep overleggen.

5. De klankbordgroep wordt automatisch opgeheven als het onderzoek is afgerond.

1. De rekenkamer vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van belangen genoemd in artikel 5.1 en 5.2 van de Wet Open Overheid kan de rekenkamer rapporten die aan de raad zijn voorgelegd of gedeelten daarvan als niet-openbaar aanmerken.

2. De rekenkamer kan openbare informatieve vergaderingen beleggen.

3. De leden van de rekenkamer en degenen die ten behoeve van de rekenkamer werkzaam zijn, zijn verplicht tot geheimhouding van al hetgeen zij kennis nemen in hun hoedanigheid van lid.

1. De griffier wijst een medewerker van de griffie aan als ambtelijk secretaris van de rekenkamer.

2. De ambtelijk secretaris staat de rekenkamer bij de uitvoering van haar taken terzijde voor 340 uur per jaar.

3. De ambtelijk secretaris draagt zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging, de correspondentie, het bijeenroepen van de klankbordgroep en de vorming van dossiers.

4. De ambtelijk secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de (voorzitter van de) rekenkamer over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht.

1. De rekenkamer stelt, gehoord de auditcommissie, een onderzoeksprotocol voor de uitvoering van haar onderzoek en een gedragscode vast. De gedragscode sluit aan op de gedragscode voor raadsleden die door raad is opgesteld.

2. In het onderzoeksprotocol werkt de rekenkamer ook uit wat voor een soort onderzoeken zij verricht en welke tijdsduur daarmee is gemoeid.

3. De onder het eerste lid aangeduide documenten worden na vaststelling door de rekenkamer ter kennisname aan de raad gezonden.

1. De rekenkamer stelt elk jaar, de auditcommissie gehoord hebbende, vóór 1 november een jaarplan met begroting vast. Daarin staat welke onderwerpen voor het komend jaar in aanmerking komen voor onderzoek. Het jaarplan wordt door de rekenkamer ter kennis van de raad gebracht.

2. De rekenkamer bepaalt aan de hand van de groslijst, na consultatie van de auditcommissie, de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast.

3. De in het vorige lid bedoelde onderzoeksopzet wordt besproken met de klankbordgroep en daarna door de rekenkamer ter kennisneming aan de raad gestuurd.

4. De raad kan zoals bepaald in artikel 182 tweede lid van de wet de rekenkamer een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. Het verzoek wordt vastgelegd in een raadsbesluit.

5. Gemeentelijke bestuursorganen kunnen de rekenkamer een gemotiveerd voorstel doen tot het verrichten van een onderzoek.

6. Inwoners van de gemeente en organisaties in de gemeente kunnen de rekenkamer gemotiveerd attenderen op onderzoeksonderwerpen.

7. Indieners van een gemotiveerd voorstel krijgen zo snel mogelijk schriftelijk bericht over wat er met het voorstel wordt gedaan. Indien de rekenkamer niet aan het verzoek voldoet, zal zij daarvoor de gronden vermelden.

1. De volgende criteria dienen door de rekenkamer te worden gehanteerd bij de selectie van de te onderzoeken onderwerpen.

• a.

  Het onderwerp moet betrekking hebben op de doelmatigheid, doeltreffendheid of rechtmatigheid van (de uitvoering van) het beleid.

• b.

  Er moet sprake zijn van een substantieel (maatschappelijk en/of financieel) belang of bestuurlijke relevantie.

• c.

  Het onderwerp moet door de gemeente te beïnvloeden beleid betreffen.

• d.

  Er moet sprake zijn van enige evenwichtige spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen in de opvolgende onderzoeken.

• e.

  Er is sprake van een risico, bijvoorbeeld een financieel of maatschappelijk risico als het onderwerp niet wordt onderzocht en/of het onderwerp heeft toegevoegde waarde.

• f.

  Het onderwerp moet passen binnen de financiële en organisatorische mogelijkheden van de rekenkamer.

2. De rekenkamer doet geen onderzoek dat is aangemeld indien het onderwerp een bezwaar of klacht, in de zin van resp. hoofdstuk 7 en hoofdstuk 9 Algemene Wet Bestuursrecht, tegen een besluit van een bestuursorgaan betreft.

1. De rekenkamer is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding, sturing en rapportage van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet.

2. De rekenkamer vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van de procedurele en inhoudelijke aspecten van het onderzoek.

3. De rekenkamer overlegt met de klankbordgroep of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren.

4. Voor de uitvoering van het onderzoek kan de rekenkamer, met in achtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus inschakelen.

5. Voordat de rekenkamer tot vaststelling en openbaarmaking van een onderzoeksrapport overgaat, stelt zij de onderzochte partijen schriftelijk op de hoogte van het conceptrapport.

6. De rekenkamer stelt de betrokken partijen in de gelegenheid tot ambtelijk wederhoor over de feiten in het rapport.

7. Betrokken partijen kunnen binnen een door de rekenkamer te bepalen termijn van minimaal twee weken schriftelijk reageren op de bevindingen in het onderzoeksrapport of een door de rekenkamer geselecteerd deel daarvan.

8. De rekenkamer beoordeelt of het ambtelijk wederhoor aanleiding geeft tot aanpassingen in het rapport.

9. De rekenkamer levert een conceptrapport aan bij het college. Het college krijgt de gelegenheid voor bestuurlijk wederhoor gedurende een periode van minimaal twee weken.

10. Na de termijnen van ambtelijk en bestuurlijk wederhoor sluit de rekenkamer haar onderzoek af en stelt zij een definitief rapport op met de bevindingen, conclusies en aanbevelingen, de eventuele bestuurlijke reactie van het college en het nawoord van de rekenkamer.

11. Het definitieve rapport wordt aangeboden aan de raad. Het college en betrokken partijen ontvangen een afschrift.

12. De rekenkamer kan voor de behandeling in de raad een presentatie geven over het onderzoek. Hierbij wordt de raad in de gelegenheid gesteld vragen te stellen.

13. Bij de politieke behandeling van het onderzoek in de raad is de rekenkamer niet betrokken.

14. De raad besluit over het rapport en geeft het college zo nodig opdracht om binnen drie maanden te komen met een plan van aanpak.

15. Het college laat in een plan van aanpak zien op welke wijze de conclusies van het rekenkamerrapport opgepakt kunnen worden, inclusief monitoring.

16. De gemeenteraad stemt in met het plan of past het plan aan.

17. Het college verstrekt de raad jaarlijks voor 1 mei, en indien daar behoefte aan is ook voor 1 november, een overzicht van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer welke zijn overgenomen, vergezeld van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven.

18. De griffie verstrekt de raad jaarlijks voor 1 mei, en indien daar behoefte aan is ook voor 1 november, een overzicht van de aan de raad gedane voorstellen van de rekenkamer welke door de raad zijn overgenomen en door de raad zelf moeten worden uitgevoerd, vergezeld van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven.

1. De leden van de rekenkamer ontvangen een maandelijkse vergoeding voor het voorbereiden en bijwonen van de vergaderingen van de rekenkamer alsmede het verrichten van de hieruit voortvloeiende uitvoerende handelingen.

2. De vergoeding bedraagt voor de leden van de rekenkamer 25% van het bedrag, genoemd in artikel 3.1.1. inwonerklasse 5 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Voor de voorzitter bedraagt de vergoeding 30% van het bedrag genoemd in artikel 3.1.1. inwonerklasse 5 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Daarnaast ontvangen de leden een uurvergoeding voor onderzoek. Tevens worden de reiskosten en eventuele overige onkosten vergoed naar de daarvoor bij de gemeente geldende maatstaf.

1. De rekenkamer is bevoegd binnen het aan haar bij de gemeentebegroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken.

2. Ten laste van het in het vorige lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van:

• a.

  de vergoeding van de leden als bedoeld in artikel 13 van deze verordening;

• b.

  de vergoeding van burgerleden;

• c.

  externe deskundigen;

• d.

  eventuele andere uitgaven die de rekenkamer nodig acht voor de uitoefening van haar taak.

3. De rekenkamer is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording schuldig aan de raad.

1. De rekenkamer biedt de raad uiterlijk 1 april na afloop van ieder kalenderjaar een verslag aan van de door haar in dat jaar verrichte activiteiten. Hierin worden ook de baten en lasten van het vorig begrotingsjaar verantwoord als bedoeld in artikel 185, derde lid van de wet.

2. Tenminste twee keer per jaar vindt een voortgangsoverleg plaats tussen de rekenkamer en de auditcommissie, als vertegenwoordiger van de raad.

3. Het functioneren van de rekenkamer wordt iedere twee jaar geëvalueerd.

1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag volgende op die van haar bekendmaking.

2. Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening gemeentelijke rekenkamer Heerenveen 2023’.