Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap gemeente Lelystad 2023

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.

De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit betekent dat titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en dat het besluit van de raad waarmee – na verantwoording en controle – de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 12) vatbaar is voor bezwaar en beroep.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming als procescoördinator, raadsassistent of commissiegriffier) vallen onder het gezag van de griffier. Indien er sprake is van commissiegriffiers, die niet formeel ondergebracht zijn bij de griffie, handelen deze in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie.

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1. Definities

Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.

De definitie van fractieassistent is gelijk aan de definitie zoals deze is opgenomen in het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Lelystad.

Artikel 2. Verzoek om informatie

Raadsleden of fractieassistenten die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier het verzoek van het raadslid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd.

De griffier (of één van de griffiemedewerkers) verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.

Artikel 3. Verzoek om bijstand

Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de griffier om te beoordelen of een van de genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid).

Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 6. Recht op financiële bijdrage

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen.

Naar rato van fractiegrootte wordt de fractievergoeding toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden.

De financiële bijdrage voor fractieondersteuning voldoet aan de definitie van subsidie van artikel 4:21 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Omdat het verlenen van subsidies in de Algemene subsidieverordening ((hierna: ASV) indien van kracht) in de gemeente doorgaans aan het college gedelegeerd is, zal voornoemde verordening uitdrukkelijk niet van toepassing verklaard moeten worden op de bijdrage voor fractieondersteuning. Niet alleen vanwege het dualisme tussen de raad en het college, maar ook omdat het regime in de ASV wezenlijk anders is dan het regime voor het verlenen, vaststellen en verantwoorden van de bijdrage voor fractieondersteuning.

Artikel 7. Besteding financiële bijdrage

Voor wat betreft de besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de financiële bijdrage besteed wordt aan ondersteuning om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. De ondersteuning dient van inhoudelijke aard te zijn, bijvoorbeeld de inhuur van beleidsmedewerkers. Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief. De bestedingen dienen bij te dragen aan een goede taakvervulling van de fractie en met dien verstande dat de bijdrage in ieder geval niet aangewend mag worden voor de doelen, genoemd in het tweede lid.

Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd (onder a). Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie.

Bij (andere) uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege (onder e) kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een buitenlandse excursie of reis, kosten voor scholing, kosten voor een computer en internetverbinding en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de wet. In het bijzonder wordt benadrukt dat het dus ook niet is toegestaan om met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning verkiezingscampagnes te financieren.

Specificatie geoorloofde bestedingen fractievergoeding (handreiking, niet limitatief)

Artikel 8. Voorschot financiële bijdrage

Dit artikel regelt de jaarlijkse, ambtshalve verlening van voorschotten ter hoogte van de overeenkomstig artikel 6 berekende voorwaardelijke aanspraak op de financiële bijdrage. In een jaar waarin de raadsleden naar aanleiding van verkiezingen tegelijkertijd aftreden, wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Voorschotten worden niet uitbetaald op privé rekeningen.

Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. Lelystad kent een variabele fractievergoeding, gebaseerd op het aantal raadszetels van een fractie. De (voorlopig) toegekende fractievergoeding wordt daarom overgeheveld naar de nieuwe fractie opdat er opnieuw een evenredige verdeling ontstaat van de fractievergoedingen (eerste lid).

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verleende voorschot voor wat betreft het variabele deel direct bijgesteld moeten worden naar evenredigheid van het resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend (tweede lid). Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot variabel voorschot beschikken. De griffie zorgt ervoor dat de betreffende fracties op de hoogte worden gesteld van het gewijzigde financiële bijdrage, waarna de fracties zorgdragen voor een onderlinge verrekening.

Mocht de fractie ophouden te bestaan dan zal de afrekening met de fractie aan het einde van het betreffende jaar plaatsvinden. En bij de eerst volgende vaststelling van de financiële verslagen, door de raad definitief worden gemaakt. (zie hiervoor art. 11 en art 12)

Artikel 10. Administratieve verplichtingen

Om te zorgen dat aan het verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt verantwoord (zie artikel 11) een deugdelijke administratie ten grondslag ligt, worden in dit artikel enkele eisen gesteld aan het voeren van deze administratie.

Bewijsstukken om de rechtmatigheid van de bestedingen te kunnen aantonen zijn o.a. bankafschriften, aankoopbonnen, declaratiebonnen, facturen, etc. (derde lid).

Artikel 11. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

De fractie blijft verantwoordelijk voor het indienen van een financieel verslag en moet uiterlijk binnen drie maanden na het einde van het kalenderjaar een financieel verslag indienen.

Sinds 2023 wordt er voor de verantwoording van de bestedingen gewerkt met de YouForce-app. De afspraak is dat fracties de bewijsstukken van bestedingen zo spoedig in dienen via deze app. Zodat betalingsbewijzen niet verloren gaan en controle van de uitgaven direct plaat kan vinden.

De volgende werkwijze is hierover afgesproken:

• -

  De penningmeester van de fractie is de enige persoon binnen de fractie die kosten van het fractiebudget mag declareren. Alleen declaraties van de aangewezen penningmeester worden door de griffie geaccepteerd en inhoudelijk beoordeeld.

• -

  De penningmeester van de fractie zorgt ervoor dat gemaakte kosten zo spoedig mogelijk na besteding, worden verantwoord in de Youforce-app.

• -

  Aan het einde van een jaar of raadsperiode, wordt binnen één maand door de griffie een financieel verslag verstrekt waarin beschikbaar gestelde financiële bijdragen en de goedgekeurde, gedeclareerde kosten (die ingediend zijn via de app) van de fractie zijn verwerkt.

• -

  Het financieel verslag wordt ter goedkeuring en ondertekening aangeboden aan de penningmeester en fractievoorzitter van de betreffende fractie. Na aanbieden van het financieel verslag heeft de fractie twee weken de tijd om nog aanvullingen of wijzigingen door te geven.

• -

  Nadat alle fracties het financieel verslag hebben goedgekeurd en ondertekend worden de definitieve bijdragen van dat betreffende jaar en het verschil tussen de vastgestelde financiële bijdragen en het ontvangen voorschotten, voorgelegd aan het fractievoorzittersoverleg en daarna vastgesteld door de raad. (artikel 11)

Artikel 12 Reserveren en eindafrekening

Houdt een fractie geld over aan het einde van het jaar dan mag dit geld nog uitgegeven worden binnen de raadsperiode (of zoveel eerder als de fractie ophoudt te bestaan).

• -

  Heeft de fractie teveel uitgegeven dan mag dat verrekend worden met toekomstig te ontvangen fractievergoeding binnen de raadsperiode.

• -

  Aan het einde van de raadsperiode wordt bepaald wat de definitieve financiële bijdrage wordt en wat het te verrekenen verschil is tussen de definitieve financiële bijdrage en het ontvangen voorschot. Heeft de fractie teveel bijdrage ontvangen dan moet het terugbetaald worden aan de gemeente.

• -

  De definitieve vaststelling over de gehele raadsperiode, bestaat uit de reeds eerder vastgestelde perioden inclusief de laatste, nog vast te stellen periode. Eerder door de raad vastgestelde perioden, worden niet meer gewijzigd bij de definitieve eindvaststelling.

Artikel 13 Vergoeding fractieassistent

De hoogte van de vergoeding voor leden van gemeentelijke commissies, die zijn ingesteld op basis van artikel 82, 83 en 84 van de Gemeentewet (waaronder in Lelystad ook de fractieassistenten vallen) zijn imperatief bepaald op een vast bedrag per inwonersklasse voor elke bijgewoonde vergadering van de commissie.

In bepaalde gevallen, zoals bij bijzondere deskundigheid en/of zwaarte van de taak in de commissie, is het mogelijk om een hoger bedrag aan vergoeding per vergadering toe te kennen dan bepaald in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Door het verordeningsvereiste kan op lokaal niveau een algemene en politieke afweging worden gemaakt.

De zwaarte van het raadscommissielidmaatschap en de door de fractieassistenten in Lelystad te verrichten taken zijn vrijwel gelijk aan die van een raadslid. Daardoor ligt een hogere vergoeding in de rede. Aangezien fractieassistenten veelal aanwezig zullen zijn op commissieavonden wordt hen niet een vergoeding toegekend op basis van aanwezigheid in de vergadering, maar op basis van het aantal geplande commissieavonden ongeacht de aanwezigheid op die avond. Daarbij wordt er uitgegaan van een gemiddeld aanwezigheidspercentage dat wordt vastgesteld op 90%. Mochten er meer of minder commissieavonden of extra commissievergaderingen plaatsvinden in een jaar, dan vindt hiervoor geen correctie naar boven of beneden plaats. Een en ander leidt tot een in de uitvoering administratief minder belastende regeling.

Artikel 14 Overige vergoedingen (schakelbepaling)

Deze bepalingen zorgen ervoor dat de vergoedingen van fractieassistenten zoveel mogelijk gelijk zijn aan die voor raadsleden. Dit is passend bij de mogelijkheid dat fractieassistenten ook commissielid zijn.