Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Rheden

In dit Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Contractant De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente Rheden.

Diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

Inkopen (Rechts)handelingen van Rheden gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

Leveringen Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Offerte Een aanbod in de zin van artikel 217, eerste lid, van boek 6 van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van Rheden voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen.

Ondernemer Een 'aannemer', een 'leverancier' of een 'dienstverlener'.

Rheden De gemeente Rheden.

Werken Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

3.1 Algemeen juridisch kader

• a.

  De gemeente Rheden leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door Rheden restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

3.2 Uniforme documenten

Rheden streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Uniformiteit bevordert ook de onderlinge samenwerking tussen gemeenten bij gezamenlijke inkoop en aanbestedingen.

Rheden past bij iedere inkoop indien van toepassing in ieder geval toe:

• •

  Vigerend Aanbestedingsreglement werken ARW.

• •

  Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie.

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten of Gemeente inkoopvoorwaarden ICT (GIBIT).

• •

  Gids Proportionaliteit.

• •

  Rheden past daar waar mogelijk duurzaamheidscriteria toe.

Bij de inkoop/aanbesteding van Leveringen en Diensten worden de Algemene Inkoopvoorwaarden van toepassing verklaard. Per inkoop-/aanbestedingsproject kunnen aanvullende voorwaarden van toepassing worden verklaard.

3.3 Algemene beginselen bij Inkopen

• a.

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht.

Rheden neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• b.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

Rheden neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past Rheden de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.

Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal Rheden een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal Rheden op haar website plaatsen en/of op TenderNed.

3.5 Mandaat en volmacht

Inkopen vindt plaats met inachtneming van het vigerende Mandaatbesluit gelezen in samenhang met de budgethoudersregeling van de gemeente Rheden. Rheden wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

Uitgangspunt bij de inkoop en aanbesteding van Werken, Leveringen en Diensten zijn de voorschriften van de Gids Proportionaliteit en de Beleidsnota Inkoop en aanbesteden.

Afwijkingen van de voorschriften van de Gids Proportionaliteit en Beleidsnota Inkoop en Aanbesteden zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rheden en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

Waar het gaat om de keuze voor de te volgen inkoopprocedure geldt in aansluiting daarop het volgende. Rheden zal met inachtneming van het schema (5.6) de inkoopprocedure bepalen. tenzij blijkt dat deze niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren.

De gekozen inkoopprocedure dient proportioneel te zijn in de zin van de voorschriften van de Gids Proportionaliteit. Daarbij is het in deze gids in hoofdstuk 3.4 opgenomen voorschrift 3.4a leidend.

3.7 Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat Rheden en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag kan Rheden opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze Rheden de klacht vervolgens zal behandelen.

4.1 Duurzaam inkopen

Rheden heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Bij Inkopen neemt Rheden daarom sociale, ecologische en economische aspecten in acht.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat Rheden de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen immers gelijktijdig worden gerealiseerd (Inkopen met impact). Rheden stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen.

Daarnaast heeft Rheden als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. Rheden vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

De gemeente Rheden hanteert als uitgangspunt voor de duurzame en circulaire opties van de gevraagde inkoop dat voor deze de genoemde redelijke verhouding van kosten en opbrengsten op een langere termijn wordt gewogen dan te doen gebruikelijk. Investeren in duurzame en circulaire oplossingen kost in aanvang vaak meer en levert pas na langere tijd rendement op.

4.1.1 Sustainable Development Goals

Als basis voor het Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden de Sustainable Development Goals (SDG's) van de VN genomen.

De SDG’s zijn zeventien doelen om van de wereld een betere plek te maken in 2030. Rheden heeft er een 18e aan toegevoegd: Deel en geef door. De SDG’s zijn vastgesteld door de Verenigde Naties (VN) op basis van een zeer grootschalig onderzoek.

Achter de wereldwijd gehanteerde 17 doelen zitten 169 concrete targets. Op basis van de global goals worden er onderwerpen uitgewerkt. Maatschappelijk inkopen, circulair inkopen, duurzaamheid en integriteit. Rheden heeft een checklist beschikbaar voor de toepassing bij Inkoop.

4.1.2 Klimaat- en energieneutraal

De SDG’s bieden ook een kader voor het klimaat- en energieneutraal werken: SDG 7 en SDG 13. De lange termijn ambitie van Rheden is een klimaat neutrale en energie neutrale organisatie. Hierbij worden de volgende definities gehanteerd:

Klimaatneutraal:

• •

  Voor eigen organisatie: CO2-uitstoot door enkel gebruik van duurzame energie (ingekocht of zelf opgewekt).

• •

  Voor de keten: CO2-uitstoot in de gehele levenscyclus (van winning tot einde levensduur)

  (Compensatie van CO2 telt niet mee in de doelstelling klimaatneutraal).

Energieneutraal:

• •

  Volledig voorzien in eigen energiebehoefte door eigen opwek van duurzame energie.

Om deze lange termijn ambitie te behalen zijn er tussendoelstellingen geformuleerd. Bij het bereiken van deze doelstelling worden er zowel eisen gesteld aan de eigen bedrijfsvoering als in steeds grotere mate ook vanuit de keten een bijdrage gevraagd worden. De uitgewerkte doelstellingen zijn in te zien via: https://www.rheden.nl/Inwoners/Duurzaamheid_klimaat/Klimaataanpak.

4.1.3 Circulaire ketens (o.a. SDG 12)

Uitgangspunt bij elke aanbesteding moet zijn of circulariteit onderdeel is van de procedure.

De definitie die hierbij gehanteerd wordt is de volgende:

Circulair:

• •

  Het verbinden van economische, sociale en ecologische waarden". Het gaat daarbij om slim ontwerp, bewust gebruik en meer en beter hergebruik.

Speerpunten die reeds benoemd zijn:

• o

  Het circulair verduurzamen van eigen vastgoed;

• o

  Bedrijven stimuleren én faciliteren de overstap naar circulariteit te zetten.

Mogelijke maatregelen:

• •

  Rheden stimuleert het kijken naar de levensduurkosten in plaats van enkel de aanschafprijs.

• •

  Van aanbieders wordt gevraagd om van een product de keten in kaart te hebben en bijvoorbeeld een materialenpaspoort aan te leveren.

Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden.

4.1.4 Social Return (SDG 8 en 10)

Iedereen doet naar vermogen mee. De organisaties willen meer mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk krijgen en aan het werk houden. Contractpartners van de organisaties zal gevraagd een bijdrage te leveren aan deze doelstelling in de vorm van Social Return of Investment.

Social Return of SROI (Social Return On Investment) bij overheidsopdrachten is primair bedoeld om personen met een afstand tot de arbeidsmarkt meer kansen te geven op werk of ontwikkelingsmogelijkheden.

De doelstellingen van Social Return zijn:

• •

  Het creëren van ontwikkelkansen en werkplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, zodat ook zij kunnen participeren en uitkeringslasten worden verminderd.

• •

  Het bevorderen en stimuleren van inclusief ondernemerschap, waarin medewerkers met verschillende achtergronden, beperkingen en kwaliteiten, werken.

• •

  Het bevorderen van en invulling geven aan een duurzame win-win samenwerking tussen overheden en werkgevers op gebied van arbeids-, maatschappelijke en scholingsvraagstukken.

Social Return zal door middel van het bouwblokkenmodel toegepast worden bij inkoop- en aanbestedingstrajecten. Dit model is een keuzemenu dat opdrachtnemers kunnen hanteren voor de invulling van SROI en geeft, om aan de verantwoordingsverplichting te voldoen, minder administratieve lasten. Het bouwblokkenmodel biedt daarnaast de mogelijkheid voor publieke overheden om de Social Return inzet gedifferentieerd naar doelgroepen en mate van afstand tot de arbeidsmarkt en mate van besparing op uitkeringslasten verschillend te waarderen.

Meer informatie over SROI en het bouwblokkenmodel: link nieuwe regionale SROI-beleid.

4.2 Integriteit (zie ook: SDG 10 en 16)

• a.

  Rheden stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

Rheden heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• b.

  Rheden contracteert enkel met integere Ondernemers.

Rheden wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. Rheden kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen conform de vigerende Beleidsregel Wet Bibob Rheden.

5.1 Product- en marktanalyse

• a.

  Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

Rheden acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. Rheden kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a.

  Rheden acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

Rheden streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. Rheden moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waar- onder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b.

  Rheden kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van Rheden door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. Rheden kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

• a.

  Rheden heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, zal rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Rheden spant zich actief in om, zoveel als mogelijk, lokale Ondernemers te betrekken. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en Rheden moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Bij meervoudig onderhandse Offerteaanvragen zal, indien mogelijk, minimaal één derde van de uit te nodigen partijen lokaal zijn. Voor enkelvoudig onderhandse trajecten geldt dat de afweging gemaakt wordt of een lokale ondernemer kan voorzien in de behoefte.

• b.

  Rheden heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Rheden houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan Rheden doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onder-aanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

• c.

  Rheden heeft oog voor sociale ondernemingen.

Bij Inkopen kan Rheden opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

5.4 Innovatie

Rheden kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. Rheden zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen.

5.5 Samenwerkingsverbanden

Rheden hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoop, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

5.6 Bepalen van de inkoopprocedure

Rheden zal -met inachtneming van onderstaand schema- de inkoopprocedure als volgt bepalen:

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

Rheden vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

Rheden vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal Rheden nationaal aanbesteden. Rheden zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal Rheden in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

5.7 Raming en financiële budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Rheden wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

Rheden bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door uit principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert Rheden een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Rheden wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.

Vrij naar Lysons & Parmacon, 2018

6.2 Interne inkoop en aanbesteding regels

In het 'voortraject' worden alle inkoopbehoeften > € 10.000,00 excl. BTW verplicht gemeld bij Team Inkoop en Aanbesteden (I&A) van De Connectie, via het daarvoor beschikbaar gestelde digitale systeem. Naar aanleiding van een inkoopmelding, neemt I&A contact op met de betreffende budgethouder/opdrachtgever. De budgethouder maakt i.s.m. I&A een Plan van Aanpak waarin inkoopstrategie, het te volgen aanbestedingsproces, conform het Inkoopbeleid van Rheden waar de inkoop voor wordt uitgevoerd en alle andere noodzakelijke afspraken, waaronder de planning, de projectgroep, etc. worden vastgelegd, als zijnde de interne opdrachtverstrekking aan I&A. Na de interne opdrachtverstrekking wordt het aanbestedingsproject gestart en uitgevoerd conform de afspraken gemaakt in het Plan van Aanpak.

6.3 Werkwijze

De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:

• •

  Rheden analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt.

• •

  Het uitvoeren van een spendanalyse.

• •

  Bij de product- en marktanalyse kan Rheden inventariseren welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

• •

  Rheden promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen.

• •

  In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen.

• •

  Rheden stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs.

• •

  Rheden kan digitaal Inkopen (E-procurement, E-factureren etc.).

• •

  Rheden monitort de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI-afspraken worden nagekomen.

• •

  Rheden deelt goede MVI-voorbeelden met andere overheden via pianoo.nl en via de MVI-Zelfevaluatietool.

6.4 Verantwoordelijken

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijke apparaat. Het college van burgemeester en bethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.