Instructie voor de secretaris van de gemeente Hellendoorn

Artikel 1

• 1.

  De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders (het college).

• 2.

  De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

• 3.

  Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college. Zo nodig adviseert de secretaris het college ten behoeve van de door het college te nemen besluiten.

• 4.

  Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college.

• 5.

  De secretaris draagt er zorg voor dat door het college genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst.

• 6.

  De secretaris oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met het managementteam.

• 7.

  Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het college nadere regels stellen.

Artikel 2

• 1.

  De secretaris draagt er zorg voor dat de door de griffier bij de aan het college of de burgemeester ondergeschikte ambtenaren ingewonnen inlichtingen binnen redelijke termijn aan de griffier worden verstrekt.

• 2.

  De secretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd technische bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties, het stellen van vragen en dergelijke in het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad voorziene initiatieven van leden van de raad.

• 3.

  Het bepaalde in het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning is op de vorige leden van overeenkomstige toepassing.

Artikel 3

Tenzij bij afzonderlijke verordening of besluit anders is geregeld, is het bepaalde in de artikelen 1 en 2, voor zover het betreft de daarin opgedragen taken, ten aanzien van door het college en de burgemeester ingestelde commissies van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat het stellen van nadere regels en richtlijnen als bedoeld in voornoemde artikelen geschiedt door het college casu quo de burgemeester.

Artikel 4

• 1.

  De secretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.

• 2.

  Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijke apparaat anderzijds.

• 3.

  Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

Artikel 5

Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het managementteam en met inachtneming van de bevoegdheden van de managers heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

• a.

  een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

• b.

  het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

• c.

  een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

• d.

  de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden onderdelen;

• e.

  een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijke apparaat;

• f.

  het op doelmatige wijze ter zijde staan van de bestuursorganen door het ambtelijke apparaat.

Artikel 6

• 1.

  De secretaris heeft het recht bij alle aan het college ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per organisatorische eenheid, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.

• 2.

  De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, in overleg met de managers, voorstellen aan het college.

• 3.

  Voor zover hij zulks, in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze instructie is bepaald, nodig acht, stelt de secretaris in overleg met het managementteam procedures vast voor de behandeling van zaken die door het college of de burgemeester aan het ambtelijke apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

• 4.

  De secretaris bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheden van de managers, een goede samenwerking en samenhang tussen de teams. Hij doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan het college tot het geven van aanwijzingen aan managers om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

Artikel 7

• 1.

  Indien de secretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan het college.

• 2.

  Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen behoeft de secretaris toestemming van het college.

• 3.

  Hij draagt er zorg voor dat tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen zijn vervanging adequaat is geregeld.

Artikel 8

De secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden van het college alsmede van die van de burgemeester, voor zover deze hem ter bewaring zijn gegeven. Hij is hiervoor verantwoordelijk tegenover het college, voor zover het archiefbescheiden van het college betreft en tegenover de burgemeester, voor zover het betreft het hem in beheer gegeven deel van diens archiefbescheiden.

Artikel 9

• 1.

  In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de secretaris voor zoveel nodig overleg met het college en/of de burgemeester.

• 2.

  Deze instructie treedt in werking op de dag volgende op die van haar bekendmaking.

• 3.

  Met ingang van de in het tweede lid bedoelde datum vervalt de Instructie voor de secretaris van de gemeente Hellendoorn, vastgesteld bij besluit van het college van 17 oktober 2006, nr. 06INT00043.

Het college voornoemd,

de wnd. secretaris, de burgemeester,