Aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatiebeheer 2019 gemeente Haarlemmermeer

Geldend van 01-09-2023 t/m heden

Intitulé

Aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatiebeheer 2019 gemeente Haarlemmermeer

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer,

in de hoedanigheid van zorgdrager voor de archiefbescheiden op basis van artikel 30 van de Archiefwet 1995,

gelet op artikelen 31 en 32, derde lid, van de Archiefwet 1995 en artikel 3a van het Archiefbesluit 1995,

besluit:

I.Gemeentearchivaris

Als gemeentearchivaris te benoemen de directeur van het regionaal historisch centrum Noord-Hollands Archief.

II.Archiefbewaarplaatsen

Als archiefbewaarplaats aan te wijzen:

  • a.

    het ‘Depot Groen’, ruimtenummer RK14 in het raadhuis, Raadhuisplein 1 te Hoofddorp;

  • b.

    de depots van het Noord-Hollands Archief, Jansstraat 40 te Haarlem;

  • c.

    de depots van het Noord-Hollands Archief, Kleine Houtweg 18 te Haarlem;

  • d.

    het e-depot van het Noord-Hollands Archief binnen de digitale infrastructuur van het Nationaal Archief.

III.Strategisch Informatieoverleg

  • a.

    een Strategisch informatieoverleg in te stellen waarin zitting hebben: de Chief Information Officer (directeur met portefeuille bedrijfsvoering) als voorzitter, de gemeentesecretaris, de gemeentearchivaris, de corporate controller, de beheerder van het centraal zaak- en archiefsysteem (clustermanager Facility Management), de clustermanager Info+;

  • b.

    als onafhankelijke deskundige, op voordracht van de onder a genoemde personen, in het Strategisch informatieoverleg te benoemen: de directeur/bestuurder van de stichting Haarlemmermeermuseum De Cruquius.

IV.In werking treding

Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na publicatie en wordt aangehaald als: Aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatiebeheer 2019 gemeente Haarlemmermeer.

Ondertekening

Vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer op 5 februari 2019.

De secretaris,

drs. Carel Brugman

De burgemeester,

Onno Hoes

Toelichting

In artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) is de zorgplicht voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen bij burgemeester en wethouders (zorgdrager) gelegd.

Dit besluit betreft een aantal besluiten die burgemeester en wethouders moeten nemen om aan hun zorgtaak op grond van de Archiefwet te voldoen.

Onderdeel I betreft de benoeming van de gemeentearchivaris overeenkomstig artikel 32, derde lid, van de Archiefwet. In het eerste lid van artikel 32 van de Archiefwet is bepaald dat de gemeentelijke archiefbewaarplaats wordt beheerd door een gemeentearchivaris, die in het bezit dient te zijn van een diploma archivistiek. Burgemeester en wethouders zijn eveneens bevoegd tot het benoemen, schorsen en ontslaan van voldoende deskundig personeel (artikel 160, eerste lid, aanhef en onder d, van de Gemeentewet).

Onderdeel II betreft een uitwerking van de bevoegdheid van burgemeester en wethouders om een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan te wijzen (artikel 31 van de Archiefwet).

Onderdeel III betreft het instellen van een Strategisch informatieoverleg (SIO). Het begrip SIO is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit). Met het SIO wordt in elk overheidsorgaan een structureel overleg gecreëerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. In het SIO vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Hierdoor wordt in samenhang het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft een SIO bij besluiten omtrent vervreemding en selectielijsten een wettelijk verplichte functie.

In artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit wordt voorgeschreven, dat de belangen van het bestuur en de burger alsmede historische en culturele belangen bij vervanging, selectielijsten en vervreemding moeten worden afgewogen. De verantwoordelijke voor de informatiehuishouding vertegenwoordigt het belang van het bestuur; de gemeentearchivaris historie en cultuur. De onafhankelijke deskundige heeft in het bijzonder de positie van de burger als uitgangspunt. Hiertoe dient het SIO een voordracht te doen (artikel 3a, eerste lid, van het Archiefbesluit). Het Archiefbesluit stelt eisen om de deskundigheid en onafhankelijkheid van deze functionaris te borgen (artikel 3a, tweede lid).