NOTA RESERVES EN VOORZIENINGEN (2023), GEMEENTE BRUMMEN

1. INLEIDING

1.1 Algemeen

1.2 Doelstelling

1.3 Leeswijzer

2. ONDERSCHEID RESERVES EN VOORZIENINGEN

2.1 Wettelijk kader

2.2 Functies reserves en voorzieningen

2.3 Vorming en aanwending

2.4 Rente

3. OVERZICHT RESERVES EN VOORZIENINGEN

3.1 Algemene Reserve

3.2 Bestemmingsreserves

3.3 Voorzieningen

1.1 Algemeen

Voor u ligt de nota reserves en voorzieningen 2023.

In het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) staan de regels voor de verantwoording van reserves en voorzieningen vermeld. Het instellen van bestemmingsreserves en de hoogte van de toevoegingen en onttrekkingen is voorbehouden aan de raad.

De raad kan aanvullende regels stellen en doet dit ook, namelijk via de Financiële verordening en deze nota reserves en voorzieningen.

Deze nota geeft het kader weer voor het instellen, muteren en opheffen van reserves en voorzieningen. De huidige nota reserves en voorzieningen dateert van 2020 en wordt geactualiseerd met deze nota. Reden voor deze actualisatie is dat er de afgelopen jaren een aantal nieuwe reserves en voorzieningen zijn en in het komende jaar worden gevormd. Met deze nota leggen we de kaders voor deze nieuwe reserves en voorzieningen vast. De nota reserves en voorzieningen 2023 treedt in werking op 1 januari 2023.

1.2 Doelstelling

De belangrijkste doelstelling van deze nota is om het beleid voor reserves en voorzieningen vast te leggen.

1.3 Leeswijzer

In hoofdstuk 2 zijn de begrippen, kaders en functies van reserves en voorzieningen weergegeven. Paragraaf 2.3 gaat over de vorming en onttrekking van reserves en voorzieningen en paragraaf 2.4 over hoe we omgaan met rente. In hoofdstuk 3 volgt een beschrijving per reserve en voorziening.

2.1 Wettelijk kader

Algemeen

Het belangrijkste verschil tussen reserves en voorzieningen is dat de raad bij reserves een grote vrijheid heeft om de bestemming te wijzigen. De reserves behoren daarmee tot het eigen vermogen. Bij voorzieningen is deze beleidsvrijheid er niet. Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen.

Schematisch ontstaat het volgende beeld:

Reserves

De reserves kennen op basis van artikel 43 BBV, de volgende onderverdeling:

• a.

  algemene reserves

• b.

  bestemmingsreserves

Deze tweedeling wordt in alle Planning & Control documenten gehanteerd. Bij de jaarstukken wordt het rekeningsaldo van het voorgaand jaar onder de algemene reserves apart inzichtelijk gemaakt.

De algemene reserve vormt het vrij besteedbare eigen vermogen en kent geen specifieke bestemming. In Brummen hanteren we één algemene reserve. Dit komt de transparantie en duidelijkheid ten goede.

Een bestemmingsreserve is eigen vermogen waar de raad een gerichte bestemming aan heeft gegeven. De bestemming kan alleen door een raadsbesluit gewijzigd worden. Belangrijk is dat bestemmingsreserves niet negatief mogen staan. Het presenteren van negatieve

bestemmingsreserves leidt tot een kunstmatige verhoging van de algemene reserve. Dit geeft een verkeerd beeld van de financiële positie en het beschikbare weerstandsvermogen (zie Nota Weerstandsvermogen en risicobeheersing).

Voorzieningen

Artikel 44 BBV bepaalt de wijze waarop voorzieningen worden gevormd.

Binnen het BBV worden twee soorten voorzieningen onderscheiden. De eerste soort gaat over risico’s die de waarde van een bezitting nadelig kunnen beïnvloeden. Voorbeelden zijn de voorziening dubieuze debiteuren en de voorziening risico’s bouwgrond exploitatie. Deze voorzieningen vallen niet onder het vreemd vermogen maar zijn correcties op de activazijde van de balans (de bezittingen). Deze voorzieningen vormen geen onderdeel van de kaders in deze nota.

De tweede soort zijn voorzieningen aan de passivazijde (de schulden). Deze voorzieningen maken onderdeel uit van het vreemd vermogen en zijn niet toe te wijzen aan een specifieke activapost. Ze zijn nodig als dekking voor de kosten van aangegane verplichtingen en/of risico’s. Deze voorzieningen maken wel onderdeel uit van deze nota.

2.2 Functies reserves en voorzieningen

Reserves en voorzieningen kennen een aantal functies die hieronder worden toegelicht.

De financieringsfunctie

Reserves kunnen worden gebruikt als eigen financieringsmiddel omdat ze onderdeel uitmaken van het totale vermogen van de gemeente.

De bufferfunctie

Er wordt een “spaarpot” gecreëerd om onvoorziene toekomstige uitgaven op te kunnen vangen en bestaande risico’s te kunnen dekken.

De bestedingsfunctie

Bestemmingsreserves hebben een bestedingsfunctie.

De inkomensfunctie

Er is sprake van een inkomensfunctie als er structureel gelden aan reserves worden onttrokken ter dekking van structurele lasten, bijvoorbeeld zoals bij de reserve recreatie en toerisme.

De egalisatiefunctie

Reserves en voorzieningen kunnen worden gevormd om tarieven of baten en lasten over de jaren heen gelijkmatig te verdelen. Pieken en dalen in de exploitatie kunnen zodoende worden vermeden. Ongewenste schommelingen in tarieven die aan derden in rekening worden gebracht kunnen door middel van een egalisatiereserve worden opgevangen.

Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico’s

Voorzieningen voor de verplichtingen, verliezen en risico’s zijn qua tijdstip en omvang onzeker, maar de omvang is redelijkerwijs wel te schatten.

Voorzieningen waarvoor heffing wordt geheven

Voorzieningen waarvoor een heffing wordt geheven hebben een egalisatiefunctie. Dat betekent dat tegenvallers bij de inkomsten kunnen gedekt worden uit deze voorziening dan wel grote verwachte stijgingen van de dotatie kunnen worden afgevlakt.

2.3 Vorming en aanwending

Reserves

Het instellen van een reserve vindt plaats met een raadsbesluit.

Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserve mogen gedurende het jaar plaatsvinden op basis van het betreffende doel van de reserve. Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserve moeten zijn gedekt door een raadsbesluit. Dit kan expliciet bij resultaatbestemming in het kader van de jaarrekening of de bestuursrapportages, maar ook vooraf bij de vaststelling van de begroting. Deze besluiten moeten tijdig, voor het einde van het begrotingsjaar, via een begrotingswijziging zijn verwerkt.

Het college is gemachtigd om tot een bedrag van telkens € 25.000 uitgaven te doen, die gedekt worden uit een bestemmingsreserve. De uitgaven moeten passen binnen de doelstelling en de hoogte van deze reserve. Het college legt over deze uitgaven achteraf in een bestuursrapportage of jaarstukken verantwoording af. Daardoor kan de onttrekking als rechtmatig worden beschouwd.

De reserve wordt opgeheven op het moment dat het doel vervalt of wanneer de vastgestelde

einddatum is verstreken. Het saldo van de bestemmingsreserve valt vrij en wordt toegevoegd aan de algemene reserve. Het opheffen van een reserve kan alleen door een raadsbesluit.

Uitgangspunt van beleid is om het aantal reserves zo beperkt mogelijk te houden. In beginsel betekent dit dat er alleen een algemene reserve is en een beperkt aantal duidelijk omlijnde bestemmingsreserves.

Voorzieningen

Voorzieningen worden ingesteld om aan een reeds bekende verplichting te kunnen voldoen. De hoogte van deze verplichting is van tevoren vast te stellen. Waar bij reserves de toevoegingen en onttrekkingen via de resultaatbestemming plaatsvinden, is dat bij voorzieningen anders. De vorming van een voorziening gebeurt ten laste van de exploitatie. Onttrekkingen aan de voorzieningen komen niet ten laste van de exploitatie, maar direct ten laste van de gevormde voorziening. Concreet betekent dit dat de raad door het toevoegen van bedragen aan voorzieningen, instemt met deze voorzieningen en daarmee ook met de aanwending.

In de begroting en de jaarstukken wordt de raad geïnformeerd over de uitvoering van de betreffende activiteiten. Indien een verplichting wegvalt, vallen de nog resterende middelen vrij ten gunste van de exploitatie. Dit heeft een positief effect op het rekeningresultaat. Mocht de hoogte van de verplichting alsnog hoger zijn dan eerder verwacht, komt de verhoging via het rekeningresultaat ten laste van de algemene reserve.

Iedere voorziening moet de omvang hebben van de betreffende verplichting of het betreffende risico. De voorziening mag dus niet groter of kleiner zijn.

Beheersplannen zijn een instrument om het niveau van een onderhoudsvoorziening te bepalen. Deze hebben vooral betrekking op het periodiek terugkerend onderhoud van kapitaalgoederen, zoals wegen, groen, riolering en gebouwen. Met het onderhoud van kapitaalgoederen is een substantieel deel van de begroting gemoeid. Een helder en volledig inzicht is daarom van belang voor een goed inzicht in de financiële positie.

Voor het instellen en opheffen van een voorziening is een collegebesluit nodig, evenals voor onttrekkingen en dotaties aan deze voorziening.

Nieuwe regelgeving

In de Notitie lokale heffingen van de commissie BBV is de volgende stellige uitspraak opgenomen: “indien een voorziening onderhoud (artikel 44, lid 1, sub c BBV) onvoldoende is onderbouwd dan komen deze gelden niet in een reserve maar in een voorziening ex. artikel 44, lid 2 BBV. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor de baten uit lokale heffingen die aan het einde van het belastingjaar niet zijn besteed omdat begrote lasten zoals investeringen en (onderhouds)werkzaamheden niet zijn uitgevoerd.

Artikel 44, lid 2 BBV waarborgt dat bijdragen van de burger via tarieven in bepaalde gevallen specifiek gereserveerd blijven voor lasten behorende bij die activiteit van de gemeente. Met dit artikel kan de raad ook sturen op gelijkmatige ontwikkeling van tarieven door een egalisatievoorziening te vormen. Er is dus een keuze om egalisatie te bereiken door artikel 44, lid 1 en artikel 44, lid 2 BBV te gebruiken. Het is van belang dat deze keuze transparant voorgelegd wordt aan de raad en dat de administratie inzicht biedt op dit punt zodat monitoring mogelijk is.

Stellige uitspraak Het is toegestaan om de bijdragen van derden (baten tarieven) in te zetten ten behoeve van tariefegalisatie. De middelen worden dan op begrotingsbasis gedoteerd aan een voorziening ex artikel 44, lid 2 BBV. Er moet extracomptabel worden aangetoond dat deze middelen binnen een redelijke termijn ingezet worden ter bestrijding van de lasten waarvoor een heffing is opgelegd.

Aanbeveling De commissie BBV adviseert dat in het geval dat een gemeente kiest voor tariefegalisatie dit vast te leggen in een raadsbesluit.

De gemeente Brummen zet de huidige reserve afvalstoffenheffing in voor tariefegalisatie. Dat betekent dat deze reserve moet worden omgezet naar een voorziening. Verderop in deze notitie wordt dit nader uitgewerkt.

Instellen voorziening Verlofsparen

Aanleiding:

In de CAO Gemeenten 2021-2022 is de mogelijkheid opgenomen voor medewerkers om vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke vakantie-uren te sparen. Met dit verlofsparen kunnen medewerkers passend bij hun levensfase hun bovenwettelijke vakantie-uren inzetten op een manier die aansluit bij hun persoonlijke levens- en carrièreplanning. Deze vakantie-uren verjaren niet. Dit kan gaan leiden tot verlofstuwmeren die bijvoorbeeld ingezet gaan worden om eerder met pensioen te gaan.

Aangezien bij verlofsparen sprake is van arbeidskostengerelateerde verplichtingen die een niet voorspelbare opbouw en daarmee ook een onvoorspelbare afbouw kennen, dient hiervoor volgens de BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) een voorziening te worden gevormd.

Op dit moment kan geen inschatting worden gemaakt van de mogelijke hoogte van de te vormen voorziening. Dit is afhankelijk van het aantal medewerkers dat gebruik maakt van de mogelijkheid om bovenwettelijke vakantie-uren te sparen en het aantal vakantie-uren dat hiervoor wordt gespaard. Aan het einde van elk boekjaar zal daarom in de jaarrekening het bedrag worden vastgesteld dat vanuit de exploitatie aan deze voorziening moet worden toegevoegd. Dit bedrag wordt bepaald door het aantal vakantie-uren dat door de medewerkers wordt ingezet, te vermenigvuldigen met het uurtarief van het functieniveau van de betreffende medewerkers. Het uurtarief is het maximum van de functieschaal. Dit uurtarief wordt jaarlijks bepaald, waardoor stijgingen door indexeringen (CAO- en premiestijgingen) worden meegenomen.

Voor de voorziening hebben we wel inzicht wie er vakantie-uren spaart en hoeveel vakantie-uren worden gespaard, maar het moment van opname van deze uren is onbekend. Hierover kunnen we dus geen voorspelling doen. Dit betekent ook dat het niet mogelijk is om de voorziening op basis van netto contante waarde te berekenen. We kunnen alleen een nominale stand per balansdatum opmaken en het jaarlijkse effect van indexatie verwerken in de voorziening.

2.4 Rente

Conform het BBV is het toegestaan om rente toe te rekenen aan reserves. In Brummen wordt geen rente toegerekend. Het toerekenen van rente aan reserves creëert een fictieve rentelast. Dit gaat ten koste van de eenvoud en transparantie, en belast bovendien de begroting.

Op basis van artikel 45 BBV zijn rentetoevoegingen aan voorzieningen niet toegestaan.

3.1 Algemene Reserve

3.2 Bestemmingsreserves

3.3 Voorzieningen

Wijzigen Reserve Afvalstoffenheffing in Voorziening Afvalstoffenheffing

Aanbestedingsresultaten, efficiencyvoordelen of een hogere gerealiseerde capaciteit mogen in een bestemmingsreserve worden opgenomen. Een voorziening ex artikel 44 lid 2 BBV moet gebruikt worden indien wordt gekozen voor tariefegalisatie waarbij aangetoond moet worden dat deze middelen binnen een redelijke termijn ingezet worden voor toekomstige lasten. Bij de afvalstoffenheffing is dit het geval. Vandaar dat de bestemmingsreserve wordt omgezet in een voorziening.

Overige voorzieningen

Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze nota treedt in werking op de dag na die van besluitvorming en werkt terug tot en met 1 januari 2023;

• 2.

  De Nota Reserves en Voorzieningen 2020 vervalt;

• 3.

  Deze nota wordt aangehaald als Nota Reserves en Voorzieningen (2023)