Beleidsregel werkwijze panelbudgetten

Artikel 1 Verschillende budgetten

Er kan onderscheid worden gemaakt naar de volgende budgetten:

a. Budget voor de wijk;

b. Budget voor het panel;

c. Vergoeding hostingskosten

Artikel 2 Vaststelling van de hoogte van de verschillende budgetten

a. het budget voor de wijk

Alle 26 wijk- en dorpspanels krijgen jaarlijks een budget om te besteden aan zaken die de leefbaarheid, in de breedste zin van het woord, in betreffende wijk of dorp ten goede komen. De hoogte van het budget is gebaseerd op het aantal inwoners van betreffende wijk of dorp. De peildatum hiervoor is 1 januari 2008. Iedere vier jaar wordt opnieuw bekeken hoeveel inwoners er in betreffende wijk of dorp zijn. Bij nieuwbouwwijken en uitleggebieden kan het inwoneraantal vaker geactualiseerd worden. Ieder panel is vrij om een bestedingsdoel aan te geven. Het bestedingsdoel mag alleen niet in strijd zijn met gemeentelijk/landelijk beleid of wet- en regelgeving. Het budget moet in het kalenderjaar waarin het beschikbaar wordt gesteld worden besteed, of – door middel van een reservering – worden bestemd voor een bepaald doel. Van dit doel kan later in principe niet worden afgeweken. Niet besteedde en niet bestemde budgetten vallen aan het eind van het kalenderjaar vrij.

b. budget voor het panel

Ieder van de 26 wijk- en dorpspanels krijgt jaarlijks de beschikking over een budget voor het panel om te besteden aan o.a. vergaderkosten, kosten wijk-/dorpskrant, kosten dagelijks panelwerk, ondersteuning van het wijk-/dorpspanel. De hoogte van dit budget vindt via een staffeling plaats en is afhankelijk van het aantal inwoners in de wijk/het dorp.Het budget voor het panel moet in het betreffende kalenderjaar worden besteed. Hierover leggen de panels na dit kalenderjaar verantwoording af. Niet besteed budget vervalt.

c. Vergoeding voor hostingskosten

Indien een wijk- of dorpspanel een actuele website heeft, krijgt dit panel hiervoor een vergoeding als tegemoetkoming voor bijvoorbeeld de hostingskosten. Deze vergoeding of bijdrage is niet gebaseerd op de werkelijke kosten die een panel hiervoor maakt. De bijdrage wordt ieder jaar verstrekt.

Artikel 3 Richtlijnen voor het gebruik van de verschillende budgetten

De richtlijnen voor het gebruik door de panels van de verschillende budgetten zijn beschreven in bijgevoegde bijlagen. De directeur van de dienst Stadsontwikkeling en –beheer is gemandateerd deze richtlijnen te wijzigen en vast te stellen.

Artikel 4 Hardheidsclausule

Indien door toepassing van de bepalingen van deze beleidsregel een onbillijkheid en/of onredelijkheid ontstaat kan het college besluiten af te wijken van deze beleidsregel.

BIJLAGEN

A Richtlijn budget voor de wijkAlgemeen: daar waar wordt gesproken over ‘wijk’ wordt ook ‘dorp’ bedoeld

A1

Doel budget voor de wijk

Het budget voor de wijk is bedoeld voor incidentele investeringen of activiteiten in de wijk.

Hoogte budget voor de wijk

De hoogte van het budget voor de wijk wordt bepaald door:Het aantal inwoners in een wijk/dorp. De peildatum voor het aantal inwoners wordt 1x in de 4 jaren aangepast. De eerstvolgende peildatum voor aanpassing van het budget is 1 januari 2012. Een vast bedrag per inwoner.Bijzondere omstandigheden, zoals stedelijke vernieuwing, renovatie of nieuwe, nog te realiseren woonwijken, kunnen aanleiding zijn tot tussentijdse aanpassing van het budget.

Bestedingscriteria budget voor de wijk

Het budget voor de wijk wordt alleen gebruikt voor incidentele zaken.Het initiatief voor besteding ligt bij panelleden of wijkbewoners al dan niet met in de wijk werkzame instellingen.Het initiatief heeft draagvlak in de wijk.Het doel dient een publiek belang, m.a.w. het vindt plaats in de openbare ruimte of komt ten goede aan (een grote groep) bewoners in de wijk.Bestedingsinitiatieven mogen niet indruisen tegen het gemeentelijk beleid.

Verplichtingen gemeente

In de eerste maand van het nieuwe kalenderjaar levert de gemeente een overzicht met de beschikbare budgetten voor dat kalenderjaar. Hierop wordt de door het panel ingediende begroting voor besteding van het budget vermeld. Ook worden de gereserveerde budgetten van voorgaande jaren opgenomen. Wijkmanagement levert op de peildatums 1 mei, 1 oktober en 31 december van het betreffende kalenderjaar een rapportage van de bestedingen. De gemeente informeert panels over relevante aanpassingen in gemeentelijke en landelijke regelgeving. Na goedkeuring van de panelbegroting is het budget vanaf 1 januari van het betreffende kalenderjaar beschikbaar voor het panel. Bij besteding van het budget voor een investering in de openbare ruimte zorgt de gemeente voor een offerte richting panel en geeft de gemeente ook opdracht tot uitvoering (uiteraard na goedkeuring van de offerte door het panel). In de offerte zijn tevens kosten voor beheer en onderhoud opgenomen. De gemeente zorgt voor betaling van door panels ingediende facturen. De betaaltermijn is 30 dagen na factuurdatum.

Verplichtingen panel

Het panel maakt voor 1 november voorafgaand aan ieder nieuw kalenderjaar een begroting met voorgenomen bestedingen en verstrekt deze aan het team Wijkmanagement. Het panel is verantwoordelijk voor tijdige en correcte besteding van het budget. Beslissingen over bestedingen of reserveringen van het budget worden in principe vastgelegd als besluit in de notulen van de betreffende panelvergadering. Bij besteding van het budget voor een investering in de openbare ruimte dient het panel vooraf te overleggen met het team Wijkmanagement. Facturen dienen geadresseerd te zijn aan de gemeente Leeuwarden. Voor bepaalde investeringen is het dan mogelijk de btw te verrekenen. Dit betekent dat het budget voor het bedrag exclusief btw wordt belast. Zaken waarvoor BTW kan worden verrekend zijn bijvoorbeeld investeringen in de openbare ruimte en leveringen/diensten verricht aan de gemeente. Niet compensabel zijn bijvoorbeeld: etentjes, apparatuur, aanschaffingen voor verenigingen. Betalingsfacturen worden ingediend bij het team Wijkmanagement. De facturen moeten zijn voorzien van een handtekening voor akkoord van het panel en tevens moet zijn aangegeven ten laste van welk budget de factuur moet worden gebracht. In plaats hiervan mag ook een ingevuld registratiefomulier worden bijgevoegd. Indien budget in het betreffende kalenderjaar niet is besteed kan een reservering worden vastgelegd met een bepaald doel. Vastlegging van de reservering vindt plaats via het registratieformulier. Een reservering dient uiterlijk 15 december van het betreffende kalenderjaar te worden ingediend bij het team Wijkmanagement. Indien geen reservering wordt vastgelegd voor niet besteed budget vervalt dit budget aan het eind van het kalenderjaar.Minstens 1x per jaar legt het panel mondeling of schriftelijk verantwoording af aan de bewoners van de wijk of dorp voor gedane investeringen. Tevens wordt kenbaar gemaakt aan de bewoners welke initiatieven er zijn met betrekking tot de besteding van panelbudgetten.

A2

Aanvullende richtlijnen voor wijkpanel en dorpsbelangen die hun eigen budget beheren

Voor wijkpanels en dorpsbelangen die zelf het budget voor de wijk beheren gelden dezelfde richtlijnen en criteria als hierboven vermeld met uitzondering van de procedure rond indiening en betaling van facturen. Omdat eigen budgetbeheer plaatsvindt kan BTW op facturen niet door de gemeente worden verrekend. Het budget voor de wijk wordt dus belast voor het bedrag inclusief BTW. Het panel dient een aparte bankrekening te openen die alleen gebruikt mag worden voor het ontvangen en beheren van panelbudgetten. De administratie dient op dusdanige wijze te worden gevoerd dat controle hierop eenvoudig kan plaatsvinden. TIP: laat betalingen zoveel mogelijk via de bank verlopen! De gemeente stort het budget voor de wijk op de hiervoor genoemde bankrekening als aan de gestelde voorwaarden is voldaan (o.a. tijdige indiening begroting). Op de peildata 1 mei, 1 oktober en 31 december van het betreffende kalenderjaar, levert het panel een rapportage van bestedingen/reserveringen van het budget voor de wijk aan bij het team Wijkmanagement.

B Richtlijn budget voor de panels

Doel budget voor de panels

Dit budget is gericht op het functioneren van het panel.Bestedingsdoelen kunnen bijvoorbeeld zijn: vergaderkosten, kosten wijk-/dorpskrant, representatiekosten, advisering/begeleiding bij bijvoorbeeld opstellen visie, uitvoering van enquêtes.

Hoogte budget voor de panels

De hoogte van het budget is gebaseerd op het aantal inwoners in een wijk/dorp.Er zijn 3 categorieën, nl:Aantal inwoners < 1400 (vanaf 2011 € 5.900)Aantal inwoners tussen 1400 en 4400 (vanaf 2011 € 7.400)Aantal inwoners > 4400. (vanaf 2011 € 9.900)

Werkwijze beheer budget voor de panels

Er zijn 3 mogelijkheden: de gemeente beheert het budget volledig;het panel beheert budget zelf, hiervoor dient het panel rechtspersoon te zijn;het panel beheert het budget gedeeltelijk zelf.

B 1.

Het panel beslist zelf waaraan zij het budget besteed, uiteraard binnen de vastgestelde bestedingsdoelen.

Indien het panel opdrachten wil geven groter dan € 3.500 dient vooraf te worden overlegd met Wijkmanagement. Het panel dient goedgekeurde facturen in bij de gemeente. De gemeente betaalt de facturen uiterlijk binnen 30 dagen na factuurdatum. De gemeente verstrekt op de peildata 1 mei, 1 oktober en 31 december van het betreffende kalenderjaar een rapportage van de bestedingen. Aan het eind van het kalenderjaar vervalt niet besteed budget.

B 2.

Het panel beslist zelf waaraan zij het budget besteed, uiteraard binnen de vastgestelde bestedingsdoelen. Indien het panel opdrachten wil geven groter dan € 3.500 dient vooraf te worden overlegd met Wijkmanagement. Het panel zorgt zelf voor betaling van facturen en bijhouden van de administratie. De administratie dient op dusdanige wijze gevoerd te worden dat controle hierop eenvoudig kan plaatsvinden. TIP: laat betalingen zoveel mogelijk via de bank verlopen! Op basis van indiening van een verantwoording van de bestedingen in de voorgaande voorschotperiode wordt een voorschot voor de volgende periode verstrekt. Het voorschot bedraagt per keer maximaal € 3.500. Hiervan kan worden afgeweken indien een panel een dusdanige grote uitgave heeft dat het maximaal te verstrekken voorschot hiervoor niet toereikend is. Verzoek om een hoger voorschot dient dan onderbouwd te worden met betreffende opdracht/factuur. De gemeente verstrekt op de peildata 1 mei, 1 oktober en 31 december van het betreffende kalenderjaar een rapportage van de bestedingen.Aan het eind van het kalenderjaar vervalt niet besteed budget.

B 3

Het panel beslist zelf waaraan zij het budget besteed, uiteraard binnen de vastgestelde bestedingsdoelen. Het panel zorgt zelf voor betaling van facturen tot € 500 en het bijhouden van de administratie hiervoor. Door het panel goedgekeurde facturen boven de € 500 worden door het panel bij de gemeente ingediend; de gemeente zorgt vervolgens zorgt voor betaling van deze facturen. Indien het panel opdrachten wil geven groter dan € 3.500 dient vooraf te worden overlegd met Wijkmanagement.De administratie dient op dusdanige wijze gevoerd te worden dat controle hierop eenvoudig kan plaatsvinden. TIP: laat betalingen zoveel mogelijk via de bank verlopen!Op basis van indiening van een verantwoording over de voorgaande voorschotperiode wordt een voorschot voor de volgende periode verstrekt. Het te verstrekken voorschot bedraagt maximaal € 1.000 per periode. De gemeente verstrekt op de peildata 1 mei, 1 oktober en 31 december van het betreffende kalenderjaar een rapportage van de bestedingen. Aan het eind van het kalenderjaar vervalt niet besteed budget.

Leeuwarden, 11 mei 2010.