Instellingsbesluit ethische commissie data en technologie gemeente Groningen

1. In dit instellingsbesluit wordt verstaan onder:

• a)

  wet: Gemeentewet;

• b)

  commissie: ethische commissie data en technologie;

• c)

  college: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Groningen;

• d)

  intern ethisch team: het team ambtenaren dat de organisatie adviseert over ethische vraagstukken;

• e)

  ethisch afwegingskader: door het college vastgesteld ethisch afwegingskader bestaande uit publieke waarden die het vertrekpunt vormen van het gesprek over het gebruik van data en technologie.

1. De commissie kan zowel gevraagd als ongevraagd het college adviseren over ethische vraagstukken rondom data en technologie.

1. De commissie zorgt ervoor dat alle (relevante) overwegingen en dilemma’s rondom technische en datagerelateerde vraagstukken boven tafel komen, zodat het college een zo compleet mogelijke afweging kan maken.

2. De commissie adviseert vanuit haar expertise over nieuwe technologische ontwikkelingen en plannen van de gemeente Groningen. Dit doet ze gevraagd en ongevraagd.

3. De commissie voorziet adviezen van het interne ethisch team van een reactie.

4. De commissie denkt mee en adviseert over het ethisch afwegingskader.

5. Leden van de commissie waken voor belangenverstrengeling in hun mogelijke zakelijke relaties met de gemeente Groningen.

1. De commissie bestaat uit minimaal zeven leden inclusief de voorzitter.

• a.

  De leden worden in eerste instantie voor een periode van één jaar benoemd.

• b.

  De benoeming kan maximaal twee maal worden verlengd voor een periode van maximaal twee jaar.

2. Het college benoemt de leden van de commissie.

3. De leden worden benoemd op persoonlijke titel op grond van de professionele deskundigheid die nodig is voor de advisering, of op grond van maatschappelijk kennis en ervaring.

4. De leden van de commissie kunnen tussentijds ontslag nemen of ontslagen worden.

1. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

1. De voorzitter zit de vergaderingen voor.

2. De voorzitter bereidt in overleg met de ambtelijk secretaris de agenda voor en bewaakt deze tijdens de vergaderingen.

3. De voorzitter stelt voor aanvang van het kalenderjaar in overleg met de ambtelijk secretaris een vergaderkalender samen.

4. De stukken die van de commissie uitgaan worden door de voorzitter ondertekend en door de secretaris medeondertekend.

1. Het college wijst de ambtelijk secretaris en de plaatsvervangend ambtelijk secretaris van de commissie aan.

2. De secretaris is geen lid van de commissie.

1. De secretaris stelt voor aanvang van het kalenderjaar in overleg met de voorzitter een vergaderkalender samen.

2. De secretaris stelt in overleg met de voorzitter voorafgaand aan iedere vergadering een agenda samen.

3. De secretaris verzendt de uitnodigingen en adviesverzoeken voordat de vergaderingen plaatsvinden.

4. De secretaris maakt een verslag van de vergadering en zendt deze gelijktijdig met de uitnodiging van de volgende vergadering aan de leden.

1. De leden van de commissie ontvangen een vaste vergoeding van €104,31 per bijeenkomst.

1. De werving van de commissieleden kan plaatsvinden via uitnodiging of via een open selectieprocedure.

1. De commissie komt minimaal vier keer per kalenderjaar bij elkaar.

2. Eén keer per jaar gaat de commissie in gesprek met de wethouder ICT.

1. De commissie kan zich laten informeren door experts over een bepaald onderwerp.

2. Deze experts zijn geen lid van de commissie, maar worden als adviseur gevraagd wanneer de commissie daar behoefte aan heeft.

1. De commissie kan inwoners en maatschappelijke partners vragen om hun input. De secretaris van de commissie begeleidt dit proces.

1. De commissie brengt een gemotiveerd advies uit.

2. In principe worden adviezen door de commissie in consensus opgesteld en anders bij meerderheid van stemmen.

1. De commissie brengt één keer per jaar een verslag uit aan het college over haar werkzaamheden, met een evaluatie van het afgelopen jaar.

1. De inhoudelijke discussies van de adviescommissie zijn vertrouwelijk.

2. Het jaarverslag van de commissie wordt openbaar gemaakt.

3. Het college zal een grote mate van openheid hanteren over ontwikkelingen zodat de commissie haar adviserende rol vroegtijdig en optimaal kan vervullen.

4. Van de commissieleden wordt verwacht met gepaste terughoudendheid in het openbaar naar buiten te treden over de verkregen informatie.

1. De commissie kan desgewenst een huishoudelijk reglement vaststellen.

2. Na vaststelling stuurt de secretaris een afschrift van het reglement aan het college.

1. Dit instellingsbesluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.

2. Dit instellingsbesluit wordt aangehaald als Instellingsbesluit ethische commissie data en technologie gemeente Groninen.