Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2023

Geldend van 16-06-2023 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 17-06-2023

Intitulé

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2023

Het algemeen bestuur van waterschap Aa en Maas;

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur 6 juni 2023;

gezien het advies van de commissie Algemene,- en Financiële Zaken van 25 mei 2023;

besluit:

vast te stellen de

“Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2023”

Paragraaf 1 Ambtelijke bijstand

Artikel 1 Verzoek om informatie of ambtelijke bijstand

1. Een lid van het algemeen bestuur wendt zich tot de griffie van het waterschap met een verzoek om:

a. feitelijke informatie van geringe omvang;

b. inzage in of afschrift van, documenten die openbaar zijn.

2. Als de griffie twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris-directeur daarvan in kennis. De secretaris-directeur beslist.

3. Een lid van het algemeen bestuur wendt zich tot de griffie met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties.

4. De bijstand, als bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffie. Als deze de gevraagde bijstand niet kan verlenen, kan de hij de secretaris-directeur verzoeken één of meer medewerkers aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2 Verlenen van ambtelijke bijstand

Ambtelijke bijstand wordt aan lid van het algemeen bestuur verleend, tenzij:

a. het lid van het algemeen bestuur niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van het algemeen bestuur.

b. dit het belang van het waterschap kan schaden.

Artikel 3 Weigering verzoek ambtelijke bijstand

1. De secretaris-directeur beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van artikel 2 wordt geweigerd.

2. Als de secretaris-directeur de bijstand op grond van artikel 2 weigert deelt hij zijn besluit gemotiveerd mee aan de voorzitter van het algemeen bestuur, de griffie en het lid van het algemeen bestuur dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 4 Geschil over ambtelijke bijstand

1. Als het verzoek om bijstand door de secretaris-directeur wordt geweigerd kan het betrokken lid van het algemeen bestuur het verzoek voorleggen aan de dijkgraaf. De dijkgraaf beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

2. Indien een lid van het algemeen bestuur niet tevreden is de verleende bijstand kan het betrokken lid hierover in overleg treden met de secretaris-directeur.

3. Als overleg met de secretaris-directeur niet leidt tot een voor het betrokken lid bevredigende oplossing legt zij de zaak voor aan de dijkgraaf. De dijkgraaf beslist, al dan niet na overleg met het presidium, zo spoedig mogelijk over de zaak.

Paragraaf 2 Fractieondersteuning

Artikel 5 Recht op financiële bijdrage

1. De fracties, zoals bedoeld in het reglement van orde algemeen bestuur, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

2. De bijdrage bestaat uit een vast deel van € 1800,- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 300,- per fractielid.

3. Het dagelijks bestuur is bevoegd de hoogte van het in het tweede lid bedoelde bedrag jaarlijks vast te stellen en kan omtrent het bepaalde in deze verordening uitvoeringsregels vaststellen.

4. De financiële bijdrage wordt, vóór 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt of op declaratiebasis achteraf, op een door de fractie aan te geven rekeningnummer. De fractievoorzitter deelt de griffie mee welke persoon binnen de fractie met het beheer van de gelden is belast.

Artikel 6 Besteding bijdrage

1. De financiële bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

c. giften en leningen;

d. uitgaven waarvoor aan de leden op grond van een wettelijke regeling een gedeeltelijke tegemoetkoming is verstrekt;

e. opleidingen voor bestuursleden, anders dan opleidingen in het kader van de ontwikkeling van het functioneren van de fracties als geheel.

f activiteiten in het kader van verkiezingscampagnes;

g. buitenlandse reizen;

2. De financiële bijdrage mag in elk geval worden gebruikt voor:

a. vergaderkosten fractie, zoals onder meer huur vergaderlocatie, catering, materialen, administratieve ondersteuning.

b. opleidingskosten in het kader van de ontwikkeling van het functioneren van de fractie als geheel; Onder opleidingskosten wordt verstaan:

-cursus- en lesgeld;

-kosten studiemateriaal

-examen- en diplomakosten

-aanschafkosten verplicht studiemateriaal;

-reis- en verblijfkosten in het kader van de opleiding.

c. kosten voor vakbladen ten behoeve van de fractie;

d. kosten voor lief en leed eigen fractieleden, ter hoogte van maximaal 50 euro per persoon op basis van integriteitsnorm;

e. website van de fractie

f. bankkosten fractierekening

Artikel 7 Gevolgen splitsing fractie

1. Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 5, tweede lid, voor de oorspronkelijke fractie vastgestelde bijdrage verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken fractieleden.

2. Bij afsplitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot per de eerste dag van de maand na de splitsing verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit eerste lid.

3. Indien een fractie als gevolg van verkiezingen ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak

op de financiële bijdrage met ingang van de datum dat het algemeen bestuur in de nieuwe samenstelling aantreedt.

4. Wanneer een fractie ophoudt te bestaan gedurende de bestuursperiode, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de maand volgende op de maand waarin de fractie hiervan kennisgeving heeft gedaan en legt het uiterlijk 2 maanden na deze kennisgeving verantwoording af over de besteding van de tegemoetkoming als bedoeld in artikel 5, eerste lid.

Artikel 8 Reservering niet bestede gelden

1. De in enig jaar niet bestede gelden blijven als reservering in beheer bij de fractie en kan met in achtneming van artikel 6, eerste lid in volgende jaren worden aangewend.

Artikel 9 Verantwoording

1. Elke fractie legt, uiterlijk 1 februari na het einde van een boekjaar, aan het algemeen bestuur verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning. onder overlegging van een verslag met behulp van een bij deze verordening in een bijlage opgenomen format. De verslagen zijn openbaar.

2. De fracties bieden het verslag met onderliggende originele betalingsbewijzen ter controle

aan bij de griffie van het waterschap. De griffie parafeert de verantwoording. De bevindingen worden in de jaarrekening verwerkt.

3. Het algemeen bestuur stelt gelijktijdig met het vaststellen van de jaarrekening de bedragen vast van:

a. de uitgaven van een fractie die in het vorig kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

b. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Artikel 10 Terugvordering

Indien een fractie niet voldoet aan de in artikel 9, lid 1, verplichte verantwoording en verslaglegging over het vorige jaar, kan het dagelijks bestuur besluiten een voorschot geheel of gedeeltelijk niet te verstrekken, dan wel geheel of gedeeltelijk terug te vorderen. Zij doet daarvan mededeling aan het algemeen bestuur.

Artikel 11 Intrekking oude verordening

De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2015 wordt ingetrokken.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na de vaststelling.

Artikel 13 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2023’.

Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van waterschap Aa en Maas

in zijn openbare vergadering van 16 juni 2023,

de secretaris, de dijkgraaf,

Pieter Sennema Mario Jacobs

Toelichting op de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2023

Algemeen

Deze verordening legt expliciet vast dat het algemeen bestuur en individuele algemeen bestuursleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor de fracties bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moeten bij verordening worden geregeld.

Ambtelijke bijstand

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan bestuursleden bemoeilijken. Als het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, of inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een algemeen bestuurslid contact opnemen met de griffie van het waterschap. Bij twijfel is er een rol voor de secretaris-directeur weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het verzoek als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a. en b. betreft. De griffie zorgt vervolgens dat het verzoek op de juiste wijze in behandeling wordt genomen. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet open overheid heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet open overheid. Op niet-openbare documenten is het bepaalde in de artikel 55d van de Waterschapswet van toepassing.

De hoofdregel is dat een verzoek om ambtelijke bijstand wordt ingewilligd, tenzij sprake is van één van de genoemde weigeringsgronden zoals bedoeld in artikel 2. Een weigering wordt altijd gemotiveerd.

De uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de dijkgraaf. Het ligt voor de hand dat hij hierover overleg voert met de secretaris-directeur en de griffie (en zo nodig ook het betrokken algemeen bestuurslid). Uiteraard kan het algemeen bestuur via de gebruikelijke weg hierover de dijkgraaf verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 97 Waterschapswet).

Fractieondersteuning

De hoogte van het budget voor fractieondersteuning is opgenomen in de begroting en wordt dus door het algemeen bestuur vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast deel, en daarnaast een bedrag per fractielid. Het kan gebeuren dat de bijdrage aangepast moet worden aan veranderende verhoudingen in het algemeen bestuur. Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel van de oorspronkelijke fractie juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.

Een fractie legt verantwoording af door overlegging van een verslag en originele betalingsbewijzen van de werkelijke uitgaven in een kalenderjaar. Het dagelijks bestuur kan sanctiemogelijkheden hanteren voor het geval dat de fractie niet handelt conform de verordening. Bijvoorbeeld wanneer uitgaven worden gedaan waar de financiële bijdrage niet voor bedoeld is of die niet kunnen worden onderbouwd, wanneer de verantwoording niet tijdig of volledig wordt ingediend, of wanneer teveel ontvangen voorschotten niet tijdig worden terugbetaald.