Subsidieregel evenementen 2024

1. Naam

Subsidieregel Evenementen 2024

2. Grondslag

De subsidieregel vindt zijn grondslag in artikel 3 van de Algemene subsidieverordening Venlo 2020 (hierna: ASV Venlo 2020)

3. Beleidskader/-doelstellingen

In 2020 is het evenementenbeleid 2021 – 2024 vastgesteld met als doelstelling om naast het stimuleren van beeldbepalende evenementen, ook ruimte te scheppen voor het professionaliseren van niet beeldbepalende evenementen. Verder wordt met het evenementenbeleid beoogd om evenementen te verduurzamen, de samenwerking met ondernemers en lokale verenigingen te verstevigen en de evenementen inclusiever te maken voor verschillende doelgroepen.

• •

  Uitgangspunten van het beleid zijn verder dat:

• •

  Een evenement past in de evenementenkalender, zowel qua doelgroep en type evenement, als qua planning.

• •

  Een evenement draagt bij aan de diversiteit van het evenementenaanbod in de stad.

• •

  Een evenement draagt bij aan onze doelstellingen voor een duurzame, leefbare en schone stad

• •

  Een evenement moet de toetsing met betrekking tot mogelijke overlast en de impact op veiligheidsdiensten doorstaan. Deze toetsing maakt deel uit van het toetsingsproces voor vergunningen.

4. Definities

• 1.

  Evenement: een bijzondere of unieke gebeurtenis van beperkte duur met een eenmalig of terugkerend karakter, gericht op een relatief groot publiek. Bovendien geldt dat een evenement plaatsvindt in de gemeente Venlo, openbaar toegankelijk is, tegen betaling of gratis, zowel binnen als buiten kan plaatsvinden en verplaatsbaar is.

• 2.

  Beeldbepalende evenementen: evenementen die plaatsvinden in de gemeente Venlo en beeldbepalend zijn voor Venlo: door hun grote publieksbereik (minimaal 5.000 per evenement of verspreid over evenementendagen) en door de nationale publiciteit die zij genereren. Zij zorgen naast een feestelijke gelegenheid ook voor extra inkomsten, extra toerisme of indirecte spin-off doordat het evenement Venlo positioneert als aantrekkelijke stad en daardoor meer bezoekers langskomen.

• 3.

  Beeldbepalende evenementen zijn aangewezen in het Evenementenbeleid 2021-2024 of door het college van Burgemeester en Wethouders aangewezen en worden verder als beeldbepalend gezien omdat het evenement:

  • •

    bijdraagt aan de profilering en acquisitiekracht van Venlo;

  • •

    zichtbaar is in de stad en bijdraagt aan de levendigheid van de stad;

  • •

    een groot en breed publieksbereik heeft;

  • •

    samenwerkt met andere partijen (binnen en buiten de eigen sector), zoals ondernemers in de stad;

  • •

    zich vernieuwt en inspeelt op ontwikkelingen in de evenementbranche;

  • •

    ondernemerschap toont;

  • •

    gaat voor maximale duurzaamheid.

• 4.

  Marketing- en communicatieplan:

• 5.

  Duurzaamheidsplan:

5. Subsidiesoort

De subsidieregel kent twee soorten subsidie.

• a.

  Structurele subsidie voor een periode van maximaal 1 jaar

• b.

  Eenmalige subsidie

6. Doelgroep subsidie

• 1.

  De structurele subsidie is bedoeld voor rechtspersonen zonder winstoogmerk voor het organiseren van een beeldbepalend evenement dat als zodanig door het college van burgemeester en wethouders is aangewezen.

• 2.

  De eenmalige subsidie is bedoeld voor rechtspersonen zonder winstoogmerk van niet beeldbepalende evenementen en met een bezoekersaantal vanaf 1500 personen per evenementdag.

7. Aanvraagprocedure

• 1.

  Voor de aanvraag van subsidie wordt gebruik gemaakt van het standaard aanvraagformulier via www.venlo.nl/evenementen . De gevraagde bijlagen zijn een verplicht onderdeel van de aanvraagprocedure. Zonder de gevraagde bijlagen, wordt de aanvraag niet in behandeling genomen.

• 2.

  Bij de aanvraag voor een structurele subsidie worden in aanvulling op het bepaalde in artikel 7 lid 2 e.v. van de ASV Venlo 2020 de volgende gegevens overgelegd:

  • •

    een begroting van de editie waarvoor de subsidie aangevraagd wordt. Uit deze begroting is het exploitatietekort duidelijk af te leiden;

  • •

    een financieel verslag van de vorige editie;

  • •

    een marketing- en communicatieplan;

  • •

    een duurzaamheidsplan;

  • •

    een jaarrekening of anderzijds inzage in de omvang van het eigen vermogen van de aanvrager;

• 3.

  Bij de aanvraag voor een eenmalige subsidie worden in aanvulling op het bepaalde in artikel 7 lid 2 e.v. van de ASV Venlo 2020 de volgende gegevens overgelegd:

  • •

    een marketing- en communicatieplan;

8. Voorwaarden/verplichtingen om voor subsidie in aanmerking te komen voor zover niet al geregeld in AsV2020

• 1.

  Om voor structurele subsidie in aanmerking te komen, wordt voldaan worden aan alle hieronder genoemde voorwaarden:

  • a.

    De organisatie voldoet aan de criteria van de ASV Venlo 2020, het beleid en de subsidieregel

  • b.

    Het evenement is vastgesteld als beeldbepalend in het evenementenbeleid of nadien genomen besluit door het college

  • c.

    Het evenement heeft een groot en breed publieksbereik waarbij bezoekersaantallen van minimaal 5000 per evenement of verspreid over achtereenvolgende evenement-dagen.

  • d.

    Het evenement zorgt voor (inter)nationale publiciteit

  • e.

    De opgegeven kostenposten zijn reëel in vergelijking met de grootte van het evenement.

  • f.

    Het evenement maakt gebruik van vrijwilligers.

  • g.

    Het evenement werkt samen met lokale verenigingen.

  • h.

    De organisatie heeft eventuele omwonenden (en omliggende ondernemers) betrokken bij de planvorming en heeft zich aantoonbaar ingespannen om draagvlak te creëren van omliggende ondernemers en omwonenden.

  • i.

    Het evenement houdt waar mogelijk rekening met kinderen en minder-validen.

  • j.

    Het evenement stimuleert het maken van gezonde keuzes. Bijvoorbeeld door het aanbod in voedsel en drank.

  • k.

    Gaat voor maximale duurzaamheid

• 2.

  Om voor eenmalige subsidie in aanmerking te komen, wordt voldaan aan alle hieronder genoemde voorwaarden:

  • a.

    De organisatie voldoet aan de criteria van de ASV Venlo 2020, het beleid en de subsidieregel.

  • b.

    Er is aantoonbaar ingespannen om voldoende draagvlak van omliggende ondernemers en bewoners voor het evenement.

  • c.

    De opgegeven kostenposten zijn reëel in vergelijking met de grootte van het evenement.

  • d.

    Het evenement maakt gebruik van vrijwilligers.

  • e.

    Het evenement werkt samen met lokale verenigingen en ondernemers.

  • f.

    De organisatie heeft eventuele omwonenden en omliggende ondernemers betrokken bij de planvorming en heeft draagvlak gecreëerd.

  • g.

    Het evenement houdt waar mogelijk rekening met kinderen en minder-validen.

  • h.

    Er worden waar mogelijk duurzaamheidsmaatregelen genomen.

  • i.

    Het evenement stimuleert het maken van gezonde keuzes. Bijvoorbeeld door het aanbod in voedsel en drank.

9. Liquidatie, splitsing, fusie of faillissement

• a.

  Een subsidieontvanger informeert het college terstond over het voornemen een fusie aan te gaan, dan wel de organisatie te liquideren of te splitsen. Deze informatieplicht geldt ook als surseance van betaling of een faillissement aanstaande is.

• b.

  Verleende subsidies worden bij liquidatie, splitsing of fusie voor het nog niet gerealiseerde deel van het doel waarvoor subsidie is verleend terugbetaald aan de gemeente.

• c.

  Bij liquidatie worden het batig saldo van de liquidatierekening en een overblijvend eigen vermogen, voor zover deze direct of indirect gevormd zijn met subsidies van de gemeente Venlo, door het college teruggevorderd.

• d.

  Bij splitsing of fusie besluit het college, na overleg met de betrokken instellingen, over de bestemming van het eigen vermogen voor zover dat direct of indirect gevormd is met subsidies van de gemeente.

• e.

  Het is de subsidieontvanger niet toegestaan om vrije reserves te vervreemden of onder te brengen bij gelieerde instellingen, behoudens voorafgaande schriftelijke goedkeuring van het college.

10. De berekeningswijze van de subsidie(s)

• a.

  De structurele subsidie is bedoeld om evenementen met een exploitatietekort tegemoet te komen tot een vooraf vastgesteld subsidieplafond per beeldbepalend evenement.

  Venloop	Maximaal € 45.000
  BBZ	Maximaal € 45.000
  Zomerparkfeest	Maximaal € 35.000
  Lekker Venlo	Maximaal € 15.000
  Stereo Sunday	Maximaal € 15.000
  Venlo on Ice	Maximaal € 15.000
  Nach van 't Limburgse Leed	Maximaal € 10.000
  Passiespelen (1e tranche voor editie 2026)	Maximaal € 20.000

• b.

  De eenmalige subsidie is bedoeld voor éénmalige, op zichzelf staande evenementen en bedraagt maximaal € 5.000 per activiteit. Het subsidieplafond is vastgesteld op € 10.000.

• c.

  Zowel de structurele- als eenmalige subsidie wordt, na toetsing van de aanvraag aan de criteria, bepaald op basis van een beoordeling van de ingediende begroting. Uitgangspunt is dat het evenement minstens 75% van de inkomsten uit andere bronnen dan de gemeentelijke subsidie verkrijgt. De subsidie kan dan ook nooit meer bedragen dan 25% van de begroting.

• d.

  Het eigen vermogen van de organisatie mag in het jaar voorafgaande aan de aanvraag, maximaal 100%van de eigen begroting inclusief het aangevraagde subsidiebedrag, zijn. Het meerdere wordt op de subsidie ingehouden/ gecorrigeerd. Een uitzondering hierop zijn vermogensbestanddelen waarvoor expliciet bij bestuursbesluit van voor 31 december van het jaar voorafgaande aan de aanvraag, een duidelijk vastgestelde bestemming is aangegeven inclusief vastgesteld plan van aanpak en tijdsplanning. Het bestuursbesluit dient gedateerd te zijn en te blijken uit een verslag van een bestuursvergadering. De reserves dienen tevens te blijken uit de jaarrekening van het jaar voorafgaande aan de aanvraag. De bestemmingsreserves dienen in verband te staan met de doelstellingen/activiteiten van de organisatie en noodzakelijk en reëel te zijn.

11. Wijze van uitbetaling/wijze bevoorschotting

De structurele subsidie wordt jaarlijks bevoorschot en maximaal 3 weken voor het evenement uitgekeerd.

De eenmalige subsidie wordt bevoorschot en zo snel mogelijk na het besluit tot verlening uitgekeerd.

12. Subsidieplafond en de wijze van verdeling van de subsidie in het geval van overschrijding

Voor subsidies op basis van deze subsidieregel stelt het college negen subsidieplafonds (8 subsidieplafonds voor beeldbepalende evenementen en 1 voor de incidentele subsidie) vast. Bij overschrijding van het plafond voor structurele subsidies, vindt er een evenredige verlaging plaats.

Bij overschrijding van het plafond voor eenmalige subsidies vindt de verdeling plaats op volgorde van binnenkomst van ontvankelijke aanvragen. De aanvraag wordt als compleet beschouwd wanneer aan alle indieningseisen is voldaan.

13. Algemene subsidieverordening

Voor zover daarvan in deze subsidieregel niet wordt afgeweken, geldt de Algemene Subsidieverordening Venlo 2020 onverkort.

14. Overgangsrecht

Deze subsidieregel is van toepassing op subsidieaanvragen die betrekking hebben op het subsidietijdvak 2024. Op reeds verleende subsidies en mogelijke bezwaar- en beroepschriften, blijft de oude Subsidieregel van toepassing.

In afwijking van het bepaalde in artikel 10, geldt voor aanvragen vanaf het jaar 2022, dat bestemmingsreserves expliciet bij bestuursbesluit van voor 1 oktober 2021 duidelijk dienen te zijn vastgesteld inclusief vastgesteld plan van aanpak en tijdsplanning. Het bestuursbesluit is gedateerd en dient te blijken uit een verslag van een bestuursvergadering.

15. Slotbepaling inhoudende inwerkingtreding regel, intrekken oude en citeertitel

• •

  De regeling treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. De regeling wordt aangehaald als “Subsidieregel evenementen 2024”.

• •

  Met inwerkingtreding van deze regeling komt de subsidieregel Evenementen 2022-2024 inwerking getreden in 2022 te vervallen.