Verordening Auditcommissie gemeente Heerenveen 2023

Artikel 1 Instelling en begripsomschrijving

• 1.

  Er is een commissie van advies aan de raad genaamd de auditcommissie.

• 2.

  In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    Commissie: de auditcommissie;

  • b.

    Raad: de gemeenteraad van Heerenveen;

  • c.

    College: het college van burgemeester en wethouders;

  • d.

    Accountant: de door de raad, conform artikel 213 Gemeentewet, aangewezen accountant belast met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

  • e.

    Voorzitter: de voorzitter van de commissie;

  • f.

    Secretaris: de griffier of een door de griffier aangewezen plaatsvervanger ;

  • g.

    Fractie: een fractie als bedoeld in het Reglement van Orde van de Gemeenteraad;

  • h.

    Rekenkamer: rekenkamer in de zin van “Verordening gemeentelijke rekenkamer Heerenveen 2023”;

  • i.

    lid: lid van de auditcommissie;

  • j.

    Ad hoc werkgroep: werkgroep waarbij leden en leden van de gemeenteraad advies uitbrengen aan de commissie op een door de commissie vastgestelde opdracht. De werkgroep heft zich weer op na vervulling van de opdracht;

  • k.

    P&C producten: Cyclische producten, waaronder perspectiefnota, meerjarenplanning, begroting, investeringsagenda, jaarrekening en verzamelbesluiten);

  • l.

    geheim: vallend onder de uitzonderingen genoemd in Wet open overheid artikel 5.1.1 en 5.1.2.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden

De commissie heeft de volgende taken en bevoegdheden:

Accountant

Taken vloeien o.a. voort uit artikel 213 Gemeentewet.

• 1.

  De commissie bereidt de besluitvorming in de raad voor over:

  • a.

    het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole;

  • b.

    de selectie en de (verlenging van) aanwijzing van en de opdrachtverstrekking aan de accountant;

  • c.

    de commissie doet een voordracht aan de raad voor een te benoemen accountant.

• 2.

  De commissie evalueert de werkzaamheden van en met de accountant en adviseert de raad hierover, indien de auditcommissie dit nodig acht.

• 3.

  De commissie voert overleg met de accountant en adviseert de raad over de kaders voor de controle van de jaarrekening (controleprotocol), indien de auditcommissie dit nodig acht.

• 4.

  De commissie bespreekt het auditplan van de accountant met de accountant en adviseert de raad hierover indien de auditcommissie dit nodig acht.

• 5.

  De commissie bespreekt de controlebevindingen (managementletter) en eventueel andere tussentijdse rapportages van de accountant en informeert en adviseert de raad hierover, indien de auditcommissie dit nodig acht.

• 6.

  De commissie bespreekt met de accountant zijn verslag van bevindingen over de controle van de jaarrekening (accountantsverslag) voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken en brengt hierover advies uit aan de raad, indien de auditcommissie dit nodig acht.

College

De taken vloeien voort uit de kaderstellende en controlerende rol van de raad.

• 7.

  De commissie bespreekt en verkrijgt inzicht in de samenhang van de P&C producten en in hoeverre deze bijdragen aan de taken van de raad en kan hierover advies uitbrengen aan de raad en het college.

• 8.

  De commissie bevordert dat de raad inzicht krijgt in de wijze waarop door het college aanbevelingen van de accountant worden uitgevoerd.

• 9.

  De commissie bespreekt geplande en/of uitgevoerde onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (artikel 213a) van het college en brengt samenhang aan in de onderzoeken en de raadsbrief die separaat wordt verstuurd aan de raad.

• 10.

  De commissie laat zich door het college informeren over andere onderwerpen die gerelateerd zijn aan rol en taken van de commissie.

Cyclische documenten

• 11.

  De commissie adviseert de raad gevraagd en ongevraagd over aan de raad aangeboden P&C documenten als financiële sturingsinstrumenten voor de raad. Dit ziet toe op de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten.

• 12.

  De commissie adviseert de raad over de jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording en stelt waar nodig een ad hoc werkgroep in om meer diepgang aan te brengen in de beoordeling van deze verantwoording of andere P&C producten.

Financieel beheer

• 13.

  De commissie adviseert de raad over de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet), controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) en de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (artikel 213a Gemeentewet).

• 14.

  De commissie laat zich jaarlijks informeren over het beleid aangaande reserves en voorzieningen en de stand van zaken en ontwikkelingen inzake risicomanagement.

• 15.

  De commissie laat zich jaarlijks informeren over de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen en over de resultaten van uitgevoerde interne controles.

• 16.

  De commissie laat zich jaarlijks informeren over verbeteracties die voortkomen uit de accountantscontrole en managementletter.

• 17.

  De commissie bevordert de afstemming van diverse onderzoeken en controles die ingevolge de artikelen 182, 212, 213 en 213a van de Gemeentewet door accountant, college en rekenkamer worden uitgevoerd en adviseert zo nodig de raad hierover.

• 18.

  De commissie kan, om meer diepgang aan te brengen in de beoordeling van verordeningen die voortvloeien uit het financieel beheer, een ad hoc werkgroep instellen waarbij de opdracht door de commissie wordt geformuleerd en bekend gemaakt aan de raad samen met de bevindingen dat tot een advies heeft geleid.

Rekenkamer

Voortvloeiend uit het "Verordening gemeentelijke rekenkamer Heerenveen 2023" voert de commissie eveneens de volgende werkzaamheden uit ten behoeve van het doel van deze commissie:

• 19.

  De commissie bereidt de (her)benoeming van de leden van de rekenkamer voor.

• 20.

  De commissie wordt gehoord over reglement van orde, onderzoeksprotocol, gedragscode en jaarplan.

• 21.

  De commissie overlegt twee keer per jaar over de voortgang van de werkzaamheden van de rekenkamer.

Artikel 10 Slotbepalingen

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag waarop deze bekend is gemaakt.

Op dat moment vervalt de Verordening op de auditcommissie gemeente Heerenveen 2014 vastgesteld bij raadsbesluit op 20 oktober 2014.

Artikel 12 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening Auditcommissie gemeente Heerenveen 2023”.