Regeling melding misstanden voor niet-werknemers

1) Een melder met een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid of informatie over een inbreuk binnen de organisatie van de Provincie Limburg kan daarvan melding doen:

• a)

  bij het meldpunt;

• b)

  via de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon stuurt de melding, in overleg met de melder, door naar het meldpunt.

3) Een melding laat de wettelijke verplichting tot het doen van aangifte van een strafbaar feit onverlet.

1) Als algemeen uitgangspunt geldt dat de melder eerst een melding bij de Provincie Limburg doet, voordat een externe melding wordt gedaan. Dit is echter niet verplicht.

2) De melder kan zowel schriftelijk als mondeling een melding doen.

1) De melder die te goeder trouw en naar behoren een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid of informatie over een inbreuk meldt of met inachtneming van de voorwaarden van de richtlijn een openbaarmaking doet, zal in verband daarmee geen nadelige gevolgen in zijn werkgerelateerde relatie met de Provincie Limburg ondervinden tijdens en na de openbaarmaking of de behandeling van deze melding bij de Provincie Limburg, een andere organisatie, een externe instantie, een externe derde .

2) Onder nadelige gevolgen wordt in ieder geval verstaan:

• a)

  negatieve beoordeling of referenties;

• b)

  dwang, intimidatie, pesterijen en uitsluiting;

• c)

  discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;

• d)

  schade, waaronder reputatieschade op sociale media of financieel nadeel;

• e)

  opname op een zwarte lijst;

• f)

  psychiatrische of medische verwijzingen;

• g)

  vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten;

• h)

  intrekking van een licentie of vergunning.

3) Onder nadelige gevolgen als bedoeld in lid 2 valt ook het dreigen met of het doen van een poging tot een of meer van de daar genoemde handelingen.

4) De Provincie Limburg zorgt ervoor dat de melder ook op geen andere manier bij zijn werk bij de Provincie Limburg nadelige gevolgen ondervindt van de melding.

5) Als de Provincie Limburg de melder na het doen van een melding benadeelt, wordt aangenomen dat de benadeling verband houdt met de melding. Het is aan de Provincie Limburg aan te tonen dat dat deze maatregel naar behoren is gemotiveerd en geen verband houdt met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid of van informatie over een inbreuk.

6) De Provincie Limburg spreekt haar werknemers die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en kan hen een waarschuwing of een disciplinaire maatregel opleggen.

7) De melder kan niet in een gerechtelijke procedure aansprakelijk worden gesteld als gevolg van meldingen of openbaarmaking overeenkomstig de richtlijn.

1) De contactpersoon bespreekt samen met de melder, welke risico’s op benadeling aanwezig zijn, op welke wijze die risico’s kunnen worden verminderd en wat de melder kan doen als hij van mening is dat sprake is van benadeling. De contactpersoon maakt een verslag van deze bespreking en stuurt dit naar de melder.

2) Als de melder vindt dat er daadwerkelijk sprake is van benadeling, kan hij dat bespreken met de contactpersoon. De contactpersoon en de melder bespreken welke maatregelen genomen kunnen worden om benadeling tegen te gaan. De contactpersoon maakt een verslag van deze bespreking en stuurt dit na goedkeuring door de melder naar de provinciesecretaris / algemeen directeur.

3) De provinciesecretaris / algemeen directeur zorgt ervoor dat maatregelen die nodig zijn om benadeling tegen te gaan worden genomen.

1) De melder die meent dat er sprake is van benadeling in verband met het doen van een melding, kan het meldpunt vragen om onderzoek te doen naar hoe er binnen de organisatie met hem wordt omgegaan.

2) De provinciesecretaris / algemeen directeur beslist of een onderzoek wordt ingesteld. De provinciesecretaris / algemeen directeur laat zich daarover adviseren door het meldpunt.

3) Ook de personen bedoeld in artikel 8 kunnen het meldpunt vragen om onderzoek te doen naar hoe er binnen de organisatie met hen wordt omgegaan.

4) De melder kan ook de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders vragen om een onderzoek in te stellen over hoe de Provincie Limburg zich richting hem heeft gedragen naar aanleiding van de melding.

1) De Provincie Limburg zorgt ervoor dat de informatie over de melding zo wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor de personen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn.

2) De personen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder en gaan met de informatie over de melding vertrouwelijk om. Dit geldt ook voor alle informatie aan de hand waarvan direct of indirect de identiteit van de melder achterhaald kan worden.

3) Als het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid of informatie over een inbreuk is gemeld via de vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de vertrouwenspersoon en stuurt de vertrouwenspersoon dit zonder uitstel door aan de melder.

4) De personen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de adviseur niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder en de adviseur.

5) In afwijking van lid 2 wordt de identiteit van de melder wel bekend gemaakt als het gaat om een noodzakelijke en evenredige verplichting op grond van de wet in het kader van onderzoek door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures, mede ter waarborging van de rechten van verdediging van de betrokkene.

6) In de situatie bedoeld in lid 5 wordt de melder voor bekendmaking van zijn identiteit daarvan in kennis gesteld, tenzij dat onderzoeken of gerechtelijke procedures in gevaar brengt.

7) Ook de vertrouwelijkheid van de identiteit van eventueel in de melding genoemde derden moet worden beschermd.

1) Het meldpunt legt een mondelinge melding of mondelinge toelichting volledig en nauwkeurig schriftelijk vast. De melder wordt in de gelegenheid gesteld de schriftelijke weergave te controleren, te corrigeren en voor akkoord te tekenen.

2) Het meldpunt stuurt de melder uiterlijk binnen zeven dagen na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging.

3) De ontvangstbevestiging bevat minimaal een zakelijke beschrijving van de melding, de datum waarop deze is ontvangen, een kopie van de melding, een beschrijving van het verloop van de interne procedure, duidelijke informatie over de procedures voor externe meldingen en volledige en onafhankelijke informatie over de rechtsbescherming van de melder.

4) Het meldpunt informeert de provinciesecretaris / algemeen directeur over de melding. De provinciesecretaris / algemeen directeur wijst vervolgens in overleg met de melder en het meldpunt een contactpersoon als bedoeld in artikel 1 sub l aan.

1) De provinciesecretaris / algemeen directeur beslist of een onderzoek wordt ingesteld naar aanleiding van de melding en informeert de Commissaris van de Koning over deze beslissing.

De provinciesecretaris / algemeen directeur laat zich daarbij informeren en adviseren door het meldpunt

2) Het onderzoek naar de melding wordt ingesteld, tenzij: a) het vermoeden of informatie over een inbreuk niet gebaseerd is op redelijke gronden; of

• b)

  op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid of geen informatie over een inbreuk betreft.

3) Het advies van het meldpunt als bedoeld in lid 1 is zwaarwegend. Een afwijking van het advies van het meldpunt motiveert de provinciesecretaris / algemeen directeur.

4) Als geen onderzoek wordt ingesteld dan informeert het meldpunt de melder schriftelijk binnen twee weken na de interne melding. Daarbij wordt aangegeven waarom er geen onderzoek wordt ingesteld.

5) De provinciesecretaris / algemeen directeur beoordeelt of een externe instantie van de interne melding op de hoogte moet worden gebracht. Als de Provincie Limburg een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt de provinciesecretaris / algemeen directeur de melder hiervan een kopie tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kan worden geschaad.

6) De provinciesecretaris / algemeen directeur draagt het onderzoek naar de melding op aan het meldpunt of aan externe onderzoekers die onafhankelijk zijn, nadat het meldpunt daarover advies heeft uitgebracht.

7) Als de provinciesecretaris / algemeen directeur een externe instantie op de hoogte gesteld heeft van de interne melding, kunnen de onderzoekers voor het onderzoek aansluiten bij het onderzoek dat deze externe instantie laat verrichten.

8) Personen die mogelijk betrokken zijn (geweest) bij de vermoede misstand of onregelmatigheid of de inbreuk op het Unierecht voeren het onderzoek niet uit.

9) Het meldpunt informeert de melder zonder uitstel schriftelijk dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. Het meldpunt stuurt de melder daarbij een kopie van de onderzoeksopdracht tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.

10) Het meldpunt informeert de personen op wie een melding betrekking heeft over de melding, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kan worden geschaad.

1) De onderzoekers stellen de melder in de gelegenheid te worden gehoord. De onderzoekers zorgen voor een volledig en nauwkeurig verslag. De melder wordt in de gelegenheid gesteld het verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te tekenen. De melder ontvangt het vastgestelde verslag.

2) De onderzoekers kunnen ook anderen horen. De onderzoekers zorgen voor een volledig en nauwkeurig verslag. De persoon die gehoord is wordt in de gelegenheid gesteld het verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te tekenen. De persoon die gehoord is ontvangt het vastgestelde verslag.

3) De onderzoekers kunnen binnen de organisatie van de Provincie Limburg alle documenten inzien en opvragen die de onderzoekers voor het onderzoek redelijkerwijs nodig achten.

4) Werknemers mogen de onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat de onderzoekers daar in het kader van het onderzoek kennis van nemen.

5) De onderzoekers stellen een concept onderzoeksrapport op en stellen de melder in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.

6) De provinciesecretaris / algemeen directeur stelt vervolgens het onderzoeksrapport vast en informeert de Commissaris van de Koning. Het meldpunt stuurt de melder hiervan een kopie, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.

7) Het meldpunt informeert de melder uiterlijk binnen 3 maanden na de ontvangstbevestiging over het vervolg dat aan de melding is of wordt gegeven.

1) Het meldpunt informeert de melder en de Commissaris van de Koning binnen acht weken na de melding schriftelijk over het gemotiveerde standpunt van de Provincie Limburg met betrekking tot de melding.

2) Als duidelijk is dat het standpunt van de Provincie Limburg niet binnen acht weken kan worden gegeven, dan informeert het meldpunt de melder daarover schriftelijk. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Als de totale termijn daardoor meer dan twaalf weken is, wordt dit gemotiveerd.

3) Na afronding van het onderzoek beoordeelt de provinciesecretaris / algemeen directeur of een externe instantie op de hoogte moet worden gebracht van de melding, het onderzoeksrapport en het standpunt van de Provincie Limburg. Als de Provincie Limburg een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een kopie, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kan worden geschaad. De Provincie Limburg neemt daarbij de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder in acht.

4) Het meldpunt informeert de melder binnen zes weken na afronding van het onderzoek tot welke stappen de melding heeft geleid.

5) De personen op wie de melding betrekking heeft, worden op dezelfde manier geïnformeerd als de melder, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kan worden geschaad.

1) De Provincie Limburg stelt de melder in de gelegenheid op het onderzoeksrapport en het standpunt van de Provincie Limburg te reageren.

2) Als de melder in reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van de Provincie Limburg onderbouwd aangeeft dat het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid of de informatie over een inbreuk niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht of dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van de Provincie Limburg sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert de Provincie Limburg hier inhoudelijk op en stelt hij zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in. Voor dit nieuwe of aanvullende onderzoek gelden dezelfde regels als voor het eerste onderzoek.

3) Als de Provincie Limburg een externe instantie op de hoogte brengt of heeft gebracht, stuurt hij ook de hiervoor bedoelde reactie van de melder op het onderzoeksrapport en het standpunt van de Provincie Limburg aan die externe instantie toe. De melder ontvangt hiervan een kopie. De Provincie Limburg neemt daarbij de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder als bedoeld in artikel 10 in acht.

1) Als algemeen uitgangspunt geldt dat de melder eerst een interne melding doet, voordat een externe melding wordt gedaan. De melder is hier niet toe verplicht.

2) Er zal voornamelijk aanleiding zijn direct een externe melding te doen als het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval aan de orde als dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of sprake is van: a) acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;

• b)

  een redelijk vermoeden dat de Provincie Limburg bij de vermoede misstand of de inbreuk op het Unierecht betrokken is;

• c)

  een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen in verband met het doen van een interne melding;

• d)

  een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;

• e)

  een eerdere melding volgens de procedure van dezelfde misstand of inbreuk op het Unierecht, die de misstand of de inbreuk op het Unierecht niet heeft weggenomen;

• f)

  een plicht tot directe externe melding;

3) De melder kan de externe melding doen bij een externe instantie die daarvoor naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt. Een externe instantie is in ieder geval:

• a)

  een instantie die is belast met de opsporing van strafbare feiten;

• b)

  een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of op grond van enig wettelijk voorschrift;

• c)

  een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid of informatie over een inbreuk kan worden gemeld, waaronder de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders.

4) Als naar het redelijk oordeel van de melder het maatschappelijk belang zwaarder weegt dan het belang van de Provincie Limburg bij geheimhouding, kan de melder de externe melding ook doen bij een externe derde die naar zijn redelijk oordeel in staat mag worden geacht (in)direct de vermoede misstand of onregelmatigheid of de inbreuk op het Unierecht te kunnen (doen) opheffen.

1) Het meldpunt maakt jaarlijks een rapportage over de uitvoering van deze regeling en stuurt deze aan de provinciesecretaris of hoogst leidinggevende. Deze rapportage bevat in ieder geval:

2) informatie over het aantal meldingen en een indicatie van de aard van de meldingen, de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de Provincie Limburg;

3) algemene informatie over de ervaringen met het tegengaan van benadeling van de melder;

4) informatie over het aantal verzoeken om onderzoek naar benadeling in verband met het doen van een melding en een indicatie van de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de Provincie Limburg.

5) De provinciesecretaris / algemeen directeur stuurt de rapportage voor bespreking aan de ondernemingsraad.

1) Deze regeling treedt in werking de dag na bekendmaking.

2) De citeertitel van deze regeling is Regeling melden vermoeden van een misstand voor niet-werknemers.