Evenementenbeleid Zoetermeer 2023

Met dit evenementenbeleid geven wij voor de komende periode richting aan het evenementenaanbod in de stad. Om tot goed evenementenbeleid te komen, kijken we eerst naar de visie van onze stad. De Visie Zoetermeer 2040 is de langetermijnvisie op de sociale, economische en ruimtelijke ontwikkeling van Zoetermeer. Een stad om prettig in te wonen, werken én recreëren.

Visie Zoetermeer 2040

De visie Zoetermeer 2040 geeft een doorkijk naar waar we als stad willen staan in 2040. Het is de stip aan de horizon waar de gemeente naartoe werkt. De gemeente Zoetermeer heeft flinke ambities als het gaat om evenementen in de stad.

In de visie is het volgende opgenomen over evenementen:

• •

  Zoetermeer wil zelfstandig uitblinken op het gebied van evenementen en niet als regio-onderdeel. Dit is een van de kwaliteiten van de stad. Hier mogen andere omliggende steden van profiteren;

• •

  De gemeente juicht initiatieven van organisaties en inwoners in de hele stad toe, zolang die bijdragen aan een opwaartse beweging van Zoetermeer. Daarom bieden we ruimte aan evenementen waar mogelijk en nodig;

• •

  Focus op het verbeteren van de sociale cohesie in de stad. We verbreden en versterken de sociale basis met o.a. evenementen;

• •

  In het groen (groenzones, parken en water) vinden we diverse evenementen;

Coalitieakkoord

We kijken ook naar het coalitieakkoord waarin het stadsbestuur voor de periode van 4 jaar beschrijft hoe we toewerken naar de stip aan de horizon uit de Visie Zoetermeer 2040. Het huidige stadsbestuur legt hierbij de focus op het buurt- en wijkgericht verbeteren van de stad. Iedereen doet mee en geniet van de kwaliteiten van de stad zoals het groen, de goede infrastructuur en de ontwikkelpotentie. Het bestuur werkt aan levendigheid in de stad en de sociale cohesie.

Het Coalitieakkoord “Samen doen wat nodig is” is vastgesteld voor de periode 2022 - 2026. Voor evenementen ligt de nadruk op:

• •

  Behoud van toonaangevende evenementen;

• •

  Ondersteuning van evenementen met aandacht voor woonomgeving, religie en doelgroepen;

• •

  Beleving in het groen.

Het evenementenbeleid

We brengen de elementen uit deze stukken samen en combineren ze met de resultaten uit het participatietraject. Het evenementenbeleid richt zich op een periode van vijf jaar. We focussen in deze periode onder andere op de samenwerking met de stad. We willen met toonaangevende evenementen regionaal bezoekers trekken. Waar mogelijk geven we ze een “Zoetermeers tintje” door gebruik te maken van de kwaliteiten van de stad, zoals het groen, de innovatie en de dynamische cultuur. We willen de stad stimuleren om zelf actief evenementen te organiseren en faciliteren dit met een goede dienstverlening en heldere procedures. Maar vooral willen we de levendigheid in de stad vergroten met een ruim en gevarieerd evenementenaanbod.

De missie, de visie en doelstellingen van het evenementenbeleid

Deze elementen uit de lange termijnvisie en het coalitieakkoord zijn vertaald naar een strategie op evenementen voor een periode van vijf jaar:

De missie (waar staan we voor)

“Samen genieten in een levendige, groene en actieve omgeving, Zoetermeer is de plek!”

De visie (wat willen we bereiken/waar gaan we voor)

“Een toonaangevend en ruim evenementenaanbod dat aansluit op de wensen van de bewoners en de levendige, groene en actieve omgeving, Zoetermeer is de plek!”

De doelstellingen (waar zetten we op in)

Zoetermeer is de plek waar we samen met de stad werken aan:

• ○

  Levendigheid in de wijken

• ○

  Evenementen in het groen (groenzones, water en parken)

• ○

  Behoud van toonaangevende evenementen

• ○

  Vernieuwing in het evenementenaanbod en in het organisatieproces

Levendigheid in de stad

Evenementen zijn bij uitstek de plek voor inwoners en bezoekers om zich daar samen met hun vrienden, geliefden en kennissen te vermaken en plezier te beleven. Tijdens evenementen ontmoeten zij daarnaast ook nieuwe mensen. Evenementen brengen mensen dus samen. Ze verbinden en verbroederen. Mensen hebben lol, zijn actief, genieten van elkaar en worden vermaakt door het programma dat het evenement hen biedt. Bij grotere evenementen gaat het om duizenden mensen bij elkaar. Maar ook op kleinere schaal komen mensen samen in wijken en buurten bij evenementen. Dit verbetert de sociale cohesie en daarmee het woongenot van de bewoners. Dit is verreweg de belangrijkste functie van evenementen in de stad.

Naast het bieden van vermaak en plezier dragen evenementen op meerdere manieren bij aan activiteiten in de stad op het gebied van cultuur, sport en wijken (sociaal maatschappelijk). Deze evenementen sporen mensen aan om kennis te maken met of te genieten van cultureel aanbod. Mensen worden samen in beweging gebracht of maken kennis met bepaalde takken van sport. En op sociaal maatschappelijk vlak kunnen evenementen worden georganiseerd voor bepaalde doelgroepen.

Evenementen als instrument

Evenementen kunnen door de gemeente worden ingezet of gestimuleerd als instrument om bepaalde doelstellingen te bereiken op het gebied van de cultuur, sport, wijken en citymarketing. Hieronder staan de doelstellingen van deze beleidsvelden in Zoetermeer in relatie tot evenementen:

Cultuur

Evenementen kunnen bijdragen aan het versterken en verankeren van het culturele aanbod in de stad. De doelstellingen hierbij zijn:

• •

  Meer lokale en wijkgerichte culturele programmering;

• •

  Meer samenwerking met andere sectoren in de stad;

• •

  Culturele activiteiten binnen en buiten Zoetermeer op de kaart zetten;

• •

  Een passend aanbod bij de vraag van alle inwoners op het snijvlak tussen kunst, cultuur en erfgoed.

Meer informatie hierover is te vinden op de website van de gemeente Zoetermeer Cultuur | Gemeente Zoetermeer.

Sport

Evenementen kunnen activiteit en sportiviteit in de stad bevorderen. De doelstellingen hierbij zijn:

• •

  Stimuleren van beweging in de buitenlucht;

• •

  Bevorderen van bewegen, gezondheid en ontmoeting;

• •

  Promoten van sportaanbieders uit de stad;

• •

  Streven naar een passende programmering voor verschillende doelgroepen;

• •

  Stimuleren van sporten en bewegen door (nieuwe) sportactiviteiten en -evenementen;

• •

  Trots zijn op Zoetermeer: met de vele activiteiten en evenementen in de stad willen we dat de inwoners trots op hun stad worden, zijn en blijven.

Meer informatie hierover is te vinden op de website van de gemeente Zoetermeer Sport en bewegen | Gemeente Zoetermeer.

Wijken

Evenementen zijn bij uitstek geschikt om bij te dragen aan sociaal maatschappelijke doelstellingen op het gebied van:

• •

  Zorg voor elkaar

• •

  Inclusie

• •

  Sociale samenhang

• •

  Jeugdhulp

• •

  Meedoen in de samenleving

Meer informatie hierover is te vinden op de website van de gemeente Zoetermeer Zorg en ondersteuning | Gemeente Zoetermeer.

Citymarketing

Evenementen kunnen het imago van de stad verbeteren en de identiteit van de stad versterken. Het gaat hierbij om de toonaangevende evenementen in de stad. Zoetermeer wil uitgroeien tot een aantrekkelijke stad in de regio voor wonen, werken, vrije tijd en studie. Zoetermeer is veelzijdig en heeft ontzettend veel te bieden. De plek van grote en kleine ambities en innovaties die de stad sterker, mooier en duurzamer maken. De plek waar je je welkom voelt, waar je kunt aarden en groeien.

Het Citybrand is “Zoetermeer is de plek” met de kernwaarden:

• •

  Maakbaar; met ook ruimte voor de menselijke maat, met warmte en trots;

• •

  Actief; een uitnodiging om mee te doen, voor een actieve leefstijl;

• •

  Speels; door nieuwsgierigheid, inspiratie en creativiteit te prikkelen.

Meer informatie hierover is te vinden op de website Citymarketing Zoetermeer - Zoetermeer is de plek | Zoetermeer is de plek.

Evenementen maken de stad aantrekkelijk

Evenementen zijn een aangename laagdrempelige vrijetijdsbesteding, en zorgen voor dynamiek, vermaak, saamhorigheid en levendigheid in de stad. Dit vergroot het woongenot voor de bewoners van de stad en regio. Evenementen bieden bezoekers van buiten Zoetermeer een positieve ervaring en verbeteren daarmee het imago van de stad. Tot slot kunnen bepaalde evenementen die passen bij de kwaliteiten van de stad de identiteit van de stad versterken. Door bijvoorbeeld in te zetten op topsportevenementen, associëren mensen (van buitenaf) de stad steeds vaker met sport. Door het spraakmakende, jaarlijks terugkerende Halloween festival, wordt Zoetermeer steeds vaker als Halloweenstad betiteld.

Een aantal cijfers over de waardering van evenementen:

• •

  Landelijk neemt circa 68% van de bevolking deel aan evenementen. Dit betekent dat evenementen een goede kans bieden om mensen te bereiken (bron Respons);

• •

  61,4% van de inwoners van Zoetermeer vindt evenementen (zeer) belangrijk1 * ;

• •

  In 2021 vond 86,2 % van de inwoners van Zoetermeer het tijdens de lockdown vervelend om geen culturele voorzieningen en evenementen te kunnen bezoeken*;

• •

  De kwaliteit van het aanbod van evenementen in Zoetermeer krijgt een 7.9*;

• •

  78% van de jongeren miste evenementen tijdens de Coronacrisis (bron NPO3).

Economische vitaliteit

Bezoekers besteden geld aan een toegangskaartje, een souvenir of een hapje en een drankje tijdens het evenement, of later in de stad. Op verschillende manieren draagt het evenementenaanbod daarom bij aan de economie in de stad. Naast de omzet die de organisatoren genereren, zijn nog meer positieve effecten te benoemen. Zo biedt de sector Cultuur, Sport en Recreatie meer dan 1600 banen in Zoetermeer (bron: uitgerekend Zoetermeer). Evenementen hebben ook een positief effect op andere sectoren zoals de logiesbranche, horeca, detailhandel en culturele sector. Daarnaast zorgt een goed evenementenaanbod ervoor dat de stad aantrekkelijk wordt om te wonen, te werken en te vestigen.

Landelijke cijfers over bestedingen tijdens evenementen laten het volgende zien:

Bestedingen van bezoekers aan evenementen (o.a. toegangskaartjes, eten & drinken) kwamen in 2019 landelijk uit op € 961 miljoen en braken dus bijna door de magische grens van 1 miljard euro. De bruto recette (het totaal aan kaartverkoop, minus de vooraf gecommuniceerde servicekosten) steeg in 2019 naar een recordhoogte van € 300 miljoen en bijna 10 miljoen verkochte tickets.

Aanbod evenementen

Het evenementenaanbod in Zoetermeer is goed. Dit blijkt onder andere uit het grote aantal van 300-400 evenementen dat per jaar wordt georganiseerd. Daarnaast wordt het evenementenaanbod door de Zoetermeerse inwoners beoordeeld met een 7,9. We willen de kwaliteit van het evenementenaanbod dan ook behouden en waar mogelijk te verbeteren. Zoetermeer mag zich gelukkig prijzen met een flink aantal betrokken en bekwame lokale evenementenorganisatoren. Zij zijn medeverantwoordelijk voor het goed gewaardeerde evenementenaanbod in de stad. Zij kennen de stad en spelen in op de wensen van de bewoners en bezoekers uit de regio en stemmen het programma van de evenementen daarop af.

Soms ontbreken in het aanbod nog bepaalde typen evenementen, of is de organisatie van een evenement financieel niet haalbaar. Evenementen die bijdragen aan de realisatie van een van onze doelstellingen, kunnen door de gemeente worden gestimuleerd. Hiervoor heeft de gemeente een aantal instrumenten ter beschikking.

Subsidies

Subsidies zijn vanuit de gemeente het meest gebruikte instrument om de organisatie van evenementen die bijdragen aan een van gemeentelijke beleidsdoelstellingen te stimuleren. Het gaat dan om activiteiten die niet als gevolg van marktwerking tot stand komen. Om de activiteit mogelijk te maken zetten we gemeenschapsgeld in. Deze subsidies zijn vraaggericht: de organisator moet zelf aankloppen bij de gemeente. De gemeente toetst dan op basis van een vastgestelde systematiek in hoeverre de activiteit bijdraagt aan gemeentelijke doelstellingen en stelt daarvoor een nader te bepalen bedrag aan subsidie beschikbaar. De initiatiefnemer dient daarvoor een goede onderbouwing aan te leveren met daarin de door de gemeente gevraagde specificaties van het evenement.

De subsidiebudgetten binnen de gemeente staan in de begroting die de gemeenteraad jaarlijks per programma vaststelt. Hierbinnen stelt het college van burgemeester en wethouders subsidieregelingen vast met plafonds die het totaalbudget per regeling bepalen. In deze regelingen worden criteria vastgelegd waaraan de evenementen moeten voldoen om voor een subsidie in aanmerking te komen. Met deze criteria kan een gemeente dus in beperkte mate het aanbod van evenementen in een gewenste richting te stimuleren. Die eisen/criteria zijn op hun beurt weer afgestemd op de doelstellingen die de gemeente Zoetermeer de komende jaren voor ogen heeft. Zo zijn er binnen de gemeente Zoetermeer diverse subsidieregelingen vanuit het oogpunt van citymarketing, cultuur, sport en sociaal maatschappelijke wijkinitiatieven.

Het zogenaamde “stapelen” van subsidies is onwenselijk. Wanneer een evenement bijvoorbeeld bijdraagt aan zowel de doelstellingen op het gebied van cultuur als die van citymarketing, kan slechts uit één van de beschikbare budgetten een subsidie worden verstrekt. Organisatoren kunnen in overleg met de betreffende ambtenaren kijken welke subsidieregeling het beste bij het betreffende evenement past. Welke subsidieregelingen er zijn voor evenementen is te vinden via Subsidies | Gemeente Zoetermeer.

Inkoop

Als blijkt dat er behoefte is aan een bepaald type evenement in de stad waarvoor geen initiatief uit de markt komt, kan de gemeente zo’n evenement inkopen via een opdrachtverstrekking.

Overleg en afstemming

Tot slot is het belangrijk dat organisatoren, evenementenlocaties in de stad en de gemeente regelmatig met elkaar overleggen. Dan kan worden besproken welk type evenementen een bijdrage kunnen leveren aan de doelstellingen en de ontwikkeling van de stad. Zo kan een organisator gerichter werken en kunnen concepten van bestaande evenementen worden vernieuwd en aangepast aan de actualiteit.

Passend evenementenaanbod in de stad

Zoals hierboven beschreven, werkt de stad samen met de gemeente aan een passend evenementenaanbod. Maar wat is dat nu eigenlijk, ‘een passend aanbod’?

Waardering door de bewoners

Het belangrijkste is natuurlijk dat het evenementenaanbod aansluit bij de wensen van de bewoners en bezoekers van de stad. Dat maakt van Zoetermeer een fijne stad om te wonen, werken en recreëren. Bewoners waarderen het evenementenaanbod goed, zoals eerder vermeld. De deelnemers aan de evaluatie en participatie bij dit evenementenbeleid zijn trots op het evenementenaanbod in de stad. We doen het dus goed en willen waar mogelijk nog verbeteren. We willen als stad uitblinken met een toonaangevend en ruim evenementenaanbod. Dat betekent dat we naast het “normale” evenementenaanbod dat in de meeste middelgrote steden als basis wordt aangeboden, veel extra’s bieden. We onderscheiden ons hierin ten opzichte van vergelijkbare steden door:

• •

  Het grote aantal evenementen waardoor er dynamiek, activiteit en levendigheid is in de stad;

• •

  De toonaangevende evenementen die uniek zijn in Zoetermeer.

Onderscheidend aanbod

Naast het basisaanbod van evenementen dat in de meeste vergelijkbare steden te vinden is, zoals Gluren bij de buren, Zoetermeer Culinair en Sinterklaas, heeft Zoetermeer ook aanbod waarin het zich onderscheidt van andere steden. Vaak richten deze evenementen zich op een thema of doelgroep. Mooie voorbeelden hiervan zijn Halloweenstad Zoetermeer, Rastaplas en De Nederlandse dag van de Teckel.

Dit zijn evenementen die niet alleen inwoners uit de stad, maar ook mensen uit de regio en zelfs landelijk trekken. Ooit ontstonden deze initiatieven als klein evenement, om vervolgens uit te groeien tot een vaste unieke waarde in het evenementenaanbod. Het bevrijdingsfestival is bijvoorbeeld een grote publiekstrekker in de regio.

Welke evenementen maken het totaalaanbod compleet?

Tijdens de evaluatie en de participatie is gevraagd wat men mist in het aanbod in Zoetermeer. Hieruit kwam naar voren dat Zoetermeer ruimte heeft voor meer evenementenaanbod voor jongeren, middelgrote wijkgerichte evenementen en sportevenementen. Deze eerste conclusie is gebaseerd op inzicht en waarneming van de deelnemers aan het evaluatie- en participatietraject. Bovendien was 2019 het laatste jaar waarin een volledig evenementenseizoen werd aangeboden. Daarom is het op dit moment niet mogelijk om een analyse te maken van het evenementenaanbod van 2020 en 2021.

In het tweede kwartaal van 2023 brengen we het aanbod van 2022 in kaart en wordt dit uitgebreid geanalyseerd. Hierbij zijn onder andere thema, doelgroep, grootte, spreiding over de stad en kalender van belang. Om tot goede en eenduidige conclusie te komen in de analyse van het evenementenaanbod, maakt de gemeente daarvoor in samenwerking met organisatoren en evenementenlocaties een methodiek. Vervolgens kan aan de hand van onze ambities worden bepaald of er voldoende aanbod is om de doelstellingen te realiseren (het wenselijke aanbod). Waar nodig kunnen we de eerdergenoemde instrumenten gebruiken om het aanbod aan te vullen. Een voorbeeld daarvan:

Op het Dutch Innovationpark zit een vestiging van de Haagse Hogeschool. Bij de keuze van jongeren voor hun studentenstad is het horeca- en evenementenaanbod een belangrijke factor. Door samen met de stad in te zetten op een sterk evenementenaanbod voor jongeren maken we de stad voor hen aantrekkelijk en ondersteunen we daarmee de doelstellingen van de stad op het gebeid van onderwijs. Een bijkomend voordeel daarvan is dat een goed evenementenaanbod jongeren aan de stad bindt, waardoor de kans groter wordt dat zij zich hier permanent vestigen.

Bij het vaststellen van het gewenste aanbod hanteren we de volgende uitgangspunten:

• •

  Evenementen in groen

• •

  Levendigheid in de wijken

• •

  Behoud van toonaangevende evenementen

• •

  Vernieuwing in het evenementenaanbod en in het organisatieproces

Toonaangevende evenementen

In dit beleid noemen we een aantal keer de term “toonaangevende evenementen”. Dit is een meestal jaarlijks terugkerend evenement dat bijna niet weg te denken is uit het totaalaanbod. Het evenement steekt op een bepaalde manier uit boven de meeste andere evenementen. Daar kunnen verschillende redenen voor zijn. Het kan bijvoorbeeld gaan om het (hoge) aantal bezoekers, omdat het qua programmering een uniek en vernieuwend evenement is in de stad, regio of het land of omdat het evenement landelijk of zelfs internationaal een bepaalde doelgroep aantrekt. Aansprekende voorbeelden van toonaangevende evenementen in Zoetermeer zijn:

• •

  Het bevrijdingsfestival: dit is “het bevrijdingsevenement van de regio” waarmee Zoetermeer in die regionale behoefte voorziet. Het festival trekt jaarlijks vele bezoekers;

• •

  Halloweenstad Zoetermeer: dit evenementen is uniek in Nederland. Het past qua thema goed bij de stad omdat het jong, creatief, dynamisch en vernieuwend is. Het is voor vrijwel alle doelgroepen geschikt. Uniek bij dit evenement is dat de bezoekers zich vaak ook verkleden waardoor zij eigenlijk ook onderdeel uitmaken van het programma en decor. Iedereen doet dus actief mee;

• •

  Rastaplas: dit is een evenement waarbij een bepaalde doelgroep landelijk en zelfs beperkt internationaal wordt aangetrokken op basis van muziekstijl. Het evenement vindt plaats in de natuurlijke omgeving van het Noord-Aa. Het evenement is multicultureel en staat op de internationale agenda van reggaefestivals. Het evenement wordt al tientallen jaren in Zoetermeer georganiseerd.

Ambities voor het evenementen aanbod

Het totale evenementenaanbod wordt op peil gehouden en waar mogelijk verbeterd. Dit geldt voor zowel de hoeveelheid evenementen als de kwaliteit van het totaalaanbod. Voor iedere doelgroep moeten er evenementen georganiseerd (kunnen) worden. De gemeente faciliteert daarom waar mogelijk de organisatie van evenementen in de stad.

Zoals gezegd moet het basisaanbod evenementen op orde zijn. Op nationale feestdagen moeten er voldoende activiteiten in de stad zijn. We willen dat Zoetermeer voor de bewoners van de stad en regio dé plek is waar zij die feestdagen vieren. Het gaat hier bijvoorbeeld om Bevrijdingsdag, Sinterklaas, Koningsdag en de viering van Oud en Nieuw. Het is hierbij van belang dat deze evenementen gratis zijn en daardoor voor iedereen toegankelijk.

Een belangrijk deel van het evenementenaanbod is het toonaangevende aanbod. Dit is namelijk hét aanbod waarmee de stad zich regionaal of zelfs landelijk kan profileren. We zetten erop in om evenementen zoveel mogelijk in een “Zoetermeers jasje” te steken. Door landelijke evenementenconcepten in Zoetermeer specifieke kenmerken mee te geven, kunnen deze zich onderscheiden van andere steden. Hierdoor zouden bezoekers wellicht kiezen om het betreffende evenement in Zoetermeer te bezoeken in plaats van in een andere stad. Denk bijvoorbeeld aan de toevoeging van een hightech element aan het programma in samenwerking met de Hogeschool. Zo maken we een mooie verbinding met jongeren en één van de specialisaties in de stad. Daarnaast is een samenwerking met de Zoetermeerse cultuurorganisaties en/of winkeliers denkbaar.

Voor jongeren werken we aan uitbreiding van het aanbod. Dat kan zijn op het gebied van sportevenementen, muziekevenementen, cultureel aanbod of ander soort evenementen. Het doel is om jongeren met evenementen aan de stad te binden, voor nu en de toekomst.

Ten aanzien van het verlevendigen van de wijken stimuleren we initiatieven tot het organiseren van buurt- of wijkgerichte evenementen en maken de aanvraag ervan laagdrempeliger. We stimuleren daarvoor de samenwerking tussen stadspartijen en wijkregisseurs. Ook zorgen we voor een goede evenementenkalender waarop tevens wijk- en buurtgerichte evenementen staan. Evenementen in het groen maken we mogelijk waar dat kan. De kwaliteit van gesubsidieerde evenementen wordt verbeterd door intensievere monitoring en evaluatie. Tot slot wordt het totaalaanbod evenementen systematisch in kaart gebracht, gemonitord en waar nodig bijgestuurd. Dit gebeurde in het verleden niet of nauwelijks. Later in dit beleidsstuk gaan we hier verder op in.

Monitoring

Door de coronapandemie is geen compleet beeld te geven van het evenementenaanbod in Zoetermeer. Het bepalen van concrete doelstellingen in aantallen is daarom niet mogelijk. Vanaf 1 april 2022 vervielen de laatste maatregelen en kwam het evenementenaanbod weer op gang. In de zomer van 2022 was het mooie weer één van de grote succesfactoren die een bijdrage leverde aan een goed evenementenseizoen. Van het aanbod van 2022 maken we een totaaloverzicht. De evenementen worden gecategoriseerd naar type en doelgroep. Met deze nulmeting begint de monitoring van het evenementenaanbod. Vervolgens brengt de gemeente jaarlijks het aanbod in kaart, zodat in overleg met de organisatoren kan worden bijgestuurd als dat nodig is. Daarvoor kunnen we de beschikbare instrumenten, overleg met de branche, subsidiering of inkoop gebruiken.

Evaluatie

De kwaliteit van ons evenementenaanbod is hoog. Toch leggen we de lat nog hoger en gaan we het huidige evenementenaanbod waar mogelijk verbeteren. Om dat te kunnen realiseren, evalueren we de gesubsidieerde evenementen. Hierbij kijken we in overleg met de organisator naar zowel de organisatie als de inhoud van het programma. Denk bijvoorbeeld aan de op- en afbouw, het afvalmanagement en de schoonmaak, de druktepatronen, de beveiliging, de EHBO, de voorzieningen, de toegankelijkheid, het inhoudelijke programma et cetera. Het aantal bezoekers van het evenement is uiteraard één van de belangrijkste criteria. Gekeken wordt of dat overeenkomt met de prognose in de vergunningaanvraag. Een periodiek terugkerend evenement heeft over het algemeen een aantal edities nodig om het gewenste aantal bezoekers te trekken. Soms zien we dat het bezoekersaantal nog wat achterblijft, maar dat de potentie van het evenement voldoende is. Bij tegenvallende resultaten kijken we of het programma of de opzet van het evenement aangepast moet worden om de potentie te verhogen. Tot slot kan de conclusie ook zijn dat we bij teleurstellende resultaten in het vervolg géén subsidie meer verstrekken voor het betreffende evenement.

Passend Subsidiemechanisme

Om de organisatie van een passend evenementenaanbod in de stad zo goed mogelijk te faciliteren, moeten we de subsidiëring door de gemeente goed laten aansluiten op de vernieuwde doelstellingen die we in dit beleid formuleren. Na vaststelling van dit beleid maken we daarom een evaluatie van alle regelingen die wij gebruiken voor het subsidiëren van evenementen. Indien nodig worden deze aangepast.

Promotie van evenementen

Met een ruim en toonaangevend evenementenaanbod willen we zoveel mogelijk bezoekers naar onze stad trekken. Het promoten van dit aanbod is dan ook een belangrijk onderdeel van de voorbereiding van een evenement. Daarin heeft de organisator zelf natuurlijk de belangrijkste rol. Die zorgt ervoor dat de beoogde doelgroep weet van het evenement en wordt verleid om er naartoe te komen. Die promotie wordt dan ook gericht op de doelgroep ingezet.

Bureau Citymarketing

Bureau Citymarketing van de gemeente Zoetermeer ondersteunt bij de promotie van beeldbepalende evenementen die passen bij de identiteit van de stad (on brand). Het bekende beeldmerk daarbij is “Zoetermeer is de plek”.

Er is een evenementenkalender, de Uitagenda, waarop een overzicht staat van die activiteiten in de stad die “on brand” zijn. Citymarketing werkt aan het verbeteren van het imago van Zoetermeer en het versterken van de identiteit met de communicatie hierover via onder andere Zoetermeer is de plek.

Evenementenkalender totaalaanbod

We willen de levendigheid in de buurten vergroten en de beleving van evenementen in het groen faciliteren. Daarom is het belangrijk om naast de grote evenementen ook de kleinere vaak buurt-, wijk- of doelgroepgerichte evenementen op een goede manier te promoten en aan te kondigen. Deze wat kleinere evenementen hebben vaak minder budget en mogelijkheden om zelf uitgebreid over de evenementen te communiceren.

Bewoners en bezoekers van de stad moeten bovendien zelf op een makkelijke manier kunnen kijken welke activiteiten, wanneer en op welke plek worden georganiseerd. Daarom maken we een overzicht waarop alle evenementen staan die in de stad worden georganiseerd. Dit overzicht moet digitaal makkelijk vindbaar zijn op een logische plek. Er moet een goede zoekfunctie in zitten en op wijkniveau moet naar evenementen gezocht kunnen worden.

Toekomstbestendigheid evenementen

De toekomstbestendigheid van het evenementenaanbod kan worden gewaarborgd met financiële zekerheid. De evenementenbranche misschien wel de meest getroffen branche geweest door de gevolgen van de coronapandemie. Evenementen werden als laatste weer toegestaan toen de maatregelen één voor één werden versoepeld. Dit heeft ertoe geleid dat de financiële reserves die organisatoren hadden opgebouwd om eventuele tegenvallende resultaten op te vangen, zijn opgebruikt.

Voor de eerste lockdown waren de organisatoren nog verzekerd voor de geleden schade door corona. De verzekeraars hebben inmiddels pandemieën in de verzekeringen uitgesloten. Daarnaast zijn de bijdragen van Fonds1818 en het Cultuurfonds voor evenementen verdwenen. Tot slot stijgen de kosten voor organisatoren steeds verder. Energie, beveiliging maar ook optredens worden steeds duurder.

Tijdens de evaluatie en participatiebijeenkomsten is uitgebreid besproken hoe die financiële zekerheid kan worden gewaarborgd. Het perspectief van de branche is goed. Doordat evenementen uitermate populair zijn, maakt men zich over het bezoekersperspectief geen zorgen. Gelukkig was tijdens het evenementenseizoen van 2022 weer alles mogelijk qua organisatie en bezoekersaantallen. Dit werd versterkt door veelal fantastisch weer. Wel is het belangrijk dat er goede financiële vangnetten zijn waar organisatoren aanspraak op kunnen maken wanneer zich onvoorziene omstandigheden voordoen waarop zij zelf geen invloed hebben, zoals extreem weer of een pandemie. Dit is nodig om het aanbod kwantitatief op peil en gevarieerd te houden. Het budget dat de gemeente beschikbaar stelde voor het opvangen van onvoorziene tegenslagen blijft daarom beschikbaar. De komende periode bepalen we hoe dit wordt ingezet.

Daarnaast is op een aantal andere manieren winst te halen binnen de branche. Ook hiermee kan de toekomstbestendigheid worden verbeterd. Als individuele organisator is het vaak lastiger om deze voordelen te zoeken en te behalen. In de besprekingen tijdens de participatie gaven alle organisatoren aan dat ze dit herkennen.

Samenwerking

Door een goede samenwerking tussen Zoetermeerse partijen kan de stad nog meer profiteren van de evenementen die er zijn, en andersom. Zo kunnen winkeliers in de periode naar een groot evenement met hun aanbod en aankleding van de winkels en winkelstraat aandacht vestigen op het evenement. Bij voorstellingen in een bepaald genre kan verwezen worden naar een evenement in hetzelfde genre, omdat je weet dat de bezoekers hierin geïnteresseerd zijn. Dit kan kruisbestuiving genereren tussen bijvoorbeeld de bioscoop, het theater, evenementen en evenementenlocaties. Maar ook bij liefhebbers van bepaalde muziek, hobby’s of sport kan deze kruisbestuiving plaatsvinden. Door zowel de gemeente als de organisatoren wordt indien mogelijk gebruik gemaakt van Zoetermeerse partijen om mee samen te werken. Alleen wanneer bijvoorbeeld het aanbod er niet is of de gewenste kwaliteit niet lokaal kan worden geleverd, wordt in de regio of anders daarbuiten gekeken.

Met een goede samenwerking van de partijen in de stad kan ook gestuurd worden op een combinatie bezoek. Dit betekent dat een bezoeker van een evenement wordt verleid om ook een andere activiteit te ondernemen in de stad. Zo kan een wandelaar tijdens of aan het eind van de wandeling gebruik maken van een terras. Een bezoeker van een tentoonstelling kan worden verleid tot het bekijken van een film met voorafgaand daaraan een diner in de stad. In de restaurants kan kunst worden opgehangen van een lokale galerie of de aankondiging van lokale evenementen. De bezoekers van de open dag van de Hogeschool kunnen geïnformeerd worden over het evenementenaanbod dat de stad biedt. Zo zijn nog veel meer voorbeelden denkbaar.

Evenementenorganisatoren hebben tijdens de participatiebijeenkomsten aangegeven dat behoefte is aan een betere samenwerkingsstructuur in de stad. Van daaruit wordt dan gezamenlijk gewerkt aan de economische vitaliteit in de stad. Hierin kunnen sectoren als cultuur, evenementen, sport, detailhandel en horeca hun krachten bundelen. In Zoetermeer is momenteel geen goede samenwerkingsstructuur aanwezig. Initiatieven tot samenwerking in de stad hadden tot op heden geen duidelijk gezamenlijk doel, geen goed actieplan en geen goede rolverdeling onder de deelnemende partijen. Ook nam niemand het voortouw om de samenwerking en de financiering ervan structureel tot stand te brengen. In diverse steden in Nederland zijn goede voorbeelden van samenwerkingsvormen te vinden. De komende periode bekijken we in overleg met de branches of en hoe dit verder kan worden uitgewerkt.

Een van de punten die naar voren kwam en waar volgens de organisatoren veel winst te behalen is, is het gebrek aan structurele samenwerking binnen de evenementenbranche in de stad. Daarnaast er behoefte aan een loket waar (startende) organisatoren advies kunnen krijgen over organisatorische vraagstukken, een adviesrol voor het doen organiseren van evenementen. Vooral de ervaren organisatoren gaven aan, deze rol graag te willen vervullen.

De gemeente doet een oproep aan de organisatoren om bij de organisatie van evenementen veel aandacht te besteden aan sociaal maatschappelijke thema’s zoals alcohol- en drugsgebruik, het bepalen van doelgroepen en leeftijdscategorieën, duurzaamheid en toegankelijkheid en de communicatie daarover richting de bezoekers. Het is belangrijk om hierover met elkaar in gesprek te blijven en aan te geven waar we voor willen staan.

Daarom zet de gemeente per direct een periodiek brancheoverleg op touw. Hiermee ontstaat een samenwerkingsplatform van waaruit de evenementenbranche wordt versterkt door aan de slag te gaan met onder andere:

• •

  De opbouw en ontwikkeling van het evenementenaanbod in de stad;

• •

  Het onderzoeken van mogelijkheden voor gezamenlijke inkoop van goederen, diensten en promotie. Door deze schaalvergroting kan de prijs omlaag;

• •

  Een solide vrijwilligerspool. Er is een chronisch tekort aan vrijwilligers bij evenementen. Vanuit dit samenwerkingsverband is het wellicht mogelijk om een goede pool op te starten. In de stad bestaan al initiatieven op sociaal maatschappelijk vlak. We kijken of we daarmee een samenwerking kunnen opstarten;

• •

  Overzichten met Zoetermeerse leveranciers, dienstverleners, locaties et cetera;

• •

  Reclame voor elkaars evenementen;

• •

  Acts of ander soort programmering van de ene organisator op het evenement van een andere organisator;

• •

  Sociaal maatschappelijke thema’s;

• •

  Het delen van expertise en het geven van advies op het gebied van evenementenorganisatie: jonge organisatoren en/of nieuwkomers kunnen hun frisse visie delen met de wat meer ervaren generatie. Deze ervaren generatie kan de nieuwkomers op hun beurt weer helpen met advies en het delen van kennis over bijvoorbeeld sponsorwerving, opbouw van het terrein en locatiekeuze;

• •

  Het zoeken naar “nieuw geld”. Kijk gezamenlijk of nieuwe bronnen van financiering kunnen worden gevonden. Tijdens een participatiebijeenkomst in een andere stad werd bijvoorbeeld genoemd dat ontwikkelaars van ontwikkelgebieden daar financieel bijspringen bij de organisatie van evenementen die op hun beurt het ontwikkelgebied op een positieve manier onder de aandacht brengen;

• •

  Het delen van kennis over ontwikkelingen, beleid en trends binnen het vakgebied.

Ruimtelijke plannen

Een belangrijk onderdeel van de organisatie van een evenement is het bepalen van de locatie. Zoetermeer heeft een aantal plekken in de stad bestemd als evenemententerrein. In de ruimtelijke plannen ligt vast over welk terrein het precies gaat, hoeveel personen maximaal tegelijk aanwezig kunnen zijn, hoeveel dagen een evenement maximaal mag duren en hoeveel keer per jaar een evenement maximaal op die plek mag worden gehouden. Alle informatie hierover is te vinden op Ruimtelijke plannen.nl.

Het gaat om de volgende locaties:

• •

  Rond het Van Tuyllpark/parkeerterrein Silverdome

• •

  Palensteinpark

• •

  Palenstein Rakkersveld;

• •

  Oosterheem/Oosterheemplein

• •

  Noordelijk plassengebied evenemententerrein 1 en 2

• •

  Buytenpark, Markt/Dobbe e.o.

• •

  Stadshart en Dorpsstraat e.o,

Locatiebehoefte evenementen

Bovengenoemde locaties zijn niet toereikend om alle evenementen en de doelstellingen die daarvoor zijn geformuleerd te realiseren. Zoals eerder aangegeven gaat de gemeente daarom ook op diverse andere plaatsen in de stad evenementen faciliteren en stimuleren. Het is onder meer de bedoeling dat rekening houdend met de omgeving, religie en natuur meer evenementen plaatsvinden in het groen van de stad, zoals groenstroken parken en water. Daarnaast is behoefte aan meer levendigheid in de wijken. Dit om de sociale cohesie in de buurten en wijken te vergroten. Ook willen we hiermee mensen die in een isolement leven, stimuleren om meer naar buiten te gaan om zo anderen te ontmoeten. De evenementenorganisatoren hebben aangegeven dat in Zoetermeer een evenementenlocatie ontbreekt waar echte grote evenementen kunnen worden georganiseerd. Tot slot wil men het initiatief tot het organiseren van evenementen op overige plekken in de stad zoveel mogelijk ondersteunen en zelfs stimuleren. In de volgende alinea’s geven we aan waar we specifiek mee aan de slag gaan om deze ontwikkelingen te faciliteren en stimuleren.

Behoud locaties

Een van de uitdagingen is om het aantal beschikbare evenementenlocaties op peil te houden. Daarom houden we bij de herinrichting van (bestemde) evenementenlocaties zoveel mogelijk rekening met de organisatie van evenementen. De ondergrond, de vormgeving en de vaste obstakels dienen zo te worden toegepast, dat de locatie geschikt blijft voor het organiseren van evenementen. Naast de inrichting van de openbare ruimte op evenementenlocaties, wil de gemeente waar mogelijk meewerken aan het verlenen van evenementenvergunningen op tijdelijk te gebruiken locaties, zoals ontwikkellocaties.

Placemaking en tijdelijke evenementenlocaties

In Zoetermeer wordt voortdurend gewerkt aan nieuwe ontwikkelingen om een aantrekkelijke woon-, werk-, en leefomgeving te creëren. Placemaking biedt ondernemers, ontwikkelaars en toekomstige gebruikers van een locatie de mogelijkheid om vooruitlopend op die ontwikkeling de (ontwikkel)locatie in de spotlights te zetten. Zo kunnen ze mensen op een informele wijze informeren over of kennis laten maken met de toekomstige functies aldaar. Evenementen kunnen hierbij als instrument worden ingezet.

Ook kunnen ontwikkelgebieden zeer geschikte tijdelijke evenementenlocaties zijn, omdat er bijvoorbeeld niet meer wordt gewerkt en/of gewoond. Een mooi voorbeeld hiervan is het gebied “Entree" van de stad. De eventuele overlast van een evenement is daar beperkt. Deze manier van aankondiging van ontwikkelingen en tijdelijk gebruik van ontwikkellocaties als evenemententerrein is toegestaan onder de voorwaarde dat de benodigde omgevingsvergunning op basis van een toets op een goede ruimtelijke ordening is verleend. Het faciliteren van placemaking en tijdelijke evenementenlocaties biedt een aantal voordelen. Het werkt vernieuwend omdat de concepten van de evenementen worden afgestemd op de nieuw beschikbare locatie. Er komen dus andere of vernieuwde concepten bij. Ook helpt het bij het spreiden van de evenementen over de stad, zodat in wijken waar soms minder levendigheid is, dit met deze evenementen kan worden gecreëerd. Daarnaast kan het andere evenementenlocaties ontlasten waardoor de bewoners daar minder overlast ervaren. In sommige gevallen willen ontwikkelaars ook bijdragen aan de kosten van de organisatie van een evenement omdat het positieve aandacht vestigt op de toekomstige ontwikkeling of zorgt voor sociale controle op de leegstaande ontwikkellocatie. 

Evenementen in het groen, parken en in, op of aan het water

De gemeente wil waar mogelijk evenementen in het groen, parken en in, op of aan het water faciliteren. Hiermee stimuleert de gemeente dat bewoners en bezoekers van de stad optimaal gebruik maken en genieten van het vele groen in de stad. De gemeente Zoetermeer heeft daarom ten aanzien van de organisatie van evenementen op deze groene locaties een positieve grondhouding. Belangrijk is dat de aard van het evenement past bij de omgeving. Als de beoogde evenementen voldoen aan de toets op een goede ruimtelijke ordening met betrekking tot de betreffende locatie, zal een vergunning worden afgegeven.

Evenementen in buurten en wijken

Evenementen zijn een instrument om de levendigheid in de wijken te vergroten. Ook hier is van belang dat de impact op met name de woonomgeving beperkt blijft. Bij de beoordeling van aanvragen voor een evenementenvergunning in wijken letten we hier goed op. Net als bij alle andere locaties in de stad geldt ook hier dat de benodigde vergunningen kunnen worden afgegeven wanneer het evenement voldoet aan een goede ruimtelijke ordening.

Grote evenementen

Organisatoren dromen ervan om grote spraakmakende evenementen te kunnen organiseren in Zoetermeer. Het ontbreekt vooralsnog aan een locatie voor dit soort grotere evenementen. Organisatoren geven aan dat wanneer een dergelijke locatie beschikbaar zou zijn, het evenementenaanbod van Zoetermeer daarmee beter op de landelijke kaart kan worden gezet. Ook zijn ze altijd op zoek naar geschikte binnen (inpandig) locaties. De komende periode zal vanuit het brancheoverleg steeds worden gezocht naar mogelijke locaties om evenementen te kunnen faciliteren.

Locatieoverzicht met duidelijke criteria

Bovengenoemde doelstellingen ten aanzien van evenementenlocaties zijn ambitieus. Omdat het ontbreekt aan één overzicht met gehanteerde criteria waaraan de gemeente een vergunningaanvraag voor evenementen toetst, is de afhandeling ervan steeds maatwerk en voor organisatoren maar ook omwonenden vaak niet helder. Tijdens het evaluatie- en participatieproces van het evenementenbeleid is gevraagd of de gemeente hierin helderheid kan scheppen.

Daarom stellen we aansluitend op het vaststellen van dit evenementenbeleid, een locatieoverzicht op met daarbij behorende criteria en specificaties per locatie. Dit geldt voor de evenementenlocaties die als evenementenlocatie zijn bestemd, maar ook voor andere locaties zoals de parken, groenstroken en wateren, ontwikkellocaties, buurten en wijken, pleinen etc. Ook hiervoor stellen we (waar mogelijk) heldere criteria op. Naast de criteria zoals die zijn opgenomen voor de evenementenlocaties in de ruimtelijke plannen, worden daarin ook nieuwe criteria opgenomen zoals geluid en natuurbelasting. Ook worden locatiespecifieke kenmerken opgenomen zoals type ondergrond en aanwezigheid van voorzieningen. Op deze manier weten de organisatoren, bezoekers, omwonenden en eventuele andere instanties waar ze aan toe zijn. Het wordt hiermee ook makkelijker om bij een evenementenconcept een passende locatie te vinden. Bovendien vereenvoudigt een dergelijk overzicht de beoordeling van vele evenementenaanvragen. Het overzicht wordt online beschikbaar gesteld en is dynamisch. Indien technisch mogelijk zal aan dit overzicht ook een kalender worden gehangen waarin de beschikbaarheid per locatie zichtbaar is. Dit overzicht helpt ook bij het zorgen voor een goede spreiding van evenementen over het jaar en over de stad.

Leefbaarheid

De gemeente zorgt ervoor dat er een goede balans blijft tussen levendigheid en leefbaarheid. Het mag duidelijk zijn dat evenementen niet alleen positieve effecten hebben op de stad en de omgeving. Evenementen zorgen ook voor de nodige overlast. Deze overlast kan op diverse manieren ontstaan.

Geluidshinder

Vooral muziekevenementen veroorzaken de nodige ervaring van geluidsoverlast. Waar de organisator en de bezoeker genieten van de optredens bij de evenementen, is het voor omwonenden vaak te veel. Maar niet alleen muziek veroorzaakt geluidsoverlast. Ook komende en vertrekkende bezoekers zorgen voor het nodige aantal decibellen, vooral wanneer zij zich in een grote groep verplaatsen. Het opbouwen en afbouwen van evenementenlocaties gaat vaak gepaard met veel lawaai. En tijdens evenementen zorgen stroomaggregaten vaak ook voor de nodige herrie (en uitstoot van milieubelastende stoffen).

Tijdens de participatiebijeenkomsten is dit onderwerp uitgebreid aan de orde gekomen. Bewoners en organisatoren hebben besproken onder welke voorwaarden de leefbaarheid kan worden gewaarborgd naast een aantrekkelijk evenementenaanbod.

Verwachtingenmanagement

Bewoners geven aan dat het belangrijk is dat zij duidelijkheid hebben over wat zij kunnen verwachten op het gebied van het evenementenaanbod. Het locatieoverzicht gaat hen in ieder geval helderheid geven over het maximaal aantal evenementen dat jaarlijks op de evenementenlocaties gehouden kan worden, en het aantal werkelijk georganiseerde evenementen per locatie. Ten aanzien van de zondagsrust wordt de Zondagswet in acht genomen. Als een evenement op zondag plaatsvindt, wordt de vergunning op grond van de Zondagswet niet automatisch verleend. Er is altijd sprake van een zorgvuldige afweging waarbij we zoveel mogelijk recht doen aan de belangen van de Zondagswet. Dit houdt onder meer in dat evenementen met geluid pas op zondag na 13.00 uur kunnen plaatsvinden. Daarnaast houden we rekening met de extra diensten van kerken op religieuze feestdagen zoals Pasen en Kerst bij het toekennen van vergunningen voor evenementen.

Transparantie en communicatie

Omwonenden willen inzicht in de vergunningen die we voor evenementen verlenen. Zij weten dan precies wat zij tijdens en rond het evenement kunnen verwachten. Ook willen zij contactgegevens van iemand die namens de organisator in aanloop naar, tijdens en na afloop van het evenement benaderbaar is voor vragen of klachten. Deze informatieplicht bestaat al voor organisatoren. Indien overlast wordt ervaren en/of door de bewoners wordt geconstateerd dat de voorwaarden in de vergunning niet worden nageleefd, kan contact worden gezocht met de betreffende contactpersoon. Die kan vervolgens informatie verstrekken, de overlast stoppen of zoveel mogelijk beperken. Mocht de organisator geen oplossing bieden, kan door de bewoner alsnog een melding of klacht indienen bij de gemeente.

Handhaven bij overtredingen

Bewoners geven aan dat zij serieus genomen willen worden en dat er gehandhaafd moet worden als bijvoorbeeld geluidsnormen of andere voorwaarden voor het evenement worden overschreden. Helaas is het niet haalbaar voor de gemeente om direct op iedere melding van een overtreding op te treden. De methodiek hiervoor moet effectief zijn. Dit betekent dat naast standaard controles ook onaangekondigde controles plaatsvinden. Deze laatste werken preventief en voorkomen dat organisatoren de criteria overschrijden. Ook moet helder worden welke sancties kunnen worden opgelegd bij overtredingen.

Betrekken in communicatiestructuur

Om de overlast zoveel mogelijk te voorkomen, geven zowel de bewoners als de organisatoren tijdens de participatiebijeenkomsten aan dat het goed zou zijn als afgevaardigden van bewoners rond de evenementenlocaties voorafgaand aan evenementen afstemmen met organisatoren en de gemeente. Dan kunnen zij met elkaar bespreken op welke manier de buurten rond die locaties zo min mogelijk overlast ondervinden van de evenementen, en misschien zelfs kunnen meegenieten. Bij het optimaliseren van de processen en procedures kijken we op welke manier een dergelijke betrokkenheid in de communicatiestructuur tot stand kan komen.

Natuur

De doelstelling om evenementen ook te organiseren in het groen, betekent niet alleen dat de bezoekers genieten van deze prachtige locaties in de stad. Evenementen kunnen ook verstorend werken op de natuurlijke omgeving en de soorten planten en dieren die zich daar bevinden.

Het organiseren van evenementen in het groen vraagt dan ook om heldere richtlijnen. De criteria voor deze evenementen zijn veelal afhankelijk van de plaatselijke omstandigheden. In de groene gebieden moeten we bijvoorbeeld rekening houden met de broedseizoenen van gevogelte, maar ook met het feit dat water een behoorlijk effect kan hebben op geluidsbeleving. In sommige groene gebieden komen bijzondere dier- en of plantensoorten waar we voorzichtig mee om moeten gaan. In het op te stellen overzicht evenementenlocaties verschaffen we zoveel mogelijk duidelijkheid over hoe evenementen georganiseerd kunnen worden met respect voor de natuur. Tot het moment dat het overzicht er is, zal dit als maatwerk per aanvraag worden beoordeeld.

Dieren bij evenementen

Bij het inzetten van dieren bij evenementen moeten organisatoren de wet Dieren in acht nemen. Hierin staan regels en voorschriften opgenomen die het dierenwelzijn waarborgen. De handhaving op deze regels is een taak van de Rijksoverheid, de NVWA (Nederlandse Voedsel- en Waren Autoriteit) en geen gemeentelijke taak. Verschillende toezichthoudende instanties zijn aangewezen om op het naleven van deze regels toe te zien. Zij bepalen wanneer er sprake is van dierenleed en wanneer niet. Wanneer misstanden worden geconstateerd, dan kan dit bij de toezichthoudende instanties worden gemeld.

Wanneer dieren in welke hoedanigheid dan ook onderdeel uitmaken van een evenement, dient de organisator hiervan een melding te doen bij de NVWA.

De gemeente Zoetermeer is geen voorstander van de inzet van dieren (anders dan gezelschapsdieren) tijdens een evenement en past daarom een ontmoedigingsbeleid toe. Er worden géén subsidies verstrekt voor evenementen waarbij dieren anders dan gezelschapsdieren worden ingezet of onderdeel uitmaken van het programma.

Roofvogels bij evenementen

De gemeente Zoetermeer is geen voorstander van het gebruik/de inzet van roofvogels bij evenementen. Op het moment van vaststellen van dit beleid, zijn er (nog) geen wettelijke gronden op het gebied van dierenwelzijn waarop een verbod van het gebruik van deze dieren bij evenementen kan worden ingesteld. Zodra de landelijke wetgeving op het gebied van dierenwelzijn dit mogelijk maakt, zal de gemeente Zoetermeer een dergelijk verbod instellen.

Tot die tijd zal zoals altijd, bij aanvragen voor het inzetten van roofvogels worden bekeken welke impact deze dieren hebben op de omgeving. Zo kunnen broedende vogels in de omgeving worden verstoord in het broedproces wanneer roofvogels boven hun leefgebied zweven. Zij zijn immers de natuurlijke vijand van deze broedvogels.

Duurzaamheid

De gemeente hecht veel waarde aan het verduurzamen van de stad. We zoeken naar mogelijkheden op het gebied van regelgeving en stimulerende maatregelen die daarvoor kunnen worden ingezet.

Wegwerpplastic

Op het gebied van plastic servies en verpakkingsmateriaal bij evenementen volgt de gemeente de Europese wetgeving. Hierin staat dat het gebruik van wegwerpplastic is verboden. Voor bekers geldt ander beleid. Dit is na te lezen via de volgende link: Nieuwe regels voor plastic wegwerpbekers en -bakjes | Ondernemersplein - KVK.

• •

  Sinds 3 juli 2021 geldt in de EU een verbod op plastic wegwerpartikelen zoals rietjes, bestek, borden, wattenstaafjes en ballonstokjes. Bekers zijn hierin uitgezonderd. Voor bekers geldt:

  • •

    Vanaf 1 juli 2023: Klanten moeten gaan betalen voor plastic wegwerpbekers en -voedselverpakkingen als zij eten of drinken afhalen of laten bezorgen. En u moet een alternatief aanbieden dat opnieuw gebruikt kan worden.

• •

  Vanaf 1 januari 2024: Als uw klanten eten en drinken bij uw locatie mag u geen plastic wegwerpbekers en -voedselverpakkingen gebruiken. Onder voorwaarden kan hierop een uitzondering gemaakt worden via de Inspectie leefomgeving en transport.

In andere steden zijn goede voorbeelden te vinden van gezamenlijke inkoop van herbruikbare drinkbekers. De komende periode bekijken we of dit gezamenlijk gebruik van deze duurzame drinkbekers ook in Zoetermeer kan worden ingevoerd.

Tijdens de participatiebijeenkomsten zijn daarnaast diverse aspecten besproken die voor verduurzaming in aanmerking komen. Hier is wel een investering voor nodig. Daarom wordt hieronder een overzicht gegeven van deze onderwerpen. De gemeente onderzoekt in samenwerking met de organisatoren of hiertussen haalbare opties zitten. De coördinatie hiervan vindt plaats vanuit het brancheoverleg evenementen dat door de gemeente wordt opgezet.

Stroom op locatie

Niet op alle evenementenlocaties is een stroomvoorziening aanwezig. Dat betekent dat de organisatoren hier zelf voor moeten zorgen. Vaak gebeurt dat met een aggregaat. Dit is meestal geen duurzame oplossing omdat ze worden aangedreven door dieselmotoren. Bovendien maken ze veel geluid. Er komen steeds meer soorten duurzame en stille aggregaten. Maar de kosten voor de huur van dergelijke aggregaten zijn vooralsnog zo hoog dat de inzet hiervan bij een evenement onhaalbaar is.

Tijdens de participatiebijeenkomsten is besproken dat stroompunten op de locaties de meest duurzame vorm van stroomvoorziening zijn. Dit moet dan wel krachtstroom zijn. Dat is natuurlijk ook kostbaar en niet overal mogelijk.

We gaan onderzoeken wat mogelijk en financieel haalbaar is op het gebied van verduurzaming en samenwerking wat betreft stroomgebruik bij evenementen op evenementenlocaties.

Stromend water

Voor een groot aantal evenementen zijn stromend water en afdoende waterafvoer essentieel. Niet alleen voor de hygiëne maar ook bij controle door de NVWA. We gaan onderzoeken wat mogelijk en financieel haalbaar is op het gebied van de aanleg van stromend water op evenementenlocaties.

Openbare toiletten

Voor recreatiegebieden die eveneens als evenementenlocatie gebruikt kunnen worden lijkt het de organisatoren een goed idee om te kijken naar het plaatsen van vaste openbare toegankelijke toiletten. Dit scheelt het gebruik van huurtoiletten en daarmee in de organisatiekosten. Vaste toiletten zijn bovendien duurzamer dan de mobiele varianten. Zowel de toepassing van de mobiele toiletten als het transport van en naar de locatie is minder duurzaam. Bovendien bieden openbare toiletten meer comfort dan de mobiele varianten. Een bijkomend voordeel is dat ook mensen met een maag- darm- of blaas afwijking makkelijker een recreatiegebied kunnen bezoeken.

Duurzaam (eind-)vervoer

Vooral bij grote evenementen zetten we in op duurzaam eindvervoer vanaf stations of parkeerplaatsen naar de bestemming. Met de vervoersmaatschappijen kunnen we kijken naar de eventuele collectieve inkoop hiervan voor het gehele evenementenseizoen. Zo ontstaat prijsvoordeel en wordt de haalbaarheid van de inzet ervan bij meerdere evenementen vergroot.

Zelf doen

Organisatoren kunnen veel zelf doen om hun evenementen duurzamer te organiseren. Enkele voorbeelden hiervan worden genoemd tijdens de participatiebijeenkomsten:

• •

  Zo wordt door de organisatie van de avondvierdaagse samengewerkt met het drinkwaterbedrijf. Het bedrijf stelt het drinkwater gratis beschikbaar. Hier worden geen bekers beschikbaar gesteld. Deelnemers moeten dus zelf hun herbruikbare bidon of drinkfles meenemen;

• •

  Verder kan bijvoorbeeld het gebruik van tie-wraps worden vervangen door klemmen of biologisch afbreekbaar en/of herbruikbaar bindmateriaal;

• •

  Gebruik van duurzame materialen bij de opbouw van het evenement;

• •

  Werken met duurzame partners en leveranciers;

• •

  Voorkomen van afval door bijvoorbeeld flyers te vervangen door banners en papieren of plastic tickets te vervangen door digitale versies.

Bereikbaarheid en parkeren

Bij het bepalen van een evenementenlocatie voor een evenement moet rekening worden gehouden met de bereikbaarheid ervan. Verschillende doelgroepen begeven zich op verschillende manieren naar een evenemententerrein. Dit betekent dat de routes naar de locatie voor, tijdens en/of na het evenement meer belast zijn dan normaal. Ook kan het zijn dat voor een evenement tijdelijk bepaalde wegen worden afgesloten. Tot slot moet ook gedacht worden aan de parkeerdruk van vervoermiddelen zoals fietsen, scooters en auto’s. Dit doet de organisator op basis van het verwachte aantal bezoekers. Bij het aanvragen van een evenementenvergunning voor grotere evenementen die impact hebben op de reguliere mobiliteit, dient de organisator een goed mobiliteitsplan te maken. We vragen extra aandacht voor fietsparkeerplaatsen. Naast voldoende plekken voor fietsen van bezoekers van het evenement, moeten er ook voldoende fietsparkeerplaatsen blijven voor fietsen van buurtbewoners of bezoekers van andere functies in de omgeving.

Bij het opstellen van het locatieoverzicht wordt ook hieraan aandacht besteed. Waar mogelijk wordt aangegeven hoeveel auto-, scooter- en fietsparkeerplaatsen er in de omgeving zijn en of tijdelijke plaatsen moeten worden gecreëerd ten behoeve van een evenement. Bij gebrek aan ruimte in de omgeving kan de gemeente eisen dat het parkeervraagstuk op het evenemententerrein wordt opgelost. Meer over parkeereisen bij evenementen is te vinden in de nota parkeernormen en uitvoeringsregels Zoetermeer.

Toegankelijkheid

We willen dat evenementen voor iedereen toegankelijk zijn. Om dat te bereiken zoeken we naar mogelijkheden op het gebied van regelgeving en stimulerende maatregelen. Dit geldt voor zowel visueel gehandicapten als mensen die minder mobiel zijn. De Toegankelijkheidsraad Zoetermeer geeft ten aanzien van toegankelijkheid van evenementen de volgende adviezen:

• •

  De organisator moet zorgen voor volwaardige plekken voor mensen met een rollator en/of rolstoel. Deze moeten door de gehandicapten zelfstandig in te nemen zijn.

• •

  Gehandicapten moeten zoveel mogelijk mee kunnen doen met activiteiten van het evenement. Indien nodig moeten activiteiten ook in aangepaste vorm worden aangeboden zodat gehandicapten deel kunnen nemen.

• •

  Toiletten en vluchtwegen moeten voor gehandicapten goed bereikbaar en toegankelijk zijn. Indien mogelijk moeten vluchtwegen voor rolstoelen langs de randen van het evenemententerrein worden gemaakt, omdat mensen in een rolstoel midden in een staande mensenmenigte geen zicht om zich heen hebben. Deze vluchtroute langs de rand van een terrein kan ook dienen voor mensen met een visuele handicap die via deze route bij calamiteiten de weg naar de uitgang goed kunnen vinden.

Het is aan de organisatoren om hiervoor te zorgen. In het veiligheidsplan van de evenementenaanvraag moet hier aandacht aan worden besteed. Ook dit aspect wordt bij het opstellen van het locatieoverzicht evenementen meegenomen. Per locatie wordt daarin aangeven welke maatregelen nodig zijn om deze toegankelijk te maken voor gehandicapten.

Meer tips/aanbevelingen voor het toegankelijk maken van een evenement staan op de site van de gemeente Zoetermeer: Toegankelijke evenementen | Gemeente Zoetermeer.

Veiligheid

Veiligheid is één van de belangrijkste criteria bij het aanvragen van een vergunning voor en het organiseren van een evenement. Hierbij komen veel aspecten kijken zoals:

• •

  Inrichting van het terrein

• •

  Route van en naar het terrein

• •

  Attracties en/of acts van het evenement

• •

  Doelgroep

• •

  Thema

• •

  Aantal bezoekers

• •

  De omgeving van het terrein

Het beveiligen van een evenement is altijd de verantwoordelijkheid van de evenementenorganisator. Deze dient ervoor te zorgen dat op en rond het evenemententerrein voldoende veiligheidsmaatregelen worden getroffen.

Behandelscan (risicoscan)

De categorie waar een evenement in valt bepalen we aan de hand van een behandelscan. Waar nodig dient een organisator een veiligheidsplan in te dienen. Dit plan wordt beoordeeld door de gemeente. Hierbij vragen we advies aan de diverse adviserende diensten zoals politie, brandweer en GHOR (Geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio). Het is duidelijk dat alle aspecten van een dergelijk plan op orde moeten zijn. Op de website van de gemeente Zoetermeer is hierover meer informatie te vinden: Evenement organiseren | Gemeente Zoetermeer. Hier staan o.a. een format voor veiligheidsplannen voor grote en kleine evenementen en een behandelscan.

Tijdens de participatiebijeenkomsten is door de deelnemers extra aandacht gevraagd voor:

• •

  Veiligheidsgevoel voor fietsers (met name bij het vertrek vanaf het evenemententerrein);

• •

  Voldoende capaciteit bij de diensten (zowel in het adviestraject als in de uitvoering);

• •

  Een herkenbare beveiligingspost op evenemententerreinen;

• •

  Veiligheid bij evenementen op en bij het water.

Verlichting (fiets-)parkeerlocatie

Het is met name in de avond, wanneer het donker is, belangrijk dat het fietsparkeerterrein voldoende verlicht is. Als dit niet al geregeld is door de gemeente, moet de organisator voor verlichting zorgen. Daarnaast gaven de deelnemers aan dat langs het evenemententerrein zichtbaar beveiliging aanwezig moet zijn. Dit vergroot het veiligheidsgevoel van de vertrekkende bezoekers die lopend zijn of met de fiets. Ook dit is een verantwoordelijkheid voor de organisator.

Capaciteit inzet hulpverleningsdiensten

Nu het lijkt dat evenementen de komende jaren weer volop plaats kunnen vinden en de ambities op het gebied van het evenementenaanbod in de stad hoog zijn, zorgen de gemeente en de betrokken adviserende diensten voor voldoende capaciteit voor de beoordeling van de veiligheidsplannen. Bij de beoordeling van de beveiliging van een evenementen kijken we ook of bij de politie voldoende capaciteit is om in geval van calamiteiten op te kunnen treden. Dit hangt vaak af van andere activiteiten die plaatsvinden in de regio. Daarom is het soms niet mogelijk om de benodigde capaciteit te leveren op de gewenste datum. We overleggen dan bijvoorbeeld met de organisator of het mogelijk is om het evenement op een ander moment te organiseren. Het is dus van belang dat organisatoren hun evenementen in een zo vroeg mogelijk stadium aanmelden bij de gemeente.

Onvoorziene omstandigheden

Uiteraard houdt de gemeente te allen tijde het recht om in geval van calamiteiten een vergunning in te trekken of gedeeltelijk te weigeren. Een voorbeeld hiervan is wanneer door onvoorziene omstandigheden veel meer dan de normale capaciteit van de politie of andere hulpdiensten elders moet worden ingezet. Of wanneer de organisator de in de vergunning aangekondigde veiligheidsmaatregelen niet kan leveren. Maar ook kan het zijn dat extreme weersomstandigheden maken dat het onverantwoord is om een evenement te laten plaatsvinden.

Beveiligingspost bij evenementen

Tijdens met name drukke evenementen waar veel bezoekers tegelijk aanwezig zijn, zou het volgens de deelnemers aan de participatiebijeenkomsten zeer wenselijk zijn wanneer op evenemententerreinen een heldere herkenbare beveiligingspost aanwezig is. Zoals een post voor EHBO. Op de terreinen lopen wel herkenbare beveiligers rond, maar men weet niet waar die zich bevinden op het moment dat zich iets voordoet, of wanneer men (preventief) iets wil melden. De aanwezigheid van een dergelijke beveiligingspost vergroot niet alleen het gevoel van veiligheid van de bezoeker vergroten, er gaat ook een preventieve werking vanuit omdat mensen hier sneller opvallende zaken zullen melden. Bovendien gaat er ook richting eventuele overtreders een signaal van de aanwezigheid van beveiliging.

De gemeente Zoetermeer juicht dit idee toe. Komend evenementenseizoen (2023) start daarom een pilot om te kijken of een dergelijke beveiligingspost ook daadwerkelijk die positieve effecten heeft.

Veiligheid in, op of aan het water

Tijdens de participatie was ook de Zoetermeerse Reddingsbrigade aanwezig. Zij maakten aanbevelingen voor evenementen in, op of aan het water die specifieke risico’s met zich meebrengen.

Het is belangrijk dat veiligheidsplannen voor deze evenementen ook op dit punt goed doordacht zijn. Hierbij valt te denken aan maatregelen om te voorkomen dat mensen ongewenst te water raken, plannen voor wat te doen dat toch gebeurt, of voor als een persoon in of op het water in de problemen raakt (bijvoorbeeld opvarenden van boten en zwemmers). Ook moet er bij evenementen in, op of aan het water goed worden nagedacht over bereikbaarheid van het water voor hulpdiensten. De Zoetermeerse Reddingsbrigade kan hierin adviseren. Zij worden net als de andere veiligheidsdiensten in de regio betrokken bij de beoordeling van veiligheidsplannen van evenementen in, op of aan het water. Met name voor de Zoetermeerse Plas is tijdig contact met de Zoetermeerse Reddingsbrigade belangrijk.

Bij de actie van het herzien van de processen en procedures werken we bovenstaande voornemens en afspraken rond veiligheid bij Evenementen verder uit.

Evenementenvergunningen

Aanvraag/vergunningsplicht

Voor alle evenementen die georganiseerd worden in de gemeente Zoetermeer, dient een vergunning te zijn afgegeven. Alleen voor kleinere evenementen die voldoen aan de criteria van de regels omtrent vergunningsvrije evenementen Zoetermeer volstaat het doen van een melding. Een en ander wordt geregeld in de APV van de gemeente Zoetermeer Algemene plaatselijke verordening Zoetermeer (overheid.nl).

Het melden en aanvragen van een vergunning voor evenementen kan via de website van de gemeente Zoetermeer Evenementen | Gemeente Zoetermeer.

Gemeentelijke dienstverlening

Tijdens het evaluatie- en het participatieproces van het evenementenbeleid is aangegeven dat in het proces rond het aanvragen en organiseren van een evenement een aantal verbeteringen wenselijk is. Voor vergunningen gaat het met name over de doorlooptijden, het moment van vergunningverlening, duidelijkheid over beoordelingscriteria en de gebruikersvriendelijkheid van het digitale loket. Maar ook de interne communicatie tussen de verschillende teams kan beter.

De organisatoren vinden het vaak lastig om met een vraag de juiste verantwoordelijke binnen de gemeente te vinden. Voor de vele processtukjes is steeds iemand anders verantwoordelijk. Door de veelheid aan contactpersonen en de wisselingen in het personeel, komt het vaak voor dat informatie over de evenementen steeds opnieuw moet worden aangeleverd.

Tot slot is niet altijd helder wie verantwoordelijk is voor zaken als afhekken, schoonmaak van het terrein, verkeersregelaars en beveiliging op en rond het terrein.

Verbeteracties

Bovenstaande signalen neemt de gemeente Zoetermeer serieus. Daarom voeren we in het verlengde van het vaststellen van dit evenementenbeleid een aantal verbeterpunten door op het gebied van dienstverlening.

Loketfunctie gemeente

De gemeente is een grote organisatie waar alle betrokken teams een eigen verantwoordelijkheid hebben in het proces rond evenementen. Het is dan ook niet altijd even helder bij wie evenementenorganisatoren moeten zijn met vragen die bijvoorbeeld teamoverschrijdend zijn of meer van algemene aard. Om dit probleem op te lossen richt de gemeente een evenementenloket in. Hierin zal een evenementencoördinator worden aangesteld die het algemene aanspreekpunt is voor organisatoren.

Deze evenementencoördinator wordt de voorzitter van het brancheoverleg dat periodiek met de evenementenorganisatoren zal worden gehouden. In hoofdstuk 2 is hier onder het kopje “samenwerking” al melding van gemaakt. Zo blijven de communicatielijnen tussen de organisatoren en de gemeente open en actueel.

Overkoepelende monitoring

De evenementencoördinator richt zich op het verbeteren van het evenementenaanbod in de stad, de samenwerking met de partijen in de stad en het verbeteren van de dienstverlening vanuit de gemeente. Vanuit het evenementenloket wordt overkoepelend over het totale gemeentelijke proces rond evenementen gemonitord en worden waar nodig verbeterpunten gesignaleerd of opgepakt.

Professionaliteit aanvragen

Om de doorlooptijden van de afhandeling van de aanvragen van evenementenvergunningen te kunnen halen, dient het proces niet alleen bij de gemeente goed te lopen, maar ook bij de aanvrager. Van de organisatoren verwachten we professionaliteit bij het indienen van de vergunningaanvragen met bijbehorende veiligheidsplannen. De deadlines voor het tijdig aanleveren van de complete en juiste stukken moeten worden nageleefd zodat de gemeente en de diensten voldoende tijd hebben om de stukken te beoordelen.

Uitvoeringsregels evenementen

In het verlengde van dit evenementenbeleid stellen we een uitvoeringsregeling evenementen op. Hierin komen heldere procesbeschrijvingen te staan, doorlooptijden en de rolverdeling tussen de diverse betrokken partijen en diensten.

Het is belangrijk om heldere eisen te stellen ten aanzien van de aanvragen voor vergunningen en de doorlooptijden van de vergunningen, zodat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt. Dit kan helpen om de afhandeling van vergunningaanvragen te verbeteren en te versnellen. De uitvoeringsregeling schept ook duidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor welke taken, zoals het afhekken, schoonmaken van het terrein en beveiliging.

Automatisering

Met slimme automatisering kunnen we de dienstverlening van de gemeente op diverse manieren verbeteren. De komende periode zetten we de volgende in:

• •

  Automatiseren de meldingen van kleine evenementen;

• •

  Verbeteren van het aanvragen van een evenementenvergunning;

• •

  Interne communicatie over aanvragen en/of verleende vergunningen.

Hoe nu verder?

De evenementencoördinator zal naar aanleiding van dit beleidsstuk een uitvoeringsagenda/actieplan opstellen. Hierin zullen de acties, onderzoeksvraagstukken en aanbevelingen uit het overzicht in de tabel in de samenvatting worden opgenomen en uitgewerkt. De acties zullen concreet een meetbaar worden gemaakt. De ene actie zal meer tijd in beslag nemen dan de andere. Ook worden de verantwoordelijken qua uitvoering (de trekkers) benoemd en de betrokken partijen in kaart gebracht. Tot slot worden de prioriteit en de afhankelijkheden in kaart gebracht zodat een realistische planning kan worden gemaakt van de uitvoering. Waar mogelijk zullen acties, zoals bijvoorbeeld het starten van de evenementencoördinator, het periodieke brancheoverleg en het in kaart brengen van het evenementenaanbod van 2022 direct opgestart worden.