Beleid Wet politiegegevens 2023 – gemeente Borne

Geldend van 20-07-2023 t/m heden

Intitulé

Beleid Wet politiegegevens 2023 – gemeente Borne

Burgemeester en wethouders van Borne;

gelet op het collegevoorstel d.d. 4 juli 2023, met kenmerk 23int06142, waarvan de motivering onlosmakelijk deel uitmaakt van dit besluit.

besluiten:

Het navolgende beleid Wet politiegegevens 2023 vast te stellen.

Beleid Wet politiegegevens 2023 – gemeente Borne

1. Inleiding

Binnen de gemeente Borne wordt veel gewerkt met persoonsgegevens. Een deel van de medewerkers van de gemeente Borne werkt daarnaast ook met een aparte categorie persoonsgegevens: te weten gegevens die onder de Wet politiegegevens vallen. Naast de andere door de gemeente Borne geautoriseerde medewerkers, werken met name de buitengewone opsporingsambtenaren (boa’s) Openbare ruimte (domein 1) van de gemeente Borne met dergelijke politiegegevens. De gemeente Borne heeft geen boa’s in dienst die werkzaam zijn in andere domeinen.

Boa’s hebben meerdere taken en combineren opsporing vaak met toezichtstaken. Daarbij verwerken zij vaak verschillende soorten gegevens. Daarop kunnen twee wettelijke regimes van toepassing zijn:

  • 1.

    Algemene verordening gegevensbescherming (AVG): 1 De AVG is van toepassing op de gegevens die een boa bij zijn toezichtstaken of in het kader van incidentenbestrijding verwerkt.

  • 2.

    Wet politiegegevens (Wpg):2 De gegevens die een boa verwerkt in het kader van zijn opsporingstaak vallen onder de Wpg.

    Let op: soms verwerkt een boa gegevens eerst voor toezicht, waarna deze ook worden gebruikt voor zijn opsporingstaak. In dat geval verandert dat persoonsgegeven in een politiegegeven waarop de Wpg van toepassing is.

In grote lijnen zijn de regels van de AVG en de Wpg vergelijkbaar, maar er zijn ook enkele belangrijke verschillen. Zo gelden er voor politiegegevens onder de Wpg specifieke bewaartermijnen. Ook stelt de Wpg andere eisen bij het delen van politiegegevens met derde partijen.

Om te voorkomen dat er schade wordt berokkend aan de (privacy)belangen van degene wiens gegevens worden verwerkt en om hun vertrouwen in de gemeente Borne te waarborgen, is het van belang dat binnen de gemeente Borne de gegevens in overeenstemming met de wet- en regelgeving worden verwerkt.

De gemeente Borne heeft daartoe enerzijds in haar privacybeleid, waarvan de meest recente versie is gepubliceerd op https://lokaleregelgeving.overheid.nl/, vastgelegd hoe de gemeente Borne omgaat met de verwerkingen van persoonsgegevens die onder de AVG vallen. Voor gegevensverwerkingen door boa’s in het kader van toezicht of incidentenbestrijding, wordt verwezen naar dat privacybeleid.

Daarnaast wordt in het onderhavige beleid Wet politiegegevens aangegeven hoe de gemeente Borne omgaat met politiegegevens die onder de Wpg vallen. In dit beleid wordt verduidelijkt waarmee rekening moet worden gehouden bij de verwerking van gegevens in het kader van de opsporingstaak van de boa’s.

Doelstelling van dit beleid Wet politiegegevens is onder meer:

  • het bieden van een kader om verwerkingen van politiegegevens te toetsen aan een vastgestelde ‘best practice’ of norm alsmede voor het beleggen van taken en verantwoordelijkheden binnen de gemeente Borne;

  • het stellen van normen: de basis van beveiliging van politiegegevens wordt in dit beleid vastgelegd;

  • het bewerkstelligen dat boa’s en andere medewerkers:3

    • o

      zich bewust zijn van de noodzaak om zorgvuldig en op rechtmatige wijze om te gaan met politiegegevens;

    • o

      de rechten van betrokkenen respecteren en werken volgens de vastgestelde procedures;

    • o

      een leidraad hebben om correct om te kunnen gaan met de gegevens die worden verwerkt in het kader van de opsporingstaak;

  • het nemen van verantwoordelijkheid door de uitgangspunten en organisatie van de verwerking van politiegegevens vast te leggen voor de gemeente Borne;

  • compliant zijn/worden met de Wpg.

Dit beleid Wet politiegegevens is van toepassing op de gemeente Borne.4

De privacy officer van de gemeente Borne is het algemene aanspreekpunt voor vragen of opmerkingen over de verwerking van politiegegevens door de gemeente Borne en over dit beleid Wet politiegegevens.

1.1. Enkele begrippen

Voor een goed begrip van dit beleid worden eerst enkele belangrijke begrippen toegelicht.

Wat is een ‘persoonsgegeven’?

Elk gegeven betreffende een identificeerbaar of geïdentificeerd individu (de “betrokkene”). Oftewel, alles dat in verband kan worden gebracht met een individu, is een persoonsgegeven: naam, foto, telefoonnummer, personeelsnummer, maar ook een bankrekeningnummer, gps-positie of kenteken. Audio- en video-opnames van personen zijn ook persoonsgegevens. Belangrijk is dat de persoon nog niet geïdentificeerd hoeft te zijn: het is al een persoonsgegeven als het tot identificatie kán leiden.

De door een boa verwerkte gegevens in het kader van zijn toezichttaak of incidentenbestrijding zijn persoonsgegevens die onder de AVG vallen.

Wat is een ‘politiegegeven’?

Een persoonsgegeven dat door een boa verwerkt wordt in het kader van zijn opsporingstaak. Hiervoor geldt de Wet politiegegevens. Een politiegegeven is een specifieke versie van een persoonsgegeven.

Wat is een ‘bijzonder persoonsgegeven’?

Persoonsgegeven waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijkt. Ook genetische en biometrische gegevens en gegevens over gezondheid, seksueel gedrag of seksuele gerichtheid zijn bijzondere persoonsgegevens.

Het is verboden bijzondere persoonsgegevens te verwerken, tenzij dit onvermijdelijk is voor het doel van de verwerking en in aanvulling op de verwerking van andere politiegegevens. Ook beeldmateriaal kan een bijzonder persoonsgegeven zijn. Een foto van een persoon bevat namelijk mogelijk informatie over zijn ras. Verder zijn er daaruit mogelijk andere bijzondere persoonsgegevens af te leiden, zoals religie op basis van de gedragen kleding.

Wat is een ‘strafrechtelijk persoonsgegeven’?

Persoonsgegevens die te maken hebben met strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.

afbeelding binnen de regeling

Figuur 1: Visueel overzicht verhouding van verschillende soorten gegevens.

Wat is ‘verwerken van gegevens’?

Elke handeling met een persoons- of politiegegeven. Het opschrijven, registreren, vastleggen, filmen, opnemen, raadplegen, vergelijken, wijzigen, tonen, verstrekken en zelfs wissen van persoonsgegevens zijn allemaal voorbeelden van verwerkingen.

Wat is het ‘Wpg-domein’?

Alle personen en instanties die politiegegevens verwerken volgens het regime van de Wpg. Dit zijn de politie, de marechaussee, de rijksrecherche, de bijzondere opsporingsdiensten (BOD’en) en de boa voor zover hij opsporingsgegevens verwerkt.

2. Rollen en verantwoordelijkheden met betrekking tot gegevensverwerkingen

De gemeente Borne onderkent een aantal rollen die aan functionarissen binnen de organisatie worden toegewezen, zodat de verwerking van politiegegevens gestructureerd en gecoördineerd wordt uitgevoerd.

2.1. Het college van burgemeester en wethouders

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Borne (hierna: ‘het college’) is eindverantwoordelijk voor de rechtmatige en zorgvuldige verwerking van politiegegevens binnen de gemeente Borne.5 Het college stelt dit beleid Wet politiegegevens, de maatregelen en de procedures op het gebied van gegevensverwerkingen vast.

2.2. Chief Information Security Officer (CISO )

De Chief Information Security Officer (CISO ) van de gemeente Borne zorgt voor het opstellen van het informatiebeveiligingsbeleid alsmede de implementatie, coördinatie en aanpassing daarvan. De CISO houdt tevens toezicht op de naleving daarvan. Verder draagt de CISO zorg voor bewustwording binnen de organisatie op het gebied van informatiebeveiliging en het signaleren van risico's op dit vlak. De gemeente Borne heeft een informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld.

2.3. Privacy officer

De privacy officer is binnen de gemeente Borne werkzaam met de toepassing en naleving van de toepasselijke privacywet- en regelgeving. De privacy officer ondersteunt (medewerkers van) de gemeente Borne bij alle voorkomende aangelegenheden met betrekking tot privacy en het verwerken van persoonsgegevens en politiegegevens. De privacy officer verricht onder meer de in dit beleid toegewezen taken. Daarnaast is de privacy officer het algemene aanspreekpunt voor vragen of opmerkingen over dit beleid en over de verwerking van politiegegevens door de gemeente Borne.

2.4. Functionaris voor de gegevensbescherming

De gemeente Borne heeft een functionaris voor de gegevensbescherming (hierna: ‘FG’) aangesteld. De FG houdt toezicht op:

  • de naleving van de Wpg binnen de gemeente Borne;

  • het beleid van de gemeente Borne met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens en politiegegevens;

  • de toewijzing van autorisaties van medewerkers om toegang te krijgen tot het systeem waarin de politiegegevens worden verwerkt;

  • de bewustmaking en opleiding van de boa’s en andere medewerkers met betrekking tot de verwerking van politiegegevens;

  • de uitvoering van audits en Data Protection Impact Assessment’ (hierna: ‘DPIA’) met betrekking tot de Wpg.

De FG stelt jaarlijks een verslag op van zijn bevindingen en stelt deze ter beschikking aan het college. De FG is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

2.5. Teamleider

Het creëren van bewustwording en de naleving van dit beleid Wet politiegegevens is een belangrijk onderdeel bij het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden bij de gemeente Borne. De verantwoordelijke teamleider heeft de taak om:

  • ervoor te zorgen dat de boa’s en andere medewerkers die politiegegevens verwerken, die onder zijn/haar team vallen, op de hoogte zijn van dit beleid;

  • toe te zien op de naleving van dit beleid door de boa’s en andere medewerkers;

  • periodiek het onderwerp privacy bij politiegegevens onder de aandacht te brengen in werkoverleggen.

2.6. Boa’s/medewerkers

Het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens en politiegegevens is ieders verantwoordelijkheid, ook dat van de boa’s en andere medewerkers van de gemeente Borne. Van hen wordt verwacht dat zij zich integer gedragen. Zij dienen er alles aan te doen om te voorkomen dat door al dan niet opzettelijk gedrag onveilige situaties ontstaan die leiden tot schade en/of imagoverlies van de gemeente Borne of van de betrokkenen dan wel dat er in strijd met de toepasselijke wet- en regelgeving wordt gehandeld (zoals de AVG en/of de Wpg).

3. Beginselen en uitgangspunten van verwerking van politiegegevens

Politiegegevens moeten op een behoorlijke, rechtmatige en zorgvuldige wijze worden verwerkt. Hierbij dient steeds rekening gehouden te worden met enerzijds het belang van de gemeente Borne om de politiegegevens te verwerken en anderzijds het privacybelang van de betrokkenen.

Om aan het bovenstaand beleidsuitgangspunt te voldoen, neemt de gemeente Borne bij het verwerken van politiegegevens de navolgende beginselen in acht.

3.1. Grondslagen Wpg

De politiegegevens worden slechts verwerkt voor de doeleinden en de grondslagen zoals genoemd in de Wpg.6 Dat betekent dat de boa de politiegegevens uitsluitend verwerkt ten behoeve van:

  • 1.

    de uitvoering van de dagelijkse politietaak (art. 8 Wpg). Dit betreft de belangrijkste grondslag voor de boa’s van de gemeente Borne.

  • 2.

    een gericht onderzoek met het oog op de handhaving van de rechtsorde in een bepaald geval (art. 9 Wpg). Een dergelijk gericht onderzoek in de zin van de Wpg komt bij de boa’s van de gemeente Borne in uitgangspunt niet voor.7 Deze grondslag wordt in dit beleid daarom verder buiten beschouwing gelaten.

  • 3.

    ondersteunende werkzaamheden, waarbij gegevens die oorspronkelijk zijn verwerkt op basis van voornoemde grondslagen ex artikel 8 of 9 – vaak landelijk – verder worden verwerkt (art. 13 Wpg). Vooralsnog zijn er geen artikel 13-verwerkingen voor boa’s bekend. Dit komt bij de gemeente Borne niet of nauwelijks voor. Deze grondslag wordt in dit beleid daarom verder buiten beschouwing gelaten.

De boa verwerkt geen politiegegevens, indien dat niet noodzakelijk is voor de uitvoering van de aan hem of haar opgedragen opsporingstaak.

3.2. Verwerkings- en bewaartermijnen

De gemeente Borne verwerkt en bewaart de politiegegevens conform de verwerkings- en bewaartermijnen uit hoofde van de Wpg. De Wpg regelt tot welk moment boa’s en andere geautoriseerde medewerkers een ruime toegang hebben tot de verwerkte politiegegevens alsmede wanneer die gegevens moeten worden verwijderd en worden vernietigd.8

3.3. Proportionaliteit, noodzakelijkheid en subsidiariteit

Voor iedere, afzonderlijke verwerking van politiegegevens, beoordeelt (de boa of andere medewerker van) de gemeente Borne of:

  • 1.

    de verwerking in verhouding staat tot het doel waarvoor die gegevens worden verwerkt (proportionaliteit);

  • 2.

    de verwerking van alle gegevens daadwerkelijk noodzakelijk is (noodzakelijkheid);

  • 3.

    de gemeente Borne het doel kan bereiken op een manier, die minder inbreuk maakt op de privacy van betrokkenen (subsidiariteit).

Als de gemeente Borne bijvoorbeeld camera’s wil inzetten om een dader van afvaldump op te sporen, dan zal de gemeente Borne eerst de afweging maken of er ook minder ingrijpende manieren zijn – zonder de camera’s – om de dader op te sporen.

3.4. Dataminimalisatie

Bij het verwerken van politiegegevens mogen niet meer gegevens worden gebruikt dan nodig is om het doel waarvoor ze zullen worden gebruikt te behalen. Uitgangspunt hierbij is dat alleen de noodzakelijke gegevens worden verwerkt, die toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. Als dat niet mogelijk is, dan zal de gemeente Borne er in ieder geval voor zorgen dat alle overbodige gegevens direct worden verwijderd.

3.5. Bijzondere categorieën politiegegevens

Naast de normale politiegegevens onderscheidt de Wpg enkele bijzondere categorieën politiegegevens (hierna ook te noemen: ‘bijzondere persoonsgegevens’). Deze categorieën van gegevens zijn gevoeliger van aard, waardoor deze onder een strengere wettelijk regime zijn gebracht.

Onder bijzondere categorieën politiegegevens / bijzondere persoonsgegevens wordt onder meer verstaan:9

  • gegevens betreffende iemands ras of etnische afkomst;

  • religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen;

  • gegevens betreffende iemands gezondheid of handicap;

  • gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gezondheid.

Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit onvermijdelijk is voor het doel van de verwerking, in aanvulling op de verwerking van andere politiegegevens over de betrokken persoon.

Daarnaast dienen bijzondere persoonsgegevens afdoende te zijn beveiligd. Indien bijzondere persoonsgegevens op straat komen, dan kunnen de gevolgen voor betrokkenen namelijk aanzienlijk zijn. Ter beveiliging van dergelijke persoonsgegevens heeft de gemeente Borne een informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld.

3.6. Vertrouwelijkheid van politiegegevens

Voor een effectieve bescherming van politiegegevens bij de gemeente Borne, is het essentieel dat alle boa’s en andere medewerkers die mogelijk in aanraking kunnen komen met de verwerkte politiegegevens te allen tijde daarmee vertrouwelijk omgaan. Deze boa’s en andere medewerkers zijn dan ook verplicht tot geheimhouding van de politiegegevens, behoudens rechtmatige terbeschikkingstellingen en verstrekkingen van deze gegevens (zoals bedoeld in hoofdstuk 4).

3.7. Juistheid en nauwkeurigheid van politiegegevens

Van belang is dat de boa’s en andere geautoriseerde medewerkers de politiegegevens op een juiste en nauwkeurige wijze verzamelen, vastleggen en verwerken. Voorkomen moet worden dat er onjuiste gegevens worden verwerkt en vastgelegd. De boa’s en andere geautoriseerde medewerkers dienen derhalve extra zorgvuldigheid in acht te nemen bij het verwerken – waaronder het vastleggen in systemen – van politiegegevens.

Indien onverhoopt blijkt dat de politiegegevens, gelet op het doel waarvoor deze worden verwerkt, onjuist zijn verwerkt, vastgelegd, geregistreerd, etc., dan dient de boa of de andere medewerker dit zo spoedig mogelijk te melden bij de verantwoordelijke teamleider. Deze teamleider beoordeelt vervolgens – zo nodig in samenspraak met de privacy officer – of de betreffende politiegegevens moeten worden gerectificeerd of vernietigd.

Indien de politiegegevens gerectificeerd en/of vernietigd moeten worden, dan draagt deze teamleider er zorg voor dat dit zo spoedig mogelijk geschiedt. Daarnaast draagt deze teamleider er zorg voor dat bij verstrekkingen van politiegegevens de ontvangers daarvan onverwijld in kennis worden gesteld.

3.8. Verwerkingsregister

De gemeenten Borne is op grond van de Wpg verplicht om een verwerkingsregister bij te houden. Het verwerkingsregister bevat informatie over de verwerking van politiegegevens die binnen de gemeente Borne plaatsvindt. Het verwerkingsregister bevat onder meer informatie over het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor de verwerking, de doelen en grondslagen van de verwerkingen, de categorieën politiegegevens die verwerkt worden, de categorieën betrokkenen van wie politiegegevens verwerkt worden, de categorieën ontvangers aan wie de politiegegevens verstrekt kunnen worden en of gegevens buiten de EU gedeeld kunnen worden, de bewaartermijnen van de politiegegevens, een beschrijving van de beveiliging van de gegevens en de toekenning van autorisaties.

Het verwerkingsregister vormt het overzicht van verwerkingen van politiegegevens binnen de

gemeente Borne en is een belangrijke basis voor het onderzoek naar privacyrisico’s, het verbeteren van de bescherming van politiegegevens en het uitvoeren van de verzoeken tot het uitoefenen van rechten van betrokkenen.

Het verwerkingsregister behoeft actualisatie bij wijzigingen. De vakafdelingen zijn verantwoordelijk voor het doorgeven van wijzigingen. De privacy officer heeft hierover periodiek contact met de binnen de vakafdeling aangewezen privacy ambassadeurs.

4. Ter beschikking stellen en verstrekken politiegegevens

De boa of andere geautoriseerde medewerker heeft op grond van de Wpg verschillende mogelijkheden om samen te werken en politiegegevens uit te wisselen binnen het veiligheidsdomein. Het gebruiken van politiegegevens voor toezichthoudende taken (hetgeen onder de AVG valt) en het ter beschikking stellen c.q. verstrekken van politiegegevens aan derde partijen – zowel binnen als buiten het Wpg-domein – is aan voorwaarden verbonden.

De boa’s en andere medewerkers van de gemeente Borne stellen de politiegegevens uitsluitend ter beschikking en/of verstrekken die uitsluitend aan derde partijen, indien dat is toegestaan op grond van de Wpg en conform de voorwaarden die de Wpg daaraan stelt. De gemeente Borne heeft in dat kader voor de boa’s en andere medewerkers werkinstructies c.q. een toelichting opgesteld, aan de hand waarvan zij in voorkomende gevallen kunnen beoordelen of de terbeschikkingstelling c.q. verstrekking op grond van de Wpg is toegestaan. 10

Tot slot kan het voorkomen dat de gemeente Borne politiegegevens gezamenlijk met een andere organisatie voor een gemeenschappelijk doel verwerkt. In dat geval meldt de privacy officer een dergelijke gemeenschappelijke verwerking van politiegegevens schriftelijk aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

5. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen kunnen ten aanzien van de politiegegevens die van hun worden verwerkt bepaalde rechten uitoefenen. De gemeente Borne verleent op eerste verzoek van de betrokkene haar medewerking aan de uitoefening van die rechten. De diverse rechten die de Wpg de betrokkenen geeft zijn neergelegd in de artikelen 24a tot en met 28 van de Wpg.

Rechten die de betrokkenen op grond van de Wpg hebben zijn het:

  • recht op informatie;

  • recht op inzage in de verwerkte politiegegevens;

  • recht op aanpassing van de politiegegevens;

  • recht op vernietiging of afscherming van de politiegegevens.

De privacy officer van de gemeente Borne handelt de verzoeken van betrokkenen conform het bepaalde in de Wpg af. 11

6. Toegang en autorisaties

Uitsluitend boa’s en andere geautoriseerde medewerkers van de gemeente Borne die uit hoofde van hun taakuitoefening belast zijn met de uitvoering van politietaken in de zin van de Politiewet en daarvoor toegang nodig hebben tot de verwerkte politiegegevens, hebben toegang tot de bij de gemeente Borne verwerkte politiegegevens.

De verantwoordelijke teamleider bepaalt welke medewerkers geautoriseerd worden om toegang te krijgen tot het systeem waarin de politiegegevens worden verwerkt. Voor autorisatie is schriftelijke toestemming van deze teamleider vereist.

De autorisatie bevat een duidelijke omschrijving van de verwerkingen waartoe de betreffende medewerker wordt geautoriseerd en de onderdelen van de politietaak ter uitvoering waarvan de verwerkingen worden gedaan.

7. Data Protection Impact Assessment

In bepaalde gevallen is het voor de gemeente Borne vereist om een zogeheten ‘Data Protection Impact Assessment’ (hierna: ‘DPIA’) uit te voeren. De DPIA is een instrument om te beoordelen wat de effecten op en risico’s voor de privacy van betrokkenen zijn van nieuwe of bestaande gegevensverwerkingen. Op basis van de uitkomsten van een DPIA kan de gemeente Borne vervolgens maatregelen treffen om deze effecten op en risico’s voor de privacy van betrokkenen te beperken.

Op grond van de Wpg dient een DPIA uitgevoerd te worden als een (voorgenomen) verwerking waarschijnlijk een hoog privacyrisico inhoudt. De verantwoordelijke teamleider stelt in overleg met de privacy officer vast voor welke gegevensverwerkingen een DPIA uitgevoerd dient te worden.

8. Beveiliging en beveiligingsinbreuken

De gemeente Borne treft diverse passende technische en organisatorische maatregelen voor de beveiliging van politiegegevens. In dat kader heeft de gemeente Borne een informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld.

Niettemin kunnen er zich onverhoopt beveiligingsincidenten voordoen. Iedere vraag, klacht of melding met betrekking tot de verwerking van politiegegevens is een ‘incident’. De bekendste vorm van zo’n incident is een datalek.

8.1. Melding incidenten

Incidenten kunnen worden gemeld bij de privacy officer van de gemeente Borne via datalek@borne.nl. Zodra een medewerker van de gemeente Borne een incident ontdekt, dan dient hij/zij dit direct – in ieder geval binnen 24 uur – te melden bij de privacy officer. Een incident kan overigens ook door een betrokkene, verwerker of een derde worden gemeld.

De privacy officer zal vervolgens aan de hand van de Wpg en de beleidsregels datalekken van de Autoriteit Persoonsgegevens beoordelen of het incident kwalificeert als een datalek dat gemeld dient te worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel de betrokkenen. Als het datalek gemeld dient te worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens, dan zal de privacy officer dit in principe binnen 72 uur na ontdekking van het incident melden.

De gemeente Borne heeft een datalekprocedure opgesteld, aan de hand waarvan de privacy officer incidenten c.q. datalekken zal afhandelen. Conform deze datalekprocedure betrekt de privacy officer – zo nodig – de FG, teamleider en/of CISO bij de afhandeling van de melding over een incident c.q. datalek.

8.2. Registratie en evaluatie

De gemeente Borne vindt het belangrijk om te leren van incidenten. Registratie van incidenten en een periodieke evaluatie daarover horen thuis bij een professionele omgang met politiegegevens. De privacy officer houdt daarom een register bij van alle incidenten, inclusief de afhandeling daarvan, 12 die zich hebben voorgedaan bij de gemeente Borne.

De privacy officer zal daarnaast, mede aan de hand van voornoemde registratie, periodiek evalueren of er maatregelen getroffen moeten worden om incidenten in de toekomst te kunnen voorkomen.

8.3. Logging

De gemeente Borne draagt zorg voor de logging van de verwerking van politiegegevens. Deze logging wordt uitsluitend door de gemeente gebruikt ter controle van de rechtmatigheid van de verwerking van politiegegevens, voor het uitvoeren van interne controles, ter waarborging van de integriteit en de beveiliging van politiegegevens en voor strafrechtelijke procedures.

9. Doorgifte politiegegevens naar het buitenland

Het doorgeven van politiegegevens aan derden (zoals een verwerker) gevestigd in landen buiten de Europese Economische Ruimte (hierna: ‘EER’) is niet zomaar toegestaan. Hiervoor gelden aanvullende regels.

Landen buiten de EER worden geacht een lager niveau van privacybescherming te hebben. Politiegegevens mogen daarom alleen aan derden die gevestigd zijn in landen buiten de EER, indien het land waarin deze derde is gevestigd in zijn geheel of ten aanzien van die specifieke derde een passend beschermingsniveau van de privacy, zoals bedoeld in de Wpg, waarborgt. Dat zal de gemeente Borne per geval op grond van de criteria vanuit de Wpg beoordelen.

De doorgifte van politiegegevens aan partijen in landen buiten de EER worden door de verantwoordelijke medewerker in samenspraak met de verantwoordelijke teamleider van de gemeente Borne schriftelijk vastgelegd en gedocumenteerd. Deze vastlegging omvat de datum en tijd van doorgifte, informatie over de ontvangende bevoegde autoriteit, de reden van doorgifte en de doorgegeven gegevens zelf.

10. Tot slot

Dit beleid wordt periodiek, in beginsel jaarlijks, geëvalueerd. Aanpassingen van dit beleid worden aangekondigd via het digitaal gemeenteblad en de meest recente versie is gepubliceerd op https://lokaleregelgeving.overheid.nl/.

De privacy officer van de gemeente Borne is het algemene aanspreekpunt voor vragen of opmerkingen over dit beleid of over het verwerken van politiegegevens.

Ondertekening

Vastgesteld in de vergadering van 4 juli 2023,

De secretaris,

E.S.I. ter Koele

De burgemeester,

drs. J.H.R. Pierik


Noot
1

Naast de AVG zijn er ook diverse uitvoeringsregels met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens vastgelegd in andere, lagere wet- en regelgeving. Bijvoorbeeld de Nederlandse Uitvoeringswet AVG. Waar in dit beleid in het algemeen wordt verwezen naar de AVG, dan wordt daarmee ook gedoeld op deze lagere wet- en regelgeving.

Noot
2

Ook bij de Wpg is er diverse lagere wet- en regelgeving van toepassing op de verwerking van politiegegevens. Bijvoorbeeld het Besluit politiegegevens (Bpg) en het Besluit politiegegevens buitengewoon opsporingsambtenaren. Algemene verwijzingen in dit beleid naar de Wpg gelden ook als verwijzingen naar dergelijke lagere wet- en regelgeving.

Noot
3

In uitgangspunt zijn het vooral de boa’s die binnen de gemeente Borne politiegegevens verwerken. Daarnaast kunnen op grond van de Wpg ook andere medewerkers worden geautoriseerd om toegang te krijgen tot politiegegevens en om deze te verwerken. Dit Beleid Wet politiegegevens is ook van toepassing op die andere medewerkers. In dit beleid wordt vaak gerefereerd aan boa’s, waarbij omwille de leesbaarheid niet consistent ook wordt verwezen naar andere medewerkers. Dat neemt niet weg dat waar wordt verwezen naar de boa, ook – indien van toepassing – de andere (geautoriseerde) medewerker dient te worden gelezen.

Noot
4

Dit beleid is mede gebaseerd en geïnspireerd op: “Suzanne Franken, ‘Praktijkhandboek Wet politiegegevens voor boa’s’, februari 2022” en “Vereniging van Nederlandse Gemeenten / Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten, ‘Beleid Wet politiegegevens’, december 2022, & Addendum Rechten van betrokkenen Wet politiegegevens, oktober 2022”.

Noot
5

Het college is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerkingen in de zin van de AVG en eveneens, als vertegenwoordigend bestuursorgaan van de rechtspersoon gemeente Borne, verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van politiegegevens in de zin van de Wpg.

Noot
6

Een nadere toelichting c.q. werkinstructie met betrekking deze grondslagen is voor de boa’s en andere medewerkers van de gemeente Borne opgenomen in bijlage 1.

Noot
7

Om die reden is bij de gemeente Borne geen bevoegd functionaris voor de verwerking van artikel 9-gegevens in de zin van de Wpg aangesteld.

Noot
8

In bijlage 2 worden deze verwerkings- en bewaartermijnen uit hoofde van de Wpg nader toegelicht voor de medewerkers van de gemeente Borne.

Noot
9

Zie voor een volledige omschrijving de definitie van bijzondere persoonsgegevens in hoofdstuk 1.1.

Noot
10

De bedoelde werkinstructies c.q. toelichting voor boa’s en andere medewerkers van de gemeente Borne is opgenomen in bijlage 3.

Noot
11

In bijlage 4 worden de rechten van betrokkenen uit hoofde van de Wpg voor de privacy officer nader toegelicht. In deze bijlage worden ook ten behoeve van de afhandeling van die verzoeken door de privacy officer de wettelijke voorwaarden en processen uiteengezet. 

Noot
12

Inclusief de feiten omtrent de inbreuk, de gevolgen ervan en de maatregelen die zijn getroffen ter correctie.