Verordening op de vertrouwenscommissie burgemeester Heemstede 2023

1. De commissie heeft tot taak:

• a.

  de aanbevelingen inzake de benoeming en

• b.

  de herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden en

• c.

  de klankbordgesprekken te voeren.

2. De ‘Handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid’ is leidraad bij de uitvoering van deze taken.

1. De commissie bestaat uit maximaal één lid per fractie, door de gemeenteraad uit haar midden benoemd.

2. Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze uit haar midden.

3. De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

4. Bij een tussentijdse vacature kan de gemeenteraad een nieuw lid benoemen.

5. De gemeenteraad kan een wethouder aan de commissie toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 lid 1.a. en b. genoemde taken. Hij wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

6. De gemeenteraad kan de gemeentesecretaris aan de commissie toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 lid 1.a. en b. genoemde taken. Hij wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

2. De gemeentesecretaris vervangt de raadsgriffier bij ontstentenis.

3. De secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden dit noodzakelijk acht(en). De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

2. De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

• a.

  de leden van de commissie;

• b.

  de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;

• c.

  de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft.

3. De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste 10 dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste 48 uren voorafgaand aan de vergadering.

1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

3. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

4. Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

5. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

6. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

1. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

2. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

1. De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning.

2. Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen.

1. De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.

2. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.

1. Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming.

2. Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

1. De commissie, of een afvaardiging uit de commissie, houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren.

2. Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.

1. De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.

2. De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

1. Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.

2. Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.

3. Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.

1. De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.

2. De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast.