Reglement van Orde voor de vergaderingen en overige werkzaamheden van de raad van de gemeente Zeewolde 2023

1. De griffier of een andere medewerker van de griffie ondersteunt de voorzitters van de beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen. De griffier of diens plaatsvervanger adviseert voorafgaand aan en tijdens de raadsvergaderingen de voorzitter en fungeert als secretaris van de vergadering.

2. De griffier of diens plaatsvervanger kan op uitnodiging van de vergadering of van de voorzitter aan beraadslagingen van de raad deelnemen.

3. De griffier treedt op als secretaris van de agendacommissie en het fractievoorzittersoverleg.

1. De leden die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij de start van de raadsperiode als één fractie beschouwd. Als onder een lijstnummer slechts één lid verkozen is, is dat lid een afzonderlijke fractie.

2. Als boven de kandidatenlijst een aanduiding stond, is dat de naam van de fractie. Zo niet dan deelt de fractie in de eerste raadsvergadering van de raadsperiode aan de voorzitter mee wat de naam van de fractie is.

3. De fractie geeft ook aan de voorzitter van de raad door wie de fractievoorzitter is.

4. Als één of meer leden van een fractie een zelfstandige fractie vormen, twee of meer fracties samengaan tot één fractie of als één of meer leden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie wordt dit door de fracties die het aangaat zo spoedig mogelijk schriftelijk medegedeeld aan de voorzitter van de raad.

5. Met de onder het vierde lid beschreven veranderde situatie wordt rekening gehouden met ingang van de eerstvolgende raadsvergadering na de mededeling daarvan.

1. Elke fractie krijgt jaarlijks een financiële bijdrage in het functioneren van de fractie. Dat bedrag is opgebouwd uit een basisbedrag en een variabel bedrag. Er is jaarlijks een totaal bedrag beschikbaar van € 28.000,- dat wordt verdeeld over de fracties.

2. Het basisbedrag is € 2.300,- per fractie. Het variabele deel van het door de raad vastgestelde budget wordt jaarlijks naar rato van het aantal raadszetels verdeeld over de fracties.

3. De griffie betaalt vóór 1 februari van ieder jaar de aan de fractie toekomende bijdrage uit als voorschot voor dat hele jaar, met uitzondering van verkiezingsjaren. In een jaar met gemeenteraadsverkiezingen wordt een voorschot verstrekt voor 3 maanden. Op de dag van de verkiezingen dient het eventuele restantbudget te zijn teruggestort. Na de verkiezingen verstrekt de griffie per 1 april de bijdrage voor 9 maanden aan de fractie in nieuwe samenstelling.

4. De fracties besteden de bijdrage uitsluitend om de kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende rol van de fractie te versterken. De fractiebijdrage mag in ieder geval worden gebruikt voor:

• a.

  betaling van een fractiemedewerker die ondersteunende werkzaamheden verricht voor de fractie;

• b.

  materiële voorzieningen en huishoudelijke faciliteiten van de fractie en fractiesecretariaat zoals bankkosten voor de fractierekening, die ten dienste van de fractie als geheel staan;

• c.

  communicatie-uitgaven voor de fractie zoals bouw, onderhoud en hosting website, training in social media, of het plaatsen van een advertentie met het standpunt van de fractie;

• d.

  bijeenkomsten voor de fractie en bijeenkomsten van de fractie met publiek (zaalhuur, organisatie, uitnodigingen, communicatie, cadeau voor gastspreker ed) met uitzondering van verkiezingsbijeenkomsten;

• e.

  presentjes voor gastsprekers of gasten als bedankje voor een dienst;

• f.

  opleidingen gericht op functioneren van fractie als geheel;

• g.

  inhuren van extern advies in algemene zin.

5. De fractiebijdrage mag niet worden gebruikt voor:

• a.

  uitgaven in strijd met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

• b.

  uitgaven voor voorzieningen voor (burger)raadsleden die vallen onder de Verordening Rechtspositie raads- en commissieleden Zeewolde 2019, zoals een computer of iPad, opleidingskosten, telefoon, reis- en verblijfskosten;

• c.

  uitgaven die een directe relatie hebben met een verkiezingscampagne;

• d.

  betalingen aan politieke partijen, met die partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten/ goederen) geleverd aan de fractie op basis van een gespecificeerde declaratie of overeenkomst tot opdracht;

• e.

  betalingen aan raadsleden of familieleden van raadsleden in de eerste tot en met de derde graad of bedrijven van raadsleden voor werkzaamheden die zij in opdracht van een fractie verrichten;

• f.

  giften anders dan attenties van geringe financiële waarde in het kader van representatie;

• g.

  individuele opleidingen voor raads- en burgerraadsleden.

1. Veranderingen in het aantal zetels van de fractie (door verkiezingen of afsplitsing) zorgen voor een wijziging van de fractiebijdrage vanaf de eerste dag van de volgende maand. Bij afscheiding van een raadslid van de fractie wordt de hoogte van het bedrag voor de oorspronkelijke fractie aangepast vanaf de eerste dag van de volgende maand naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

2. Jaarlijks legt elke fractie vóór 1 april verantwoording af aan de raad, via de griffier, over de besteding van de fractieondersteuning van het voorgaande jaar. Daartoe overlegt de fractie een verslag conform het door de griffier opgestelde model, samen met alle relevante bewijsstukken en facturen. Het verslag dient te bestaan uit een exploitatieoverzicht dat inzicht geeft in de soort/aard van de bestedingen en een toelichting. Ook dient de stand van de reserve genoemd te worden en de onttrekking of storting daarin.

3. De fractievoorzitter tekent voor de juistheid van het verslag.

4. De auditcommissie bespreekt de verslagen van de fracties over de besteding van de financiële bijdrage aan de hand van een door de griffier gemaakt advies.

5. De auditcommissie draagt er zorg voor dat de raad kennis kan nemen van de verantwoordingen van de fracties via de lijst ingekomen stukken van de raad.

6. Een fractie kan het in enig kalenderjaar niet gebruikte gedeelte van de financiële bijdrage reserveren voor besteding door die fractie in volgende jaren. De fracties beheren zelf hun opgebouwde reserve.

7. De reserve mag gedurende de raadsperiode niet hoger worden dan het bedrag dat een fractie in het eerste volledige jaar van de raadsperiode als bijdrage krijgt gestort. Overschrijdingen moeten worden teruggestort aan de gemeente.

8. In het jaar van de gemeenteraadsverkiezingen storten de fracties hun resterende budget van de afgelopen raadsperiode inclusief reserve vóór 1 juli terug aan de gemeente en leggen zij verantwoording af overeenkomstig artikel 6 lid 2.

9. Bij afsplitsing van een fractie wordt de door de oorspronkelijke fractie gevormde reserve naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden verdeeld over de oorspronkelijke en de nieuwe fractie(s).

1. Bij de benoeming van nieuwe raadsleden stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden. Deze commissie onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuwe benoemde raadsleden en van kandidaat wethouders en brengt vervolgens advies uit aan de raad. Indien van toepassing wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in het advies.

2. Het onderzoek van het proces-verbaal van het centraal stembureau gebeurt in de laatste raadsvergadering in oude samenstelling na de raadsverkiezingen.

3. Na een raadverkiezing roept de voorzitter de toegelaten leden op om in de eerstvolgende raadsvergadering in nieuwe samenstelling de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

4. De voorzitter roept een toegelaten raadslid op om in de eerste vergadering waarin hij zijn functie volgens de Kieswet kan aanvaarden en waarin over zijn toelating wordt beslist, de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

5. De commissie onderzoekt in het geval van de benoeming van een wethouder of hij voldoet aan de vereisten gesteld in de wet. De kandidaat wethouder levert een Verklaring Omtrent Gedag aan.

6. De burgemeester draagt zorg voor een integriteitstoets ten aanzien van kandidaat wethouder(s). De burgemeester brengt over het eindresultaat daarvan verslag uit aan de raad. De risicoanalyse en het verslag zijn niet openbaar.

1. Iedere fractie mag 1 burgerraadslid voor benoeming voordragen.

2. Om tot burgerraadslid te kunnen worden benoemd dient de kandidaat op de kieslijst te staan van een partij die meedeed aan de laatst gehouden verkiezingen voor de gemeenteraad.

3. In afwijking van het tweede lid mag een fractie éénmaal in de raadsperiode een persoon voordragen die niet op de kieslijst stond van een partij die meedeed aan de laatst gehouden gemeenteraadsverkiezingen.

4. Een burgerraadslid wordt benoemd door de gemeenteraad. Het lid legt in de raadsvergadering de eed of gelofte af. Een burgerraadslid dient te voldoen aan de benoemingsvereisten die ook gelden voor een raadslid zoals genoemd in artikel 10, artikel 13 en artikel 15 van de Gemeentewet.

5. Burgerraadsleden maken hun nevenfuncties kenbaar bij de griffie volgens een daarvoor beschikbaar format. De griffie publiceert deze op de website van de gemeente.

6. Burgerraadsleden ontvangen een vaste vergoeding per vergadering waarin het lid het woord voert, conform het Rechtpositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, artikel 3.4.1. (2022: € 90,02). Daarnaast hebben zij recht op voorzieningen zoals opgenomen in de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Zeewolde 2019.

1. Het fractievoorzittersoverleg bestaat uit de fractievoorzitters en de voorzitter van de raad. De voorzitter roept de fractievoorzitters eens per twee maanden bijeen en als daar behoefte toe is. De griffier treedt op als secretaris van het overleg.

2. Een fractievoorzitter kan bij zijn afwezigheid in het fractievoorzittersoverleg worden vervangen door een ander raadslid van zijn fractie.

3. Taken van het fractievoorzittersoverleg:

• -

  het doen van aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad voor zover het niet de taken van de agendacommissie betreft (bijv. zitplaats indeling in de raadszaal, trainingen en opleidingen voor de gemeenteraad, de vergaderwijze, werking RIS);

• -

  huishoudelijke zaken betreffende de ondersteuning van de gemeenteraad, en in ieder geval het vaststellen van het vergaderschema voor het volgende jaar;

• -

  het voorbereiden van werkbezoeken, raadsuitjes en andere bijeenkomsten van de raad, niet zijnde bijeenkomsten en vergaderingen van het Raadsplein. De werkgroep participatie en communicatie wordt waar mogelijk om advies gevraagd;

• -

  terugkoppeling van en terugblik op afgelopen vergaderingen (reflecteren op gedragingen die niet stroken met de afgesproken werkwijze);

• -

  bewaken van de gemaakte afspraken t.a.v. gedrag (gedragsregulatie);

• -

  het, op verzoek van de burgemeester, bespreken van actuele onderwerpen uit de portefeuille van de burgemeester.

4. De vergaderingen van het fractievoorzittersoverleg vinden plaats achter gesloten deuren. De agenda, achterliggende stukken en de besluitenlijst van de vorige vergadering worden gepubliceerd op het RIS voor de raadsleden. De griffier maakt een besluitenlijst van de vergadering.

5. Wanneer er geheime zaken moeten worden besproken met de fractievoorzitters, klankbordgesprekken worden gevoerd met de burgemeester, voorbereidingen moeten worden getroffen door de raad met betrekking tot benoeming van de burgemeester, wordt het fractievoorzittersoverleg een vertrouwenscommissie waarvan de beraadslagingen geheim zijn. In de vertrouwenscommissie kan een fractievoorzitter zich niet laten vervangen.

1. De agendacommissie bestaat uit de raadsvoorzitter en de plaatsvervangend raadsvoorzitters. De griffier ondersteunt de commissie.

2. De leden in de agendacommissie opereren politiek neutraal.

3. De agendacommissie vergadert in de 3e week van de vergadercyclus.

4. De vergaderingen van de agendacommissie vinden plaats achter gesloten deuren. De agenda, de besluitenlijst van de vorige vergadering, de concept agenda’s voor komende vergaderingen en de jaarplanning worden op het RIS voor de raadsleden gepubliceerd. De griffier maakt een besluitenlijst van de vergadering.

5. De agendacommissie:

• -

  stelt de agenda’s op voor de beeldvormende, oordeelsvormende en besluitvormende vergaderingen van de raad;

• -

  kan voorstellen direct agenderen voor een raadsvergadering als hamerstuk. Als een raadslid beeldvorming of oordeelsvorming over het onderwerp wenst, dan wordt dit uiterlijk 48 uur voor de beeldvormende of oordeelsvormende bijeenkomst aan de griffie kenbaar gemaakt. Dit verzoek wordt ingewilligd;

• -

  deelt voorzitters aan onderwerpen toe, kent aanvangs- en eindtijden toe aan de rondes tijdens de raadinformatiebijeenkomsten en kent in uitzonderlijke gevallen spreektijden per fractie toe;

• -

  bepaalt de vorm van de beeldvormende rondes, zoals beschreven in artikel 31 tweede lid van dit Reglement;

• -

  kan besluiten bepaalde personen, organisaties, betrokkenen of experts bij Rondes uit te nodigen;

• -

  bewaakt de raadsplanning.

6. De agendacommissie houdt bij het opstellen van concept agenda’s rekening met:

• -

  zo mogelijk clustering van verwante onderwerpen;

• -

  de rondes die parallel lopen op een beeldvormende avond zoveel als mogelijk op dezelfde tijd te laten starten;

• -

  zorgvuldige besluitvorming door aandacht voor de aparte fases van beeldvorming en oordeelsvorming;

• -

  de kwaliteit van stukken die aan de raad voorgelegd worden, waarbij onder andere wordt bezien of het stuk passend is bij de beoogde fase in het besluitvormingsproces.

1. De raadsleden kunnen op de volgende wijze worden geïnformeerd door inwoners, organisaties, bedrijven en andere betrokkenen:

• -

  Ingekomen brief: een inwoner, betrokkene, andere gemeente, verbonden partij of organisatie kan een brief of email aan de raad richten, die door de griffie op het RIS wordt geplaatst. De griffie plaatst daarnaast alle ontvangen brieven op de lijst ingekomen stukken. Deze wordt bij elke raadsvergadering geagendeerd. De raad bepaalt op welke wijze de ingekomen stukken worden afgedaan.

• -

  Een uitnodiging voor bijeenkomsten van externe partijen: de griffie plaatst deze op het RIS.

• -

  Nieuwsbrieven: de griffie plaatst deze op het RIS.

• -

  Deelnemen aan en in gesprek gaan met raadsleden in de beeldvormende fase, alsmede in de dialoogronde en Ronde Tafel, zoals genoemd in de artikelen 33 en 34 van dit Reglement.

• -

  Inspreken tijdens de beeldvormende of oordeelsvormende fase zoals genoemd in artikel 33 zevende lid en artikel 40 van dit Reglement.

1. Tenminste vijf raadsleden kunnen de agendacommissie verzoeken een informerende ronde of dialoogronde te beleggen over eigen initiatiefvoorstellen, brieven van de lijst ingekomen stukken, bespreeknotities of andere zaken of ontwikkelingen waarover ze geïnformeerd willen worden door het college. Hierbij kunnen zij de agendacommissie verzoeken belanghebbenden of experts uit te nodigen. Hiervoor is een format beschikbaar.

1. Het college en elk van zijn leden zijn wettelijk verplicht om de raad alle inlichtingen te geven die de raad voor de uitvoering van zijn taak nodig heeft. Dit gebeurt op de meest effectieve wijze op de volgende manieren:

• -

  Het zenden van raadsinformatiebrieven. Deze brieven worden beschouwd als ingekomen stukken. Tenminste vijf raadsleden kunnen de agendacommissie verzoeken voor de bespreking van een brief een informerende ronde te plannen of te agenderen bij de commissie voor oordeelsvorming. Hiervoor is een format beschikbaar.

• -

  Het college verstrekt de raad, via de griffie, wekelijks op woensdag de besluitenlijst van de collegevergadering via het RIS. Raadsleden die onderliggende stukken willen ontvangen vragen deze op bij de griffie. Dit verzoek wordt altijd gehonoreerd, tenzij het college specifiek heeft gemotiveerd dat stukken niet ter beschikking komen voor de raad.

• -

  Alle persberichten die door de gemeente worden verzonden worden eerst of gelijktijdig gedeeld met de gemeenteraad. De griffie plaatst de persberichten na ontvangst zo snel mogelijk op het RIS.

• -

  Een raadsvoorbereidende vergadering over voorstellen van het college of een informerende vergadering voor het delen van informatie over een ontwikkeling die voor de raad van belang is. De agendacommissie plant deze rondes in gebaseerd op de raadsplanning of op datum-suggestie van het college.

• -

  Als het college naast het informeren van de raad ook het polsen van de opvattingen van de raad of het aftasten van draagvlak voor een bepaalde lijn wenst, wordt een verzoek gedaan aan de agendacommissie om een dialoogronde te beleggen waarbij een of meer concrete vragen aan de raad worden gesteld.

• -

  De moties die de raad tijdens een raadsvergadering heeft aangenomen worden door de griffie na de raadsvergadering op een lijst geplaatst. Het college informeert de raad om de maand via de raadsvergadering over de (wijze van) afdoening van op de lijst vermelde moties. De griffie plaatst de lijst op het RIS.

• -

  De toezeggingen die door een wethouder of de burgemeester zijn gedaan tijdens een vergadering worden door de griffie na de vergadering op een lijst geplaatst. Het college informeert de raad om de maand via de raadsvergadering over de (wijze van) afdoening van de op de lijst vermelde toezeggingen. De griffie plaatst de lijst op het RIS.

1. Het college voorziet de raad van informatie ter voorbereiding op een door de raad te nemen beslissing. Deze informatie moet de raad in staat stellen om een zelfstandige afweging te maken over het voorgestelde besluit. Raadsvoorstellen bevatten in ieder geval de volgende informatie:

• -

  een inhoudelijke toelichting op de achtergrond van het voorstel: waarom wordt dit voorstel nú aan de raad aangeboden;

• -

  een toelichting op de mate van keuzeruimte die de raad heeft gelet op de wettelijke kaders en eerdere besluitvorming;

• -

  argumentatie voor het voorgestelde besluit en eventueel verschillende scenario’s;

• -

  eventuele kanttekeningen en/of risico’s;

• -

  wat de financiële consequenties van het voorstel zijn;

• -

  informatie over de participatie en communicatie rondom het voorstel. Dit kan zowel de totstandkoming van het voorstel betreffen, als de uitvoering en evaluatie van het besluit;

• -

  wat de hoofdlijnen van de uitvoering zijn;

• -

  hoe zal worden geëvalueerd op de uitvoering van het besluit.

2. In het raadsvoorstel wordt daarnaast, in geval van meer beleidsinhoudelijke voorstellen én indien dat van toepassing is, de volgende informatie opgenomen:

• -

  een beschrijving van de verschillende scenario’s waar de raad uit kan kiezen en de daarbij behorende argumentatie;

• -

  alternatieven die het college mogelijk heeft overwogen;

• -

  informatie over de maatschappelijke impact van een voorstel of besluit en de acties ten aanzien van participatie en communicatie. Dit kan zowel de totstandkoming van het voorstel betreffen, als de uitvoering en evaluatie van het voorstel.

1. Een (burger-)raadslid kan zich via de griffier wenden tot de ambtelijk ondersteuners van het college om:

1. ­ te vragen om feitelijke informatie;

2. ­ inzage in of afschriften van documenten.

3. De verzochte informatie wordt zo spoedig mogelijk verstrekt.

4. De griffier stelt de gemeentesecretaris en de ter zake betrokken portefeuillehouder van het verzoek op de hoogte.

5. Indien de informatie betrekking heeft op een onderwerp dat voorligt in de beeldvormende, oordeelsvormende of besluitvormende fase, zet de griffier de vragen uit en bewaakt de tijdige beantwoording ervan. De antwoorden worden met alle raads- en burgerraadsleden gedeeld per email en toegevoegd aan de stukken bij het betreffende onderwerp op het RIS. Een fractie of raadslid kan aangeven dat de vragen en de antwoorden niet gedeeld mogen worden met andere fracties of raadsleden.

6. Indien een raadslid bijstand wil bij het opstellen van initiatiefvoorstellen, moties, amendementen of andere bijstand dan wendt hij zich tot de griffier. Als de griffier de bijstand niet zelf kan verlenen, dan verzoekt hij de gemeentesecretaris om één of meer ambtelijk ondersteuners van het college aan te wijzen om de bijstand te verlenen.

7. Indien het vragen om informatie betreffen die omvangrijk zijn of die veel werk kosten voor de ondersteuners van de het college, dan wendt de griffier zich tot de gemeentesecretaris met een verzoek om ambtelijke bijstand. De gemeentesecretaris wijst een of meer ambtenaren aan die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. Indien de gemeentesecretaris het verzoek afwijst dient hij dit met redenen te omkleden.

8. De voor behandeling aangewezen ambtenaar zorgt ervoor dat de informatie zo snel mogelijk wordt gegeven.

9. De gemeentesecretaris stelt de verantwoordelijk portefeuillehouder in kennis over het verzoek. Indien leden van het college informatie wensen over het verzoek om bijstand of over de inhoud van de verleende bijstand, dan wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

10. In alle gevallen wordt het besluit tot weigering genomen door de gemeentesecretaris (als het een ambtenaar van het college betreft) of de griffier (als het een medewerker van de griffie betreft). Het raadslid kan bij weigering de burgemeester verzoeken als bemiddelaar te fungeren.

1. In de beeldvormende fase is het doel het informeren van de raad over stukken die voor de eerstvolgende raadsvergadering zijn geagendeerd; ook onderwerpen worden besproken die later mogelijk in besluitvorming komen.

2. In de beeldvormende fase worden twee soorten bijeenkomsten onderscheidden: de raadsvoorbereidende ronde en de informerende ronde.

• -

  De raadsvoorbereidende ronde is bedoeld voor het technisch-inhoudelijk inzicht in de voorstellen die ter besluitvorming aan de raad zijn aangeboden.

• -

  De informerende ronde: het houden van een presentatie en/of het geven van informatie door het college, ambtenaren en externe deskundigen over onderwerpen zonder dat er (al) een raadsvoorstel voorligt.

3. Overige bijeenkomsten vormen de dialoogronde en de Ronde Tafels, waaraan naast de raads- en burgerraadsleden ook anderen kunnen deelnemen.

• -

  Dialoogronde: het uitwisselen van meningen met betrokkenen, belanghebbenden of deskundigen over een onderwerp of het houden van bijeenkomsten over actuele onderwerpen die van belang zijn voor de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taak van de raad. Ook kunnen deze ronden nuttig zijn voor het college om de meningen van de raad en anderen te peilen.

• -

  Ronde Tafels: de samenleving krijgt de ruimte om in gesprek te gaan met raadsleden en burgerraadsleden over een eigen gekozen onderwerp. Inwoners of organisaties doen een voorstel aan de raad om een specifiek onderwerp of vraagstuk te bespreken. De aanvrager heeft een actieve rol in de voorbereiding van het gesprek en tijdens de Ronde Tafel zelf.

1. Aan de raadsvoorbereidende rondes als genoemd in artikel 31, lid 1, nemen per fractie maximaal drie leden deel. Dit kunnen zowel raadsleden als burgerraadsleden zijn. Per agendapunt kunnen deelnemers wisselen.

2. Aan de informerende rondes, als genoemd in artikel 31, lid 2, kunnen alle raads- en burgerraadsleden deelnemen tot een maximum van het aantal raadszetels per fractie. De vergaderwijze wordt bepaald door de agendacommissie.

3. Voor de dialoogronde en Ronde Tafels zoals genoemd in artikel 31, lid 3, kunnen fracties maximaal twee leden afvaardigen. Dit kunnen zowel raadsleden als burgerraadsleden zijn.

1. Een informerende ronde bestaat uit één of twee onderwerpen die voor een vaste tijd worden geagendeerd. De agendacommissie bepaalt de invulling van de bijeenkomst en consulteert zo nodig raadsleden daartoe.

2. Alle vergaderingen zijn openbaar tenzij anders wordt besloten. De agendacommissie wijst aan elke vergadering een voorzitter toe.

3. De agendacommissie bepaalt de onderwerpen voor de informatieve vergaderingen op basis van de jaarplanning, de raadsagenda of de aanmeldingen zoals genoemd in het vierde lid.

4. Tenminste vijf raadsleden kunnen de agendacommissie verzoeken om een informerende ronde of een dialoogronde te agenderen. Hiervoor leveren de raadsleden via de griffie een ingevuld formulier aan waarin het doel, het onderwerp, opbouw programma en achtergrond staan beschreven. De agendacommissie bepaalt in zijn eerstvolgende vergadering of het onderwerp al of niet wordt geagendeerd.

5. Elke inwoner, vertegenwoordiger van een maatschappelijke instelling of andere belangstellende kan deelnemen aan een dialoogronde of Ronde Tafel. Een persoon die hieraan deel wil nemen dient zich minimaal 48 uur voor de bijeenkomst bij de griffie aan te melden.

6. Bij raadsvoorbereidende rondes kunnen inwoners of instellingen inspreken. Een inspreker krijgt maximaal vijf minuten inspreektijd inclusief een eventuele presentatie. Raads- en burgerraadsleden kunnen vervolgens aanvullende vragen stellen.

7. Het woord kan niet worden gevoerd:

• -

  Over voorstellen of onderwerpen waarover reeds in een eerdere raadsvoorbereidende ronde is ingesproken, tenzij er nieuwe informatie beschikbaar is waarover inspreken nog niet mogelijk was;

• -

  Over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

• -

  Over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan.

• -

  Over een gedraging waarover een klacht ex artikel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht is of kan worden ingediend.

8. Bij informerende rondes, als bedoeld in artikel 31 lid 2 tweede aandachtspunt, is inspreken door inwoners of maatschappelijke instellingen niet mogelijk.

9. Bij dialoogrondes kunnen betrokkenen, belanghebbenden of deskundigen het gesprek aangaan. Het vijfde lid is van overeenkomstige toepassing. Dit kan op uitnodiging van de agendacommissie of na aanmelding.

10. Elke inwoner, vertegenwoordiger van een maatschappelijke organisatie of bedrijf of andere belangstellenden/belanghebbenden kan de agendacommissie verzoeken een onderwerp te agenderen ter bespreking in een Ronde Tafel.

11. Het verzoek om een Ronde Tafel te plannen kan worden ingediend via de griffie bij de agendacommissie. De aanvrager gebruikt het aanmeldformulier welke te vinden is op de website waarin het doel, het onderwerp, opbouw programma en achtergrond staan beschreven.

12. Een Ronde Tafel duurt maximaal een uur. De agendacommissie kan hiervan afwijken.

13. Ronde Tafels gaan over onderwerpen die:

• -

  ­ van algemeen belang zijn;

• -

  ­ nieuw of actueel zijn;

• -

  ­ tot de bevoegdheid van de raad behoren.

14. Ronde Tafels kunnen niet gaan over:

• -

  individuele vragen of onderwerpen die slechts één of enkele inwoner(s) betreffen;

• -

  voorstellen of onderwerpen die al eerder in een Ronde Tafel zijn besproken of waarover de raad in de afgelopen 6 maanden al een besluit over heeft genomen;

• -

  benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

• -

  een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

• -

  een gedraging waarover een klacht ex artikel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht is of kan worden ingediend.

15. Indien de agendacommissie het verzoek uit het 9e lid honoreert bereidt de aanvrager samen met de griffier of zijn plaatsvervanger de bespreking voor, om te komen tot de juiste vraagstelling voor het gesprek. Tevens wordt bekeken welke (voorbereidende) informatie beschikbaar wordt gesteld aan de raadsleden en welke overige betrokkenen bij dit gesprek worden uitgenodigd.

16. De aanvrager kan een presentatie geven tijdens de Ronde Tafel.

17. Informerende rondes, dialoogrondes en Ronde Tafels vinden plaats in de eerste of derde week van de cyclus op donderdag; als daartoe aanleiding bestaat kan de agendacommissie beslissen deze bijeenkomsten op dinsdag in dezelfde week te doen plaatsvinden.

1. Presentaties die tijdens een vergadering worden gegeven worden van te voren beschikbaar gesteld aan de griffie. De griffie zorgt dat voorafgaand aan de bijeenkomst de presentatie in het RIS wordt geplaatst.

2. Van alle vergaderingen wordt een vorm van verslag gemaakt, hetzij in beeld, geluid of geschreven woord. De griffier noteert in ieder geval gedane toezeggingen, de toegezegde acties en welke vragen nog open staan en beantwoord dienen te worden.

3. De voorzitter concludeert, afhankelijk van de vorm van de vergadering, aan het eind van de bespreking of aan het doel van de bespreking is voldaan dan wel of er een vervolg gewenst is.

4. De voorzitter kan bij een raadsvoorbereidende ronde voorstellen om het voorstel rechtstreeks voor besluitvorming te agenderen en dat geen oordeelsvormende behandeling nodig is.

5. De voorzitter kan op verzoek van een fractie maximaal één keer concluderen dat een tweede bespreking in een zelfde vergadering gewenst is, onder vermelding van welke punten dan nog besproken gaan worden.

1. In de periode tussen de gemeenteraadsverkiezingen en de installatie van het college in nieuwe samenstelling vindt de oordeelsvorming plaats in het Beraad.

2. Het Beraad wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad en ondersteund door de griffier als secretaris.

3. De bepalingen uit dit hoofdstuk zijn van overeenkomstige toepassing op het Beraad.

1. De commissie of oordeelsvormende vergadering heeft tot doel het bij de leden van de raad en burgerraadsleden laten vormen van een (inhoudelijk) oordeel over aan de raad voorgelegde voorstellen, initiatieven, moties en amendementen of andere stukken.

2. De commissievergadering wordt gebruikt voor:

• -

  de politiek-inhoudelijke bespreking van door het college ter besluitvorming voorgelegde voorstellen en het formuleren van een advies daarover aan de gemeenteraad;

• -

  alle overige zaken waarvan de agendacommissie oordeelt dat die besproken dienen te worden in de commissievergadering.

1. Aan de oordeelsvormende vergadering (commissie) kunnen raadsleden en burgerraadsleden deelnemen overeenkomstig de aan hun fractie toekomende raadszetels. Er geldt geen quorum.

2. Voor binnenkomst in de vergaderzaal tekent elk deelnemend raadslid en burgerraadslid de presentielijst.

3. Collegeleden kunnen het woord voeren in de vergadering; zij kunnen zich daarbij laten ondersteunen door ambtenaren.

1. Vragen van feitelijke aard (technische vragen) over een voorliggend voorstel worden niet gesteld in de commissie. Deze vragen kunnen uiterlijk 48 uur voor de commissievergadering via de griffie worden gesteld conform artikel 15 vierde lid van dit Reglement.

2. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de commissie anders beslist. Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten. De voorzitter bepaalt de volgorde waarin de leden en andere deelnemers aan de vergadering aan het woord komen.

3. Leden voeren in de eerste termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel; daarbij zijn interrupties niet toegestaan. In de tweede termijn kan ieder lid het woord voeren.

4. Als de commissie concludeert dat een voorstel voldoende besproken is, vat de voorzitter de concrete uitkomst samen (wel of niet besluitrijp of terugkeer in de commissie voor verdere bespreking, zorgen of bedenkingen, hamerstuk of bespreekstuk voor de raad).

5. De griffie draagt zorg voor de geluids- en beeldregistratie van de vergadering. Dit verslag is tijdens en na de vergadering mee en terug te kijken via de website van de gemeente.

6. De griffie maakt een resultatenoverzicht waarop per agendapunt wordt opgenomen welke standpunten door de woordvoerders van de fracties in de commissie zijn ingenomen, de gedane toezeggingen door het college, eventuele acties die nog gedaan worden en eventuele vragen die nog beantwoord worden.

7. De leden van de vergadering kunnen op enig moment besluiten dat derden mogen deelnemen aan de beraadslaging in de commissie.

1. Een ieder kan inspreken bij de oordeelsvormende vergadering (commissie) over geagendeerde onderwerpen bij de eerste bespreking van een voorstel of onderwerp.

2. Inspreken kan na aanmelding bij de griffie, minimaal 48 uur voor aanvang van de vergadering.

3. Per inspreker is maximaal 5 minuten spreektijd beschikbaar, de totale inspreektijd bedraagt maximaal 30 minuten. Indien een groep personen gebruik wil maken van het recht tot inspreken, kan de voorzitter de uitvoering beperken tot één of meer vertegenwoordigers van die groepering. De voorzitter is bevoegd de spreektijd in bijzondere gevallen of als zich veel insprekers hebben gemeld aan te passen.

4. Artikel 33, lid 7 is van overeenkomstige toepassing op het inspreken bij oordeelsvormende vergaderingen.

5. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

6. De inspreker voert het woord nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de leden van de vergadering toestaan aan de insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en leden van de vergadering.

7. De voorzitter kan toestaan dat insprekers gedurende de eerste termijn aan tafel plaatsnemen en vragen van de leden beantwoorden. Na afloop van de eerste termijn krijgt de inspreker via de voorzitter de gelegenheid om een korte reactie te geven. Hij houdt zich daarbij aan de orde van de vergadering zoals aangegeven door de voorzitter. Artikel 38 zevende lid van dit Reglement is van overeenkomstige toepassing.

8. De tekst van de inspreker kan, indien door de inspreker bij de griffier aangeleverd, worden gepubliceerd in het RIS en op de website waarbij de persoonsgegevens zijn geanonimiseerd. De griffie wijst de insprekers schriftelijk expliciet op de wijze van publiceren.

1. In aanvulling op artikel 29 eerste lid van dit Reglement kan de voorzitter in spoedeisende gevallen na het verzenden van de agenda een aanvullende agenda opstellen. Deze wordt met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden ter beschikking gesteld via het RIS.

1. De griffier draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijsten van raadsvergaderingen.

2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen raadsleden de presentielijst. Aan het einde van elke raadsvergadering wordt de lijst door de voorzitter door ondertekening vastgesteld.

1. De vergadering wordt niet geopend voordat uit de presentielijst blijkt dat meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

2. Als de vergadering niet kan worden geopend belegt de voorzitter op basis van artikel 20 van de Gemeentewet een nieuwe vergadering op een tijdstip minimaal 24 uur na een nieuwe, digitale oproep. In die nieuwe vergadering geldt het vereiste van quorum niet.

1. Een beraadslaging geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist. Een termijn wordt door de voorzitter afgesloten.

2. De voorzitter bepaalt de volgorde waarin de leden en andere deelnemers aan de vergadering aan het woord komen.

3. In de eerste termijn kan één lid per fractie het woord voeren; daarbij zijn interrupties niet toegestaan. In de tweede termijn kunnen alle raadsleden het woord voeren.

4. Spreektijden worden alleen bij uitzondering gebruikt, dit op voorstel van de agendacommissie. In ieder geval worden spreektijden afgesproken bij de Algemene Beschouwingen.

1. De griffier draagt zorg voor het maken van een digitaal verslag in beeld en geluid van de vergadering. Dit verslag is tijdens en na de vergadering terug te kijken via de website van de gemeente.

2. De griffier maakt een besluitenlijst waarop de namen van de aan- en afwezige raadsleden en collegeleden staan, de teksten van de genomen besluiten inclusief de stemverhoudingen en de aantekening of een fractie een stemverklaring heeft afgegeven.

3. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering van de raad ter vaststelling aan de raad aangeboden.

1. Als de voorzitter vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging. Daarna vindt stemming plaats over eventuele subamendementen, amendementen en moties (in deze volgorde) en vervolgens over het voorstel in zijn geheel, zoals het dan luidt. Stemmingen vinden plaats via de digitale stemmodule. Mocht de stemmodule niet werken dan vindt stemming plaats bij handopsteken.

2. Als er hoofdelijke stemming wordt aangevraagd, bepaalt de voorzitter door het lot bij welk raadslid de stemming start.

3. Vervolgens roept de voorzitter de raadsleden bij naam op hun stem uit te brengen, beginnende bij het lid dat daarvoor middels loting is aangewezen. Vervolgens geschiedt de oproeping naar de volgorde van de presentielijst.

4. Bij hoofdelijke stemming is ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, verplicht zijn stem uit te brengen. De leden doen dat door ‘voor’ of ‘tegen‘ uit te spreken, zonder enige toevoeging. Als een lid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing nog herstellen voordat het volgende lid heeft gestemd.

5. Leden kunnen voorstellen een voorgestelde beslissing in één of meer onderdelen te splitsen, waarover afzonderlijke besluitvorming plaatsvindt. Dit is een ordevoorstel.

6. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mede, met vermelding van het aantal voor en tegen uitgebrachte stemmen.

1. Als er een schriftelijke stemming over personen nodig is bij een voordracht of aanbeveling, benoemt de voorzitter uit de aanwezige leden drie stemopnemers, die tezamen de commissie voor stemopneming vormen. De griffier ondersteunt de commissie.

2. Ieder aanwezig lid dat zich niet op grond van de wet van stemming moet onthouden, is verplicht een stembriefje in te leveren. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De stembriefjes worden in een stembus verzameld.

3. De vergadering kan op voorstel van de voorzitter beslissen dat stemmingen worden samengevat op één briefje.

1. Het stembureau onderzoekt of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal leden dat verplicht is een stembriefje in te leveren. Als de aantallen niet gelijk zijn worden de stembriefjes vernietigd zonder ze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden.

2. Voor het bepalen van de volstrekte meerderheid als bedoeld in artikel 30 van de Gemeentewet worden geacht geen stem te hebben uitgebracht die leden die geen behoorlijk stembriefje hebben ingeleverd.

3. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad op voorstel van de voorzitter. Onder de zorg van de griffier worden de stembriefjes onmiddellijk na vaststelling van de uitslag vernietigd.

1. De auditcommissie ondersteunt de raad in zijn financiële taken en verantwoordelijkheden. De auditcommissie ziet vooral toe op de kwaliteit van de financiële processen, in het bijzonder op de planning & controlcyclus. De commissie kan over de in het tweede lid genoemde taken advies uitbrengen aan de raad.

2. De auditcommissie:

• -

  Stemt af met de accountant over het proces van de jaarrekening en over de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te besteden aan bepaalde onderwerpen;

• -

  Bespreekt de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole en interim controles in opdracht van de raad;

• -

  Voert de afstemming met de rekenkamercommissie over het selecteren van een onderwerp voor een onderzoek, voorgenomen onderzoeken, het plan van aanpak van een onderzoek en bewaakt de tijdige oplevering van de onderzoeken.

• -

  De voorbereiding van procedure tot selectie en benoeming van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en het doen van een voordracht voor de keuze;

• -

  Bespreekt de aangeleverde verslagen van de fracties over de besteding van het fractiebudget inclusief het advies daarbij van de griffie.

3. De commissie kan uit maximaal evenveel leden bestaan als er fracties in de raad zijn. De raad benoemt de leden van de commissie. Er kan maximaal één lid per fractie worden benoemd.

4. Een lid kan zowel raadslid als burgerraadslid zijn. Indien een lid afwezig is kan hij zich laten vervangen door een ander lid van zijn fractie.

5. De commissie kiest uit de in de commissie benoemde leden een voorzitter. De fractie van de gekozen voorzitter kan een fractielid toevoegen aan de commissie.

6. De griffier of zijn plaatsvervanger is secretaris van de commissie.

7. De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag van het raadslid als lid van de raad.

1. De commissie vergadert zo vaak als nodig is of indien ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

2. De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders besluit.

3. De secretaris verzorgt de verslaglegging van de vergaderingen.

4. De commissie kan leden van het college, de accountant, leden van de rekenkamercommissie en ambtelijk ondersteuners uitnodigen om deel te nemen aan de vergaderingen.

1. Er is een werkgeverscommissie. De taken, samenstelling, bevoegdheden en werkwijze liggen vast in de Verordening op de Werkgeverscommissie.

1. Er is een werkgroep Sociaal Domein. De werkgroep heeft als taak het informeel overleg te voeren met college, organisatie en samenleving over alle zaken aangaande het Sociaal Domein voor zover het de bevoegdheden van de raad raakt.

2. Elke fractie vaardigt één lid af. Dit kan een raadslid of een burgerraadslid zijn.

3. De werkgroep wijst uit haar midden een voorzitter aan. Een medewerker van de griffie treedt op als secretaris van de werkgroep.

4. De werkgroep komt vier keer per jaar bij elkaar. Op verzoek van de voorzitter of een lid kan de werkgroep vaker vergaderen.

5. De vergaderingen van de werkgroep zijn openbaar, tenzij de werkgroep anders besluit.

1. Bij het opleggen van geheimhouding door raad, college van burgemeester en wethouders en de burgemeester gelden de volgende randvoorwaarden:

• -

  Uitgangspunt is openbaarheid van informatie en van vergaderingen (artikel 23 van de Gemeentewet).

• -

  Naast ‘openbaar’, ‘geheim’ of ‘besloten’ kan informatie ‘onder embargo’ worden verstrekt.

• -

  Besloten vergaderingen zijn altijd geheim.

• -

  Als het college geheimhouding oplegt op stukken, dan dient dit altijd gemotiveerd te worden. Geheimhouding op stukken is alleen mogelijk op grond van artikel 5.1 van de Wet Open Overheid (Woo) (voorheen artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur).

• -

  Geheimhouding op mondelinge informatie hoeft niet gemotiveerd te worden.

• -

  Het vertrouwelijk omgaan met informatie zonder formele oplegging van geheimhouding is een afspraak die onderling kan worden gemaakt (een gentlemens agreement).

• -

  Als sanctie voor raadsleden die geheime informatie lekken geldt dat de raad kan besluiten het betreffende raadslid uit te sluiten van de toegang (tot een vergadering) of tot toegang van stukken waarop geheimhouding berust voor een periode van maximaal 3 maanden.

2. De werkwijze voor geheime stukken en besloten vergaderingen is beschreven in bijlage 1 bij dit Reglement, werkwijze geheimhouding en openbaarheid van vergaderingen.

1. Geheime informatie wordt alleen bij een raadsvoorstel gevoegd als de informatie essentieel is voor de besluitvorming. Een raadsvoorstel wordt in beginsel zodanig opgesteld dat geen geheime informatie is opgenomen. Als geheime informatie nodig is om over een voorstel te kunnen beslissen, wordt deze in een bijlage verwerkt.

2. Over het raadsvoorstel wordt in principe in openbaarheid gesproken. Pas als het niet mogelijk is om de geheime informatie in een aparte bijlage te verwerken, wordt deze opgenomen in het raadsvoorstel, dat alleen in een besloten raadsvergadering kan worden behandeld.

1. In de gevallen waarin dit Reglement niet voorziet of bij vragen over de interpretatie is het fractievoorzittersoverleg bevoegd een beslissing te nemen.

2. De toelichting maakt integraal deel uit van het Reglement.

3. Dit Reglement voor de vergaderingen van de Raad Zeewolde BOB 2023 kan worden aangehaald als “Reglement van Orde gemeenteraad Zeewolde 2023”.

1. Het Reglement van orde voor de vergadering van de raad BOB 2023 treedt in werking per 1 september 2023, onder gelijktijdige intrekking van de in lid 2 genoemde verordeningen.

2. De volgende vier verordeningen worden ingetrokken:

• -

  Het Reglement van Orde voor de raad 2016 gemeente Zeewolde, vastgesteld 29 september 2016.

• -

  De Verordening op de raadscommissies Zeewolde 2019, vastgesteld d.d. 20 december 2018.

• -

  De Verordening Ambtelijke Bijstand en fractieondersteuning Zeewolde, vastgesteld d.d. 21 februari 2019.

• -

  De Verordening op de Auditcommissie 2015, vastgesteld d.d. 5 november 2015.