Evenementenbeleid

1.1 Evenementen in Vijfheerenlanden

In 2022 was er volgens de evenementenkalender sprake van zo’n 160 kleinschalige meldingsplichtige evenementen (0-categorie), zo’n 100 reguliere evenementen (categorie A), 25 aandachts-evenementen (categorie B) en 3 risico-evenementen (categorie C). Zie “Bijlage I categorieën evenementen” voor een toelichting op deze categorie indeling. Door de destijds geldende coronamaatregelen is echter een aantal van deze evenementen niet doorgegaan. Daarmee ligt het aantal iets onder het gemiddelde jaaraantal van zo’n 300.

De wijze waarop de (gemeentelijke) overheid omgaat met evenementen is de laatste jaren veranderd. Een duidelijke ontwikkeling in de afgelopen jaren, naar aanleiding van diverse incidenten op evenementen, is die van toenemende veiligheidsmaatregelen. Dit maakt dat de advisering van de operationele diensten (zoals politie, Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) en Brandweer) aan het bestuur een belangrijk onderdeel is in de vergunningprocedure. De gemeente voert hierbij de regie, door middel van het proces van vergunningverlening.

Een grote meerderheid van de deelnemers aan het bewonerspanel* en de deelnemers aan de gesprekken die gevoerd zijn op de weekmarkten hebben aangegeven het belangrijk tot zeer belangrijk te vinden dat er evenementen georganiseerd worden in Vijfheerenlanden. Een meerderheid vindt daarnaast het aantal evenementen precies goed. Bewoners die aanbod missen, noemen vooral culinaire festivals/foodtruckfestivals en specifieke muziekevenementen. Hoewel de gemeente hiervoor niet zelf evenementen gaat organiseren, kunnen dergelijke wensen door de gemeente wel benoemd worden in het contact met organisatoren. De resultaten van het bewonerspanel zijn verwerkt in dit beleid.

Paardenmarkt, Vianen

1.1 Visie op evenementen

De gemeente vindt evenementen waardevol. Evenementen in de gemeente dragen in grote mate bij aan de vitaliteit van de gemeente, zowel op cultureel, commercieel als maatschappelijk vlak. Daarnaast zorgen evenementen voor ontmoetingsmomenten voor inwoners en dragen ze bij aan sociale cohesie.

Evenementen kunnen de kwaliteiten van de gemeenten uitdragen en versterken. Vijfheerenlanden kan voordeel hebben van de evenementenpromotie en de evenementen kunnen gebruik maken van de unieke marketingkwaliteiten van de gemeente van water, groen en historie. Die kwaliteiten zijn ook terug te zien in het evenementenaanbod van Vijfheerenlanden.

Evenementen vinden hun kracht en meerwaarde in het feit dat ze gedragen worden door de betrokkenheid van mensen. Vaak gaat het hierbij om vrijwilligers, zoals inwoners en/of ondernemers die belangeloos iets willen organiseren in de steden en dorpen.

Er moet ruimte zijn voor zowel commerciële evenementen als niet-commerciële evenementen. Naast evenementen die door vrijwilligers worden georganiseerd en geen winstoogmerk hebben, kennen we ook evenementen die bedrijfsmatig worden georganiseerd.

Bij het organiseren van evenementen vindt de gemeente het volgende belangrijk:

1. Evenementen hebben een positief effect op de leefbaarheid van de gemeente:

• -

  Een positieve beleving van de gemeente (dynamiek, culturele ontwikkeling en gezelligheid).

• -

  De sociaal-maatschappelijke netwerken die tijdens evenementen ontstaan.

• -

  De economische spin-off van evenementenbezoekers voor (de toekomstbestendigheid van) de lokale middenstand.

• -

  De versterking van de sociale cohesie tussen mensen bij de organisatie van een evenement en/of het bezoek aan een evenement.

2. Evenementen hebben een positief effect op de beleving van de gemeente:

• -

  Het aanboren van nieuwe doelgroepen/bezoekers voor een bezoek aan de gemeente.

• -

  Het aantrekkelijk maken van de gemeente voor nieuwe inwoners.

• -

  Het vergroten van de naamsbekendheid en versterking van het imago van de gemeente.

• -

  Het versterken van Vijfheerenlanden als toeristische en recreatieve bestemming.

3. Evenementen moeten gefaciliteerd worden:

• -

  Evenementen vinden hun kracht en meerwaarde in het feit dat ze gedragen worden door de betrokkenheid van mensen. Zoals hierboven benoemd, gaat het vaak om vrijwilligers inwoners of ondernemers, die belangeloos iets willen organiseren voor en in de stad of de dorpen).

• -

  De gemeente waardeert deze inzet en probeert vanuit haar rol te faciliteren, zonder daarbij het evenement over te willen nemen of te smoren in regelzucht.

4. Evenementen moeten veilig en ordelijk plaatsvinden:

• -

  Vooral de aspecten rondom openbare orde en veiligheid, milieu en volksgezondheid worden daarbij zorgvuldig gewogen en beoordeeld.

• -

  De gemeente bekijkt per locatie welke criteria gehanteerd worden om een evenement op de betreffende locatie al dan niet te vergunnen. Dit is maatwerk.

5. Bij evenementen moet aandacht zijn voor duurzaamheid:

• •

  De gemeente verwacht dat organisatoren nieuwe ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid meenemen in de wijze waarop het evenement wordt georganiseerd. De gemeente faciliteert dit door organisatoren extra te informeren over de ontwikkelingen en regels.

• •

  Naast de nieuwe landelijke regels met betrekking tot plastic dat voor eenmalig gebruik is bedoeld, mag er bij evenementen in de gemeente alleen plasticvrij vuurwerk worden gebruikt.

6. Er moet ruimte zijn voor zowel commerciële evenementen als niet-commerciële evenementen:

• -

  Naast evenementen die door vrijwilligers worden georganiseerd en geen winstoogmerk hebben, zijn er ook evenementen die bedrijfsmatig worden georganiseerd. Vijfheerenlanden streeft naar een evenwichtige balans in het evenementenaanbod en daarbij vormen zowel commerciële als niet commerciële evenementen een belangrijke, gevarieerde bijdrage.

• -

  In de afweging van de evenwichtige balans heeft Vijfheerenlanden een voorkeur voor evenementen die door hun eigen inwoners worden georganiseerd en waarbij het te voorzien is dat zij ook spin-off opleveren voor de lokale middenstand. Deze voorkeur wordt meegewogen in gevallen waarbij conflicterende aanvragen worden ontvangen, bijvoorbeeld voor dezelfde locatie in dezelfde periode.

7. Evenementen hebben een goede balans voor de inwoners:

• -

  De gemeente erkent dat evenementen voor last en soms overlast zorgen voor de directe omgeving van het evenement. Dit kan bijvoorbeeld geluidsoverlast zijn, parkeer- en verkeersproblemen of ongewenst gedrag van bezoekers van een evenement.

• -

  Daarom worden er in de evenementenvergunningen voorwaarden gesteld, om overlast zoveel mogelijk te voorkomen.

• -

  De positieve uitgangspunten van een evenwichtige evenementenkalender wegen echter zwaar mee binnen het vergunningenbeleid voor evenementen.

1.2 Rol en positie gemeente

Voor de gemeente geldt klantvriendelijkheid als één van de pijlers van het evenementenbeleid en de gemeente wil daarmee organisatoren goed van dienst zijn. Tegelijkertijd is de gemeente ook verantwoordelijk voor het vergunningsproces en de toezicht en handhaving hierop. Zo voert de gemeente de regie over het vergunningsproces. Hierbij neemt de gemeente de verantwoordelijkheid voor een goede afweging tussen de wensen van de organisator en de openbare orde en veiligheid, mede om de leefbaarheid voor omwonenden van evenementen te beschermen.

Los van de rol van de gemeente is de organisator uiteindelijk altijd zelf verantwoordelijk voor het goed en veilig organiseren van het evenement. De organisator hoort zich goed voor te bereiden, bijvoorbeeld door het opstellen van een veiligheidsplan. Dit blijft altijd de verantwoordelijkheid van de organisator, waarbij de gemeente wel bereid is om ondersteuning en adviezen te geven.

1.3 Klantvriendelijkheid

Er is door landelijke wetgeving, voor met name over veiligheid, weinig of geen ruimte voor deregulering. Ook de zorg voor volksgezondheid en het voorkomen van overlast vraagt om strakke regelgeving. In plaats van in te zetten op minder regels voor organisatoren zet gemeente daarom in op klantvriendelijkheid. Om tegemoet te komen aan de vragen van organisatoren wordt bij de aanvraag zo veel mogelijk voorbeeldmateriaal beschikbaar gesteld en kan een organisator een nieuwe aanvraag baseren op de voorgaande vergunningsaanvraag. Bovendien is de gemeente beschikbaar om organisatoren te helpen bij de administratieve verplichtingen rondom het vergunningsverleningsproces.

Glass Dance, Leerdam

2.1 Definitie

In artikel 2:24 van de Algemene plaatselijke verordening 2022 is de definitie van evenement opgenomen.

2.2 Uitzonderingen genoemd in de Apv

De Apv benoemt een aantal uitzonderingen. De uitzonderingen bioscoopvoorstellingen, markten, kansspelen en het geven van gelegenheid tot dansen in een inrichting in de zin van de Alcoholwet en betogingen, samenkomsten en vergaderingen worden verder beschreven in de Toelichting van de Apv.

Het optreden als straatartiest, straatfotograaf, tekenaar of filmoperateur en het exploiteren van een speelautomatenhal kent zijn eigen vergunningstelsel in de Apv en is daarom ook uitgezonderd.

Trouwplechtigheden in inrichtingen als bedoeld in de Wet milieubeheer of Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer zijn tevens uitgezonderd. Dit zijn trouwplechtigheden in bijvoorbeeld gebouwen. Dit kan tevens in de openlucht zijn wanneer het buitenterrein onderdeel uitmaakt van de inrichting. De locatie waar een trouwplechtigheid plaatsvindt is een huis van de gemeente en als zodanig aangewezen.

2.3 Categorieën evenementen

In artikel 2:24a van de Apv Vijfheerenlanden 2022 is bepaald dat evenementen worden gekwalificeerd en aangeduid in vier categorieën, 0, A, B en C. De indeling wordt bepaald door het invullen van een behandelclassificatiescan zoals beschreven in het Nederlands Handboek Evenementen Veiligheid 1.0* (NHEV) en opgesteld door de Veiligheidsregio Utrecht.

0-evenementen zijn per definitie meldingsplichtig en voldoen aan de criteria die zijn benoemd in artikel 2:25a van de Apv Vijfheerenlanden 2022.

Wanneer aan één van deze criteria niet wordt voldaan, is er geen sprake van een meldingsplichtig evenement en is een vergunning verplicht.

2.4 Sportwedstrijd in openbare ruimte

Sportwedstrijden die plaatsvinden op een sportlocatie zijn in principe geen evenement. Een sportwedstrijd waarbij gebruik gemaakt wordt van de openbare ruimte wordt wel aangemerkt als evenement. Er is ook sprake van een evenement als zowel op een sportlocatie als buiten een sportlocatie gebruik wordt gemaakt van de openbare ruimte. Het kan daarbij gaan om een parcours, maar ook om het inzetten van verkeersmaatregelen om de bezoekersstromen naar de wedstrijd te reguleren.

Wanneer er een niet-sportactiviteit plaatsvindt op een sportlocatie, bijvoorbeeld een rommelmarkt in een manege of een feest op de sportvelden (buiten een sportkantine) dan is er sprake van een evenement.

3.1. Evenementenkalender

De gemeente hanteert een evenementenkalender, voor inzicht in aantallen en soorten evenementen. Dit is een belangrijke basis voor een vroegtijdige inschatting van de benodigde (externe) capaciteit van met name hulpdiensten. Hiervoor moeten de organisatoren van B- en C-evenementen, vóór 15 november van het voorafgaande jaar van het evenement, een vooraankondiging indienen. Daardoor leidt de kalender tot inzicht in de verwachte evenementen, zodat conflicten in data en locaties tijdig zichtbaar zijn.

Alle bij gemeente bekende evenementenorganisatoren krijgen in oktober een uitnodiging voor de vooraankondiging. Daarnaast wordt via een oproep in de krant en ook op social media opgeroepen om melding te doen van een voorgenomen evenement.

De vooraankondiging wordt ten minste verwacht voor B- en C-evenementen en optioneel voor A-evenementen. De vooraankondiging is geen garantie op het verkrijgen van een vergunning. Het zorgt er echter wel voor dat de organisator tijdig op de hoogte is van eventuele conflicten met andere evenementen of met de beoogde locatie. Daardoor kan er nog in de organisatie van het evenement geschoven worden.

In december wordt de evenementenkalender vastgesteld. Deze kalender wordt gepubliceerd op de website van de gemeente en actueel gehouden. De evenementenkalender loopt van 1 januari t/m 31 december.

Voor vergunningsplichtige evenementen in de eerste maanden van het jaar moet de organisator uiteraard rekening houden met de indientermijn. Indien deze vóór 15 november ligt, geldt de vergunningsaanvraag als vooraankondiging.

3.2 Vooroverleg

Op basis van de vooraankondigingen worden organisatoren van B- en C-evenementen, ruim voor de uiterste indieningstermijn van de evenementenvergunning, uitgenodigd voor een vooroverleg met de betrokken ambtenaren en adviseurs van hulpdiensten. In dit vooroverleg worden eventuele te verwachten knelpunten besproken en nadere afspraken gemaakt voor het indienen van de vergunningsaanvraag.

3.2 Gunningscriteria evenementenkalender

Wanneer op basis van de aanmeldingen een keuze gemaakt dient te worden, dan worden de onderstaande gunningscriteria gehanteerd:

Terugkerende evenementen gaan voor op nieuwe initiatieven.

Bij een selectie wordt eerst gekeken naar terugkerende evenementen. Deze evenementen hebben voorrang.

Evenementen die in een periode van drie jaar minimaal één keer per jaar zijn georganiseerd zijn terugkerende evenementen en gaan dus voor “nieuwe” evenementen.

Aan het verzoek om met een terugkerende evenementenvergunning te werken kan niet worden voldaan. Uit de praktijk blijkt vrijwel elk jaar sprake te zijn van wijzigingen in de opzet en bemensing van evenementen, ook als deze al vele jaren gehouden worden. Bovendien wijzigt regelgeving ook regelmatig, waardoor aanvraagformulieren regelmatig aangepast moeten worden. Om toch het jaarlijkse proces te vereenvoudigen kan daarbij gebruik worden gemaakt van de voorgaande vergunningsaanvraag, waarin dan de focus enkel op de wijzigingen hoeft te liggen.

Evenementen voor en door bewoners en ondernemers van de gemeente.

Ook wordt gekeken wie het evenement organiseert en welke doelgroep het evenement heeft. Evenementen die georganiseerd worden door inwoners en/of ondernemers van de gemeente gaan voor evenementen die georganiseerd worden door particulieren of rechtspersonen van buiten de gemeente. Daarbij wordt tevens de voorkeur gegeven aan evenementen waarbij de doelgroep de inwoners van de gemeente zijn.

Loting

Wanneer bovenstaande afwegingen erin resulteren dat er nog steeds concurrerende, maar ieder op zich vergunbare aanvragen zijn, dan wordt er door (of namens) de burgemeester via loting bepaald welke vooraankondiging een plaats op de kalender krijgt.

Zomerfestival, Leerdam

Vijfheerenlanden is een grote gemeente met veel locaties waar evenementen georganiseerd worden. Door dit diverse aanbod, zijn er volop mogelijkheden.

Omdat elke aanvraag om maatwerk vraagt, wordt voor iedere aanvraag een afweging gemaakt of een locatie geschikt is voor het aangevraagde evenement.

By The Creek, Vianen

Arno Wallaard Memorial, Meerkerk

Trekkertrek, Lexmond

5.1 Terrassen tijdens evenementen

Tijdens evenementen zijn bestaande terrassen toegestaan tenzij het ruimtebeslag van het evenement dit nadrukkelijk niet mogelijk maakt.

5.2 Muziek op terrassen

Voor het organiseren van een evenement met muziek op een terras is een evenementenvergunning nodig (denk hierbij aan een DJ of zanger op het terras). Dit evenement kan aansluiten bij een evenement rondom de openbare inrichting, maar kan ook een zelfstandig evenement zijn. Meer informatie over evenementen bij horeca is te lezen in het evenementenbeleid.

Er wordt alleen een vergunning verleend voor maximaal 3 evenementen per jaar. Wanneer de wens bestaat om meer evenementen op het terras te organiseren, dan is er sprake van een reguliere exploitatie. Een aanpassing van de exploitatievergunning is dan noodzakelijk.

5.3 Bakken en tappen op terrassen

Dranken en eetwaren dienen vanuit de inrichting te worden geserveerd. Tapinstallaties en apparaten voor het bereiden, koken, bakken, braden of verwarmen van eetwaren mogen niet op het terras worden geplaatst.

Alleen voor evenementen geldt een uitzondering. Tapinstallaties en het serveren van eten vanaf een terras is wel toegestaan wanneer het terras onderdeel uitmaakt van een evenemententerrein en dit ook zodanig via een evenementenvergunning is vergund.

De Voorstraat in Vianen

5.1 Termijnen en indieningsvereisten

Omdat het bij de aanvraag niet altijd duidelijk is om welke categorie het gaat, is het advies om zo vroeg mogelijk een vergunning aan te vragen.

5.2 Indieningsvereisten en bijlagen

Voor het indienen van een evenement dient het vastgestelde digitale aanvraagformulier (www.vijfheerenlanden.nl/evenement) gebruikt te worden.

Bij een aanvraag dienen minimaal de volgende bijlagen te worden ingediend:

** Dikgedrukt is noodzakelijk onderdeel van het vergunningsaanvraag. Schuingedrukt is indien van toepassing

Voor een aantal locaties en evenementen kan het noodzakelijk zijn dat de aanvrager een geluidsrapport of natuurtoets moet aanleveren.

Wanneer deze of andere documenten ontbreken om een aanvraag in behandeling te kunnen nemen, dan wordt de aanvrager hiervan op de hoogte gesteld. De aanvrager krijgt dan een redelijke termijn voor het aanvullen van de aanvraag. Uiteraard is het ook mogelijk om vooraf contact op te nemen met de gemeente om te informeren welke documenten nodig zijn.

5.3 Voorschriften en voorwaarden

Aan een evenementenvergunning worden voorschriften verbonden die de belangen beschermen waaraan een evenementenvergunning getoetst wordt. Hierbij moet bijvoorbeeld gedacht worden aan voorschriften ter bescherming van de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid en ter bescherming van het milieu.

Wanneer noodzakelijk, kunnen deze worden aangevuld met bijvoorbeeld met inzet van EHBO-er, beveiligers en verkeersregelaars. Ook kunnen specifieke activiteiten vragen om gerichte voorschriften. Hierbij moet onder andere gedacht worden aan kermisattracties of het gebruik van open vuur.