Algemeen mandaatbesluit 2023

Ondertekening

Algemene toelichting:

Voor de uitgangspunten van het mandaatstelsel van de gemeente Groningen en dit Algemeen mandaatbesluit 2023 wordt verwezen naar de notitie “Vertrouwen in/door vakmanschap”.

Het belangrijkste uitgangspunt is dat alle te mandateren bevoegdheden worden uitgeoefend onder de vooronderstelling dat alle mandaten worden toegekend onder de restricties, zoals die in artikel 2 van dit Algemeen mandaatbesluit 2023 zijn vastgelegd.

Toelichting artikel 1:

In lid 1 wordt de basis van het Algemeen mandaatbesluit 2022 gelegd. De mandaatbevoegdheid van afdeling 10.1.1 Algemene wet bestuursrecht wordt hierin geconcretiseerd voor de gemeente Groningen.

Uitgangspunt is dat de bevoegdheden worden gemandateerd aan degene die in de praktijk de bevoegdheid ook uitoefent. Uitgangspunt is dat mandaten worden gelegd bij de directeuren van directies: die kunnen bepalen of zij een bevoegdheid zelf willen uitoefenen of nog lager in de organisatie neerleggen. Er zijn een paar uitzonderingen op dit uitgangspunt, die ook in dit mandaatbesluit aan de orde komen. Voor privaatrechtelijke rechtshandelingen worden ook de concerndirecteuren aangewezen, zie artikel 10. Voor privaatrechtelijke rechtshandelingen, en met name ook die op het gebied van personeelsmanagement is het van belang dat het begrip mandaat ook de woorden machtiging en volmacht omvat.

Lid 2 zorgt ervoor dat de gemandateerde bevoegdheid niet wegvalt bij afwezigheid van de bestuurder of functionaris.

In lid 3 komt tot uitdrukking dat uit oogpunt van transparantie het aangewezen is om ook de plaatsvervanging of de waarneming in de ondertekening tot uiting te brengen. Zie ook de toelichting bij artikel 6. Voor de goede orde wordt hier nog opgemerkt dat vervanging of waarneming alleen mogelijk is, waar daarover uitdrukkelijk besloten is. In gevallen waarin niet in vervanging of waarneming is voorzien, gaat de gemandateerde bevoegdheid, indien de mandataris niet in staat is te besluiten en/of ondertekenen, terug naar het college of de burgemeester.

Toelichting artikel 2:

Dit artikel geeft de belangrijkste (vooral bestuurlijke) randvoorwaarden voor mandaatverlening.

Alle in het tweede gedeelte van dit besluit aan de orde zijnde bevoegdheden moeten in het licht van deze bepaling worden uitgeoefend. Er is voor gekozen om dit artikel een eigen prominente plek te geven om het belang van afstemming bij gevoelige zaken te benadrukken. In dit artikel worden twee vormen van afstemming opgevoerd, namelijk voorleggen aan de portefeuillehouder en terugleggen bij het college.

Het eerste houdt overleg met de portefeuillehouder in over afdoening door de directeur zelf in mandaat, dan wel over besluitvorming door het college. Terugleggen bij het college houdt in dat de gevoelige zaak niet in mandaat afgedaan wordt, maar ter besluitvorming voorgelegd wordt aan het college.

Dit artikel geeft de situaties aan waarin er in elk geval teruggekoppeld moet worden, en/of de beslissing door het college en/of de burgemeester genomen moet worden. Naast de genoemde voorbeelden dat er teruggelegd moet worden (lid 2) is het de verantwoordelijkheid van de directeur om ook in andere gevallen deze afweging te maken (lid 1).

Deze verantwoordelijkheid strekt zich ook uit tot de ondermandaten. Hieraan wordt nadere uitwerking gegeven in artikel 8 van dit mandaatbesluit.

Overigens moet de teruglegverplichting gezien worden als een interne verplichting, die bedoeld is om het college de nodige grip op belangrijke besluitvorming in (onder)mandaat te geven. Het artikel is nadrukkelijk niet bedoeld als vorm van rechtsbescherming met externe werking. Met andere woorden, een in mandaat genomen besluit heeft volledige gelding, overeenkomstig artikel 10:2 Algemene wet bestuursrecht, als een besluit van de mandaatgever, ook al is er niet teruggelegd terwijl dat wellicht wel wenselijk was geweest.

Toelichting artikel 3:

Dit artikel geeft de te hanteren procedure aan bij mogelijke onderlinge verschillen van opvatting tussen twee of meer directies. De Concerndirectie of concerndirecteuren gezamenlijk hakt/hakken in dat geval de knoop door, waarbij ook besloten kan worden het college erbij te betrekken.

Toelichting artikel 4:

De gemeente Groningen kent een ruim systeem van mandatering. Uitgangspunt is dat bevoegdheden ter uitvoering van de dagelijkse taak in algemene zin worden opgedragen, natuurlijk steeds onder volledige verantwoordelijkheid van de betreffende bestuursorganen.

Voor alle duidelijkheid: in dit artikel is een niet-limitatieve lijst met bevoegdheden opgenomen.

Toelichting artikel 5:

In dit artikel wordt expliciet de mogelijkheid van toepassing van last onder bestuursdwang/dwangsom en de bestuurlijke boete aan de uitvoering gekoppeld.

Het blijft natuurlijk wel zo dat waar de toepassing van last onder bestuursdwang/last onder dwangsom of bestuurlijke boete mogelijk grote beleidsmatige, financiële, publicitaire of overige gevolgen met zich brengt, dit vooraf moet worden teruggekoppeld aan de verantwoordelijk wethouder, de burgemeester en/of het college, overeenkomstig artikel 2.

Toelichting artikel 6:

Het eerste lid van artikel 6 koppelt de bevoegdheid om een besluit te nemen of te besluiten een overeenkomst aan te gaan aan de bevoegdheid om dit besluit of deze overeenkomst te ondertekenen. Dit geldt met name ook voor privaatrechtelijke overeenkomsten, waar de besluit- en tekeningsbevoegdheid bij verschillende organen ligt (besluiten doet het college op grond van artikel 160 lid 1 onder e Gemeentewet, de burgemeester ondertekent namens de rechtspersoon gemeente op grond van artikel 171 Gemeentewet).

Beoogd wordt dit onderwerp helder en eenduidig te regelen, zonder dat er ingewikkelde ondertekeningconstructies in contracten en brieven hoeven te worden geformuleerd.

Bij mandaat (als de directeur tekent) kan worden volstaan met het aangeven van de oorspronkelijk ondertekeningbevoegde (burgemeester of het college) en degene degene die op basis van mandaat het besluit heeft genomen en ondertekent (de betreffende directeur). De ondertekening ziet er dan als volgt uit: ‘’namens het college, de directeur XXX + naam’’.

Bij ondermandaat moet duidelijk worden wie de ondergemandateerde is die het besluit heeft genomen. De ondertekening ziet er dan als volgt uit: ‘’namens het college, de directeur XXX, voor deze naam + functie ondergemandateerde’’.

Onder het tweede lid moet ook begrepen worden de situatie waarin er een waarneming of plaatsvervanging optreedt. De ondertekening kan dan gepaard gaan met de afkortingen loco (bij burgemeester of secretaris), plv. of wnd.

Toelichting artikel 6a:

Directeuren leggen verantwoording af aan Concerndirectie en/of concerndirecteuren over de wijze waarop zij met het hun verstrekte mandaat om gaan.

De Concerndirectie en/of de concerndirecteuren kunnen aanwijzingen geven over de wijze waarop binnen de organisatie met het mandaat wordt omgegaan.

Toelichting artikel 7:

In dit mandaatbesluit is gekozen om het ondermandateren in beginsel vrij te laten. De betreffende directeur kan het best bepalen of een bevoegdheid wordt ondergemandateerd en aan welke functionaris.

Daarbij moeten drie dingen worden opgemerkt:

• 1.

  er kan alleen rechtstreeks ondergemandateerd worden, verder ondermandateren is niet toegestaan;

• 2.

  ondermandaten dienen periodiek gebundeld te worden in een ondermandaatbesluit;

• 3.

  artikel 8 geeft aan welke waarborgen rond ondermandatering ingericht moeten worden.

Ten aanzien van het eerste punt wordt opgemerkt dat voorkomen moet worden dat de ondertekening uit een serie bevoegdheidsopdrachten gaat bestaan, waarbij de bovenliggende schakels geen afzonderlijke inbreng of verantwoordelijkheid hebben.

Dat betekent dat een directeur direct mandateert aan degene die inhoudelijk de beslissing neemt. Dat laat onverlet dat leidinggevenden ter zake van de uitoefening van de bevoegdheid instructies kunnen geven aan degene die door middel van het ondermandaat bevoegd is gemaakt.

Het is ook van belang duidelijk te stellen dat dezelfde randvoorwaarden die voor mandatering gelden, ook voor ondermandaat gelden. Van de mandaterende directeur wordt verwacht dat hij hiervoor waarborgen schept.

Artikel 8 legt daar nog eens speciaal de nadruk op.

Daar hoort ook bij dat organisatorische en noodzakelijke functiescheidingen vanuit het oogpunt van administratief beheer gehandhaafd blijven. Er moet dus goed worden nagegaan bij wie of waar in de organisatie de betreffende bevoegdheid wordt neergelegd.

De genoemde restricties dragen ertoe bij dat binnen de directie een overzicht beschikbaar moet zijn van de verleende ondermandaten en ook waar deze zich toe strekken of beperken. Net zoals voor mandaat geldt, geldt ook voor ondermandaat dat ook als niet voldaan is aan deze waarborgen, het ondermandaat wel externe werking heeft.

Toelichting artikel 8:

Ten einde het politieke en beleidsmatige belang van het college en/of de burgemeester te waarborgen wordt in artikel 8 aan de directeur expliciet de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van ondergemandateerde bevoegdheden toebedeeld. Daaronder valt ook de verantwoordelijkheid voor de toepassing van artikel 2 van het Algemeen mandaatbesluit 2022.

Dit artikel gaat uit van een expliciete monitorfunctie van de directeur, die daarmee duidelijke kaders aangeeft voor het al dan niet terugleggen van in ondermandaat te nemen besluiten. De invulling van deze verantwoordelijkheid is grotendeels vormvrij gelaten om onnodige bureaucratisering te voorkomen, maar ontslaat de directeur niet van de verplichting om hier een deugdelijk systeem voor te hanteren.

Om invulling aan dit artikel te geven zou de directeur bijvoorbeeld een checklist voor terugleggen kunnen opstellen, specifieke aanwijzingen kunnen geven in het ondermandaatbesluit of periodieke correspondentie- en mandaataudits kunnen organiseren.

Toelichting artikel 9:

Volgens de Awb dienen mandaatbesluiten bekendgemaakt te worden. Waar het bij bekendmaking om gaat is dat de burger op relatief eenvoudige wijze na kan gaan of en hoe de betreffende functionaris bevoegd is. Om rechtszekerheid te bieden wordt in dit artikel opgenomen dat alle geldende mandaatbesluiten (alsmede ondermandaatbesluiten) bekendgemaakt worden in het elektronische Gemeenteblad. Door plaatsing in het elektronische Gemeenteblad gebeurt de bekendmaking ook landelijk via de Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving op overheid.nl. Ook tussentijdse wijzigingen worden in het elektronische Gemeenteblad bekendgemaakt. Dit dient standaard in de besluitvorming te worden opgenomen.

Toelichting artikel 10:

Concerndirecteuren krijgen in dit het mandaatbesluit specifieke bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Allereerst doordat zij gemachtigd worden om hoge(re) bedragen te besteden. Daarnaast doordat zij toezien op de wijze waarop de aan hun ondergeschikte directeuren hun bevoegdheden uitoefenen, zie artikel 6a.

Het tweede lid lijkt overbodig, omdat het college dat natuurlijk altijd kan doen. Maar het bevestigt tegelijkertijd de “normale” waarden waar de concerndirecteuren toe bevoegd zijn.

Toelichting artikel 11:

In dit artikel geldt een algemene grens van € 100.000,-- voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen. Het gaat dan om die overeenkomsten waarbij financiële uitgaven worden gedaan in het kader van de dagelijkse uitoefening van taken van een directie.

Expliciet is aangegeven, dat indien de gemeente een rechtshandeling aangaat waarbij de contractpartner een hoger bedrag dan het normbedrag dient te betalen (en de gemeente de

‘geldontvangende’ partij is), de grens niet van toepassing is. In het kader van bedrijfsmatig werken is dit een noodzakelijke aanpassing om de slagvaardigheid en handelingssnelheid te verbeteren.

Voor onderdelen waarbij vanuit bedrijfsmatig oogpunt dit mandaatbesluit te weinig armslag biedt, kan middels het directiemandaat een meeromvattende regeling aan het college voorgesteld worden.

Aan de bepaling dat er routine-investering met een hogere tegenwaarde dan € 100.000, -- door directeuren gedaan mogen worden is toegevoegd dat deze uitgaven dan in de gemeentebegroting gedekt en aangewezen dienen te zijn.

Verder zijn ook bij dit artikel de bepalingen van de artikelen 2 en 3 onverkort van kracht. Met name voor dit mandaat wordt van de directeur aandacht gevraagd voor de opschalingplicht richting portefeuillehouder en/ of college als het politiek gevoelige besluiten betreft.

Aan de directeuren wordt de bevoegdheid/taak gegeven om budgethouderslijsten per directie vast te stellen. Daarin worden de budgethouders aangewezen. Tevens dient daarbij te worden aangegeven tot welk bedrag zij handelings- en tekenbevoegd zijn. De in dit artikel genoemde bedragen dienen daarvoor als leidraad; zij komen eenduidig handelen binnen de gehele gemeentelijke organisatie ten goede.

Toelichting artikel 12:

In dit artikel wordt het voeren van procedures opgedragen, voor zover de gemeente of een gemeentelijk orgaan in een geding is geroepen. Het betreft daarmee de vertegenwoordigingsbevoegdheid in ruime zin, zoals het (besluiten tot) schriftelijk voeren van verweer, verzoeken om uitstel, versnelde behandeling, de vertegenwoordiging ter zitting, incidenteel appèl, maar ook zaken als schikken, het treffen van dadingen, het overgaan tot mediation etc.

Hierbij wordt opgemerkt dat de actieve kant van procederen uitdrukkelijk voorbehouden blijft aan het college. Hierop zijn twee uitzonderingen aangebracht. Ten eerste namelijk het doen van een eis in reconventie (tegeneis), als er een kort geding tegen de gemeente aangespannen wordt en indien de tijd ontbreekt voor het college om hierover zelf te beslissen.

De tweede uitzondering betreft het mandaat dat aan de gemeentesecretaris separaat is verleend in de Instructie en Mandaatbesluit voor de Gemeentesecretaris tot het maken van bezwaar of het instellen van (hoger) beroep (inclusief het instellen van overige rechtsmiddelen) in alle voorkomende administratiefrechtelijke procedures, alsmede het toepassen van alle mogelijke administratiefrechtelijke proceshandelingen. Dit mandaat is eveneens alleen verstrekt voor uitzonderingsgevallen, waarin het college of de burgemeester bijvoorbeeld vanwege afwezigheid of tijdgebrek niet in staat is zelf hierover te beslissen. De beoordeling daarvan is aan de gemeentesecretaris.

Toelichting artikel 13:

Verzoeken met betrekking tot de Algemene verordening gegevensbescherming worden bij vrijwel alle directies ingediend. In dit artikel worden directeuren gemandateerd om besluiten met betrekking tot deze regelgeving te nemen. Tegen genomen besluiten staat vervolgens de bezwaarmogelijkheid van de Awb open.

In dit artikel wordt ook geregeld dat de directeur de verplichte identificatie van burgers/cliënten en de eventueel achter deze burgers bevindende betrokken personen door de gemeente op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme uit kan voeren. Deze wet eist ook van overheden dat zij zich identificeren bij het aangaan van dienstverleningscontracten (zoals met accountants en andere economische dienstverleners), om witwaspraktijken en financiering van terrorisme te voorkomen.

De bevoegdheid tot het nemen van besluiten in het kader van de Wet open overheid (Woo) wordt in lid 3 gemandateerd. Ook bij dit artikel zijn de bepalingen van de artikelen 2 en 3 onverkort van kracht.

Toelichting artikel 15:

Als gevolg van de wet normalisering rechtspositie ambtenaren is de rechtsverhouding tussen overheid en ambtenaren privaatrechtelijk geworden. De daarbij passende begrippen zijn daarmee in dit kader machtiging en volmacht.

In het Groningse model is de Concerndirectie in hoge mate verantwoordelijk voor het algemene personeelsbeleid binnen het concern. Directeuren zijn bevoegd waar het de dagelijkse leiding van een onderdeel betreft. Daarom wordt hiervoor het begrip personeelsmanagement gehanteerd.

Onder de bevoegdheid als bedoeld in het eerste lid valt ook het toekennen van bijzondere beloningen als bedoeld in Hoofdstuk 3 CAO en het Lokaal Beloningsbeleid. Per 1 januari 2023 heeft de Concerndirectie vanuit zijn concernsturende rol besloten dat dit beloningsbeleid ook aan directeuren toekomt. (CDO besluit van 26 oktober 2022). Deze bevoegdheid zit eigenlijk al ingebakken in de bevoegdheid om personeelsbeleid te kunnen voeren, maar het is goed om dit ook expliciet vast te leggen onder verwijzing naar de CAO en het desbetreffende besluit.

Ter verduidelijking in het kader van medezeggenschap is een extra lid 1a toegevoegd. Beoogd is te regelen dat directeuren ook bevoegd zijn binnen hun directie wijzigingen aan te brengen. De organisatiewijzigingen bedoeld in het tweede lid of 1a van dit artikel omvat beperkte organisatiewijzigingen binnen de betreffende directie. De onderdeelscommissie is dan bevoegd om hierover te adviseren. Dit alles natuurlijk binnen de randvoorwaarden van het mandaatbesluit.

Zodra het om (een) directieoverstijgende organisatiewijziging(en) gaat, is de concerndirectie bevoegd.

Bij wijzigingen van de hoofdstructuur van de gemeentelijke organisatie is en blijft het college bevoegd.

De onder 2 a tot en met d genoemde bevoegdheden worden niet gemandateerd aan directeuren, maar opgedragen aan de gemeentesecretaris. Het gaat daar om zaken die eenheid van beleid vergen en/of belangrijke financiële consequenties kunnen hebben.

Zaken als leeftijdsontslag en ontslag wegens langdurige ziekte vallen niet onder deze beperking.

Toelichting artikel 16:

Op diverse plaatsen in de gemeentelijke organisatie wordt gewerkt met subsidiestromen op basis van onder meer Europese of rijksregelgeving. Uit praktische overweging wordt de bevoegdheid om de aanvraag in te dienen bij de directeuren gelegd. Hieronder vallen ook alle uitvoeringshandelingen die voortvloeien uit het aanvragen van een subsidie (zoals het onderbouwen van de subsidieaanvraag, het indienen van aanvullende stukken, (tussen)rapportages en handelingen ten behoeve van de subsidievaststelling).

Met betrekking tot het tweede lid: In de Algemene subsidieverordening gemeente Groningen en de daarbij behorende Nadere Regels is bepaald op welke beleidsterreinen en voor welke activiteiten subsidies verstrekt kunnen worden. De afhandeling van subsidieverzoeken gebeurt bij meerdere onderdelen. Aan de directeur die verantwoordelijkheid draagt voor de directie op wiens beleidsterrein het subsidieverzoek ligt wordt de afhandeling ervan opgedragen.

Toelichting artikel 17:

Artikel 17, lid 1 heeft betrekking op het Protocol klachten gemeente Groningen 2015 waarin is opgenomen op welke wijze klachten in de zin van titel 9.1 Algemene wet bestuursrecht worden afgehandeld. Artikel 17, lid 2 heeft betrekking op de Klachtenregeling aanbestedingen waarin is opgenomen op welke wijze klachten die specifiek betrekking hebben op aanbestedingen worden afgehandeld. In beide gevallen is de verantwoordelijkheid voor de afdoening van klachten belegd bij de directeuren. Verder zijn ook bij dit artikel de bepalingen van de artikelen 2 en 3 onverkort van kracht.

Toelichting artikel 18:

[vervallen]

Toelichting artikel 19:

In dit artikel worden alle gemeentelijke directeuren aangewezen als heffings- en invorderingsambtenaar voor de genoemde leges. Formeel betreft het hier geen mandaat, maar attributie. Het college mandateert geen bevoegdheden maar wijst een functionaris aan, die dan van rechtswege de bevoegdheden kan uitoefenen.

Om alle algemene bevoegdheden van de directeuren bij elkaar te brengen, is gekozen om deze algemene bevoegdheid op te nemen in het algemeen mandaatbesluit.

Voor alle duidelijkheid: in de directiemandaten zijn een aantal directeuren aangewezen om een aantal specifieke bevoegdheden op het gebied van belastingen uit te oefenen.

Directeuren kunnen ook deze (belasting)bevoegdheden lager in de organisatie leggen. Dat heet dan geen ondermandaat, maar mandaat. Dit specifieke mandaat kan wel worden opgenomen in de ondermandaten zodat de bevoegdheden die een directeur lager in zijn organisatie legt, bij elkaar op één plek staan. Daarbij moet dus in acht worden genomen dat het op dit aspect (formeel) een mandaat betreft en geen ondermandaat.