Nota risicomanagement Zandvoort 2023

De Gemeente Zandvoort heeft ambities en doelstellingen om het dorp verder te brengen. Onderweg naar deze ambities krijgt Zandvoort voortdurend te maken met nieuwe ontwikkelingen. Door de dynamische omgeving van Zandvoort horen risico’s bij het behalen van de doelstellingen. Juist nu, wanneer de ambities hoog en de middelen, zoals arbeidskracht, schaars zijn is het effectief en systematisch omgaan met kansen en bedreigingen van belang. Deze nota heeft twee doelen:

• 1.

  Een duidelijke kader voor de toepassing van risicomanagement neerzetten;

• 2.

  Risicomanagement inzetten bij strategische besluitvorming.

Risicomanagement is gericht op het proactief handelen in plaats van reactief. Mocht het risico toch optreden dan is of zijn er (een) maatregel(en) bedacht om het negatieve gevolg zoveel mogelijk te beperken. Succesvolle uitvoering van risicomanagement faciliteert het maken van weloverwogen strategische keuzes en maakt ongewenste gebeurtenissen in de uitvoering of negatieve effecten voor burgers inzichtelijk, zodat deze adequaat beheerst kunnen worden. Wanneer risicomanagement goed is geïmplementeerd dan leidt dit tot risicobewustzijn, inzicht en overzicht, accuraat weerstandsvermogen, expertise en weloverwogen risicobereidheid.

Voor een goed werkende risicomanagementcyclus is uniformiteit nodig. Een duidelijk kader met uitgangspunten wordt in deze nota beschreven voor de kwantificering van risico’s, omgang met niet-financiële risico’s, verschillende invalshoeken om naar risico’s te kijken, totstandkoming van het weerstandsvermogen, sturingsinstrumenten en de verslaglegging en verantwoording van risicomanagement. Naast duidelijke uitgangspunten wordt het proces met de rol- en verantwoordelijkheidsverdeling toegelicht. Een goed beschreven proces en rolverdeling borgt de uniformiteit en draagt bij aan het inzetten van risicomanagement ten behoeve van weloverwogen besluitvorming.

Daarnaast worden drie aanbevelingen gedaan om risicomanagement nadrukkelijker in te zetten bij strategische besluitvorming:

• 1.

  Het koppelen van risico’s aan de ambities behorende bij de programma's uit de P&C producten, wat bijdraagt aan het bewuster kunnen bepalen van de risicobereidheid per ambitie;

• 2.

  Risico’s categoriseren naar incidenteel versus structureel, om het beeld voor de lange termijn inzichtelijk te maken;

• 3.

  Het toepassen van een scenarioanalyse voor het weerstandsvermogen, om het effect van besluitvorming op de lange termijn inzichtelijk te maken.

De Gemeente Zandvoort heeft ambities en doelstellingen om het dorp verder te brengen. Onderweg krijgt Zandvoort voortdurend te maken met risico’s. Risico’s die het behalen van doelstellingen in de weg kunnen staan. Risicomanagement wordt ingezet om risico’s efficiënter en effectiever te beheersen. Het expliciet op de kaart zetten van risicomanagement draagt bij aan het risicobewustzijn en biedt meer mogelijkheden om proactief te sturen op risico’s.

2.1 Aanleiding en ontwikkelingen

Binnen de publieke sector is er een toenemende aandacht voor de manier waarop risico’s worden beheerst. Een toenemende complexiteit van de samenleving, mondiale ontwikkelingen en macro economische effecten dwingen de gemeente tot een groter risicobewustzijn. In tijden van arbeidsschaarste is prioritering van werkzaamheden juist van belang. Om werkzaamheden te prioriteren is het zaak om strategische keuzes te maken omtrent doelstellingen die de organisatie wil behalen. Bij doelstellingen horen risico’s die de realisatie hiervan kunnen beïnvloeden. Dat vraagt om een raamwerk waarbinnen risico’s worden geïdentificeerd, beoordeeld en beheerst.

De eerste en ook de laatste nota weerstandsvermogen en risicomanagement dateert uit 2004. Nadien is ervoor gekozen geen nota meer op te stellen, maar de informatie op te nemen in de P&C documenten. In 2009 is gestart met het invoeren van risicomanagement organisatiebreed, waarbij de vakafdelingen via workshops een uiteenzetting kregen hoe om te gaan met risico’s bij de werkprocessen en bij nieuwe voorstellen. Ook de raadswerkgroep Begroting was hierbij betrokken. Ook in de Haarlemse organisatie heeft sinds die periode een verbetering in de uitvoering van risicomanagement en het risicobewustzijn plaatsgevonden.

Het moment is nu daar om de volgende stap in de groei naar volwassenheid van risicomanagement te nemen en nieuwe ontwikkelingen op te nemen. Dit houdt een focus op strategisch risicomanagement in, waarbij risicobewustzijn en risicobereidheid onderdeel zijn van de besluitvorming. Juist nu, wanneer de ambities hoog en de middelen, zoals arbeidskracht, schaars zijn is adequaat risicomanagement van belang. Het bewustzijn van welke risico’s het behalen van doelstellingen in de weg kunnen staan helpt bij de prioritering in besluitvorming. Om deze reden is er voor gekozen de nota risicomanagement op te stellen naar de situatie anno 2023. Naast adequate data zijn sturingsinstrumenten met meer aandacht voor de lange termijn van belang. Deze sturingsinstrumenten worden beschreven in deze nota.

2.2 Doel van de nota risicomanagement

Deze nota risicomanagement wil het kader stellen voor het inzichtelijk en beheersbaar maken van risico’s, met als doel dat zij gemanaged kunnen worden. Het hoofddoel van het actualiseren van deze nota is uniformiteit creëren bij het definiëren van risico’s en het inzetten van risicomanagement bij strategische besluitvorming. Hiermee wordt de volgende stap in het volwassenheidsniveau van risicomanagement gezet. Dat doet de nota middels de volgende punten:

• 1.

  Een duidelijk kader neerzetten voor de toepassing van risicomanagement:

  • •

    Inzicht geven in wat de doelstellingen en reikwijdte van risicomanagement zijn;

  • •

    Een eenduidig begrippenkader neerzetten;

  • •

    De verschillende invalshoeken van risico’s presenteren;

  • •

    Duidelijk maken van de rollen en verwachtingen in relatie tot risicomanagement;

  • •

    Laten zien welke instrumenten (systemen, procedures en werkwijzen) worden ingezet.

• 2.

  Risicomanagement in te zetten bij strategische besluitvorming:

  • •

    Inzicht bieden waar risicomanagement strategisch ingezet kan worden bij besluitvorming;

  • •

    Inzicht bieden in het lange termijn risicoprofiel.

Deze punten hebben met elkaar gemeen dat ze voor sturing en transparantie aan de voorkant zorgen en maken alert en adequaat handelen mogelijk op het moment dat zich een risico voordoet.

2.3 Hoe zit de nota in elkaar?

Allereerst wordt de waarom-vraag van risicomanagement beantwoord: er wordt een kader geschetst over het begrip risicomanagement, wat het oplevert en welke randvoorwaarden er gelden. Hierna wordt beschreven hoe risicomanagement bij de Gemeente Zandvoort wordt ingezet. De kaders voor het kwantificeren en beoordelen van het risicoprofiel worden beschreven en ook hoe de ratio van het weerstandsvermogen tot stand komt. Vervolgens wordt de manier waarop risicomanagement is ingericht uitgewerkt. De methodiek, het expliciet maken van rollen en verantwoordelijkheden en de set aan risicomanagementinstrumenten staan hier centraal. Dit is nodig om het bepalen van de risicobereidheid te faciliteren en om risicomanagement strategisch in te zetten in het besluitvormingsproces. Deze nota sluit af met concrete aanbevelingen om de volgende stap in de groei naar volwassenheid van risicomanagement te nemen.

De Gemeente Zandvoort wil doelen bereiken en ambities waarmaken voor het dorp en haar burgers. Het proces om de beoogde doelstellingen en ambities te realiseren is onzeker. Er bestaan altijd risico’s die de realisatie van doelstellingen in de weg kunnen staan. Van een professionele organisatie mag verwacht worden dat zij mogelijke risico’s tijdig onderkent, accepteert en volgt en probeert te beheersen en terug te dringen wanneer dit nodig is. Grote toekomstige ontwikkelingen en een constante financiële druk op de gemeente vragen om een nadere invulling van risicomanagement. In de volgende paragraaf wordt een raamwerk geschetst over het begrip risicomanagement, wat risicomanagement oplevert en de randvoorwaarden die hier bij horen.

3.1 Het begrip risico(management)

Risicomanagement is het effectief en systematisch omgaan met kansen en bedreigingen die de realisatie van organisatiedoelstellingen kunnen beïnvloeden. Het is gericht op proactief handelen in plaats van reactief1. Mocht het risico toch optreden dan is of zijn er (een) maatregel(en) bedacht om het negatieve gevolg zoveel mogelijk te beperken. Risicomanagement houdt niet in dat koste wat kost risico’s vermeden moeten worden. Wanneer het bewust accepteren van een risico de meest optimale beheersmaatregel is, dan is dit een effectieve vorm van risicobeheersing.

Dit wordt ook wel de risicobereidheid van de organisatie genoemd. Dit begrip gaat over de risico’s die men wil aangaan om een doel te behalen en de risico’s die beheerst moeten worden. De risicobereidheid bepaalt of er een beheersmaatregel ingezet wordt voor een risico en tegen welke kosten, of dat er voor wordt gekozen om het risico te accepteren. De risicobereidheid moet expliciet gemaakt worden, zodat voor de organisatie inzichtelijk is welke principes hier gehanteerd worden, om vervolgens keuzes omtrent eventuele beheersmaatregelen te nemen.

Er is sprake van goed risicomanagement wanneer een organisatie zo optimaal mogelijk om kan gaan met de onzekerheden die onderweg voor kunnen komen. Risicomanagement is een continu proces dat voorafgaand aan en tijdens het realiseren van doelstellingen wordt ingezet.

Een risico is een onzekere ongewenste gebeurtenis waardoor het realiseren van de organisatiedoelstellingen en -strategie in gevaar komt2. Daarbij is het volgende belangrijk3:

• 1.

  De gevolgen van een risico kunnen zowel financieel als niet-financieel van aard zijn;

• 2.

  Nagenoeg elke activiteit kent risico’s. Het is praktisch ondoenlijk met alle risico’s rekening te houden;

• 3.

  Er is een grote variatie in risico’s: sommige gebeurtenissen kunnen extreem grote schades veroorzaken, terwijl de kans op vóórkomen uiterst gering is (het omgekeerde komt uiteraard ook voor);

• 4.

  Als de gebeurtenis geen gevolgen heeft voor het realiseren van de organisatiedoelen, dan is er ook geen sprake van een risico;

• 5.

  Het missen van een kans is ook een risico.

3.2 Wat levert risicomanagement op?

Succesvolle uitvoering van risicomanagement faciliteert het maken van weloverwogen strategische keuzes. Ook maakt het ongewenste gebeurtenissen in de uitvoering of negatieve effecten voor burgers inzichtelijk zodat deze adequaat beheerst kunnen worden. Wanneer risicomanagement goed geïmplementeerd is dan leidt dit tot onderstaande voordelen:

• 1.

  Risicobewustzijn: Risicomanagement draagt bij aan het vergroten van het risicobewustzijn van de organisatie. Het versterkt het vertrouwen dat de organisatie met de goede dingen bezig is, omdat er heldere prioriteiten rondom strategische risico’s zijn;

• 2.

  Inzicht en overzicht: Risicomanagement biedt informatie die tot betere besluitvorming op zowel bestuurlijk als ambtelijk niveau leidt. Risico’s kunnen hierdoor explicieter worden meegewogen in de besluitvorming over nieuwe projecten of beleid;

• 3.

  Weerstandsvermogen: Risicomanagement biedt duidelijkheid over de vraag of risico’s in balans zijn met het weerstandsvermogen van de gemeente;

• 4.

  Expertise: Risicomanagement draagt bij aan het opbouwen van expertise om het managen van (potentiële) risico’s te verbeteren. Door risico’s met elkaar te delen in de organisatie wordt het risicobewustzijn vergroot en neemt expertise toe;

• 5.

  Risicobereidheid in beeld: Risicomanagement stelt de organisatie in staat om meer inzicht te krijgen in de risico’s die men wil aangaan en de risico’s die beheerst moeten worden. Hiermee wordt de risicobereidheid explicieter gemaakt. Dit helpt bij het maken van een betere afweging omtrent eventuele beheersmaatregelen.

3.3 Wettelijk kader

Risicomanagement en het weerstandsvermogen zijn nauw met elkaar verbonden. Het doel van het hebben van weerstandsvermogen is dat er een buffer aanwezig is om de financiële tegenvallers op te vangen zodra risico’s werkelijkheid worden. Kortom: het weerstandsvermogen is het vermogen om risico’s te dekken. Het weerstandsvermogen staat in artikel 11 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gedefinieerd.

Artikel 11 van de BBV beschrijft generiek wat gemeenten inzichtelijk moeten maken. In het artikel staat dat het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiele betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Hoe dit concreet wordt ingevuld wordt verder aan gemeenten zelf overgelaten. Wel moet de risicoparagraaf uit de P&C producten tenminste een inventarisatie van de weerstandscapaciteit, de risico’s en het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en risico’s bevatten. De provincie treedt op als toezichthouder en controleert of voldaan wordt aan deze eisen en of het weerstandsvermogen voldoende omvang heeft. Zie daarvoor ook paragraaf 4.4 Het weerstandsvermogen.

Naast het wettelijk kader is het belangrijk om als organisatie uitgangspunten met elkaar af te spreken die gehanteerd worden bij risicomanagement. Dit is nodig om handvatten te bieden aan betrokkenen die risicomanagement uitvoeren. Het is belangrijk dat er duidelijkheid is over de manier waarop risicomanagement uitgevoerd wordt, om te voorkomen dat er verschillende interpretaties of discussie ontstaan.

4.1 Kwantificering risico’s

Voor het kwantificeren van risico’s wordt een aantal uitgangspunten gehanteerd. Deze uitgangspunten dienen voor een uniforme werkwijze bij het kwantificeren van risico’s en helpen bij het inschatten van het gevolg en de kans. De Gemeente Zandvoort kwantificeert het netto risico, dit betekent dat bij de kwantificering rekening wordt gehouden met de beheersmaatregelen.

De kans geeft de mogelijkheid van het opdoen van het risico weer. Hoe hoger het percentage, hoe waarschijnlijker het is dat het risico zich voordoet. De kans van het opdoen van risico’s bevindt zich tussen de 10% en 90%. Risico’s lager dan 10% zijn verwaarloosbaar en worden niet meegenomen. Een uitzondering is mogelijk indien een risico een zeer hoog financieel gevolg heeft. Risico’s met een kans van 90% zijn aan zekerheid grenzend. Alle risico’s boven de 90% dienen te worden opgenomen in de begroting.

Op basis van het kanspercentage worden risico’s ingedeeld in vijf klassen. Per klasse wordt aangegeven wat de referentie is qua frequentie van het opdoen van risico’s om het kanspercentage te bepalen.

Voor alle risico’s wordt nagegaan welk maximaal financieel gevolg het met zich meebrengt. Ook de financiële gevolgen van een risico worden in klassen ingedeeld. Voor de beoordeling van de financiële gevolgen van een risico worden de volgende klassen met bijbehorende bandbreedtes gehanteerd.

Financiële gevolgen in klasse één (onder de € 50.000) worden niet meegenomen bij de berekening van het weerstandvermogen. De focus ligt op risico’s met een gevolg van boven de € 50.000, om microsturing te voorkomen. Alle risico’s met een financieel gevolg groter dan € 50.000 worden tweemaal per jaar, bij de programmabegroting en de jaarrekening, verstrekt aan de raad.

4.2 Risico’s zonder financieel gevolg

Naast risico’s met een financieel gevolg, zijn er ook risico’s zonder financieel gevolg. Dit kunnen bijvoorbeeld risico’s zijn waarbij inwoners schade kunnen ondervinden van de gevolgen. Daarnaast hebben risico’s aangaande het leefklimaat soms geen (direct) (groot) financieel gevolg, maar wel op het welzijn van inwoners. Deze risico’s kunnen onder de € 50.000 grens vallen, maar wel grote gevolgen hebben voor gestelde ambities. Ook kan het voorkomen dat een risico geen financieel gevolg heeft, maar bijvoorbeeld wel leidt tot vertraging in de uitvoering, waardoor het doel later dan wenselijk wordt behaald. Deze risico’s en ontwikkelingen worden kwalitatief beschreven in de paragraaf risicobeheersing. Deze beschrijving bevat minimaal de volgende elementen:

• 1.

  Risico-oorzaak;

• 2.

  Risicogebeurtenis;

• 3.

  Risicogevolg;

• 4.

  Beheersmaatregelen.

4.3 Invalshoeken risico’s

Het is van belang om risico’s vanuit verschillende invalshoeken te kunnen bekijken. Op deze manier wordt het risicoprofiel van de Gemeente Zandvoort vanuit verschillende perspectieven in beeld gebracht. Dit helpt bij het nauwkeurig inzichtelijk maken van waar Zandvoort risico’s loopt. De gemeente maakt gebruik van een aantal invalshoeken:

Programma’s

In Zandvoort worden de risico’s altijd gekoppeld aan de programma’s. Het beleidsonderdeel van de P&C producten, zoals de begroting en het jaarverslag, zijn ingedeeld aan de hand van programma’s met bijbehorende beleidsvelden. De programma indeling is de primaire invalshoek om naar risico’s te kijken. De risicobijlage in de P&C documenten wordt tevens op deze manier ingericht. Het koppelen van risico’s aan programma’s leidt tot een duidelijke verbinding tussen risicomanagement en beleidsuitvoering, wat helpt bij het maken van strategische besluitvorming.

Risicocategorie

Een veelgebruikte vorm om risico’s in te delen is het categoriseren van risico’s. Het doel van het categoriseren van risico’s is dat het een bril is waar men doorheen kan kijken om te zien welke risico’s verbonden kunnen zijn aan het realiseren van het doel. De categorisering vindt plaats op basis van het gevolg van een risico. Een juridisch risico kan een maatschappelijk gevolg hebben bijvoorbeeld. Hier wordt dan voor de categorie ‘maatschappelijk’ gekozen. Bij het kiezen van een model voor risicocategorisering is het van belang dat het aansluit bij het type organisatie. Hier zijn de categorieën en beschrijvingen overgenomen van de Gemeente Amsterdam. De volgende categorieën worden gehanteerd:

• 1.

  Financieel;

• 2.

  Fraude en integriteit;

• 3.

  Informatie;

• 4.

  Juridisch;

• 5.

  Maatschappelijk;

• 6.

  Fysieke leefomgeving;

• 7.

  Organisatorisch;

• 8.

  Politiek bestuurlijk.

Ambities

Eén van de aanbevelingen uit deze nota om risicomanagement in te zetten bij strategische besluitvorming is het koppelen van risico’s aan de ambities behorende bij de programma's in de P&C producten. Dit helpt de uitvoerders van risicomanagement bij het identificeren van risico’s en zorgt voor integraliteit. Tevens stelt dit de raad in staat om de risicobereidheid per ambitie te beoordelen. Het koppelen van risico’s aan ambities bevordert het strategische gesprek over de risicobereidheid en het risicobewustzijn van de organisatie.

In eerste instantie helpt het koppelen van risico’s aan ambities bij de identificatiestap uit de risicomanagementcyclus. Het brengt de risico’s in beeld die van belang zijn voor de ambities die de Gemeente Zandvoort heeft en geeft daarbij een uitgangspunt. De risico’s die aan de ambities zijn gekoppeld zijn dan ook een gevolg van de gestelde doelen en ambities. Deze worden door middel van de risicomanagementcyclus geïdentificeerd.

In tweede instantie helpt het koppelen van risico’s aan ambities bij het bepalen van de risicobereidheid. De grote van het risico is afhankelijk van het gestelde doel en de ambities. De raad kan door middel van het aanpassen van ambities de risicobereidheid bepalen. Een hogere ambitie brengt vaak een groter risico met zich mee.

Incidenteel en structureel

Naast het koppelen van risico’s aan doelstellingen worden de risico’s ingedeeld naar of het gevolg structureel of incidenteel is. Een incidenteel risico kan een structureel gevolg hebben. Hierom is het van belang om deze categorisering op basis van het mogelijke financieel gevolg te doen. Dit houdt in dat er onderscheid wordt gemaakt tussen risico’s met een incidenteel financieel gevolg en risico’s met een structureel financieel gevolg in de meerjarenraming. Voor het college en de raad is deze informatie van belang om een juiste risico afweging te maken. Het accepteren van een risico met een incidenteel gevolg is aannemelijker dan een risico met een structureel nadelig effect. Ook geeft het een beter beeld over het risicoprofiel in het meerjarenbeeld.

4.4 Het weerstandsvermogen

Het doel van het hebben van weerstandsvermogen is dat er een buffer aanwezig is om de financiële tegenvallers op te vangen zodra risico’s werkelijkheid worden. Kortom: weerstandsvermogen is het vermogen om risico’s te dekken. Het berekenen van het weerstandsvermogen wordt bepaald door de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit:

Gemeenten kunnen in grote mate zelf bepalen hoe zij de beschikbare en benodigde weerstandscapaciteit samenstellen. De Gemeente Zandvoort stelt de beschikbare weerstandscapaciteit gelijk aan de omvang van de algemene reserve met hierbij opgeteld de egalisatiereserve. Overige bestemmingsreserves, stille reserves, de begrotingsruimte en de onbenutte belastingcapaciteit worden niet meegerekend in het bepalen van de beschikbare weerstandscapaciteit. De stand van de algemene reserve die het dichtst bij de peildatum van de risicoactualisatie zit wordt gehanteerd in de berekening van de ratio.

De benodigde weerstandscapaciteit volgt uit de geïnventariseerde risico’s. Risico’s zijn voorzien van een kans en een mogelijk financieel gevolg. Op basis van deze gegevens wordt een risicosimulatie uitgevoerd over het risicoprofiel van de Gemeente Zandvoort. De simulatie drukt de verschillende risico’s uit in een waarde voor het totale risicoprofiel. Bij gemeenten is een zekerheidspercentage van 90% gebruikelijk, wat betekent dat in 90% van de gevallen de weerstandscapaciteit voldoende zal zijn om de risico's op te vangen.

Risico’s met betrekking tot grondexploitaties worden eerst afgezet tegen de reserve grondexploitatie. Indien de benodigde weerstandscapaciteit van de grondexploitatie risico’s hoger is dan de reserve grondexploitaties, dan wordt het ongedekte restant meegenomen in de benodigde weerstandscapaciteit voor de ratio van het weerstandsvermogen. De reserve grondexploitatie is de eerste buffer en de algemene reserve de tweede buffer.

Om betekenis te geven aan de ratio van het weerstandsvermogen wordt gewerkt met een waarderingstabel. Deze indeling van waardering wordt over het algemeen toegepast door gemeenten. Daarnaast gebruikt de provincie vanuit haar rol als toezichthouder deze waardering tevens in het toetsingskader. Hier sluit de Gemeente Zandvoort bij aan.

4.5 Sturingsinstrumenten

Ratio van het weerstandsvermogen

Het primaire sturingsinstrument is de ratio van het weerstandsvermogen. De gemeenteraad bepaalt wat de risicobereidheid is ten opzichte van het risicoprofiel door middel van het vaststellen van een minimale ratio. Deze wordt bepaald tijdens vaststelling van de programmabegroting en jaarrekening. Hoe lager de minimale waarde van de ratio is, des te meer risicobereidheid er is. Huidig beleid is dat de ratio minimaal ruim voldoende is (1,4).

Indien de werkelijke ratio lager is dan de streefwaarde zijn er verschillende mogelijkheden:

• 1.

  Meer maatregelen treffen zodat het risicoprofiel verminderd;

• 2.

  Het bijstellen van doelen en ambities;

• 3.

  Meer middelen doteren aan de algemene reserve of;

• 4.

  Het bijstellen van de risicobereidheid door de minimale streefwaarde te verlagen.

Wanneer de ratio hoger is dan de streefwaarde kan de algemene reserve ingezet worden om incidentele uitgaven te dekken.

Scenarioanalyse

De ratio van het weerstandsvermogen geeft een momentopname van het risicoprofiel weer, namelijk de peildatum van de risicoactualisatie en de huidige stand van de algemene reserve. De afweging om middelen te onttrekken of te doteren aan de algemene reserve heeft echter een meerjarig effect. Daarnaast zijn de ambities, bijbehorende risico’s en de omgeving van Zandvoort dynamisch. In het verleden zijn er grote schommelingen geweest in het risicoprofiel door onvoorziene gebeurtenisen, zoals de coronapandemie en de hoge energieprijzen.

Om de besluitvorming van deze afweging te faciliteren wordt de ratio van het weerstandvermogen meerjarig geprognotiseerd op basis van scenario’s. Deze scenarioanalyse bestaat uit drie basisscenario’s gebaseerd op uitersten. Dit houdt in dat de werkelijkheid waarschijnlijk tussen de bandbreedte van de scenario’s zal liggen. Onderstaande grafiek, gebaseerd op het risicoprofiel van de Programmabegroting 2023-2027, geeft een indicatie van hoe dit eruit kan komen te zien.

Dalende benodigde weerstandscapaciteit

De bovenste lijn geeft de ratio van het weerstandsvermogen weer bij een terugloppend risicoprofiel, oftewel de gemeente zal minder risico’s hebben. Door het dalende risicoprofiel in dit scenario zal de benodigde weerstandscapaciteit de komende jaren dalen, waardoor de ratio stijgt. Het kan ook dat het aantal risico’s gelijk blijft of zelfs stijgt, maar dat de beschikbare weerstandscapaciteit meer dan evenredig mee stijgt. Ook in dit geval stijgt de ratio.

Gelijkblijvende benodigde weerstandscapaciteit

De stippellijn geeft de ratio van het weerstandsvermogen weer indien het risicoprofiel gelijkblijft aan de meest recente risicoactualisatie. De lijn daalt door de geraamde onttrekkingen aan algemene reserve van de komende jaren.

Stijgende benodigde weerstandscapaciteit

De onderste lijn geeft de ratio van het weerstandsvermogen weer bij een oplopend risicoprofiel, oftewel de gemeente zal meer risico’s hebben. In dit scenario loopt de benodigde weerstandscapaciteit op en groeit de beschikbare weerstandscapaciteit niet evenredig mee. Dit resulteert in een lagere ratio van het weerstandsvermogen.

Risicobereidheid naar ambities

Naast de sturing op het geheel door middel van de ratio van het weerstandsvermogen, is het door middel van de verschillende invalshoeken ook mogelijk om specifieker de risicobereidheid te bepalen. Het koppelen van de risico’s aan de ambities uit de P&C producten maakt het mogelijk om per ambitie te bepalen wat de risicobereidheid is. Hetzelfde geldt voor de programma’s.

Risicokaart

Er wordt gebruik gemaakt van een risicokaart voor de beheersing van risico’s met een hoge kans en groot gevolg. De risicokaart geeft de risico’s weer naar de klassen voor de kans en het financieel gevolg, zoals beschreven in paragraaf 3.1. Een voorbeeld van een risicokaart is hieronder opgenomen. De beheersing van de risico’s die in de rode vlakken van de risicokaart vallen wordt nader toegelicht in de paragrafen risicobeheersing en weerstandsvermogen van de programmabegroting en jaarrekening.

Zichtbaar koppelen van besluiten aan risico’s

Het onderdeel risico’s is een vast onderdeel van een raadsvoorstel. Niet altijd wordt de afweging van het gevolg van het desbetreffende voorstel voor het risicoprofiel zichtbaar gemaakt. Hiermee wordt de risicobereidheid van het te nemen besluit onderbelicht. In de besluitvormingsstukken dient indien van toepassing de koppeling naar risico’s altijd te worden opgenomen. Risico's die leiden tot een kwantitatief effect op de benodigde weerstandscapaciteit worden in de besluitvorming expliciet gemeld aan de raad. Dit wordt gedaan om inzichtelijk te maken welke risico’s in relatie staan tot het te nemen besluit, met daarbij de kans en het financieel gevolg.

4.6 Verslaglegging en verantwoording

De paragraaf risicobeheersing en weerstandsvermogen is een verplicht onderdeel van de programmabegroting en de jaarrekening. In de paragraaf wordt de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de risico’s weergegeven door middel van de ratio van het weerstandsvermogen. De ratio van het weerstandsvermogen is altijd een momentopname. Dit maakt dat de paragraaf bij de jaarrekening afwijkt ten opzichte van de rest van de onderdelen van de jaarrekening. Er wordt namelijk niet teruggekeken op het afgelopen jaar, maar vooruit gekeken naar de risico’s die zich mogelijk voordoen. Dit in tegenstelling tot de insteek van de rest van de jaarrekening, waarin gereflecteerd wordt op het afgelopen jaar. In de paragraaf risicobeheersing en weerstandsvermogen wordt ook de huidige stand van het risicoprofiel en grote ontwikkelingen beschreven. Daarnaast worden de sturingsinstrumenten ingezet om inzicht te bieden en als hulpmiddel om bij te sturen.

Naast de programmabegroting en de jaarrekening worden er twee verbijzonderde rapportages opgesteld; de frauderisicoscan en de rapportage grote risicovolle projecten.

De frauderisicoscan

De verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude ligt bij de gemeentelijke organisatie, uitgevoerd in de frauderisicoscan. Dit is de interne beheersing van regelingen die gevoelig zijn voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Inzicht in de kwetsbare processen waar mogelijkheden bestaan om fraude te plegen is van groot belang. Een goed onderbouwde frauderisicoanalyse helpt om dit inzicht te verschaffen. Daarnaast wordt het belang dat de directie en het college hechten aan integriteit, ethisch handelen en de verantwoordelijkheid voor het vermijden en ontdekken van fraude geïllustreerd door het opstellen van een frauderisicoscan. De frauderisicoscan wordt tweemaal per jaar opgesteld ten behoeve van de directie. Het frauderisico wordt opgenomen in de paragraaf risicobeheersing en weerstandsvermogen van de programmabegroting en jaarrekening.

De rapportage grote risicovolle projecten

De rapportage grote risicovolle projecten heeft een preventief oogmerk: de regeling draagt bij aan sturing en beheersing vooraf en tijdens het project, in plaats van controle achteraf. Deze regeling zorgt ervoor dat de opdrachtgever en de procesmanager bij de opzet en in de uitvoering van een project expliciet aandacht besteden aan onderwerpen die essentieel zijn voor een succesvol verloop, in het bijzonder de risico's en de beheersing daarvan. De rapportage wordt tweemaal per jaar gedeeld met de raad, namelijk bij de kadernota en de bestuursrapportage.

Nu de uitgangspunten voor risicomanagement in hoofdstuk 3 uiteen zijn gezet, wordt vervolgens verder ingegaan op de betrokkenen en hun verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Hierna volgt een procesbeschrijving van risicomanagement binnen de Gemeente Zandvoort.

5.1 Verantwoordelijkheid- en bevoegdheidsverdeling

In het risicomanagementproces zijn veel actoren betrokken die er met elkaar voor zorgen dat er op een effectieve en systematische manier met risico’s die de organisatiedoelstellingen kunnen beïnvloeden wordt omgegaan. Kortom: die aan risicomanagement doen. Hieronder wordt beschreven welke actoren, verantwoordelijkheden en taken er in hoofdlijn betrokken zijn.

Gemeenteraad

De gemeenteraad is kadersteller en toezichthouder. Zij bepaalt het beleid en de strategie, waaronder het weerstandsvermogen. Ook is zij degene die de mate van risicobereidheid in de organisatie vaststelt, door het bepalen van ambities en de minimale streefwaarde van de ratio van het weerstandsvermogen. Middels het beoordelen en vaststellen van de aan risicomanagement verbonden paragrafen uit de P&C producten doet zij tevens aan beoordeling en toetsing van de uitvoering van risicomanagement.

College van B&W

Risicomanagement valt onder de integrale verantwoordelijkheid van het college van B&W. Het college is eindverantwoordelijk voor alle ambities, risico’s en bijbehorende acties die worden ondernomen om deze te beheersen. Dit doet zij op basis van het actuele risicoprofiel, welke door de directie bij hen aangeleverd wordt. Daarnaast legt het college van B&W verantwoording af over de uitvoering van risicomanagement aan de raad middels de P&C producten.

Directie

De directie zorgt ervoor dat risicobewustwording gemeentebreed wordt gestimuleerd. De directie laat zich informeren door de afdeling concerncontrol en vormt op basis van deze informatie een risicoprofiel. De directie is verantwoordelijk voor het complete risicoprofiel van de organisatie. Ook bepaalt de directie prioriteiten en planning. Vervolgens adviseert de directie het college over de te nemen beheersmaatregel(en). De directie is eindeverantwoordelijk voor het realiseren, toepassen en evalueren van de maatregel(en) binnen de ambtelijke organisatie en ziet er op toe dat deze juist en effectief zijn uitgevoerd.

Concerncontrol

De afdeling concerncontrol is verantwoordelijk voor het ondersteunen van de gehele organisatie, door op de juiste momenten verantwoordelijkheid te nemen voor het in beeld brengen van de risico’s. Concerncontrol signaleert eventuele problemen of nalatigheid tijdig en meldt dit richting de directie. Concerncontrol ziet er op toe dat risico’s gemeentebreed worden gesignaleerd, geanalyseerd, beoordeeld en dat de beheersmaatregel(en) voor elke afdeling en project worden uitgevoerd. Het ophalen, toezicht houden, toetsing en rapportering van risico’s in de P&C producten wordt voornamelijk door concerncontrol uitgevoerd.

Afdelingsmanager

De ‘lijn’ is verantwoordelijk voor de realisatie van doelstellingen en de risico’s die hiermee samenhangen. Voor de Gemeente Zandvoort betekent dit dat de managementteams, in het bijzonder de afdelingsmanagers, verantwoordelijk zijn voor de risico’s binnen de afdelingen. De afdelingsmanager is de risico-eigenaar van de risico’s van die afdeling. Dit is een logische benadering, omdat risico’s zich veelal op afdelingsniveau uiten. Op dit niveau zijn risico’s dan ook vaak eerder inzichtelijk te maken. Daarnaast dienen maatregelen op dit niveau geïmplementeerd te worden.

Risico-actiehouders

De afdelingsmanagers zijn risico-eigenaar van de risico’s uit hun afdeling. Echter, vaak zijn zij niet degene die de beheersmaatregelen uitvoeren. Degene die de beheersmaatregelen organiseren, uitvoeren en bewaken zijn de risico-actiehouders. De risico-actiehouders worden aangewezen door de afdelingsmanager. Om beheersmaatregelen te borgen is het belangrijk om risico-actiehouders aan te stellen.

Risicocoördinatoren

De risicocoördinatoren zijn adviseurs bedrijfsvoering. Elke afdeling heeft een risicocoördinator die het inventariseren, analyseren en registreren van risico’s faciliteert/organiseert. Zij hebben een actieve rol in het onderdeel risicomanagement binnen de P&C cyclus. De risicocoördinatoren zijn geen risico-eigenaar, maar wel het aanspreekpunt van de betreffende afdeling.

Risicomanagers

Binnen de organisatie bestaan er risicomanagers. Hun rol is het aangaan van de dialoog omtrent risicomanagement en het risicobewustzijn in de organisatie op strategisch en tactisch niveau te versterken. Zij hebben een continue didactische rol omtrent het verbeteren van risicomanagement en risicobewustzijn in de organisatie.

5.2 Procesbeschrijving

Zoals eerder aangegeven is het doorlopen van de risicomanagementcyclus geen eenmalige of incidentele activiteit. De wereld blijft immers in beweging, dus organisaties moeten voortdurend alert zijn op het ontstaan van nieuwe risico’s. Met andere woorden: het risicobewustzijn moet continu gevoed worden. Dat kan door risicomanagement een volwaardig onderdeel te maken van de reguliere bedrijfsprocessen binnen de organisatie.

Het ISO (bekend van de NEN normen) heeft in 2010 een model gepubliceerd voor risicomanagement: ISO 31000. Het biedt een algemeen kader voor organisaties die risicomanagement in de meest brede zin in praktijk willen brengen. De Gemeente Zandvoort hanteert dit kader als leidraad voor het interne risicomanagement proces. De acht principes van ISO 31000 zijn:

• 1.

  Geïntegreerd: risicomanagement moet geïntegreerd zijn in de volledige bedrijfswerking en in alle activiteiten;

• 2.

  Gestructureerd en alomvattend: het proces moet duidelijk gestructureerd en volledig ingericht zijn;

• 3.

  Op maat gemaakt: het kader voor risicomanagement moet aangepast zijn aan de context en doelstellingen van de organisatie;

• 4.

  Inclusief: alle (relevante) stakeholders moeten bij het risicomanagement worden betrokken;

• 5.

  Dynamisch: proactief handelen, anticiperen en kordaat veranderingen aanpakken zijn cruciale elementen van goed risicomanagement;

• 6.

  Best beschikbare info: risicomanagement houdt rekening met alle beperkingen van beschikbare informatie;

• 7.

  Menselijke en culturele factoren: deze factoren zijn essentieel en moeten in elke fase aan bod komen;

• 8.

  Continue verbetering: door ervaring en opgedane kennis moet een organisatie in staat zijn om alsmaar sterker te worden in risicomanagement.

Om de gestelde ambities en doelstellingen in de het dorp te behalen krijgt de Gemeente Zandvoort te maken met risico’s. Deze risico’s vragen om een bestuurlijke afweging. Deze nota beschrijft volgens welke kaders, rolverdeling en procesafspraken risicomanagement bij de Gemeente Zandvoort wordt uitgevoerd om de bestuurlijke afweging te faciliteren.

6.1 Aanbevelingen

Er zijn drie aanbevelingen opgenomen, met als doel om het toepassen van risicomanagement op het niveau van strategische besluitvorming te ondersteunen en stimuleren. Deze worden hier onder herhaald:

1. Risico’s koppelen aan de ambities van de programma's uit de P&C producten

Om de raad inzicht te geven in de relatie tussen risico’s en doelstellingen en te faciliteren dat zij de risicobereidheid per ambitie kan bepalen worden de risico’s voortaan ook gekoppeld aan de ambities van de programma's in de P&C producten. Het koppelen van risico’s aan ambities bevordert het strategische gesprek over de risicobereidheid en het risicobewustzijn van de organisatie.

2. Risico’s categoriseren naar incidenteel versus structureel

Een (incidenteel) risico kan een structureel gevolg hebben. Voor het college en de raad is deze informatie van belang om een juiste risico afweging te maken met betrekking tot de risicobereidheid. Het accepteren van een incidenteel risico is aannemelijker dan een risico met een structureel nadelig effect. Ook geeft het een beter beeld over het risicoprofiel in het meerjarenbeeld.

3. Scenarioanalyse

De ratio van het weerstandsvermogen geeft een momentopname van het risicoprofiel weer, namelijk de peildatum van de risicoactualisatie en de huidige stand van de algemene reserve. De afweging om middelen te onttrekken of te doteren aan de algemene reserve heeft echter een meerjarig effect. Daarnaast zijn de doelen, bijbehorende risico’s en de omgeving van Zandvoort dynamisch. In het verleden zijn grote schommelingen geweest in het risicoprofiel door onvoorziene gebeurtenissen. Om de besluitvorming van deze afweging te faciliteren wordt de ratio van het weerstandvermogen meerjarig geprognotiseerd op basis van scenario’s. Deze scenarioanalyse bestaat uit drie basisscenario’s gebaseerd op uitersten. Dit houdt in dat de werkelijkheid waarschijnlijk tussen de bandbreedte van de scenario’s zal liggen. Deze scenarioanalyse zal opgenomen worden in de risicoparagraaf van de P&C producten.