VERORDENING AUDITCOMMISSIE GEMEENTE BAARN 2023

Intitulé

Verordening auditcommissie Gemeente Baarn 2023

De raad van de gemeente Baarn

Gelezen het voorstel van de auditcommissie van dd. 13 april 2023

Gelet op de artikelen 84, 147 en 149 van de Gemeentewet

Besluit:

De volgende verordening auditcommissie gemeente Baarn 2023 vast te stellen

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• A.

  Vaste adviseurs van de commissie: griffier, concerncontroller, wethouder financiën.

• B.

  Accountant: door de raad aangewezen accountant.

• C.

  Auditcommissie: door de raad aangestelde commissie.

• D.

  Lid: een lid van de auditcommissie.

• E.

  Voorzitter: voorzitter van de auditcommissie.

• F.

  Secretaris van de auditcommissie: de griffier of diens vervanger.

• G.

  Onderzoeken van het college: de onderzoeken van het college op grond van artikel 213a van de Gemeentewet.

Hoofdstuk 2 Doel, samenstelling en taken

Artikel 2. Doel

• 1.

  De auditcommissie is ingesteld met als doel het versterken van de controlerende functie van de gemeenteraad door:

• a.

  advisering en afstemming ten behoeve van de raad van alle activiteiten van de gemeente op het gebied van auditing, financieel beleid en beheer;

• b.

  overleg met de raad, de accountant, het college en de ambtelijke organisatie;

• c.

  de raad gevraagd en ongevraagd te adviseren.

Artikel 3. Samenstelling auditcommissie

• 1.

  De commissieleden worden door de raad benoemd.

• 2.

  De auditcommissie bestaat uit ten minste drie leden.

• 3.

  De commissie bestaat uit raadsleden en/of steunfractieleden.

• 4.

  Maximaal één commissielid per fractie, tenzij de raad anders beslist.

• 5.

  De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

• 6.

  De griffier is adviseur van de commissie en coördineert haar ondersteuning.

• 7.

  De commissie kan interne adviseurs (ambtenaren en collegeleden) en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 4. Zittingsduur en vacatures

• 1.

  De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode gelijk aan die van de leden van de raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

• 2.

  Het lidmaatschap van de commissie vervalt door het niet meer voldoen aan het vereiste in artikel 3 lid 3, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

Artikel 5. Taken van de auditcommissie

• 1.

  De auditcommissie is belast met de advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen door de gemeenteraad van zijn controlerende verantwoordelijkheid.

• 2.

  De auditcommissie fungeert als eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad en functioneert als opdrachtgever namens de raad.

• 3.

  De auditcommissie overlegt en adviseert in ieder geval over:

  • a.

    de selectie en benoeming, dan wel beëindiging van de samenwerking met een accountant voor de controle van de jaarrekening;

  • b.

    het vaststellen van het controleprotocol voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad;

  • c.

    de rapportage van de accountant naar aanleiding van de tussentijdse controle en het Verslag van bevindingen bij de jaarrekening;

  • d.

    de documenten behorende bij de Planning- en Control-cyclus (kadernota, begroting, tussentijdse rapportages en jaarrekening) als financiële sturingsinstrumenten voor de raad. Onderdeel daarvan is de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten;

  • e.

    de planning voor de behandeling van de documenten als genoemd onder d;

  • f.

    herziening van de verordeningen als bedoeld in de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet (hierna: Gw);

  • g.

    de uitwerking en naleving door het college van de Financiële verordening gemeente Baarn, c.q. uitvoering van artikel 212 en 213a Gw;

  • h.

    de afstemming van onderzoeken van de accountant vanuit de wettelijke controleopdracht, de rekenkamercommissie, interne audits door het college op grond van art. 212 en 213a Gw en onderzoeken door de raad;

  • i.

    opvolging van door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole en rekenkamercommissie-onderzoeken;

  • j.

    volgen van het proces van de rechtmatigheidscontrole.

Artikel 6. Taken van de voorzitter

• 1.

  De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie.

• 2.

  De voorzitter draagt zorg voor het leiden van de vergaderingen.

• 3.

  De voorzitter draagt zorg voor het bewaken van de taken en naleving van de verordening.

• 4.

  De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de griffier of één van diens plaatsvervangers.

Artikel 7. Ondersteuning

• 1.

  De auditcommissie wordt secretarieel ondersteund vanuit de griffie, onder toezicht en aansturing van de voorzitter/griffier.

• 2.

  De griffier, of diens plaatsvervanger, is in principe bij elke vergadering aanwezig.

Hoofdstuk 3 De aanwezigheid van adviseurs

Artikel 8. Adviseurs

De voorzitter kan besluiten één of meerdere adviseur(s) uit te nodigen de vergaderingen van de auditcommissie bij te wonen, hetzij op voorstel van de auditcommissie, hetzij op verzoek van de betreffende adviseur, hetzij op voorstel van de gemeentelijke accountant.

Hoofdstuk 4 Vergaderingen

Artikel 9. Vergaderfrequentie, quorum, besluitvorming en verslaglegging

• 1.

  De auditcommissie stelt de frequentie van de vergaderingen vast, alsmede de dagen waarop wordt vergaderd.

• 2.

  De auditcommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt.

• 3.

  De vergadering van de auditcommissie zal slechts doorgang vinden indien ten minste de helft van de leden van de auditcommissie aanwezig is.

• 4.

  De vergaderingen en de verslagleggingen van de auditcommissie zijn niet openbaar, tenzij de auditcommissie anders beslist.

• 5.

  De adviezen van de commissie aan de raad zijn openbaar.

• 6.

  In haar adviezen en voorstellen aan de raad streeft de commissie naar consensus. Indien er een minderheidsstandpunt is wordt daarvan (met redenen omkleed) melding gemaakt.

• 7.

  Van iedere vergadering wordt een kort verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

Artikel 10. Inlichtingen

De auditcommissie zal de raad en het college periodiek inlichtingen verstrekken aangaande haar werkzaamheden. Dit in ieder geval één keer per jaar en wanneer en zo vaak de raad dit wenselijk acht.

Artikel 11. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als de verordening op de auditcommissie gemeente Baarn 2023.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van de gemeente Baarn d.d. 31 mei 2023

De griffier De voorzitter