Regeling vervallen per 31-12-2027

Besluit van de burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van de Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeenten Amstelveen en Aalsmeer 2023-2027

Geldend van 14-06-2023 t/m 30-12-2027 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2023

Intitulé

Besluit van de burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van de Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeenten Amstelveen en Aalsmeer 2023-2027

Zaaknummer: Z22-083408

Burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer;

gelezen het advies van afdeling Services van 1 december 2022;

gelet op artikel 24 van de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Aalsmeer;

besluiten vast te stellen de:

Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeenten Amstelveen en Aalsmeer 2023-2027

Inleiding

Amstelveen is een ondernemende, groene en internationale stad. Aalsmeer is een levendige gemeente met een rijk verenigingsleven en veel bedrijvigheid. Het op een goede wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor beide gemeenten. Een goed functionerende inkoop zorgt ervoor dat we meer kunnen doen met de beschikbare middelen. Het gaat bij inkoop niet enkel om op de juiste wijze de (Europese) regelgeving te volgen, maar ook om het inzetten van inkoop als een instrument dat bijdraagt om beleidsdoelstellingen te behalen. Bijvoorbeeld op het gebied van

inclusiviteit, circulariteit en onafhankelijkheid van fossiele brandstoffen. Vanuit dit geheel vinden de gemeente Amstelveen en de gemeente Aalsmeer het belangrijk om maatschappelijk verantwoord, rechtmatig en doelmatig in te kopen.

De gemeente Aalsmeer heeft diverse taken uitbesteed aan de ambtelijke organisatie van gemeente Amstelveen. Daarnaast werkt de gemeente Aalsmeer met een eigen kernorganisatie ter ondersteuning van het gemeentebestuur. In relatie tot inkopen en aanbestedingen koopt de ambtelijke organisatie van de gemeente Amstelveen producten, diensten en werken in voor de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer samen. De ambtelijke organisatie van de gemeente Amstelveen spant zich daarbij continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk.

In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door definities, doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop binnen de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer (verder ‘Gemeente’) plaatsvindt. De gemeentelijke doelstellingen zijn daarbij leidend. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit aan op de collegeprogramma’s en de bedrijfsvoering van beide gemeenten.

In het vervolg van dit document wordt ingegaan op de verschillende definities (hoofdstuk 1), de centrale inkoopdoelstellingen die de Gemeente nastreeft (hoofdstuk 2) en de juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten van het inkoopbeleid (respectievelijk hoofdstuk 3, 4, 5 en 6).

Hoofdstuk 1 Definities

In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

  • aanbesteden: het proces dat voorafgaat aan het verstrekken van een opdracht aan een derde voor de uitvoering van Werken, Leveringen of Diensten;

  • aanbestedingswet:de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 van 1 juli 2016 en het Aanbestedingsbesluit van 24 juni 2016 in werking getreden voor Werken, Leveringen en Diensten. De wet implementeert de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU. Deze aanbestedingsrichtlijnen vervangen de voormalige richtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG;

  • Aanbestedingsreglement Werken:het Aanbestedingsreglement voor Werken 2016 (ARW 2016). Hierin worden alle regels met betrekkingtot de verschillende procedures voor het aanbesteden van werken en hieraan gerelateerde “diensten” en “leveringen” uitgewerkt. Met de invoering van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 is de toepassing van het ARW voor werken verplicht geworden;

  • centrumregeling: Centrumregeling ambtelijke samenwerking Aalsmeer en Amstelveen. De colleges van burgemeester en wethouders van Aalsmeer en Amstelveen hebben het voornemen uitgesproken hun uitvoeringskracht zo veel mogelijk te bundelen in één ambtelijke organisatie geplaatst bij de gemeente Amstelveen. In het verlengde daarvan zijn beide gemeenten een samenwerkingsovereenkomst aangegaan voor de periode 1 januari 2022 tot en met 31 december 2026. In de tweede helft van 2025 evalueren de colleges van Aalsmeer en Amstelveen gezamenlijk het verloop van afspraken uit deze samenwerkingsovereenkomst. Zij maken vóór 1 januari 2026 afspraken voor de periode 2027 tot en met 2030, zodat deze vastliggen voordat er in het voorjaar van 2026, na de verkiezingen, nieuwe colleges aantreden. Bij het uitblijven van overeenstemming over de afspraken voor de periode 2027 tot en met 2030 vóór 1 januari 2026 blijft deze samenwerkingsovereenkomst ook na 1 januari 2027 geldig, tot het moment waarop beide colleges alsnog nieuwe afspraken hebben gemaakt. Deze nieuwe afspraken bevatten dan ook een afspraak over de ingangsdatum van deze nieuwe afspraken, welke ingangsdatum niet eerder kan liggen dan op 1 januari 2027;

  • contractant: de in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente(n).

  • diensten: alle opdrachten die geen betrekking hebben op werken of leveringen zijn opdrachten voor diensten. Sinds 18 april 2016 is het onderscheid tussen A- en B-diensten vervallen. Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een verlicht regime;

  • gemeente: de Gemeente Amstelveen mede namens Gemeente Aalsmeer, zetelend te Laan Nieuwer-Amstel 1, 1182 JR Amstelveen;

  • Gids Proportionaliteit: de wet beschouwt het proportionaliteitsbeginsel als een van de dragende beginselen van het aanbestedingsrecht. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de keuzes die een aanbestedende dienst maakt en de eisen en voorwaarden die zij stelt bij een aanbesteding, in redelijke verhouding dienen te staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht;

  • groslijst: een lijst die een aanbestedende dienst helpt om opdrachtnemers objectief en transparant uit te nodigen om mee te doen aan onderhandse inkopen of aanbestedingen;

  • inhuurdesk: de inhuurdesk is de plek waar gemeenten Amstelveen en Aalsmeer in beginsel opdrachten voor inhuur van derden uitzetten;

  • inkoop: (rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben;

  • inschrijver: een natuurlijke persoon of rechtspersoon die door middel van een inschrijving een aanbieding heeft gedaan;

  • leveringen: betreft aankoop, huur, lease en huurkoop van producten. Dit zijn zaken die tastbaar zijn en die niet onder Werken of Diensten vallen;

  • lokaal: gevestigd in de gemeente Amstelveen of gemeente Aalsmeer;

  • offerte: een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek;

  • offerteaanvraag: een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/24/EU en 2014/23/EU;

  • ondernemer: een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’;

  • overeenkomst: een overeenkomst tussen twee of meer partijen voor de levering van goederen of diensten of de uitvoering van werken;

  • SROI: Social Return On Investment, het opnemen van voorwaarden in een aanbesteding die ondernemers stimuleren tot het aanbieden van (leerwerk)stages en/of het in dienst nemen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en/of jongeren. Ook langs deze weg ambiëren de gemeenten meer perspectief op banen, stageplaatsen en werkervaringsplaatsen in de regio te creëren;

  • TenderNed: TenderNed is het aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid. Alle overheden zijn wettelijk verplicht hun nationale en Europese aanbestedingen via het aankondigingenplatform van TenderNed te publiceren;

  • werken: betreffen alle bouwkundige en civieltechnische werken. Onderhoudswerkzaamheden die verder gaan dan het enkel in stand houden van het werk en verbouwingswerkzaamheden vallen veelal ook onder Werken.

Hoofdstuk 2 Gemeentelijke inkoopdoelstellingen

De Gemeente wil met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid de volgende inkoopdoelstellingen realiseren:

  • a.

    Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de Gemeente.

  • De Gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De Gemeente wil bij haar beleid en de Inkopen een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.

  • b.

    Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

  • c.

    Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

  • Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking door betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer/ Contractant voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

  • d.

    Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding.

  • Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de Gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

  • e. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente.

  • Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen en de bedrijfsvoering van de Gemeente.

  • f. Administratieve lastenverlichting bevorderen voor zowel de Ondernemers als voor de Gemeente.

  • Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet zal de Gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en Aanbesteden). De Gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

  • g. Dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid sluit aan op de collegeprogramma’s en de bedrijfsvoering van de Gemeente.

  • In dat kader zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

Hoofdstuk 3 Juridische uitgangspunten

Paragraaf 3.1 Algemeen juridisch kader

De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving worden door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

  • Aanbestedingswet:Dit wettelijk kader implementeert de Europese Richtlijnen.

  • Europese wet- en regelgeving: De wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is in Europees verband (Europese Unie) tot stand gekomen. De aanbestedingsrichtlijnen (zie lijst van definities) vormen momenteel de belangrijkste basis voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan onder meer volgen uit Groenboeken en Interpretatieve Mededelingen van de Europese Commissie.

  • EU-verdrag en Verdrag betreffende de Werking van de Europese Unie: De overheidsinstellingen uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap zijn voor wat betreft al hun handelen, dus ook bij het inkopen en aanbesteden, onderworpen aan de basisbepalingen van het EU-verdrag inzake de interne markt.

  • Burgerlijk Wetboek: Het wettelijk kader voor overeenkomsten.

  • Algemene Wet bestuursrecht: De algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

  • Gemeentewet: Het wettelijk kader voor gemeenten.

  • Gemeentelijke financiële verordening: Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeente. Deze regeling geldt met inachtneming van de Centrumregeling ambtelijke samenwerking Aalsmeer en Amstelveen.

  • Gemeentelijke budgetregeling: Nota begrotingsbeheer en budgetbeheer. Met de nota wordt inhoud gegeven aan onderdelen van de financiële verordening. De raad regelt met het begrotingsbeheer het referentiekader, waarbinnen het college de uitvoering van de begroting ter hand neemt, en met het budgetbeheer stelt het college de kaders voor het ambtelijk apparaat.

  • Gemeentelijke mandaatregeling:Mandaatbesluiten beschrijven welke bevoegdheden ambtenaren in naam van bestuursorganen hebben.

Paragraaf 3.2 Uniformeaanbestedingsdocumenten

De Gemeente streeft ernaar om uniforme aanbestedingsdocumenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. In de aanbestedingsdocumenten wordt een eenduidig contractueel kader vastgelegd. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. In het geval van paritair vastgestelde voorwaarden, oftewel voorwaarden die gezamenlijk tot stand zijn gekomen, worden deze voorwaarden toegepast. In het kader van het eenduidige contractuele kader worden leveringsvoorwaarden of andersoortige voorwaarden van aanbieders in beginsel afgewezen. De Gemeente past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:

  • Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) 2020 (herziening, juli 2020): Dit document vervangt het Nederlandse model Eigen Verklaring zowel boven als onder de Europese aanbestedingsdrempel. In het Uniform Europees Aanbestedingsdocument verklaart de inschrijver dat hij voldoet aan de gestelde eisen, (uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectiecriteria).

  • Aanbestedingsreglement werken (‘ARW’) 2016: Het ARW is een reglement voor de aanbesteding van Werken en aan Werken gerelateerde Leveringen en Diensten. In het ARW staan aanbestedingsprocedures zowel boven als onder de Europese drempel beschreven. Het toepassen van het ARW is verplicht voor overheidsopdrachten voor Werken onder de Europese drempel en kan worden toegepast bij Europese aanbestedingen.

  • Gids Proportionaliteit 2022 (3e herziening, januari 2022): De naleving van de Gids Proportionaliteit is verplicht boven en onder de drempel voor Europees aanbesteden. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de keuzes die de gemeente maakt en de eisen en voorwaarden die zij stelt bij een aanbesteding, in redelijke verhouding staan tot de aard en omvang van de betreffende opdracht.

  • Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten:

  • Algemene Rijksinkoopvoorwaarden 2018 (ARIV-2018);

  • Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van diensten 2018 (ARVODI-2018).

  • Gemeentelijke inkoopvoorwaarden voor leveringen IT:

  • Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT(GIBIT-2020).

  • Algemene voorwaarden voor werken:

  • Uniforme Administratieve Voorwaarden 2012;

  • Uniforme Administratieve Voorwaarden – Geïntegreerde contracten 2005;

  • De Nieuwe Regeling (DNR): Rechtsverhouding opdrachtgever – architect, ingenieur en adviseur 2011 (1e herziening, juli 2013).

  • Klachtenregeling Aanbesteden Gemeenten Amstelveen en Aalsmeer.

Zie voor de laatste van toepassing zijnde wet- en regelgeving en (inkoop)voorwaarden de website van de Gemeente. De Offerteaanvraag van de inkopende afdeling is leidend.

Paragraaf 3.3 Algemene beginselen bij Inkoop

  • Algemene beginselenvan het aanbestedingsrecht

  • De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

  • Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

  • Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

  • Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

  • Objectiviteit:Gunning van een opdracht dient te geschieden op basis van objectieve criteria die ervoor zorgen dat de beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit in acht worden genomen en de Gemeente hierin geen voorkeur heeft.

  • Proportionaliteit(evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

  • Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente

  • Algemenebeginselenvanbehoorlijkbestuur

  • De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

Paragraaf 3.4Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling en budgethoudersregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

Paragraaf 3.5 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid zijn mogelijk en toegestaan op basis van een gemotiveerd besluit van de portefeuillehouder Inkoop, portefeuillehouder Inkoop Kernorganisatie Aalsmeer of het college van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

Paragraaf 3.6Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat de Gemeente en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag neemt de Gemeente op hoe een klacht moet worden ingediend en op welke wijze de Gemeente de klacht vervolgens zal behandelen. Op de website van Gemeente is de laatste van toepassing zijnde Klachtenregeling aanbesteden Gemeenten Amstelveen en Aalsmeer te raadplegen.

Hoofdstuk 4 Ethische, ideële en kwaliteit uitgangspunten

Paragraaf 4.1Integriteit

  • De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

De Gemeente heeft hoog in het vaandel staan dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren horen zich aan de vastgestelde gedragscodes te houden. Zij worden geacht zakelijk en objectief te handelen, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

  • De Gemeente contracteert enkel met integere Ondernemers.

De Gemeente wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een instrument daarvoor is het toepassen van uitsluitingsgronden. Ondernemers die verkeren in een van de uitsluitingsgronden kunnen in beginsel niet in aanmerking komen voor contracten. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld op basis van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

Paragraaf 4.2Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Bij Inkopen neemt de Gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht. De gemeente Amstelveen en de gemeente Aalsmeer kopen maatschappelijk verantwoord in. Op deze manier gebruikt de Gemeente inkoop als een instrument om een bijdrage te leveren aan het behalen van beleidsdoelstellingen. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat de Gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd. De Gemeente stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen.

De Gemeente heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de Gemeente als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. De Gemeente vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, doorvroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit wordt tot uitdrukking gebracht door het volgende:

  • De Gemeente analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt.

  • Bij de product- en marktanalyse inventariseert de Gemeente welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

  • De Gemeente promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijvoorbeeld concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen.

  • In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie-eisen en gunningscriteria worden duurzaamheidscriteria opgenomen. Met betrekking tot een aantal ‘productgroepen’ zijn door Pianoo.nl zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld. Het CROW (nationaal kennisplatform voorinfrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector (Grond-, Weg- en Waterbouw) geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken (Rationalisatie en Automatisering Grond-, Water- en Wegenbouw) door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam Inkopen’.

  • De Gemeente kijkt in eerste instantie naar verlenging levensduur en niet enkel naar vervanging.

  • De Gemeente koopt zoveel mogelijk digitaal in (E-procurement, E-factureren et cetera).

  • De Gemeente monitort de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI-afspraken worden nagekomen. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de Gemeente en haar werkwijze.

  • De Gemeente volgt landelijke en regionale ontwikkelingen en oplossingen.

  • De Gemeente sluit in beginsel aan bij landelijke en regionale initiatieven, zoals bijvoorbeeld rijksbrede en regionale manifesten gericht op Inkopen. De Gemeente is in dat kader ondertekenaar van de Intentieverklaring circulair inkopen & opdrachtgeverschap van de Metropoolregio Amsterdam.

  • De Gemeente deelt goede MVI-voorbeelden met andere overheden. Dit gebeurt onder meer binnen de Metropoolregio Amsterdam en vanuit de manifesten waar de Gemeente aan deelneemt.

Vanuit bovenstaande uitgangspunten vertaalt de Gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in specifieke MVI-thema’s die voor Gemeente belangrijk zijn, waaronder:

Klimaatbewust Inkopen

De Gemeente onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De Gemeente wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de Gemeente (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden Ondernemers via het opnemen van eisen in de aanbesteding waar mogelijk ook aangespoord tot CO2-reductie.

Biobased Inkopen

De Gemeente heeft als doel om als organisatie en als gemeente onafhankelijk van fossiele brandstoffen te zijn. Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt op deze wijze teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De Gemeente streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen en daarmee tevens het goede voorbeeld te geven.

Circulair Inkopen

De Gemeente zet in op een circulaire economie. Circulair inkopen is een middel om dit doel te bereiken. Bij circulair inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De Gemeente bekijkt proactief en maakt keuzes welke Inkopen en aanbestedingen het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.

Daarnaast worden vanuit MVI-oogpunt Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

  • De Gemeente wil dat Inkopen ook een social return opleveren.

De Gemeente wil dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt de mogelijkheid krijgen om te werken. Dit houdt in dat iedereen de kans krijgt om volwaardig mee te doen, ongeacht leeftijd, opleidingsniveau of beperking. Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de Gemeente, op maatschappelijk of sociaal vlak. De Gemeente wil in dat kader dat haar Inkopen waar mogelijk een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij. Vanuit dat oogpunt draagt de Gemeente bij aan het creëren van werkgelegenheid voor inwoners met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit heet Social Return on Investment (SROI). Onder SROI wordt verstaan: het opnemen van sociale voorwaarden in de eisen bij de inkoop- en aanbestedingstrajecten van Diensten, Werken of Leveringen. Tot de doelgroep SROI behoren mensen die werkloos zijn en als werkzoekend staan ingeschreven bij het UWV Werkbedrijf, een gemeente, een vergelijkbare instantie of praktijkonderwijs of voortgezet speciaal onderwijs hebben gevolgd. Daarnaast ontvangen de kandidaten een van de volgende uitkeringen: PW, WAO, WIA, Wajong, WSW of WW.

Bij alle inkopen en aanbestedingen die gekwalificeerd kunnen worden als Werken, Leveringen of Diensten wordt SROI vanaf de openbare aanbestedingsdrempel voor Diensten en Leveringen (exclusief btw) als een eis in de Aanbesteding opgenomen. Onder het drempelbedrag kunnen de Gemeente en opdrachtnemers op eigen initiatief en op vrijwillige basis invulling geven aan SROI. De mogelijkheden om invulling te geven aan SROI zijn opgenomen in flankerend beleid. Dit beleid is vertaald naar een bijlage genaamd Toepassing Social Return On Investment die bij betreffende aanbestedingen van toepassing is.

  • Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de Verenigde Naties

Door Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt de Gemeente ook bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals (SDG)) van de Verenigde Naties. Doel 11 van de 17 Doelen gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. Doel 12 (in het bijzonder doel 12.7) ziet op duurzame praktijken bij overheidsopdrachten. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt onder meer bij aan het zorgen voor duurzame energie (doel 7), het terugdringen van klimaatverandering (doel 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (doel 8).

Gemeenten kunnen ook op specifieke onderdelen een vertaalslag maken naar lokaal niveau. De gemeente Amstelveen werkt met een SDG-raadsprogramma. Verder is Amstelveen een Global Goals gemeente geworden en heeft zich in dat kader aangesloten bij de VNG-campagne ‘Gemeenten4GlobalGoals’. Op 1 november 2017 is de titel FairTrade Gemeente overhandigd aan de Gemeente Aalsmeer. FairTrade Gemeente is een eervolle titel die aangeeft dat Gemeente Aalsmeer bijzonder veel aandacht besteedt aan fairtrade. Meer informatie is terug te vinden op de website van de Gemeente Aalsmeer (www.aalsmeer.nl) en op de website van FairTrade Gemeenten (www.fairtradegemeenten.nl). De Gemeente Aalsmeer zal in haar aanbestedingsstukken de principes van FairTrade zoveel mogelijk respecteren, met inachtneming van de van toepassing zijnde (Europese) wet- en regelgeving.

  • Inkopen draagt bij aan diversiteit en inclusie

De Gemeente vindt het belangrijk dat iedereen mee kan doen en openlijk zichzelf kan zijn. In een diverse en inclusieve samenleving wordt iedereen gelijk behandeld. Ongeacht bijvoorbeeld wie ze zijn, van wie ze houden, waar ze vandaan komen of waarin ze geloven. Samenwerking met diverse mensen levert ook meer innovatie en betere producten en diensten op, die aansluiten bij de maatschappij. De Gemeente vindt het belangrijk dat bij Inkopen aandacht wordt besteed aan diversiteit en inclusie. Dit doet de Gemeente door bij Inkopen en specifiek in haar uitvraag te handelen naar de uitgangspunten van diversiteit en inclusie.

Paragraaf 4.3Kwaliteitseisen en certificering

De Gemeente streeft ernaar om zaken te doen met Ondernemers die hun organisatie kwalitatief op orde hebben. Dit kan bij inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld kwaliteitseisen te stellen en te vragen naar certificering. Bijvoorbeeld een certificering die is verkregen door een audit van een extern verificatiebureau. Door het inzetten van kwaliteitseisen en vragen naar certificering wordt een bepaald niveau gegarandeerd in relatie tot processen en procedures, niet alleen bij de realisatie van de organisatiedoelen, maar ook bij de realisatie van de bedrijfsvoering.

Hoofdstuk 5 Economische uitgangspunten

Paragraaf 5.1Product- en marktanalyse

  • Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een product- en/of marktanalyse biedt de mogelijkheid om te analyseren welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Gemeente heeft verder de mogelijkheid om samen te werken met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

Paragraaf 5.2Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

  • De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

  • De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

  • De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

  • Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

Paragraaf 5.3Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

  • De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

  • In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop. Vanuit dit perspectief wil de Gemeente bij Inkopen tot € 25.000 in eerste instantie lokaal inkopen.

  • De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

  • Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

  • De Gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.

  • Bij Inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 van de Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

Paragraaf 5.4Innovatie

De Gemeente wil haar Inkoop- en Aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De Gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden Ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan het ‘Right to Challenge’ en Inkopen bij sociale ondernemingen.

Paragraaf 5.5Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

Paragraaf 5.6Bepalen van de inkoopprocedure

De Gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt. Indien de Gemeente kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij (onder meer) het volgende uitgangspunt. Boven de grens van Europees aanbesteden is een aantal procedures mogelijk, waarvan de openbare en niet-openbare procedure de bekendste en meest gebruikte zijn. Onder de grens voor Europees aanbesteden bestaan in principe geen wettelijk voorgeschreven procedures. Zowel boven als onder de drempel is het van belang dat een procedure wordt gekozen, die aansluit bij het onderwerp van de betreffende aanbesteding en geschikt en proportioneel is, daarbij worden in ieder geval de volgende aspecten in acht genomen:

  • omvang van de opdracht;

  • transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;

  • aantal potentiële inschrijvers;

  • gewenst eindresultaat;

  • complexiteit van de opdracht;

  • type opdracht en het karakter van de markt.

Ter ondersteuning van de bovengenoemde afweging worden de volgende glijdende schalen gehanteerd, deze zijn gebaseerd op de schalen zoals opgenomen in de Gids Proportionaliteit. De Gemeente zal met inachtneming van de schalen onderstaande procedures toepassen, tenzij de Gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken. Wijzigingen in de wet- en regelgeving kunnen aanleiding geven voor aanpassing van deze glijdende schalen.

afbeelding binnen de regeling

afbeelding binnen de regeling

(Bedragen zijn exclusief btw , de Europese Commissie stelt elke twee jaar de Europese drempelbedragen vast )

Gangbare procedures:

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeente vraagt aan drie tot vijf Ondernemers een Offerte. Daarbij is het verplicht om minimaal één lokale Ondernemer uit te nodigen, tenzij wordt gemotiveerd waarom dit niet mogelijk is.

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente Werken nationaal aanbesteden. De Gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed is een belangrijke inkoopdoelstelling voor de Gemeente. In relatie tot doelmatig inkopen, heeft de Gemeente de mogelijkheid om in te kopen voor de laagste prijs of voor de beste prijs-kwaliteitverhouding. De Aanbestedingswet 2012 bepaalt dat een aanbestedende dienst in beginsel verplicht is te gunnen op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding bij Europese aanbestedingen (boven de drempel) en bij aanbestedingen onder de drempel op grond van het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016). Het gunningscriterium laagste prijs of laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit kan de Gemeente alleen toepassen als deze keuze in de aanbestedingsdocumenten wordt gemotiveerd. Vanuit het oogpunt van doelmatigheid streven de gemeente Amstelveen en de gemeente Aalsmeer ernaar om onderwerpen gezamenlijk aan te besteden.

Voor een aantal onderdelen past de Gemeente een specifieke werkwijze toe. Deze onderdelen worden hieronder toegelicht.

Groslijst voor opdrachtnemers

De Gemeente werkt binnen het Fysiek Domein met een groslijst voor opdrachtnemers. Deze lijst ondersteunt de Gemeente om opdrachtnemers objectief en transparant uit te nodigen voor deelname aan onderhandse Inkopen of aanbestedingen. De Gemeente werkt daarvoor samen met EMVI-Prestatiemeting, Bouwmeester en het CROW (Centrum voor Regelgeving en Onderzoek in de Grond-, Water- en Wegenbouw en de Verkeerstechniek). De Gemeente hanteert deze groslijst per 1 januari 2021 voor cultuur- en civieltechnische werken. Als de Gemeente de groslijst wijzigt of uitbreidt, wordt dit via de website bekendgemaakt. Opdrachtnemers kunnen zich voor meerdere categorieën binnen de groslijst aanmelden. Daarvoor moeten opdrachtnemers voldoen aan de groslijst specifieke gestelde eisen en bijbehorende bewijsstukken overhandigen. Op de website van Gemeente is de handleiding Selectiemethode groslijst Amstelveen en Aalsmeer te raadplegen met daarin uitleg over de werkwijze en de voorwaarden. Op dit moment werkt de Gemeente met de groslijst voor de volgende categorieën:

  • Riolering: aanleg en reconstructie

  • Riolering: relinen

  • Asfalt: aanleg en reconstructie

  • Elementenverhardingen: aanleg, grootschalig onderhoud en herinrichting

  • Groen: aanleg en herinrichting

  • VRI: aanleg

  • Civiele kunstwerken: aanleg en reconstructie

Inhuur personeel

De Gemeente werkt met een Inhuurdesk waar in beginsel opdrachten voor de inhuur van derden op worden uitgezet. Door arbeidsmarktkrapte kan het echter voorkomen dat de Gemeente snel moet handelen om capaciteit in te kopen, waarbij interne inkooprichtlijnen kunnen knellen. In een dergelijke situatie heeft de Gemeente de ruimte om enkelvoudig onderhands in te kopen tot de Europese aanbestedingsdrempel voor Diensten, mits dit rechtmatig mogelijk is. Toetsing en vastlegging in een inkoopdossier vindt plaats door team Next Step (onderdeel van de afdeling HRM). Dit geldt voor zowel openbare als onderhandse inkopen op het gebied van Inhuur personeel.

Aanschaf ICT

Om effectief en efficiënt te handelen in relatie tot de aanschaf van ICT, heeft de Gemeente de mogelijkheid om software en bijbehorende dienstverlening enkelvoudig onderhands of meervoudig onderhands in te kopen tot de Europese aanbestedingsdrempel voor Leveringen. Het uitgangspunt is dat contractering vervolgens plaatsvindt via onze software broker, tenzij dit niet mogelijk of wenselijk is. Boven de Europese aanbestedingsdrempel voor Leveringen vindt zowel Inkoop als contractering van software en bijbehorende dienstverlening plaats via de software broker, tenzij dit niet mogelijk of wenselijk is. De software broker is ingekocht en gecontracteerd op basis van een Europese aanbesteding. In relatie tot Informatiebeveiliging hanteert de Gemeente het uitgangspunt dat waar nodig en mogelijk wordt aangesloten bij Inkopen en aanbestedingen die worden georganiseerd door de VNG/IBD (Vereniging Nederlandse Gemeenten, Informatiebeveiligingsdienst). Een voorbeeld in dat kader is het portfolio dat beschikbaar is vanuit GGI-veilig (Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur).

Paragraaf 5.7Raming en financiële budget

Inkopen vindt plaats op basis van een raming van de inkoopwaarde van de opdracht. In relatie tot het financiële budget is deze raming van belang om de inkoopprocedure en de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers geen verplichtingen aangaan die zij niet kan nakomen.

Paragraaf 5.8Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

Hoofdstuk 6 Organisatorische uitgangspunten

Paragraaf 6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.

afbeelding binnen de regeling

Vrij naar Lysons & Parmacon,2008

Stap

Fase inkoopproces

Toelichting

1

Voortraject

Bepalen van inkoopbehoefte

Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse)

Raming en bepalen van het financiële budget

Keuze Offerteaanvraag

2

Specificeren

Opstellen van eisen en wensen

Omschrijven van de opdracht

Opstellen Offerteaanvraag

3

Selecteren

Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers

Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of TenderNed

Offertes evalueren/inschrijvingen beoordelen

Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving)

Gunning aan winnende Ondernemer

4

Contracteren

Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant

Registreren getekende overeenkomst

Informeren afgewezen Ondernemers

5

Bestellen

Uitvoeren van de opdracht

Eventueel met het doen van bestellingen

6

Bewaken

Bewaken termijnen

Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVI-afspraken.

Tijdige betaling facturen

7

Nazorg

Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd

Evalueren overeenkomst met Contractant

Paragraaf 6.2Inkoop in de organisatie

Inkoop is georganiseerd via het gecoördineerd inkoopmodel. De afdelingen binnen de drie domeinen kopen zelf in. Het team Inkoop en Aanbesteding heeft binnen de organisatie een centraal coördinerende positie en in dat kader een adviserende, begeleidende en toetsende rol in het ondersteunen van de gemeentelijke organisatie bij het inkoopproces. Voor het team Next Step geldt dit in relatie tot de inhuur van personeel. Inkopen op het gebied van inhuur personeel moeten vooraf via een inkoopaanvraagformulier worden gemeld bij het team Next Step, die vervolgens met haar dienstverlening de afdelingen ondersteunen bij het inkoopproces. De andere inkopen en aanbestedingen moeten vanaf € 25.000 (exclusief btw) vooraf via een inkoopaanvraagformulier worden gemeld bij het team Inkoop en Aanbesteding. In het verlengde daarvan worden de Europese, nationale en complexe onderhandse inkopen begeleidt door het team Inkoop en Aanbesteding, waarbij per aanbesteding samen met de afdeling(en) een inkoopteam wordt gevormd. Het team Inkoop en Aanbesteding geeft daarbij invulling aan de hoe-vraag en de afdeling(en) aan de wat-vraag. De overige onderhandse aanbestedingen voeren de afdelingen zelfstandig uit, waarbij zij gebruikmaken van de inkoopinstrumenten die daarvoor beschikbaar zijn gesteld. Na afronding van een inkooptraject wordt het inkoopdossier een contractdossier, vindt centraal contractbeheer plaats en wordt het contractmanagement door de afdelingen uitgevoerd.

Paragraaf 6.3Verantwoordelijken

Inkoop wordt conform de vigerende mandaatregeling uitgevoerd door het ambtelijke apparaat. Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid en (inkoop)voorwaarden van de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer worden gepubliceerd op zowel de intranetsite als de internetsite.

Het gecoördineerd inkoopmodel en in het verlengde daarvan de inkoopfunctie valt onder de verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder Inkoop. De ambtelijke organisatie is verantwoordelijk voor de invulling en uitvoering van de Inkoop. Iedere afdeling is verantwoordelijk voor de dossiervorming, de kwaliteit, de doelmatigheid en de rechtmatigheid van haar tactische en operationele Inkoop en aanbestedingen. Het team Inkoop en Aanbesteding en het team Next Step zijn verantwoordelijk voor het delen van kennis, advies en informatie en zorgen voor synergie in de inkoopprocessen. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid.

Paragraaf 6.4Inwerkingtreding

Dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid treedt op de dag na bekendmaking in werking en treedt terug tot 1 januari 2023. Op 31 december 2027 treedt het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid uit werking.

Paragraaf 6.5Evaluatie

Dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid heeft een looptijd van 1 januari 2023 tot en met 31 december 2027 en wordt uiterlijk in 2027 geëvalueerd.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 31 januari 2023.

mr. G.E. Oude Kotte

Ondertekening

De secretaris,

drs. Sj. Vellenga

De voorzitter,

mr. G.E Oude Kotte