Subsidieregeling evenementen gemeente Schiedam 2023

Ondertekening

Algemene toelichting

In aanvulling op de Subsidieregeling evenementen gemeente Schiedam 2023 zijn hieronder, voor zover nodig, de onderdelen van de regeling artikelsgewijs toegelicht.

Toelichting:

De gemeente Schiedam ondersteunt het culturele leven in de stad. De Kadernota Stadsmarketing en Uitvoeringsprogramma Stadsmarketing vormt hierbij het inhoudelijke beleidskader. Een subsidieaanvraag dient een bijdrage te leveren aan de ambities en doelstellingen die in de kadernota Stadsmarketing en daarop volgende nota’s zijn verwoord.

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a)

  Spreekt voor zich;

• b)

  Spreekt voor zich;

• c)

  Spreekt voor zich;

• d)

  Spreekt voor zich;

Artikel 2. Reikwijdte

• 1.

  Enkel organisaties met rechtspersoonlijkheid zonder winstoogmerk, dat wil zeggen stichtingen en/of verenigingen, komen in aanmerking voor subsidie.

• 2.

  Natuurlijke personen zijn aanvragers die geen rechtspersoonlijkheid hebben en dus als individu een aanvraag indienen.

Artikel 3. Subsidieplafond en wijze van verdeling

• 1.

  Een subsidieplafond is een bedrag dat gedurende een bepaald tijdvak maximaal beschikbaar is voor een bepaalde subsidieregeling. Het college van burgemeester en wethouders stelt de subsidieplafonds per regeling en de wijze van verdeling jaarlijks vast;

• 2.

  Om iedere aanvraag goed te kunnen beoordelen, is er gekozen voor een onderverdeling in aanvragen tot €40.000 en aanvragen vanaf €40.000. De behandeling van deze twee aanvragen verschilt van elkaar.

• 3.

  Om beide aanvragen mogelijk te maken, is het subsidieplafond opgesplitst in twee deelplafonds: subsidieplafond A en subsidieplafond B. Het college stelt het subsidieplafond en de verdeling tussen de twee deelplafonds vast.

• 4.

  Spreekt voor zich;

• 5.
  • a.

    De activiteiten zijn van toegevoegde waarde op het bestaande aanbod; zij dragen bij aan de pluriformiteit, maatschappelijke relevantie en - impact, diversiteit en actualiteit van het totale aanbod in de stad. Van organisaties wordt verwacht dat zij zich met hun activiteiten blijven ontwikkelen en daarmee actueel en relevant blijven. De aanvrager dient aan te geven hoe de activiteiten zich aantoonbaar verhouden tot de lokale omgeving en het lokale aanbod. Daarnaast wordt ook gekeken hoe de activiteiten bijdragen aan de marketingdoelen van Schiedam Partners.

  • b.

    De subsidieaanvraag dient een breed en concreet beeld te geven van het beoogde publiek in de vorm van de doelgroep(en) volgens het culturele doelgroepenmodel van Rotterdam Festivals, in omvang en samenstelling, en van het huidige en het toekomstige bereik. Sluiten de activiteiten en doelstellingen aan bij het beoogde publiek? Het gaat er niet altijd om zoveel mogelijk publiek te bereiken, maar wel om passende activiteiten voor het beoogd publiek te organiseren. Wat zijn de inspanningen om de publieke belangstelling te realiseren en/of te vergroten? Daarnaast dient de aanvrager zich aantoonbaar in te spannen om activiteiten gericht onder de aandacht van het publiek te brengen. Dit wordt beschreven in een publiciteits- en marketingplan waarvoor een bijpassend deel van het budget wordt ingezet.

  • c.

    Activiteiten moeten meerwaarde hebben voor de stad. En andersom, de stad heeft meerwaarde voor deze activiteiten. Meer samenwerking, meer synergie. Tussen evenementen en ondernemers in de binnenstad of met andere evenementen. Of binnen de cultuursector, of met aanverwante sectoren als onderwijs, horeca en toerisme.

• 6.

  Spreekt voor zich;

• 7.

  Spreekt voor zich.

Artikel 4. Subsidiabele activiteiten

• 1.

  Onder een evenement wordt verstaan een voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Een evenement bestaat vaak uit meerdere activiteiten die plaatsvinden bij een voor het publiek toegankelijke één of meerdaagse gebeurtenis van sportieve, maatschappelijke en/of feestelijke vermakelijke aard, met een promotioneel en wervend karakter voor de stad.

• 2.

  Spreekt voor zich.

• 3.

  Aanvragen voor evenementen die over meerdere jaren plaats vinden, komen niet in aanmerking tot subsidie vanuit deze subsidieregeling.

Artikel 5. Toetsingscriteria

• 1.
  • a.

    Gemeente Schiedam streeft naar een evenwichtig aanbod aan evenementen. Deze spreiding zit in een divers aanbod waarbij een zo breed mogelijke doelgroep mee wordt bereikt, en in locatie. Met de doelgroep wordt het type bezoeker bedoeld dat de activiteit beoogt te bereiken. Dit kunnen meerdere typen zijn. Het college volgt hierbij het Culturele Doelgroepenmodel Rotterdam Festivals;

  • b.

    De mate waarin de aanvraag realistisch is en er sprake is van een evenwichtige financieringsmix;

  • c.

    Spreekt voor zich.

• 2.

  Spreekt voor zich;

• 3.

  Het college kan voor zogenaamde on-brand activiteiten extra budget beschikbaar stellen voor promotiewerkzaamheden, in samenwerking met Schiedam Partners (uitvoerend partij Stadspromotie namens de gemeente). On-brand activiteiten zijn activiteiten die Schiedam op de kaart zetten, zich richten op jongeren en gezinnen en voldoen aan de drie kernwaarden: Authentiek, Vernieuwend en Levendig ingevolge de Kadernota Stadsmarketing. Het aanwijzen van ingekomen activiteiten als on-brand activiteiten gaat in overleg met de indiener. De inzet van de communicatie en marketing activiteiten gaat in samenwerking met Schiedam Partners;

• 4.

  Bij het beoordelen van cultureel ondernemerschap wordt bijvoorbeeld gekeken naar het soort activiteit, de schaalgrootte, de discipline, of de activiteit voor het eerst wordt gehouden of niet en of er inkomsten vanuit de horeca of kaartverkoop mogelijk zijn;

• 5.

  Spreekt voor zich.

Artikel 6. Subsidiabele kosten

• 1.

  De subsidie wordt enkel verleend in de vorm van een financiële bijdrage voor kosten die direct verbonden zijn met de uitvoering van de activiteit. Alleen subsidiabele kosten die in redelijkheid direct verband houden met activiteiten waardoor subsidie nodig is, worden in aanmerking genomen. Kosten zoals in koop horeca, reguliere exploitatiekosten, kosten in natura of niet-projectgebonden kosten worden niet beschouwd als subsidiabele kosten;

• 2.

  Spreekt voor zich;

• 3.

  Hiermee wordt bedoeld dat kosten die commercieel te bekostigen zijn, door middel van bijvoorbeeld ticketverkoop, contributie et cetera niet worden gesubsidieerd. Met de subsidie kunnen juist kosten die zich daar niet voor lenen in aanmerking;

• 4.

  Spreekt voor zich.

Artikel 7. Subsidieaanvraag

De subsidieaanvraag wordt online ingediend via het digitale subsidieloket van de gemeente Schiedam via E-herkenning of Digid.

• 1.
  • a)

    In het projectplan zet de aanvrager duidelijk uiteen wat de geplande activiteit(en) is, welke doelstellingen daaraan worden gehangen, op welke doelgroep(en) de activiteit is gericht (conform doelgroepenmodel van Rotterdam Festivals) en hoe de aanvrager deze wil bereiken met een uitleg van de communicatie- en marketingstrategie, wat de werkwijze voor uitvoering is en welke samenwerkingspartners bij de activiteit zijn betrokken;

  • b)

    De begroting biedt inzage in alle kostenposten met een duidelijke onderverdeling in verschillende posten zoals uitvoeringskosten, voorbereidingskosten, materiaalkosten enzovoort. De begroting dient ook voorzien te zijn van een dekkingsplan waaruit blijkt hoe de aanvrager de kosten wil dekken. Dit kan bestaan uit overige subsidies, sponsoring, eigen bijdrage en/of ticketverkoop indien de activiteit zich daarvoor leent;

  • c)

    Als er sprake is van een herhaalde activiteit waar opnieuw subsidie voor wordt aangevraagd, dan wordt de aanvrager ook gevraagd naar een reflectie op de voorgaande editie(s) en welke veranderingen zijn doorgevoerd naar aanleiding van evaluatie en monitoring van deze eerdere editie(s). Uit deze reflectie blijkt een bepaalde groei die de organisatie doormaakt met de uitvoering van deze activiteit(en).

  • d)

    Van een participatieve activiteit is sprake als de doelgroep al in de voorbereiding en uitvoering een belangrijke rol inneemt en zodoende meedoet aan de activiteit, in plaats van als bezoeker een activiteit beleeft. De doelgroep heeft dus een actieve rol in de activiteit, in plaats van een passieve rol. Veel van deze activiteiten hebben een andere vorm dan een activiteit waarin daar geen sprake van is. Deze vorm zorgt dat er bij de aanvraag nog geen duidelijke invulling gegeven kan worden aan hoe de activiteit eruit gaat zien, omdat dat afhankelijk is van het proces en de input van de doelgroep. Hierdoor is de vorm van de activiteit een ondergeschikte aan het proces, en is het dus van belang om juist dit proces te beschrijven. Hoe de doelgroep mee wordt genomen in het proces, welke rol deze krijgt en waarom daarvoor is gekozen.

  • e)

    De aanvrager met een rechtspersoon wordt verzocht een recent uittreksel van de Kamer van Koophandel mee te geven, van maximaal 3 maanden uit, waaruit blijkt wat de adresgegevens zijn en, indien van toepassing, de samenstelling van het bestuur duidelijk wordt. In overeenstemming met de Governance Code Cultuur is het van belang dat het bestuur van stichtingen duidelijk gescheiden is van de uitvoering / dagelijks bestuur. Dit moet dan ook blijken uit het uittreksel.

Artikel 8. Aanvraag en beslistermijn

• 1.

  Spreekt voor zich;

• 2.

  Spreekt voor zich;

• 3.

  Er zijn zes aanvraagrondes (tijdvakken) per jaar vastgesteld. Aanvragen dienen tenminste ingediend te worden voor de deadline van de ronde voorafgaand aan de periode waarin de activiteit plaatsvindt. De deadlines van de rondes zijn: 1 november, 1 januari, 1 maart, 1 mei, 1 juli en 1 september. Dat wil zeggen: indien een activiteit bijvoorbeeld tussen 1 mei en 1 juli plaatsvindt dient de aanvraag hiervoor uiterlijk 1 maart te zijn ingediend. Eerder indienen is toegestaan en de aanvraag wordt vervolgens behandeld tijdens de ronde behorende bij de indientermijn;

• 4.

  Spreekt voor zich;

• 5.

  Spreekt voor zich.

Artikel 9. Weigeringsgronden

• a)

  Spreekt voor zich;

• b)

  Een subsidie vanuit deze regeling kan niet met terugwerkende kracht worden verleend. Vandaar dat activiteiten nog niet plaats kunnen vinden, of al zijn gestart met de uitvoering;

• c)

  Spreekt voor zich;

• d)

  Spreekt voor zich;

• e)

  Een weigeringsgrond is als de aanvraag betrekking heeft op een activiteit dat conflicteert met al geplande activiteiten in tijd, plaats en discipline. Het conflicteren zit onder meer op het niet meer in balans zijn van het aantal en soort geplande activiteiten, indien een nieuwe aanvraag zou worden gehonoreerd;

• f)

  Het is niet de bedoeling dat activiteiten:

  • •

    dubbel worden gesubsidieerd; óf

  • •

    als nog via een omweg worden gesubsidieerd. Daarbij valt te denken aan het geval dat de betreffende activiteit valt onder de werking van een specifieke andere subsidieregeling van de gemeente Schiedam, maar dat de subsidieaanvraag -ingevolge die specifieke regeling- is geweigerd omdat deze niet aansluit op het beleid ingevolge waarvan de specifieke subsidieregeling is vastgesteld. Of dat er per saldo door toekenning, ingevolge de onderhavige subsidieregeling, meer geld wordt uitgeven aan een bepaald soort activiteit dan dat de bedoeling was gezien het vastgestelde subsidieplafond van de andere specifieke regeling. Daardoor zou er tevens minder geld kunnen worden uitgegeven aan activiteiten die specifiek (alleen) onder de onderhavige subsidieregeling vallen.

• Omdat artikel 9 is geformuleerd als een ‘kan’-bepaling hoeft het college een subsidieaanvraag echter niet te weigeren als deze situatie zich voordoet. Daardoor zou het college, voor ‘grijze’ situaties, toch kunnen beslissen geen gebruik te maken van deze weigeringsgrond en maatwerk kunnen toepassen.

Artikel 10. Verplichtingen

Sommige evenementen en culturele activiteiten dienen tijdig aangemeld te worden. Zie hiervoor de gemeentelijke website. Voor vragen kunt u terecht bij evenementen@schiedam.nl.

Artikel 11. Slotbepalingen

• 1.

  Spreekt voor zich;

• 2.

  Spreekt voor zich;

• 3.

  Spreekt voor zich;

• 4.

  Spreekt voor zich.