Regeling van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam MijnGemeenteDichtbij inhoudende bepalingen over de behandeling van klachten (Klachtenregeling MijnGemeenteDichtbij 2022)

1. Deze regeling is van toepassing op de behandeling en afhandeling van klachten als bedoeld in hoofdstuk 9 van de wet.

2. Deze regeling is van toepassing op MijnGemeenteDichtbij, haar bestuursorganen en de personen werkzaam onder de verantwoordelijkheid van die bestuursorganen.

3. Deze regeling is niet van toepassing op de bestuursorganen van de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel of personen werkzaam onder de verantwoordelijkheid van die bestuursorganen.

1. Een klacht kan mondeling of schriftelijk worden ingediend.

2. Een mondeling geuite klacht kan zowel telefonisch als in persoon worden ingediend. Hierop wordt geprobeerd door een betrokken (lid van een) bestuursorgaan of medewerker direct tot een oplossing te komen. Indien niet tot een oplossing wordt gekomen, wordt van de mondeling geuite klacht een notitie gemaakt, welke notitie zo spoedig mogelijk aan de klachtencoördinator wordt overhandigd om doorgeleid te worden naar de formele behandeling in eerste instantie als bedoeld in artikel 5, tweede lid, van deze regeling.

3. Een schriftelijk ingediende klacht moet zijn ondertekend en dient ten minste de volgende gegevens te bevatten:

• a.

  de naam en het adres van de indiener;

• b.

  de dagtekening, en

• c.

  een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.

4. Op de websites van de gemeenten Boxtel (www.boxtel.nl) of Sint-Michielsgestel (www.sint-michielsgestel.nl) zijn formulieren ter beschikking gesteld waarmee digitaal klachten kunnen worden ingediend door middel van DigiD.

1. De ontvangst van een schriftelijk ingediende klacht wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk door de klachtencoördinator aan de klager bevestigd.

2. In de bevestiging als bedoeld in het eerste lid wordt meegedeeld wie de klachtbehandelaar is en hoe de procedure verder zal verlopen.

3. De klachtbehandelaar informeert de beklaagde over een ingekomen klacht.

1. Door het dagelijks bestuur worden één of meerdere klachtencoördinatoren aangewezen.

2. De klachtencoördinator ziet toe op de registratie van de klachten en het bewaken van een tijdige en behoorlijke afhandeling daarvan.

3. De klachtencoördinator ondersteunt en adviseert de klachtbehandelaar.

4. De klachtencoördinator stelt het jaarverslag over de klachten op.

5. De klachtencoördinator dient als contactpersoon voor de Nationale ombudsman.

6. Wanneer een klacht zich richt tegen een klachtencoördinator, draagt een andere klachtencoördinator zorg voor zijn taken als bedoeld in deze regeling.

1. Een klacht wordt door een klachtbehandelaar behandeld.

2. Als klachtbehandelaar wordt aangewezen:

• a.

  de teammanager, indien de klacht een medewerker betreft;

• b.

  de concernmanager, indien de klacht een teammanager betreft;

• c.

  de voorzitter van de directie, indien de klacht een concernmanager, een wijkmakelaar, de concerncontroller of de directiesecretaris betreft;

• d.

  de voorzitter van MijnGemeenteDichtbij, indien de klacht de voorzitter van de directie dan wel diens plaatsvervanger of een (lid van een) bestuursorgaan betreft;

• e.

  de plaatsvervangend voorzitter van MijnGemeenteDichtbij, indien de klacht de voorzitter van MijnGemeenteDichtbij betreft.

3. Indien de aard van de klacht daartoe aanleiding geeft, wordt de voorzitter van MijnGemeenteDichtbij door de klachtencoördinator geïnformeerd over de klacht en kan door hem afgeweken worden van lid 2.

4. In de gevallen waarin deze regeling niet voorziet wijst de voorzitter van MijnGemeenteDichtbij een klachtbehandelaar aan.

5. De klachtbehandelaar onderzoekt een klacht en adviseert het bevoegde bestuursorgaan daarover.

1. De klachtbehandelaar neemt zo spoedig mogelijk, uiterlijk binnen vijf werkdagen na ontvangst van de klacht, contact op met de klager.

2. Indien naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, stuurt de klachtbehandelaar hiervan een schriftelijke bevestiging aan de klager met een afschrift aan de klachtencoördinator. Schriftelijk houdt in per e-mail, tenzij met klager anders is overeengekomen.

3. In afwijking van artikel 5, eerste lid, van deze regeling wordt een klacht direct doorgeleid naar de formele behandeling in eerste instantie, indien klager daarom verzoekt.

1. Indien de informele bemiddeling als bedoeld in artikel 8 van deze regeling niet tot tevredenheid leidt of indien klager daarom verzoekt, wordt de formele behandeling, zoals beschreven in hoofdstuk 9 van de wet, gevolgd.

2. De klachtbehandelaar stelt de klager en de beklaagde in de gelegenheid te worden gehoord.

3. Indien nodig worden getuigen gehoord. Leden of personen werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan die als getuige worden opgeroepen, zijn verplicht hieraan gehoor te geven.

4. Zowel de klager als de beklaagde kan zich bij het horen door iemand van zijn keuze laten vergezellen of bijstaan.

5. Van het horen wordt door de klachtencoördinator een verslag gemaakt, dat door hem en de klachtbehandelaar wordt ondertekend.

6. De klachtbehandelaar stelt een rapport van bevindingen op. Dit rapport zendt hij vergezeld van een advies en eventuele aanbevelingen aan het bevoegde bestuursorgaan. Bij het rapport wordt het verslag van het horen gevoegd. Het rapport wordt door de klachtbehandelaar en de klachtencoördinator ondertekend.

7. Het bestuursorgaan handelt de klacht binnen zes weken of, bij verdaging, binnen tien weken na ontvangst daarvan af. Van een verdaging wordt door de klachtencoördinator schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en de beklaagde.

8. Het bestuursorgaan informeert de klager en de beklaagde schriftelijk en gemotiveerd over de bevindingen van het onderzoek naar de klacht en over de eventuele conclusies die daaraan zijn verbonden.

Indien klager het niet eens is met de wijze van afhandeling van zijn schriftelijke klacht, kan hij deze door middel van een verzoekschrift voorleggen aan de Nationale ombudsman. Deze mogelijkheid bestaat ook bij het overschrijden van de termijn als bedoeld in artikel 9, zevende lid, van deze regeling.

1. Deze regeling treedt een dag na bekendmaking in werking.

2. Deze regeling zal worden aangehaald als “Klachtenregeling MijnGemeenteDichtbij 2022”.

3. De “Klachtenregeling MijnGemeenteDichtbij”, zoals vastgesteld op 24 mei 2016 wordt ingetrokken.