Gemeente Bergeijk - Handboek digitale vervanging bouwvergunningen 1990 t/m 1999

1.1 De Archiefvormer

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bergeijk is de zorgdrager van de te digitaliseren bouwvergunningdossiers van de gemeente Bergeijk uit de periode 1990–1999. Dit ondanks het feit dat het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bergeijk niet in alle gevallen het archiefvormend orgaan is geweest.

Door de gemeentelijke herindeling in 1997 zijn de gemeenten Bergeyk, Riethoven, Luyksgestel en Westerhoven opgegaan in de gemeente Bergeijk. Door de gemeentelijke herindeling zijn de bouwvergunningendossiers overdragen aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bergeijk en sinds dat moment is het college zorgdrager voor deze dossiers.

1.2 Het doel

De gemeente Bergeijk moet voldoen aan haar wettelijke verplichting om de bouwvergunningdossiers van 1990-1999 over te dragen naar de archiefbewaarplaats van het Regionaal Historisch Centrum in Eindhoven (RHCe). Het gaat in dit verband om ongeveer 42m archief (ongeschoond). De gemeente Bergeijk heeft de dossiers tot op heden nog niet overgedragen omdat ze intern nog intensief worden bevraagd.

De gemeente Bergeijk wil over gaan tot substitutie (het vervangen van papieren originelen door digitale reproducties) van de bouwvergunningen in de vorm van digitalisering.

Door de dossiers te vervangen door digitale reproducties:

• •

  kan de gemeente aansluiten op de ontwikkelingen van het digitaal werken;

• •

  voldoet de gemeente aan haar wettelijke verplichting om de bouwvergunningdossiers 1990-1999 over te dragen naar de archiefbewaarplaats van het RHCe;

• •

  blijven de dossiers ter beschikking voor de gemeente en kunnen werkzaamheden ongehinderd en zonder vertraging doorgang vinden;

• •

  bespaart de gemeente op de investering die nodig is voor de overdracht van papieren dossiers bij het RHCe;

• •

  wordt de raadpleegbaarheid van (oudere) bestanden vergroot, door middel van digitalisering de enkelvoudige toegang door fysieke ordening te vervangen door een meervoudige toegang op basis van metadata;

• •

  wordt de beschikbaarstelling van archiefbestanden voor historisch of wetenschappelijk onderzoek groter: hierdoor wordt de mogelijkheid geschapen om de bronnen vanaf een afstand te raadplegen, waardoor de raadpleger niet naar de fysieke bewaarplaats hoeft af te reizen

Deze redenen liggen aan digitale vervanging van archiefbescheiden ten grondslag. De gemeente Bergeijk geeft middels dit handboek aanleiding voor de digitale vervanging van de blijvend te bewaren bouwvergunningdossiers uit het bouwvergunningenarchief tot en met 1999. Bij de vervanging blijft de bewijswaarde van de archiefbescheiden bewaard voor de gemeente, andere overheidsorganen en recht- en bewijszoekende. Hiermee is terdege rekening gehouden bij de kwaliteitscontrole op onder andere de integriteit en authenticiteit (juistheid) van de scans.

Het doel van dit handboek is het vastleggen van de generieke beleidsmatige, procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen vervanging.

1.3 Wettelijk kader

De wettelijke basis voor vervanging en vernietiging van archiefbescheiden is vastgelegd in artikel 7 van de Archiefwet 1995. De overheid hanteert duidelijke regels op dat gebied. Bij de vervanging dient te worden voldaan en rekening te worden gehouden met:

• -

  artikel 3 van de Archiefwet 1995;

• -

  artikel 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995;

• -

  Archiefregeling;

• -

  Besluit Informatiebeheer gemeente Bergeijk 2016; artikel 25; - Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN); - Baseline informatiehuishouding Overheid.

Voor de vervanging van te bewaren en te vernietigen archiefstukken is een besluit van het college van burgemeester en wethouders noodzakelijk. Dit handboek beschrijft hoe de kwaliteit en duurzaamheid van de vervangende digitale bescheiden wordt geborgd en vormt als zodanig de inhoudelijke grondslag voor het besluit.

2.1 Het werkproces

Het werkproces dat ten grondslag ligt aan de archiefbescheiden is ‘verlenen bouwvergunning’. De wettelijke basis voor dit proces is de Woningwet. De aanvragen, tekeningen, technische gegevens, beschikkingen en overige bescheiden in het bouwvergunningendossier dienden enerzijds om goedkeuring te verlenen aan het bouwen of aanpassen van een bouwwerk. Anderzijds als bron voor de toezichthoudende en handhavingstaak van de gemeente.

2.2 De periode

De te digitaliseren reeks betreft de onder de zorg van het college ressorterende bouwvergunningdossiers van 1990-1999 die voor overdracht naar een archiefbewaarplaats in aanmerking komen.

2.3 De documentsoorten

De documentsoorten binnen het werkproces zijn opgenomen in bijlage I. Bij de genoemde documentsoorten is door historische uniformiteit van het proces op hoofdlijnen, geen sprake van historiciteit. De archiefbescheiden kunnen een van het bouwwerk afgeleide intrinsieke waarde hebben.

2.4 De classificatie

De dossiers in deze reeks hebben relaties met andere functies en processen binnen het secretariearchief, waaronder de Hinderwet-en milieuvergunningen, monumentenvergunningen, de destijds vigerende bestemmingsplannen en ontheffingen hierop, en aanvullende vergunningen van de provincie Noord-Brabant bij grotere bouwwerken.

3.1 De metadata

De bouwdossiers zullen worden voorzien van context in de vorm van metadata, zodat deze, na overbrenging, vindbaar, en toegankelijk zullen blijven. Bij de digitaliseringsprocedure wordt een centraal metadatabestand gebruikt. Deze gegevens worden gebruikt voor opname in de beheeromgeving. De opbouw van het centrale metadatabestand met velden en definities wordt weergegeven in bijlage 2.

De metadata zijn afkomstig van:

Gemeente Bergeijk voor wat betreft de inhoudelijke en beschrijvende metadata;

Karmac, voor wat betreft de automatisch gegenereerde technische metadata tijdens de gevolgde digitaliseringsprocedure. De technische metadata bestaat uit: de gebruikte software, de gebruikte scanner (merk, model, en serienummer), datum en tijd van scanning.

De metadata wordt aangeleverd in XML als onderdeel van de sidecar- structuur. Aanlevering van metadata vindt plaats op dossier- en bestandsniveau.

Bij bewerking van het archief voor digitalisering zijn de archiefbescheiden geordend volgens de structuur aangegeven in bijlage I.

4.1 Instellingen van de scanners en scansoftware

Voor de scanning van de analoge archiefbescheiden worden de volgende scanners gebruikt;

• •

  Voor tekeningen groter dan A3 formaat: 4 grootformaattekeningscanners van het merk Image Access, type WideTek 48.

• •

  Voor blaadjes t/m A3 formaat: 4 Innotec doorvoerscanners type 433CD of 422CD.

Voor de vervaardiging van de digitale masterbestanden wordt de volgende software gebruikt: DPU scansoftware

Voor de conversie van de masterbestanden en de afgeleiden naar PDF/A-b wordt de volgende software gebruikt: Luratech PDF Compressor van Foxit.

De tekstdocumenten en tekeningen worden gescand in full-color Tiff ongecomprimeerd, 24-bits RGB, met een resolutie van 300 PPI. (zijn positief leesbaar)

Bij het uitvoeren van de scans worden de basisinstellingen van de scanner(s) consequent toegepast. De scaninstellingen zijn in XML-formaat opgeslagen en kunnen onderling worden uitgewisseld tussen de documentscanners en tekeningscanners. In de job-definitie zijn alle scannerinstellingen vastgelegd die nodig zijn.

Hierbij wordt geen gebruik gemaakt van:

• •

  contrastaanpassingen

• •

  (softwarematige) verscherping

• •

  compressie

• •

  toon- en kleurmanipulaties

• •

  interpolatie (het hoger Instellen van de softwarematige scanresolutie dan de hardwarematige scanresolutie)

In de job-definitie zijn de volgende scaninstellingen vastgelegd:

• •

  resolutie, 300 DPI

• •

  bestandsformaat, 24 Bit RGB, Tiff ongecomprimeerd

• •

  automatisch dubbelzijdig scannen

• •

  op basis van de ingevoegde scanbladen wordt automatisch de document structuur en naamgeving van de images aangemaakt

• •

  scans worden niet automatisch afgesneden en zijn aantoonbaar volledig een zichtbare rand betreft de achtergrond van de scanner. Randen worden niet achteraf toegevoegd

4.2 Gebruikte bestandsformaten

De Tiff ongecomprimeerde bestanden worden naar SRGB ICC profiel geconverteerd en zonder hercompressie naar PDF/A-1b geconverteerd;

De bestanden worden opgeleverd in het Tiff ongecomprimeerd bestandsformaat. De Tiff bestanden worden zonder compressie naar PDF/A-1b geconverteerd, en voorzien van Optical Character Re-cognition (OCR). De tekst wordt als aparte, verborgen, laag in het PDF-bestand opgenomen door gebruikmaking van render mode 3.

4.3 Kwaliteit scanners

Iedere dag aan het begin van de dag reinigt de scanoperator zijn of haar scanner uitgebreid. Hierbij wordt volgens een vaste procedure de scanner stofvrij en schoon gemaakt. Op het eerste document dat wordt gescand wordt getest of er geen strepen op de scans ontstaan. Indien er nog strepen ontstaan wordt de reiniging herhaald en opnieuw getest of er nog strepen ontstaan. Indien er na de tweede reiniging nog strepen ontstaan, wordt de scanner door de monteur uit elkaar gehaald en ook van binnen gereinigd, daarna wordt de scanner gekalibreerd.

Zodra de scanner klaar is om te scannen selecteert de scanoperator de scanjob van het desbetreffende project. In deze scanjob staan de instellingen van het project opgeslagen, zodat er zekerheid is dat altijd met dezelfde instellingen wordt gescand. De instellingen van het project staan zowel in de werkinstructie die de medewerker hanteert van het project als in de scanjob. Wekelijks worden de scanners getest met een testset. Indien de testresultaten daar aanleiding toe geven wordt de scanner gekalibreerd. Na verplaatsing van de scanner of wijzigingen aan hard- of software wordt te allen tijde een kalibratie uitgevoerd. De software signaleert wanneer de rollers vervangen dienen te worden.

5.1 Selectieprocedure

De gemeente Bergeijk heeft de betreffende dossiers geselecteerd voor scanning, en hiervan een overzicht opgesteld. Alle hierin opgenomen materialen betreffen archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet.

De aanlevering bevat zowel documenten die op termijn vernietigd kunnen worden, als ook documenten die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. De intrinsieke waarde van de geselecteerde analoge documenten is van dien aard dat vernietiging van de originelen geen verlies van cultureel erfgoed tot gevolg heeft. Daarnaast heeft vernietiging van de analoge documenten geen gevolgen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekende en historisch onderzoek.

De dossiers worden klaargezet voor transport. Karmac zal de archiefdozen inpakken op rolcontainers, en het transport verzorgen.

5.2 Voorvoegen en voorbewerken

Karmac controleert of de, door gemeente Bergeijk aangeleverde, Excel sheet bruikbaar is om metadata te koppelen aan de dossiers. Karmac signaleert eventuele fouten en communiceert dit met de gemeente Bergeijk.

Na ontvangst van de analoge dossiers, zal Karmac deze voorvoegen en voorbewerken. Deze werkzaamheden worden gecombineerd uitgevoerd.

Per dossier wordt een uniek barcodevoorloopblad geplaatst, met de gegevens op dossierniveau en een barcodeblad per document. Hiermee worden de scans aan de juiste metadata gekoppeld. De te gebruiken scanbladen zijn conform de indeling van documentcategorieën, documentsoorten en documenttypen zoals weergegeven in bijlage I.

De dossiers worden tevens voorbewerkt (scanklaar gemaakt). De voorbewerking bestaat uit:

• •

  Het uit de dossiermappen halen van de blaadjes (en van de zippel afhalen);

• •

  Het verwijderen van eventueel achtergebleven hechtmiddelen zoals nietjes en paperclips. Hechtmiddelen worden in de prullenbak gedaan;

• •

  Het loshalen van blaadjes die aan elkaar zitten, zogenaamde doorslagen;

• •

  Aanwezige post-It’s op een onbeschreven stuk van de pagina plakken, indien nodig op de achterzijde of op een door Karmac toegevoegd blanco A4 vel (bij geen onbeschreven stuk aanwezig);

• •

  Het zoveel mogelijk terugvouwen van ezelsoren;

• •

  Het zoveel mogelijk vastplakken van grote scheuren.

5.3 Schoning

Karmac schoont de bouwvergunningen inhoudelijk. Hierbij worden de documenten gesplitst in B en V. De V-stukken worden achter een ‘niet scannen’ blad geplaatst in het dossier. Tevens worden de B-stukken ingedeeld in documentsoorten die in het Handboek Vervanging staan vermeld in Bijlage 1.

5.4 Verantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de selectieprocedure is de medewerker informatievoorziening van de gemeente Bergeijk.

De verantwoordelijke bij Karmac, voor het voorbewerken, en schonen van de dossiers, is de projectmanager van Karmac; Marsha Halff-Bos.

6.1 De digitaliseringsprocedure

Scannen blaadjes

De blaadjes worden gescand met een resolutie van 300DPI / tiff ongecomprimeerd / dubbelzijdig in full color RGB op 24 bits/pixel. De scans hebben een minimale scherpte van 5 lp/mm. Er wordt geen tussentijdse compressie toegepast. De scanoperator controleert tijdens het scannen op de kwaliteit van de scans en meldt afwijkingen bij de projectmanager. De scanner heeft een double feed detectie. Samen met het handmatig invoeren van de blaadjes biedt dit optimale omstandigheden om double feed te voorkomen. In de scans wordt een ICC profiel ingesloten ten behoeve van toekomstige vervanging. De basisinstellingen van de scanners worden consequent toegepast en zijn vastgelegd in een jobdefinitie.

Scannen tekeningen

De tekeningen worden gescand met een resolutie van 300DPI / tiff ongecomprimeerd / in full color RGB op 24 bits/pixel. De scans hebben een minimale scherpte van 5 lp/mm. Er wordt geen tussentijdse compressie toegepast. Indien er informatie op de achterkant van de tekening staat, zoals een stempel, wordt deze ook gescand. In de scans wordt een ICC profiel ingesloten ten behoeve van toekomstige vervanging. De basisinstellingen van de scanners worden consequent toegepast en zijn vastgelegd in een jobdefinitie.

Verwijderen blanco achterzijden

Na scanning worden zowel automatisch als handmatig de blanco achterzijden gemarkeerd en uitgesloten van uitlevering. Scans onder de 1,5kB worden automatisch gemarkeerd, van deze scans is uitgesloten dat ze informatie kunnen bevatten. Scans tussen de 1,5 en 5 kB worden handmatig beoordeeld. Volledig witte pagina’s of met alleen boorgaten worden verwijderd. Daarnaast worden als blanco aangemerkt:

1. Leeg lijntjes papier

2. Doordruk

3. Pagina met koffievlek

4. Pagina met potloodstreep

5. Volledig witte pagina of met alleen boorgaten

Na het scannen, en een controleslag, worden de archiefbescheiden weer in dezelfde volgorde terug geplaatst in de mappen.

6.2 Kwaliteitscontroles

Bij het uitvoeren en afronden van de digitaliseringsprocedure worden kwaliteitscontroles uitgevoerd op de kwaliteit van de scans (juistheid, volledigheid en leesbaarheid). Hieronder valt o.a.;

• •

  Een steekproefsgewijze kwaliteitscontrole door de coördinator van de afdeling (Marsha Halff-Bos). Er wordt gecontroleerd of alle analoge documenten binnen een dossier ook in de digitale reproducties aanwezig zijn. Tevens wordt gecontroleerd of de pagina’s die als blanco zijn aangemerkt en verwijderd uit het digitale dossier daadwerkelijk blanco zijn.

• •

  Controle van logging. Tijdens het scannen wordt een scanlog opgebouwd. Op basis van de log wordt aan het eind van het proces gecontroleerd of iedere scan de workflow juist doorlopen heeft, en correct is uitgevoerd.

Er wordt ten alle tijde 5% van de dossiers 1 op 1 gecontroleerd. Dit percentage wordt verhoogd bij het constateren van meer fouten dan toegestaan (op basis van de AQL-methodiek, zie bijlage 4). Zware fouten worden altijd hersteld, als deze in de steekproef ontdekt worden. Lichte fouten worden altijd buiten de foutmarge hersteld, en in overleg ook binnen de foutmarge, tegen een aanvullend tarief. De foutmarge wordt berekend op paginaniveau.

6.3 Metadata en indexering

Tijdens de voorbewerkingsfase wordt de inhoudelijke metadata (bijlage 2) vastgelegd op dossierniveau in Excel, door gemeente Bergeijk. Deze data wordt voor aanlevering aan Karmac uitgedraaid in XLS-formaat.

De metadata op bestandsniveau wordt aangevuld met de tijdens het scannen gegenereerde gegevens. Deze gegevens bestaan uit, aan de ene kant, de technische metadata (de gebruikte software, de gebruikte scanner (merk, model en serienummer), datum en tijd van scanning) en aan de andere kant, de inhoudelijke metadata op bestandsniveau (bouwvergunningnummer, documentcategorie- type en soort), door middel van herkenning van de barcodes op de patchbladen.

6.4 Verantwoordelijke

De verantwoordelijke bij Karmac voor het digitaliseren en het toevoegen van metadata is de projectmanager van Karmac; Marsha Halff-Bos.

7.1 Karmac aan gemeente Bergeijk

Bij uitlevering worden de bestanden door Karmac op een sFTP-verbinding weggeschreven. Karmac levert daarnaast per levering een controlerapport. Het controlerapport bestaat uit bestanden volgens het SHA-1 protocol, welke bevestigt dat alle bestanden uit de levering valide zijn en daarmee voldoen aan de ISO normen van PDF/A-1b.

Naast de digitale uitlevering, dienen de originele papieren dossiers door Karmac te worden geretourneerd, in dezelfde volgorde en wijze teruggeplaatst in de mappen, naar het archief van gemeente Bergeijk. Bij ontvangst van de analoge dossiers, wordt door Bergeijk gecontroleerd of alle analoge dossiers zijn geretourneerd, aan de hand van de inventarislijst.

Steekproef

Bij aanvang wordt eerst een testuitlevering uitgevoerd. Het doel van deze test is het controleren van de kwaliteit van de bestanden, en of de uitleverstructuur van de digitale bestanden naar wens is. Voor deze testuitlevering geldt dat gemeente Bergeijk een 100% kwaliteitscontrole uitvoert tussen de digitale bestanden en de originele fysieke stukken.

Bij de levering van de volledige batch door Karmac, zal door gemeente Bergeijk gecontroleerd worden middels een steekproef, op basis van de AQL-methodiek (zie bijlage 4).

De 100% controle (testuitlevering) en steekproef gaan uit van het totaal aantal scans, waarbij één pagina geldt als één fout. De geconstateerde afwijkingen worden omschreven als zwaar of licht, al naargelang hun aard en de impact op de mogelijkheid om het beeld te gebruiken voor het realiseren van de doelstellingen.Zware fouten (0,3%):

• •

  Scan is niet volledig

  • -

    Niet alle pagina’s zijn gescand (zwaar 0,3%)

  • -

    Pagina’s zijn te krap bijgesneden waardoor informatieverlies optreedt (zwaar 0,3%)

• •

  Eén of meerdere blaadjes/ tekeningen, rapporten, bijlagen ontbreken ongeacht of het een deel of het geheel is (volledigheid) (zwaar 0,3%)

• •

  Sommige tekstzones en/of images zijn niet leesbaar (juistheid) (zwaar 0,3%)

Lichte fouten (3%):

• •

  Scan staat niet in een direct leesbare stand (rotatiefout) (licht 3%)

• •

  Er is een lege pagina niet verwijderd uit de uitlevering (licht 3%)

• •

  Er zijn geen lege pagina’s toegevoegd aan de scan (licht 3%)

• •

  Er is een geometrische vervorming (o.a. vouwen) van het beeld (juistheid) (licht 3%)

• •

  Er zit een halo rond het beeld, het ruisniveau is overdreven of er zijn overblijvende sporen van descanning- en behandelingsprocedure (leesbaarheid) (licht 3%)

• •

  Er is een, ten opzichte van het barcodeblad, afwijkende documentcategorie, documentsoort en/of documenttype meegegeven aan de scan. Kanttekening voor deze regel is dat door Karmac wordt gescand zoals wordt aangeleverd. (licht 3%)

• •

  Er is een zichtbare afwijking ten opzichte van de kleurechtheid (licht 3%)

7.2 Gemeente Bergeijk aan RHCe

Er zal onder dit handboek één uitlevering worden aangeboden aan het RHCe (Blok 1990-1999).

De door Karmac aangeleverde bestanden (inclusief het controlebestand SHA-1), worden door gemeente Bergeijk, via Cryptshare, aangeleverd aan het RHCe.

Door de gemeente Bergeijk wordt steekproefsgewijs een controle uitgevoerd op de digitale vervangende exemplaren.

De grootte van de te controleren batch wordt bepaald aan de hand van de AQL-methodiek. De controle richt zich op de volgende onderdelen:

• •

  komen de analoge archiefbescheiden voor als digitale reproductie in de scanbatch?

• •

  komen alle pagina’s van de analoge archiefbescheiden (een document bestaande uit meerdere pagina’s), die niet als blanco zijn aangemerkt, voor in de digitale reproductie?

• •

  komen er rotatiefouten voor in de digitale reproductie die meer dan twee graden bedragen?

• •

  voldoet de digitale reproductie aan de vereiste resolutie en volledigheid van het beeld?

• •

  komt de metadata van de digitale reproductie overeen met de door de gemeente Bergeijk aangeleverde metadata en is dit, waar van toepassing, op de juiste wijze vastgelegd (zoals met name volgnummercontext als tuple (één set) ?

• •

  is de vereiste technische metadata aanwezig?

Rapportage van de bevindingen vindt plaats op een formulier. Als meer dan 0,65% van de gecontroleerde archiefbescheiden fouten bevat, dan wordt de batch afgekeurd. De afgekeurde files inclusief de analoge bouwvergunningdossiers en het rapport van bevindingen gaat retour naar Karmac. Een melding hiervan wordt gemaakt aan het RHCe.

7.3 Verantwoordelijken

De verantwoordelijke bij Karmac voor de fysieke overdracht van de masters en afgeleiden aan de gemeente Bergeijk is chauffeur Guus Hoogendoorn.

De verantwoordelijke bij Karmac voor de overdracht van de digitale bestanden aan de gemeente is projectmanager Marsha Halff.

De verantwoordelijke voor de ontvangst bij de gemeente Bergeijk van de masters en afgeleiden, het voeren van (steekproefsgewijze) controles op de juistheid en volledigheid en vervolgens de overdracht aan het RHCe is de medewerker informatievoorziening bij de gemeente Bergeijk.

Indien de gemeente Bergeijk een besluit tot vervanging heeft genomen, kunnen de analoge archieven die binnen de reikwijdte van het vervangingsbesluit vallen vernietigd worden. De tekst voor het vervangingsbesluit is opgenomen in bijlage 3. 

8.1 Vernietigingsprocedure en verslaglegging

Tot de vernietiging van de originelen wordt pas overgegaan:

• •

  Nadat het RHCe haar controles heeft uitgevoerd en de levering is overgebracht naar het e-depot van het RHCe

• •

  Nadat de verklaring van overbrenging door alle partijen is getekend

De vernietiging van de analoge archiefbescheiden wordt door het vaste archiefvernietigingbedrijf de gemeente Bergeijk uitgevoerd. Hiervan wordt conform art. 8 van het Archiefbesluit 1995 een Verklaring van Vervanging opgesteld.

Bij de bepaling van de wijze van digitalisering is rekening gehouden met de intrinsieke waarde van de originelen. Het onderhavige archief bevat geen archiefbescheiden die als object een erfgoedwaarde vertegenwoordigen. Hier is rekening mee gehouden in de bepaling van de scanresolutie en het kleurenspectrum, en de wijze van kwaliteitscontrole tijdens de digitaliseringprocedure. De digitale bestanden worden voor een periode van drie maanden na uitlevering bewaard als back-up. Na deze drie maanden worden de digitale bestanden vernietigd door Karmac.

8.2 Verantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de goede uitvoer van de archief wettelijke vervangingsprocedure is de medewerker informatievoorziening van de gemeente Bergeijk.

9.1 De archiefruimte

De archiefruimte voldoet aan de eisen die worden gesteld in de Archiefregeling voor wat betreft klimaatbeheersing en brand- en inbraakbeveiliging. De archiefruimten van Karmac zijn goedgekeurd door de provinciale archiefinspectie van Utrecht voor tijdelijke opslag van permanent te bewaren papieren archiefbescheiden. Deze goedkeuring is overgenomen door het LOPAI.

De dossiers die niet onder bewerking zijn in het digitaliseringproces zijn altijd opgeslagen in de archiefruimten. Karmac beschikt over een ISO 9001:2008 certificering.

9.2 Transport

De te scannen archiefbescheiden worden van de gemeente Bergeijk getransporteerd naar de locatie van Karmac in Lelystad. Alle werkzaamheden en opslag vinden plaats op de Pascallaan in Lelystad. Het transport wordt verzorgd in goed onderhouden wagens met deugdelijk opgeleid personeel, in directe dienst van Karmac. De analoge archiefbescheiden worden rechtstreeks overgebracht van de gemeente Bergeijk naar het digitaliseringscentrum.

Het transport wordt uitgevoerd aan de hand van de, door gemeente Bergeijk, aangeleverde inventarislijsten. Dit betreft het transport van de analoge archiefbescheiden naar Karmac.

Voor het transport terug van de analoge archiefbescheiden (na scanning) verzorgt Karmac de inventarislijst van de terug naar de gemeente Bergeijk te transporteren archiefbescheiden.

Op de inventarislijsten staan zowel de registratienummers van de bouwvergunningdossiers als ook de doosnummers waarin de dossiers zich bevinden vermeld.

Zowel de gemeente Bergeijk, als de chauffeur van Karmac, tekenen, na controle ter plekke, voor de juistheid en volledigheid van de ter transport aangeboden batch.

9.3 Verantwoordelijken

De verantwoordelijke voor de juistheid en volledigheid van de inventarislijst van de naar Karmac te transporteren analoge archiefbescheiden bij de gemeente Bergeijk is de medewerker informatievoorziening.

De verantwoordelijken voor het transport en de juistheid en volledigheid van de naar de gemeente Bergeijk te transporten analoge archiefbescheiden bij Karmac is de projectmanager Marsha Halff-Bos. De chauffeur van Karmac verzorgt de uitvoering van de transportoperatie. Zijn naam is Guus Hoogendoorn.

10.1 Het e-depot

Het e-depot waarin de vervangende archiefbescheiden (masters) worden beheerd is het e-depot van het RHCe. Op het e-depot (de beheeromgeving) zijn de geldende beheerregels van het RHCe van toepassing.

De aanlevering van de afgeleiden aan gemeente Bergeijk zal in een directory structuur, per vergunning plaatsvinden. De metadata zal in een MS Excel structuur worden aangeleverd. De structuur zal zodanig zijn dat raadplegen van de dossiers mogelijk is. Het aanbrengen van wijzigingen van de bestanden is niet mogelijk.

Voor de afgeleiden die opgeslagen worden bij de gemeente Bergeijk geldt dat de betreffende bestanden, inclusief metadata, tot aan sloop van het betreffende bouwobject bewaard zullen worden. Na sloop van een bouwobject zullen de betreffende bestanden en bijbehorende metadata worden verwijderd door de applicatiebeheerder van gemeente Bergeijk. Jaarlijks zal een lijst van de te verwijderen bestanden worden aangeleverd aan het RHCe ter controle en goedkeuring.

10.2 Transport en import

Gemeente Bergeijk levert de reproducties (masters en afgeleiden) aan aan het RHCe, zoals beschreven in hoofdstuk 7.2.

Van de bestanden worden door Karmac checksums gegenereerd, op basis van SHA-1 cryptografie. Deze checksums worden gebruikt voor de controle op de volledigheid van de bestanden. De checksums worden afzonderlijk bewaard.

10.3 Verantwoordelijken

Hoofdverantwoordelijke voor het e-depot en de bijbehorende procedures binnen het RHCe is de gemeentearchivaris bij het RHCe.

Hoofdverantwoordelijke voor het beheer van digitale bestanden en de bijbehorende procedure is de medewerker informatievoorziening van gemeente Bergeijk.