Archiefverordening Delft 2023

Geldend van 02-06-2023 t/m heden

Intitulé

Archiefverordening Delft 2023

De raad van de gemeente Delft;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 4 april 2023;

gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;

gezien het advies van de commissie Economie Financiën en Bestuur;

  • 1.

    besluit de hiernavolgende Archiefverordening Delft 2023 vast te stellen;

  • 2.

    bepaalt dat de Archiefverordening Delft 2023 in werking treedt op 1 mei 2023.

Artikel 1. Zorgplicht burgemeester en wethouders

  • 1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het archiefbeleid op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

  • 2. Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen.

Artikel 2. Taken gemeentearchivaris

  • 1. De gemeentearchivaris brengt over het vervullen van zijn wettelijke taken jaarlijks een verslag uit aan burgemeester en wethouders. Het verslag behandelt de staat van het beheer van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbescheiden die overgebracht zijn en het toezicht op nog niet overgebrachte archiefbescheiden van gemeentelijke organen.

  • 2. De gemeentearchivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over de onderwerpen, genoemd in artikel 2, eerste lid.

Artikel 3. Verantwoording door burgemeester en wethouders

Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:

  • a.

    het verslag van de gemeentearchivaris, genoemd in artikel 2, eerste lid;

  • b.

    de gedurende het afgelopen jaar door de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, genoemd in artikel 2, tweede lid, en

  • c.

    een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, bij voorkeur voorzien van een kostenraming.

Artikel 4. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren

De gemeentearchivaris kan bescheiden van instellingen of personen, ongeacht hun vorm, in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn.

Artikel 5. Intrekking oude verordening

De Archiefverordening Delft 2012, zoals vastgesteld door de raad van de gemeente Delft op 28 juni 2012, wordt ingetrokken.

Artikel 6. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Deze verordening treedt in werking op 1 mei 2023.

  • 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Delft 2023.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 16 mei 2023.

,voorzitter.

J.M. van Bijsterveldt-Vliegenthart

,griffier.

J. Mimpen

Toelichting bij de Archiefverordening Delft 2023

Deze verordening is gebaseerd op de modelverordening van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit (Stb.671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld. Deze verordening is, evenals de Archiefwet en het Archiefbesluit, niet alleen van toepassing op papieren archiefbescheiden, maar ook op digitale informatiedragers.

De VNG heeft – onder andere in verband met de Aanpassingswet normalisering rechtspositie ambtenaren en de naderende wijziging van de Archiefwet in 2023/2024 - geadviseerd de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer te updaten.

Op 29 juni 2021 heeft het college de gemeentearchivaris en de archiefbewaarplaats aangewezen.