Financiële verordening Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2023

Artikel 4 Begroting

• 1. Het Dagelijks Bestuur stelt jaarlijks voorafgaand aan het jaar waarop de begroting betrekking heeft een ontwerpbegroting op, rekening houdend met de termijnen gesteld in de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant.

• 2. De ontwerpbegroting wordt mede op basis van een beleidsplan ter uitvoering van doel en taakstelling van de VRMWB opgesteld.

• 3. In de ontwerpbegroting wordt een meerjarenraming opgenomen voor minimaal drie opeenvolgende jaren, volgend op het begrotingsjaar.

• 4. Het Algemeen Bestuur stelt overeenkomstig de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant de begroting voor het eerstvolgend begrotingsjaar vast. De drie opeenvolgende jaren worden voor kennisname aangenomen.

• 5. De begroting is opgebouwd conform het BBV programmaplan. VRWMB kent slechts één inhoudelijk programma: Veiligheid. Het Algemeen Bestuur stelt de begroting vast op het niveau van programmaplan. De daaronder liggende indeling in pijlers worden door het Algemeen Bestuur voor kennisname aangenomen.

• 6. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur kunnen worden getoetst.

• 7. De begroting bevat op hoofdlijnen de beleidsdoelstellingen en maatschappelijke effecten die worden nagestreefd, alsmede de middelen die daarvoor beschikbaar zijn, één en ander zo mogelijk uitgedrukt in relevante prestatiecijfers en kengetallen.

• 8. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 9. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat:

  • a.

    De budgetten van de programma’s en budgetten voor de investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de kaderbrief;

Artikel 5 Tussentijdse rapportage en informatie

• 1. Het Algemeen Bestuur wordt door middel van een tussentijdse bestuurlijke rapportage (periode jan- juni) geïnformeerd over de realisatie ten opzichte van de begroting van VRMWB.

• 2. Deze rapportage wordt voor in de eerstvolgende bestuursvergadering na augustus van het lopende begrotingsjaar ter informatie aan het Algemeen Bestuur aangeboden.

• 3. De inrichting van de rapportage sluit aan bij de indeling van de begroting.

• 4. De rapportage gaat in op relevante afwijkingen in de lasten en baten en geplande prestaties.

Daarnaast worden de Commissie Middelen en het Dagelijks bestuur tweemaal per jaar door middel van tussentijdse financiële afwijkingenrapportages geïnformeerd.

Artikel 7 Beleidsnota’s

• 1. Het Algemeen Bestuur stelt de kaders waarbinnen het financieel beleid moet passen vast in beleidsnota’s.

• 2. Het Algemeen Bestuur stelt ten minste eenmaal in de vier jaar de volgende beleidsnota’s vast:

  • a.

    Investeren, waarderen en afschrijven vaste activa;

  • b.

    Reserves en voorzieningen;

  • c.

    Treasurystatuut.

Artikel 9 Activabeleid

• 1. Het investeringsplan wordt jaarlijks opgenomen in de begroting en verantwoord in de jaarrekening.

• 2. Het Dagelijks Bestuur neemt omtrent het waarderen, activeren en afschrijven van activa de richtlijnen in acht die zijn vastgelegd in de nota “Beleidsnota investeren, waarderen en afschrijven vaste activa”. Daarin is opgenomen:

  • a)

    de duur van de afschrijving naar soort, die is vastgelegd in de afschrijvingstabel per onderdeel;

  • b)

    de wijze van afschrijven.

  • c)

    De wijze van waarderen van activa

• 3. Het Dagelijks Bestuur wordt gemachtigd nadere regels vast te stellen voor specifieke afschrijvingstermijnen voor investeringen met een economisch nut.

• 4. Indien de investering vertraging oploopt of versnelt wordt uitgevoerd blijft het investeringsbudget intact en beschikbaar over de jaargrens heen, zolang het beschikbare budget niet wordt overschreden. Het Algemeen Bestuur wordt hiervan in kennis gesteld middels de bestuursrapportage of het jaarverslag.

Artikel 10 Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de bijdrage van gemeenten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Het uitgangspunt hierbij is integrale toerekening van kosten.

• 2. Voor de kostentoerekening aan producten of diensten die worden gedekt door middel van een tarief aan derden wordt eveneens gebruik gemaakt van het systeem van kostentoerekening met als uitgangspunt integrale toerekening van kosten.

Artikel 11 Financieringsfunctie

• 1. Het Dagelijks Bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

  • a.

    Het verzekeren van een duurzame toegang tot de vermogensmarkten om geld aan te kunnen trekken tegen de scherpst mogelijke condities;

  • b.

    Het voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van treasury (Wet FiDO, Wet HoF);

  • c.

    Het beperken van de financiële risico’s voor de VRMWB;

  • d.

    Het minimaliseren van de kosten van de treasuryfunctie;

  • e.

    Een adequate informatievoorziening ten behoeve van het cashmanagement.

• 2. Het Dagelijks Bestuur draagt bij de uitoefening van financieringsfunctie zorg voor een juiste uitvoer van de richtlijnen zoals vastgelegd in het door het Algemeen Bestuur vastgestelde Treasurystatuut.

Artikel 14 Financiering

• 1. Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf financiering de actuele informatie voor het dagelijks beheer van de financieringsfunctie; de regels hieromtrent zijn in het Treasurystatuut VRMWB opgenomen en wijzigingen worden door het Algemeen Bestuur vastgesteld.

• 2. Bij de begroting en de jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

  • a.

    De kasgeldlimiet;

  • b.

    De renterisiconorm;

  • c.

    De huidige liquiditeitspositie;

  • d.

    De liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte;

  • e.

    De rentevisie;

  • f.

    De rentekosten en -opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 15 Bedrijfsvoering

• 1. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt in de begroting en jaarrekening, naast de verplichte onderdelen, tevens ingegaan op de omvang, opbouw en ontwikkelingen van het personeelsbestand. Dit betreft de formatie en bezetting van medewerkers en van vrijwilligers. Tevens wordt gerapporteerd over het ziekteverzuim en de kosten van inhuur derden. Ook wordt er een toelichting gegeven op de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Wet Open Overheid.

• 2. In de paragraaf bedrijfsvoering zal ook het onderdeel rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen. Dit bestaat uit;

  • a)

    Een overzicht waarin de fouten en onduidelijkheden worden geëxpliciteerd, indien boven de verantwoordingsgrens is uitgekomen;

  • b)

    Een korte toelichting van de oorzaken, consequenties en de getroffen beheersmaatregelen;

  • c)

    Indien van toepassing: een toelichting op het verschil van de bevindingen getoetst op de materialiteitsgrens van de accountant ten opzichte van de rechtmatigheidsgrens van het Algemeen Bestuur;

  • d)

    Een toelichting indien de rechtmatigheidsverantwoording gedurende de accountantscontrole wordt aangepast;

  • e)

    Een toelichting indien het Dagelijks Bestuur verschilt van mening met de accountant over een onderwerp.

  • f)

    Indien de normen uit de gids proportionaliteit veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn, dan wordt dit opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 19 Interne controle

• 1. Het Dagelijks Bestuur draagt ten behoeve van de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, waaronder de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot verbeteringen en herstel van de tekortkomingen.

• 2. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een interne toetsing van organisatieonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de rechtmatigheid van beheershandelingen vastgelegd in interne controles.

• 3. Voor de interne toetsing, als genoemd in lid 1, wordt jaarlijks onder verantwoordelijkheid van de concerncontroller een intern controleplan opgesteld en ten uitvoer gebracht. Voor de belangrijkste processen wordt de werking van beheersmaatregelen vastgesteld.

• 4. De resultaten van de toets worden verwerkt in een verslag van bevindingen. En het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan het Dagelijks Bestuur aangeboden.

Artikel 21 Verantwoordingsgrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. De rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening is gericht op de financiële rechtmatigheid en hantering van wettelijke normen.

• 2. Er wordt een verantwoordingspercentage van drie % gehanteerd voor zowel fouten als onzekerheden. Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld. Hierbij worden ook onder de drie procent de rechtmatigheidsfouten per categorie transparant gemaakt bij de jaarrekening, door middel van een toelichting per categorie op hoofdlijnen ter verklaring van de fouten.

• 3. De verantwoordingsgrens wordt bepaald door de omvang van de totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserve.

• 4. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapport het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van drie % van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

Artikel 22 Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur jaarlijks uiterlijk op 31 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien

Artikel 23 Begrotingsrechtmatigheid

Het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur leggen in de financiële verordening vast op welke wijze om wordt omgegaan met begrotingsonrechtmatigheden. Hieruit moet blijken hoe afwijkingen geïnterpreteerd worden in het kader van het uitoefenen van het budgetrecht door het Algemeen Bestuur

• 1.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het Algemeen Bestuur is geautoriseerd, zijnde het programmaplan met programma Veiligheid, zoals vastgelegd in artikel 4, lid 5.

• 2.

  Bij de investeringen wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau zoals vastgesteld in de begroting.

• 3.

  Begrotingsonrechtmatigheden die niet met een begrotingswijziging gecorrigeerd worden, worden expliciet zichtbaar gemaakt en toegelicht in de jaarstukken. Indien het Algemeen Bestuur de jaarstukken vaststelt, wordt ook ingestemd met deze begrotingsonrechtmatigheden. Deze begrotingsonrechtmatigheden tellen niet mee voor het oordeel van de accountant

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 24 Inwerkingtreding

• 1. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2023.

• 2. De Financiële verordening Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2021 wordt ingetrokken.

• 3. De Financiële verordening Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2021 blijft van toepassing op de jaarstukken 2022.