Controleverordening Veiligheidsregio Midden- en West Brabant 2023

1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant.

2. De VRMWB bereidt in overleg met Het Dagelijks Bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

3. Jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole stelt het Algemeen Bestuur een controleprotocol vast met:

• ○

  de toe te passen goedkeuringstolerantie bij de controle van de jaarrekening;

• ○

  de verantwoordingsgrens door het DB en eventueel afwijkende rapportagegrenzen

• ○

  de door de accountant te hanteren rapporteringtolerantie bij het opstellen van zijn verslag van bevindingen;

• ○

  het door de accountant te hanteren normatief kader bij zijn oordeel over de door het bestuur afgegeven rechtmatigheidsverklaring over het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en de balansmutaties.

• ○

  de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

• ○

  de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

• ○

  de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de managementletter;

• ○

  posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

• ○

  de producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

1. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne – en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

2. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

3. Bij de jaarrekening bevestigt het Dagelijks Bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

4. Het Dagelijks Bestuur legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor aan het Algemeen Bestuur binnen de termijnen, vastgesteld in de VRMWB.

5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het Algemeen Bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur en de accountant gemeld.

6. Het Dagelijks Bestuur geeft in de jaarrekening in overeenstemming met de hiervoor bepaalde goedkeuringstoleranties een oordeel over de rechtmatigheid van de onder haar verantwoordelijkheid uitgevoerde financiële beheers handelingen conform het hierover vastgelegde kader in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden.

7. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording van het Dagelijks Bestuur zo veel mogelijk gebruik van het door de VRMWB uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

8. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de VRMWB en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de organisatie.

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De tijdstippen waarop deze worden ingepland vinden zoveel mogelijk in onderling overleg met het Dagelijks Bestuur plaats. Voor zover de accountant dit in het kader van zijn controleopdracht noodzakelijk acht, kan hij controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) het Dagelijks Bestuur, de Algemeen Directeur en/of de hoofden van de organisatieonderdelen en de concerncontroller, een en ander met inachtneming van het bepaalde in de door het Dagelijks Bestuur vastgestelde mandaatbesluiten.

1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeenschappelijke regeling.

2. De accountant is bevoegd om van alle medewerkers, die onder verantwoordelijkheid van de gemeenschappelijke regeling werkzaamheden verrichten, mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende werknemers hieraan hun medewerking verlenen.

3. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de medewerkers van de organisatieonderdelen van de VRMWB zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

1. Het Dagelijks Bestuur - dan wel de Algemeen Directeur/ Regionaal Commandant, de Concerncontroller en/of de hoofden van de organisatieonderdelen, mits daartoe gemandateerd - kan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

2. Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de rechtmatige uitvoering van het beleid van de specifieke uitkeringen van het Rijk. Het Dagelijks Bestuur - dan wel de Algemeen Directeur/ Regionaal Commandant en de Concerncontroller is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door Het Algemeen Bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de organisatie is.

3. Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het Dagelijks Bestuur -dan wel de Algemeen Directeur/ Regionaal Commandant, de Concerncontroller en/of de hoofden van de organisatieonderdelen, mits daartoe gemandateerd - bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de organisatie is.

1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, dringt hij bij het Dagelijks Bestuur aan op correctie van de geconstateerde afwijkingen. Indien het Dagelijks Bestuur de geconstateerde afwijkingen niet wenst dan wel niet meer kan herstellen, meldt de accountant dit terstond schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het Dagelijks Bestuur. Mits daartoe gemandateerd kunnen de Algemeen Directeur/ Regionaal Commandant, de concerncontroller en/of de hoofden van de organisatieonderdelen in de plaats treden van het Dagelijks Bestuur.

2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de Algemeen Directeur/ Regionaal Commandant, de concerncontroller en/of de hoofden van de organisatieonderdelen dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren van de gemeenschappelijke regeling.

3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Algemeen Bestuur door de accountant aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het Dagelijks Bestuur om op deze stukken te reageren. Mits daartoe gemandateerd kan de Algemeen Directeur in de plaats treden van het Dagelijks Bestuur.

4. De accountant bespreekt voorafgaand aan het Algemeen Bestuur waarin de jaarstukken worden behandeld het verslag van bevindingen met de bestuurlijke portefeuillehouder Financiën.

1. Deze verordening treedt in werking op eerste dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2023.

2. De Controleverordening Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2021 wordt ingetrokken.