Algemene subsidieverordening provincie Drenthe 2023

Artikel 8 Aanvraag

• 1.

  Een aanvraag om subsidie wordt schriftelijk ingediend bij Gedeputeerde Staten. Als Gedeputeerde Staten hiervoor een formulier hebben voorgeschreven, is het gebruik daarvan verplicht.

• 2.

  Bij de aanvraag om subsidie verschaft de aanvrager in ieder geval de volgende gegevens:

  • a.

    een omschrijving van de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd;

  • b.

    de doelen en resultaten die met de activiteiten worden nagestreefd, en hoe de activiteiten daaraan bijdragen; en

  • c.

    een begroting van en een dekkingsplan voor de kosten van deze activiteiten. Als het een subsidie betreft die voor een of meerdere boekjaren aan een rechtspersoon wordt verstrekt, de stand van de algemene reserve op het moment van de aanvraag.

• 3.

  Als het aangevraagde subsidiebedrag het grensbedrag als bedoeld in artikel 7, tweede lid, van de Financiële verordening provincie Drenthe 2020 overschrijdt, behelst de begroting, bedoeld in het tweede lid, onderdeel c, tevens een overzicht van de per boekjaar geraamde uitgaven van de aanvrager (meerjarenbegroting), voor zover deze betrekking hebben op de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd.

• 4.

  Indien een rechtspersoon voor de eerste keer subsidie aanvraagt kunnen Gedeputeerde Staten bij de aanvraag om subsidie de volgende bescheiden opvragen: een exemplaar van de oprichtingsakte of de statuten, alsmede van het jaarverslag, de jaarrekening of de balans van het voorgaande jaar.

• 5.

  Voor zover de aanvrager voor dezelfde activiteiten ook andere subsidie heeft aangevraagd, doet hij daarvan mededeling in de aanvraag om subsidie, onder vermelding van de stand van zaken met betrekking tot de beoordeling van de betreffende aanvraag om subsidie.

• 6.

  Als een aanvraag om subsidie niet volledig is, geldt als datum van binnenkomst de dag waarop de aanvraag om subsidie is aangevuld als bedoeld in artikel 4:5 van de Awb.

Artikel 9 Aanvraagtermijn

• 1.

  Een aanvraag om een begrotingssubsidie die in de vorm van een boekjaarsubsidie wordt verstrekt, wordt ingediend voor 1 oktober voorafgaand aan dat boekjaar.

• 2.

  Een aanvraag om een begrotingssubsidie die in de vorm van een projectsubsidie wordt verstrekt, wordt ingediend voor 15 november van het kalenderjaar waarin het project wordt uitgevoerd.

• 3.

  Andere aanvragen om subsidie kunnen gedurende het gehele kalenderjaar worden ingediend.

Artikel 10 Beslistermijn

• 1.

  Gedeputeerde Staten beslissen op een aanvraag om een begrotingssubsidie die in de vorm van een boekjaarsubsidie wordt verstrekt uiterlijk op 31 december van het kalenderjaar waarin de aanvraag om subsidie is ingediend.

• 2.

  Gedeputeerde Staten beslissen op een aanvraag om een begrotingssubsidie die in de vorm van een projectsubsidie wordt verstrekt uiterlijk op 31 december van het kalenderjaar waarin de activiteiten plaatsvinden.

• 3.

  Gedeputeerde Staten beslissen op andere aanvragen om subsidie binnen 13 weken nadat de aanvraag om subsidie is ingediend of binnen 13 weken na de uiterste indieningstermijn.

• 4.

  De beslistermijn bedraagt in afwijking van het derde lid 22 weken indien:

  • a.

    Gedeputeerde Staten, alvorens te beslissen, over een aanvraag om subsidie advies inwinnen bij een met dat doel ingestelde commissie;

  • b.

    sprake is van cofinanciering van een door de Raad van de Europese Unie, het Europees Parlement en de Raad gezamenlijk of de Commissie van de Europese Gemeenschappen goedgekeurd programma;

  • c.

    een nader onderzoek is ingesteld.

• 5.

  Bij aanvragen om subsidie die overeenkomstig artikel 108, derde lid, van het VWEU worden aangemeld bij de Europese Commissie wordt de beslistermijn verdaagd totdat de Europese Commissie een eindbeslissing heeft genomen.

Artikel 11 Bevoorschotting en betaling

• 1.

  Als een subsidie tot € 25.000,-- direct wordt vastgesteld, wordt het gehele subsidiebedrag in een keer betaald.

• 2.

  Als een subsidie tot € 25.000,-- wordt verleend, wordt het voorschot ambtshalve verstrekt en betaald volgens in nadere regels of in de beschikking tot subsidieverlening opgenomen bedragen en termijnen.

• 3.

  Voorschotten voor subsidies van € 25.000,-- of hoger worden ambtshalve verstrekt en betaald volgens in nadere regels of in de beschikking tot subsidieverlening opgenomen bedragen en termijnen.

Artikel 12 Berekeningswijzen en kostenbegrippen

Gedeputeerde Staten kunnen beleid of regels vaststellen voor berekeningswijzen en kostenbegrippen.

Artikel 13 Niet-subsidiabele kosten

Er wordt in geen geval subsidie verstrekt voor:

• a.

  kosten die niet rechtstreeks aan de activiteit zijn toe te rekenen;

• b.

  kosten, gemaakt na het verstrijken van het tijdvak waarvoor subsidie is verstrekt;

• c.

  kosten die niet in redelijke verhouding staan tot de gestelde doelen of redelijkerwijs te verwachten activiteiten;

• d.

  verrekenbare of compensabele omzetbelasting;

• e.

  boetes, financiële sancties en hiermee samenhangende kosten;

• f.

  ongespecificeerde kosten, voor zover die hoger zijn dan 5% van de totale subsidiabele kosten.

Artikel 14 Weigeringsgronden

• 1.

  Onverminderd de artikelen 4:25, tweede lid, en 4:35 van de Awb weigeren Gedeputeerde Staten de subsidie in ieder geval:

  • a.

    als de Europese Commissie overeenkomstig artikel 108, derde lid, van het VWEU heeft vastgesteld dat de subsidie onverenigbaar is met de interne markt; of

  • b.

    als het een aanvrager betreft tegen wie een bevel tot terugvordering uitstaat ingevolge een eerdere beschikking van de Europese Commissie waarin de steun van Nederland onrechtmatig en onverenigbaar met de interne markt is verklaard;

  • c.

    als de subsidieverstrekking in strijd zou zijn met een Europees steunkader.

• 2.

  Onverminderd het eerste lid kunnen Gedeputeerde Staten de subsidie weigeren:

  • a.

    als de te subsidiëren activiteiten niet of niet in overwegende mate gericht zijn op de provincie Drenthe of haar ingezetenen of onvoldoende ten goede komen aan de provincie of haar ingezetenen of niet op andere wijze het belang van de provincie dienen;

  • b.

    als de behoefte aan de activiteit niet is aangetoond;

  • c.

    als de activiteit niet past binnen de doelstellingen van de provincie;

  • d.

    als een zodanige werkwijze wordt toegepast dat redelijkerwijze mag worden verwacht dat de beoogde doelstellingen daarmee niet kunnen worden bereikt;

  • e.

    als niet is aangetoond dat de subsidie noodzakelijk is voor het verrichten van de activiteiten waarvoor deze wordt gevraagd;

  • f.

    als de subsidieverstrekking in strijd zou zijn met een wettelijk voorschrift, het algemeen belang, de goede zeden of de openbare orde;

  • g.

    als de te verstrekken subsidie minder zou bedragen dan € 1.000,--.

Artikel 15 Egalisatiereserve

• 1.

  Het is de ontvanger van een subsidie van meer dan € 125.000,-- aan wie voor twee of meerdere boekjaren een subsidie wordt verstrekt, toegestaan een egalisatiereserve ten laste van de provinciale subsidie te vormen.

• 2.

  Met inachtneming van het derde lid, komt het verschil tussen de vastgestelde provinciale subsidie en de werkelijke kosten van activiteiten waarvoor deze subsidie werd verleend ten gunste onderscheidenlijk ten laste van de egalisatiereserve.

• 3.

  De omvang van de egalisatiereserve bedraagt niet meer dan 10% van de verleende provinciale subsidie, met dien verstande dat wanneer subsidie voor een aantal boekjaren is verleend, voor de berekening van de egalisatiereserve het gemiddelde van de gedurende die boekjaren verleende provinciale subsidie wordt genomen.

• 4.

  Wanneer de subsidieontvanger een egalisatiereserve vormt, maakt hij deze inzichtelijk in de administratie en geeft hij daarbij aan voor welk deel de egalisatiereserve is opgebouwd met subsidie die is ontvangen van een bestuursorgaan van de provincie Drenthe.

Artikel 16 Meldingsplicht

• 1.

  Als aannemelijk is dat een of meer van de activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt wijzigt, of niet, niet tijdig of niet geheel zullen plaatsvinden of dat niet, niet tijdig of niet geheel aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen of voorwaarden zal worden voldaan, meldt de subsidieontvanger dat binnen twee weken schriftelijk aan Gedeputeerde Staten.

• 2.

  Een subsidieontvanger maakt voorts binnen twee weken schriftelijk melding bij Gedeputeerde Staten van:

  • a.

    beslissingen of procedures die zijn gericht op de beëindiging van de activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt, of tot ontbinding van de gesubsidieerde rechtspersoon;

  • b.

    relevante wijzigingen in de financiële en organisatorische verhouding met derden;

  • c.

    ontwikkelingen die ertoe kunnen leiden dat de subsidieontvanger niet, niet tijdig of niet geheel zal voldoen aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen;

  • d.

    wijziging van de statuten voor zover het betreft de vorm van de gesubsidieerde rechtspersoon, de persoon van de bestuurder of bestuurders, en het doel van de rechtspersoon;

  • e.

    het ontstaan of dreigen te ontstaan van aanmerkelijke verschillen bij subsidies vanaf € 125.000,-- tussen de werkelijke uitgaven en inkomsten en de begrote uitgaven en inkomsten, onder vermelding van de oorzaak van de verschillen.

Artikel 17 Medewerking controle

De subsidieontvanger is verplicht medewerking te verlenen aan een door of vanwege Gedeputeerde Staten gevorderde controle van de administratie of een ander onderzoek naar gegevens die in het kader van de subsidieverstrekking van belang geacht kunnen worden. Hij verleent daartoe inzage in zijn administratie en verstrekt de inlichtingen die voor de beoordeling van de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de besteding van de subsidie, dan wel anderszins van belang kunnen zijn.

Artikel 18 Tussentijdse rapportage

Bij subsidies vanaf € 25.000,-- die voor twee of meer jaren worden verleend, kunnen Gedeputeerde Staten de subsidieontvanger verplichten tot het tussentijds afleggen van rekening en verantwoording omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten. Een dergelijke tussentijdse rapportage wordt niet vaker dan twee keer per jaar gevraagd. Hierbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de natuurlijke rapportagemomenten van de subsidieontvanger.

Artikel 19 Inrichting administratie

• 1.

  Indien de subsidieontvanger een verplichting is opgelegd met betrekking tot de administratie van aan de activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten, voert de subsidieontvanger een zodanig ingerichte administratie, dat daaruit te allen tijde de voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde rechten en verplichtingen, alsmede de uitgaven en inkomsten kunnen worden nagegaan.

• 2.

  Tenzij in de beschikking tot subsidieverlening anders is bepaald, bewaart de subsidieontvanger de administratie ten minste zeven jaar na subsidievaststelling of indien de subsidie direct wordt vastgesteld, zeven jaar na afloop van het tijdvak waarvoor subsidie is verstrekt.

Artikel 20 Standaardverplichtingen en overige doelgebonden verplichtingen

Gedeputeerde Staten kunnen aan een subsidieontvanger verplichtingen als bedoeld in de artikelen 4:37 en 4:38 van de Awb opleggen.

Artikel 21 Subsidievaststelling en eindverantwoording subsidies tot € 25.000,--

• 1.

  Subsidies tot € 25.000,-- worden door Gedeputeerde Staten:

  • a.

    zonder voorafgaande subsidieverlening direct vastgesteld; of

  • b.

    verleend en binnen 13 weken nadat de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht, ambtshalve vastgesteld.

• 2.

  Als de subsidieontvanger bij beschikking tot subsidieverlening als bedoeld in het eerste lid, onder b, wordt verplicht om aan te tonen dat de activiteiten waarvoor de subsidie wordt verstrekt hebben plaatsgevonden en dat hij heeft voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen, vindt de subsidievaststelling, in afwijking van het eerste lid, onder b, plaats binnen 13 weken nadat de gevraagde inlichtingen zijn verstrekt.

Artikel 22 Subsidievaststelling en eindverantwoording subsidies van € 25.000,-- tot € 125.000,--

• 1.

  Bij subsidies van € 25.000,-- tot € 125.000,-- dient de subsidieontvanger een aanvraag tot subsidievaststelling in:

  • a.

    als een subsidie voor een of meerdere boekjaren wordt verstrekt, uiterlijk 17 weken na afloop van het betrokken boekjaar;

  • b.

    als een subsidie wordt verantwoord via de SiSa-systematiek, uiterlijk 13 weken na de laatste SiSa-verantwoording; of

  • c.

    in andere gevallen uiterlijk 13 weken nadat de gesubsidieerde activiteiten hebben plaatsgevonden of hadden moeten plaatsvinden.

• 2.

  Gedeputeerde Staten kunnen op verzoek afwijken van de in het eerste lid, onder a, b en c genoemde termijn.

• 3.

  De aanvraag bevat een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten hebben plaatsgevonden en aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan.

• 4.

  Het derde lid is niet van toepassing indien Gedeputeerde Staten in de beschikking tot subsidieverlening bepalen dat de subsidieontvanger op basis van een verklaring inzake uitgaven en inkomsten aantoont dat de activiteiten zijn verricht. Gedeputeerde Staten geven uitsluitend toepassing aan dit lid, indien naar hun oordeel de uitgaven en inkomsten inzake de te verrichten activiteiten zodanig ongewis zijn dat een realistische begroting niet vereist kan worden, of indien dit in verband met een doelmatigheidscontrole gewenst is.

• 5.

  In de verklaring als bedoeld in het vierde lid geeft de subsidieontvanger aan:

  • a.

    in hoeverre de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend hebben plaatsgevonden, voorzien van een korte toelichting;

  • b.

    een overzicht van de voor de activiteit gemaakte inkomsten en uitgaven, opgesteld conform de bij de aanvraag ingediende begroting, inclusief een toelichting op de bedragen.

Artikel 23 Subsidievaststelling en verantwoording subsidies vanaf € 125.000,--

• 1.

  Bij subsidies van € 125.000,-- of meer dient de subsidieontvanger een aanvraag tot subsidievaststelling in:

  • a.

    als een subsidie voor een of meerdere boekjaren wordt verstrekt, uiterlijk 17 weken na afloop van het betrokken boekjaar;

  • b.

    als een subsidie via de SiSa-systematiek wordt verantwoord, uiterlijk 13 weken na de laatste SiSa-verantwoording; of

  • c.

    in andere gevallen uiterlijk 13 weken nadat de gesubsidieerde activiteiten hebben plaatsgevonden of hadden moeten plaatsvinden.

• 2.

  Gedeputeerde Staten kunnen op verzoek afwijken van de in het eerste lid, onder a, b en c, genoemde termijn.

• 3.

  De aanvraag bevat:

  • a.

    een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten hebben plaatsgevonden en aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan;

  • b.

    een overzicht van de activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten.

• 4.

  Als het verleende subsidiebedrag het grensbedrag als bedoeld in artikel 7, tweede lid, van de Financiële verordening provincie Drenthe 2020 overschrijdt, bevat de aanvraag, bedoeld in het derde lid, tevens een financieel verslag. Het financieel verslag behelst in ieder geval een vergelijking met de bij de aanvraag om subsidie ingediende begroting en behelst verschillen tussen de werkelijke uitgaven en de begrote uitgaven, onder vermelding van de oorzaak van de verschillen.

• 5.

  Het derde lid, onderdeel b, is niet van toepassing als een subsidie wordt verantwoord via de SiSa-systematiek.

• 6.

  Gedeputeerde Staten kunnen bepalen dat een subsidieontvanger van een begrotingssubsidie die in de vorm van een boekjaarsubsidie wordt verstrekt bij de aanvraag tot subsidievaststelling, in plaats van of naast het financieel verslag, een jaarrekening als bedoeld in artikel 361, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek overlegt.

• 7.

  Het bedrag waarop de subsidie wordt vastgesteld, kan niet leiden tot een egalisatiereserve van meer dan 10% van het provinciale subsidiebedrag.

Artikel 24 Wijze van subsidievaststelling na subsidieverlening

• 1.

  Indien een beschikking tot subsidieverlening is gegeven, wordt in die beschikking vermeld op welke wijze verantwoording en vaststelling van de subsidie plaatsvindt.

• 2.

  Subsidies tot €125.000,-- worden vastgesteld op het verleende bedrag, indien de activiteiten hebben plaatsgevonden en de subsidieontvanger heeft voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen.

• 3.

  Subsidies vanaf €125.000,-- worden vastgesteld op het verleende bedrag indien de activiteiten hebben plaatsgevonden en de subsidieontvanger heeft voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Het subsidiebedrag waarop de subsidie wordt vastgesteld, wordt berekend op basis van de werkelijk gemaakte subsidiabele kosten tot ten hoogste het in de beschikking tot subsidieverlening vermelde bedrag waarop de subsidie ten hoogste kan worden vastgesteld.

Artikel 25 Beslistermijn subsidievaststelling

Indien een beschikking tot subsidieverlening is gegeven, stellen Gedeputeerde Staten de subsidie binnen 22 weken na de ontvangst van een aanvraag tot subsidievaststelling vast.

Artikel 26 Afwijkingsbevoegdheid

• 1.

  Gedeputeerde Staten kunnen bij nadere regels afwijken van de artikelen 8, 9, 10, derde lid, 11 en 14, tweede lid, onderdeel g.

• 2.

  Gedeputeerde Staten kunnen bij nadere regels en bij beschikking afwijken van de artikelen 21 tot en met 24.

• 3.

  Gedeputeerde Staten kunnen voorts afwijken van deze verordening:

  • a.

    bij het vaststellen van nadere regels als bedoeld in artikel 3, tweede lid, als deze ten behoeve van uniformiteit zijn opgesteld in samenwerking met een ander bestuursorgaan;

  • b.

    wanneer dat nodig is in verband met regels die het Rijk stelt in het kader van het beschikbaar stellen van uitkeringen aan de provincie voor specifiek aangewezen activiteiten;

  • c.

    voor zover dit voor subsidieverstrekking noodzakelijk is, gelet op:

    • i)

      een wet of een daarop gebaseerde regeling;

    • ii)

      bepalingen inzake Europese cofinanciering;

    • iii)

      Europeesrechtelijke bepalingen ter voorkoming van staatssteun;

    • iv)

      de omstandigheid dat subsidie wordt verstrekt voor activiteiten waarvoor ook door andere bestuursorganen subsidie wordt verstrekt;

    • v)

      de omstandigheid dat de subsidieverstrekking voortkomt uit een beslissing van een samenwerkingsverband waarvan Gedeputeerde Staten deel uitmaken en de deelnemers aan het samenwerkingsverband gezamenlijk zorgdragen voor financiering van de gesubsidieerde activiteit.

Artikel 27 Hardheidsclausule

Gedeputeerde Staten kunnen de bepalingen gesteld bij of krachtens deze verordening buiten toepassing laten of daarvan afwijken voor zover toepassing, gelet op het belang van een doelgerichte of evenwichtige subsidieverstrekking, naar hun oordeel leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 28 Intrekking

De Algemene subsidieverordening provincie Drenthe 2017 wordt ingetrokken.

Artikel 29 Nieuwe grondslag

Na de inwerkingtreding van deze verordening berusten de op grond van de Algemene subsidieverordening provincie Drenthe 2017 door Gedeputeerde Staten vastgestelde subsidieregelingen mede op artikel 3, derde lid, en artikel 4 van deze verordening.

Artikel 30 Overgangsrecht

Op de tot het tijdstip van inwerkingtreding van deze verordening verleende subsidies die nog niet voor die datum zijn vastgesteld, blijft de Algemene subsidieverordening Drenthe 2017 van toepassing.

Artikel 31 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 3 juli 2023.

Artikel 32 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Algemene subsidieverordening provincie Drenthe 2023.

Toelichting Algemene subsidieverordening provincie Drenthe 2023

Algemene toelichting

De Algemene subsidieverordening Drenthe 2023 (Asv) komt voort uit de wens de Algemene subsidieverordening Drenthe 2017 te actualiseren en op onderdelen te verbeteren. Zo onderscheidt de Asv 2023 minder verschillende soorten subsidies, te weten kredietsubsidies en garantiesubsidies. De juridische betekenis van deze verschillende soorten subsidies is namelijk beperkt en het onderscheid komt de duidelijkheid meestal niet ten goede. De aanvrager weet vaak niet voor welke subsidie hij in aanmerking zou kunnen komen omdat hij niet kan inschatten onder welke categorie zijn activiteiten zouden kunnen vallen. Deze Asv wil hier duidelijkheid in scheppen en ziet daarom af van het gebruik van de genoemde subsidiesoorten. In de Asv wordt alleen nog onderscheid gemaakt in:

• •

  subsidies die voor een of meerdere boekjaren worden verstrekt enerzijds en projectsubsidies anderzijds (namelijk wat de aanvraagtermijnen, beslistermijnen en subsidievaststelling betreft, artikelen 9, 10, 22 en 23); en

• •

  subsidies met diverse categorieën van bedragen (de zogenaamde arrangementen). Dit laatste om te kunnen differentiëren in de wijze van verstrekken en verantwoorden, met het oog op het zo laag mogelijk houden van administratieve lasten.

Een belangrijke wijziging betreft verder de indeling van de verordening en het schrappen van overbodige bepalingen. Zo zijn onderwerpen beter gegroepeerd, is de nummering gewijzigd in een doorlopende nummering en zijn onderwerpen die al in de Algemene wet bestuursrecht geregeld zijn of niet nodig zijn om iets te kunnen regelen geschrapt.

Context van de Asv

De Asv is een door Provinciale Staten vastgesteld wettelijk voorschrift dat, in lijn met de kaderstellende rol van Provinciale Staten, beleidsmatige en budgettaire buitengrenzen formuleert met betrekking tot subsidieverstrekking. Daarnaast leggen Provinciale Staten met de vaststelling van de Asv belangrijke procedurele spelregels vast, waar Gedeputeerde Staten bij de subsidieverstrekking aan gebonden zijn.

De Asv kan niet los worden gezien van titel 4.2 van de Awb, waarin bepalingen over subsidieverstrekking zijn opgenomen. De bepalingen in de Asv kunnen deels als een aanvulling, deels als een uitwerking van deze subsidietitel worden gezien. Uitgangspunt is dat hetgeen reeds in de Awb is geregeld niet ook in de Asv wordt opgenomen. Zo wordt de in de Awb gegeven definitie van het begrip ‘subsidieplafond’ niet herhaald in de Asv. Er is derhalve geen ruimte om een andere lezing te geven aan reeds in de Awb bepaalde artikelen en begrippen.

De Asv moet worden onderscheiden van de wettelijke voorschriften (subsidieregeling) waarin meer specifiek de activiteiten waarvoor subsidie kan worden verstrekt staan beschreven. De Awb hanteert als uitgangspunt dat subsidieverlening op een wettelijke grondslag berust. Bij wettelijk voorschrift kan duidelijkheid worden gegeven over rechten en plichten van de subsidieverlener en subsidieontvanger. Dit bevordert niet alleen de rechtszekerheid, maar, mede daardoor, ook de doelmatige afwikkeling van de subsidieverhouding. De noodzaak een wettelijk voorschrift tot stand te brengen dwingt het bestuursorgaan zich terdege af te vragen, welke doeleinden met de subsidieverstrekking worden nagestreefd, en welke voorschriften en bevoegdheden noodzakelijk zijn om dat doel te bereiken.

Het wettelijk voorschrift moet aan een tweetal minimumeisen voldoen om de beoogde doelmatigheid en rechtszekerheid te bereiken. Allereerst wordt een omschrijving verlangd van de activiteiten waarvoor de subsidie kan worden verleend. Dit is essentieel om de reikwijdte van de wettelijke basis voor de subsidiëring te kunnen bepalen. In de tweede plaats moeten in de wettelijke regeling de essentialia van de subsidieverstrekking worden neergelegd. De wettelijke regeling moet bijvoorbeeld een grondslag bieden voor de verplichtingen die het bestuursorgaan aan de subsidieverlening kan verbinden, voor zover die grondslag niet reeds in de Awb zelf is neergelegd en die elementen bevatten waarvan de subsidietitel vereist dat deze in het wettelijk voorschrift worden opgenomen (bijvoorbeeld de verdelingsmaatstaf voor het subsidieplafond).

Op het vereiste van een wettelijke grondslag voor het verstrekken van subsidie bestaat een aantal uitzonderingen die zijn neergelegd in artikel 4:23, derde lid, van de Awb, bijvoorbeeld subsidies op basis van een begrotingspost of in een incidenteel geval.

Deregulering en vereenvoudiging

Administratieve lasten voor burgers, bedrijven en instellingen worden veroorzaakt door informatieverplichtingen die de overheid oplegt. Vermindering van administratieve lasten en vereenvoudiging van regelgeving worden als een voortdurende opgave van het provinciaal bestuur gezien. Met deze Asv vindt dat zijn vertaling in een eenvoudiger bouwwerk van provinciale regelgeving waarin de verschillende subsidiesoorten uit de Asv provincie Drenthe 2017 zijn komen te vervallen. Daarnaast is in deze Asv, net als in de voorgaande Asv, de administratielast laag gehouden door middel van een beperkt aantal informatieverplichtingen, zowel bij het aanvragen van subsidie als bij het verantwoorden daarvan. Daarvoor is aansluiting gezocht bij de Model Asv 2013 (gewijzigd model 2019) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking (Regeling van de Minister-President, Minister van Algemene Zaken, van 15 december 2009, nr. 3086451, houdende vaststelling van Aanwijzingen voor subsidieverstrekking). Dit is een ministeriële regeling die beoogt het verstrekken van subsidies door de rijksoverheid, en met name de verantwoording daarover, te vereenvoudigen. Deze regeling wordt informeel ook wel het uniform of rijksbreed subsidiekader (USK) genoemd.

De verantwoordingssystematiek van subsidie is, geheel in lijn met de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking, gebaseerd op de uitgangspunten:

• 1.

  proportionaliteit

• 2.

  sturing op prestaties en hoofdlijnen

• 3.

  uniformering en vereenvoudiging, en

• 4.

  verantwoord vertrouwen en risicoacceptatie

Deze uitgangspunten zijn uitgewerkt in de volgende met elkaar samenhangende maatregelen:

a.  drie standaard uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen, waarvan de toepassing wordt bepaald door de hoogte van het subsidiebedrag;

b.  verdere uniformering en vereenvoudiging van definities in het subsidieproces; en

c.  beleid om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen waarbij door middel van risicoanalyses toezicht en controle worden gehouden.

1. Proportionaliteit

De Asv gaat uit van proportionaliteit tussen het subsidiebedrag en de administratieve lasten. Hoe lager het subsidiebedrag, des te lager zijn de eisen die aan de verantwoording worden gesteld. Aan dit proportionaliteitsbeginsel is invulling gegeven door het invoeren van drie standaard uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen waarvan de toepassing wordt bepaald door de hoogte van het subsidiebedrag:

• •

  tot een bedrag € 25.000,-- wordt de subsidie direct of na verlening ambtshalve vastgesteld;

• •

  van € 25.000,-- tot € 125.000,-- vindt verantwoording over de activiteit(en) plaats; en

• •

  vanaf € 125.000,-- wordt verantwoording over de kosten en activiteit(en) afgelegd.

Voor kleine subsidiebedragen wordt uitgegaan van een meer risicogerichte aanpak waarbij wordt uitgegaan van vertrouwen. Dit betekent dat bij kleine subsidies niet standaard om een verantwoording zal worden gevraagd. In plaats daarvan geldt een actieve meldingsplicht voor de ontvanger bij niet nakoming van de verplichtingen of als de gesubsidieerde prestatie niet (geheel) kan worden geleverd. Achteraf kan een risicogeoriënteerde controle plaatsvinden bij de ontvanger (via steekproeven).

2. Sturing op activiteiten en hoofdlijnen

Verantwoording van de meeste subsidies was in het verleden vaak gericht op een verantwoording over de kosten. Hierbij werd zekerheid gezocht in complexe administratieve verplichtingen waarmee hoge administratieve en uitvoeringslasten gepaard gingen. Voorbeelden hiervan zijn gedetailleerde kostenverantwoordingen en verplichtingen met betrekking tot het bijhouden van een urenadministratie. Door het afrekenen op basis van activiteiten en het vervallen van de gedetailleerde financiële verantwoording bij kleine subsidies worden de administratieve lasten fors verminderd. Bij deze wijze van subsidiëren wordt geaccepteerd dat zolang de subsidieontvanger de activiteit verricht‑het subsidiebedrag hoger kan zijn dan de werkelijke kosten. Een dergelijke situatie leidt niet tot terugvordering. De nadruk bij de subsidieverlening komt te liggen op het vooraf vaststellen en definiëren van de activiteit waarvoor de subsidie wordt verstrekt tegen een vooraf afgesproken prijs. Zo nodig kan gebruik worden gemaakt van normbedragen.

3. Uniformering en vereenvoudiging

In de Asv zijn naar voorbeeld van de Model Asv 2013 (gewijzigd model 2019) van de VNG de processtappen, definities en verplichtingen die bij iedere subsidie terugkeren vereenvoudigd en geüniformeerd. Het gaat hierbij om gestandaardiseerde termijnen die betrekking hebben op zowel de subsidieontvanger als de subsidieverstrekker. Er wordt verder geen tussentijdse rapportage gevraagd voor kortlopende subsidies en de procedure voor het ontvangen van een voorschot is eenvoudig gehouden.

4. Verantwoord vertrouwen en risicoacceptatie

Het vierde uitgangspunt is het werken vanuit vertrouwen in plaats van wantrouwen. Aan dit vertrouwensprincipe wordt vormgegeven door niet meer alle subsidieontvangers in alle gevallen te belasten met verantwoordingen, rapportages en controles. De aandacht in de uitvoering verschuift naar de risicogebieden en -groepen, en naar de uitzonderingen. Dit betekent ook meer eigen verantwoordelijkheid van de subsidieontvanger. Zo zal de subsidieontvanger direct schriftelijk moeten melden wanneer de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend niet zullen worden verricht, of dat niet aan subsidieverplichtingen zal worden voldaan. Om op verantwoorde wijze een deel van de sturing los te kunnen laten, moet aan randvoorwaarden worden voldaan om misbruik te voorkomen.

Lastneming

De financiële ‘lastneming’ van subsidies is gekoppeld aan de drie subsidiearrangementen vanuit het USK. Bij de subsidiearrangementen worden de maatregelen van controle/beheersing en dus het risico op het niet leveren van de prestatie gebaseerd op de risico-inschatting die bij de aanvraag wordt gedaan. De toekenning wordt vooral gebaseerd op de vooraf bij de aanvraag ingediende, opgevraagde en verkregen informatie. Voor alle arrangementen geldt dan dat het logisch is om de lastneming bij toekenning op basis van de aangeleverde informatie bij de aanvraag te baseren tenzij er redenen zijn daarvan af te moeten wijken.

Daarnaast geldt bij de arrangementen 1 en 2 dat het moment van subsidieverstrekking ook het moment is waarop de subsidieontvanger "financieel verantwoording" aflegt over hetgeen hij met de subsidie gaat doen en dat dat dus ook het moment is waarbij de lastneming bepaald kan worden. Op basis van de informatie over de activiteiten, de bestedingen en de looptijd die met de aanvraag voor subsidie wordt verstrekt kan ook het moment bepaald worden waarop de activiteiten plaatsvinden, het doel wordt gerealiseerd en/of de inspanningsverplichting wordt verricht.

In artikel 7 van de Financiële verordening provincie Drenthe 2020 is de lastneming neergelegd. Hieruit volgt dat de last wordt verantwoord in het jaar waarin de subsidieontvanger start met de uitvoering van de activiteiten op basis van de startdatum van de projectperiode in de subsidieverleningsbeschikking, tenzij:

• a.

  de verstrekte subsidie een boekjaarsubsidie betreft: uit de subsidiebeschikking blijkt onomstotelijk dat de activiteiten waarvoor de subsidie wordt verleend in een of meerdere volgende jaren zal plaatsvinden;

• b.

  de verstrekte subsidie een projectsubsidie betreft, het individuele subsidiebedrag het grensbedrag overschrijdt en die boekjaar overschrijdend is.

Provinciale Staten stellen het in onderdeel b genoemde grensbedrag jaarlijks vast.

Bij afgifte van de subsidieverleningsbeschikking wordt, voor zover de verstrekte projectsubsidie nog niet als last in het boekjaar is verantwoord, het resterende bedrag aan specifieke bestemmingsreserve verstrekte subsidies toegevoegd.

Verstrekte projectsubsidies vallende onder lid 1, onder b, worden bij afgifte van de subsidieverleningsbeschikking op basis van het bestedingsritme van de begrote jaarlijkse kosten, zoals opgenomen in de subsidieverleningsbeschikking, toegerekend aan de betreffende boekjaren. De Asv biedt de ruimte voor het hiervoor opvragen van nadere gegevens en bescheiden bij de aanvraag, het vragen van een tussentijdse rapportage, etc.

Artikelsgewijs

Voor zover nodig worden de artikelen hieronder afzonderlijk toegelicht.

Artikel 2 Toepassingsbereik

Uitgangspunt is dat de Asv van toepassing is op alle subsidies die Gedeputeerde Staten verstrekken. Dat neemt niet weg dat Provinciale Staten, als materiële wetgever, bij verordening kunnen bepalen dat de Asv of onderdelen daarvan niet van toepassing zijn. Ook in de Asv zelf zijn mogelijkheden opgenomen om ervan af te wijken of bepalingen buiten toepassing te laten (artikel 26).

Artikel 3 Bevoegdheid

Gedeputeerde Staten krijgen in het eerste lid de bevoegdheid om subsidies te verstrekken. Het begrip subsidieverstrekking omvat alle besluiten en handelingen in de subsidieketen, van subsidieverlening tot en met subsidievaststelling, met inbegrip van onder andere weigering, bevoorschotting, betaling, terugvordering, wijziging, intrekking en het voeren van bezwaar- en beroepsprocedures. Het betreft hier ook de zogenoemde buitenwettelijke subsidies als bedoeld in artikel 4:23, derde lid, van de Awb (onder andere de subsidies op basis van een begrotingspost of in een incidenteel geval).

De bevoegdheid tot subsidieverstrekking geldt niet onbeperkt. Met het vaststellen van de Asv bakenen Provinciale Staten de buitengrenzen van deze bevoegdheid af.

In de eerste plaats wordt die begrenzing gevonden in het provinciaal beleid, waarin de kaderstellende rol van Provinciale Staten ligt besloten. De bevoegdheid wordt begrensd door het exclusieve budgetrecht van Provinciale Staten. Subsidie kan uitsluitend worden verstrekt indien Provinciale Staten daarvoor middelen beschikbaar hebben gesteld. Gedeputeerde Staten kunnen met inachtneming van die middelen de subsidieplafonds vaststellen en zo precies bepalen welk geld beschikbaar is voor bepaalde subsidiabele activiteiten (artikel 4).

Voor financiering van de provincies wordt soms het instrument van een specifieke uitkering benut. Op grond van een specifieke uitkering (een zogenaamde SPUK) worden financiële middelen aan de provincie beschikbaar gesteld voor het realiseren van de in de specifieke maatregel genoemde maatregelen. Met het tweede lid is de bevoegdheid tot het rechtstreeks verstrekken van SPUK-gelden rechtstreeks aan Gedeputeerde Staten gegeven.

Met het derde lid krijgen Gedeputeerde Staten de algemene bevoegdheid om regels vast te stellen inzake de te subsidiëren activiteiten. In andere artikelen van de Asv worden andere bevoegdheden gedelegeerd die betrekking hebben op de inhoud van de regels, zoals het afwijken van termijnen, het verbinden van bepaalde verplichtingen aan de subsidie en de wijze van verdelen van het subsidieplafond. Voor zover Gedeputeerde Staten geen gebruik maken van de bevoegdheid om regels vast te stellen is het slechts in beperkte mate mogelijk om subsidies te verstrekken. De hoofdregel van de Awb is namelijk dat subsidieverstrekking gebaseerd moet zijn op een wettelijk voorschrift, zoals een subsidieregeling, waarin de te subsidiëren activiteiten staan vermeld.

Artikel 4 Subsidieplafond

Gedeputeerde Staten stellen de subsidieplafonds vast binnen de grenzen van de budgetten die Provinciale Staten op de begroting beschikbaar hebben gesteld. Bij de bekendmaking daarvan wordt tevens de door hen bepaalde wijze van verdelen vermeld (eerste lid in combinatie met artikel 4:26, tweede lid, van de Awb). In deze Asv zijn geen verdeelwijzen voorgeschreven en is de wijze van verdelen aan Gedeputeerde Staten gelaten. De wijze van verdelen kan ook worden vermeld door te verwijzen naar de subsidieregeling waarin de wijze van verdeling is vastgelegd. In dat laatste geval zal verwezen moeten worden naar reeds geldende nadere regels. In andere gevallen zal geregeld (moeten) zijn dat óf de nadere regels en het subsidieplafond gelijktijdig in werking treden óf dat de nadere regels weliswaar vóór het vaststellen van het subsidieplafond in werking treden maar dat aanvragen pas ná het vaststellen van het subsidieplafond kunnen worden ingediend.

Artikel 5 Vormen van subsidie

De Asv kent twee vormen van subsidie, namelijk de projectsubsidie en de boekjaarsubsidie. Een projectsubsidie is een subsidie voor een in de tijd begrensde activiteit. Het gaat om een subsidie voor een eenmalig project dat naar zijn aard tijdelijk is.

Een projectsubsidie kan verschillende grondslagen hebben. Veelal worden deze verstrekt door middel van een subsidieregeling. Ook kunnen projectsubsidies als buitenwettelijke subsidie worden verstrekt, bijvoorbeeld op basis van een begrotingspost of in een incidenteel geval.

Een boekjaarsubsidie is een subsidie die per boekjaar wordt verstrekt aan een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid. Dit zijn met name subsidies die op een structurele basis aan subsidieontvangers worden verstrekt voor het gehele boekjaar, zodat deze bepaalde activiteiten kunnen (blijven) uitvoeren. Als grondslag voor het verstrekken van een boekjaarsubsidie wordt veelal artikel 4:23, derde lid, onderdeel c, gebruikt (begrotingssubsidie). Echter, boekjaarsubsidies zouden ook kunnen worden verstrekt op grond van een wettelijk voorschrift, bijvoorbeeld een subsidieregeling.

Alleen rechtspersonen met volledige rechtsbevoegdheid kunnen een boekjaarsubsidie ontvangen. Aan de eis van volledige rechtsbevoegdheid is niet voldaan indien een subsidieaanvraag wordt gedaan door een rechtspersoon in oprichting.

Artikel 6 Toezichthouders

Onder toezichthouder wordt in de Awb verstaan: een persoon, bij of krachtens wettelijk voorschrift belast met het houden van toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift. De toezichthouders worden individueel aangewezen. Bij een individuele aanwijzing worden personen met toezicht belast door hen met name te noemen of door middel van de aanduiding van hun functie. In de tekst van artikel 5:11 van de Awb is tot uitdrukking gebracht dat het toezicht niet alleen betrekking heeft op de naleving van wettelijke voorschriften, maar ook op de naleving van hetgeen krachtens wettelijk voorschrift anderszins is bepaald. Daarbij valt met name te denken aan in een subsidiebeschikking opgenomen activiteiten en verplichtingen. De Awb bevat enkele bepalingen over legitimatie. De Awb bepaalt ook dat een toezichthouder van zijn bevoegdheden slechts gebruikmaakt, voor zover dat redelijkerwijs voor de vervulling van zijn taak nodig is. Zo wordt buiten twijfel gesteld dat de beginselen van evenredigheid en subsidiariteit gelden ten aanzien van de uitoefening van alle aan een toezichthouder toekomende bevoegdheden. Het evenredigheidsbeginsel brengt in ieder geval met zich mee dat een bevoegdheid slechts mag worden uitgeoefend jegens de personen die betrokken zijn bij activiteiten waarop wordt toegezien. Hetzelfde geldt voor het object van de uitoefening van een bevoegdheid. Het is een eis van zorgvuldigheid dat een toezichthouder bij de uitoefening van een hem verleende bevoegdheid aan de betrokkene de reden meedeelt waarom hij van zijn bevoegdheid gebruik zal maken. Ook zal een toezichthouder in de regel niet tot de uitoefening van een hem toegekende bevoegdheid kunnen overgaan als de betrokkene reeds (desgevraagd) te kennen heeft gegeven vrijwillig medewerking te verlenen. Bij wettelijk voorschrift (of bij besluit van het bestuursorgaan dat de toezichthouder als zodanig aanwijst) kunnen de aan de toezichthouder toekomende bevoegdheden worden beperkt. Dat is hier ingevuld door te bepalen dat aan de toezichthouder niet de bevoegdheid toekomt vervoermiddelen te onderzoeken met betrekking waartoe hij een toezichthoudende taak heeft (artikel 5:19 Awb). Deze bevoegdheid is niet passend bij de aard van de toezichthoudende taak.

Artikel 7 Misbruik en oneigenlijk gebruik

In dit artikel wordt aan Gedeputeerde Staten de opdracht gegeven beleid vast te stellen om misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies tegen te gaan (M&O-beleid). Het M&O-beleid vormt een belangrijk onderdeel van de subsidiesystematiek en ziet op een sluitend systeem van eigen verantwoordelijkheid, (steekproefsgewijze) verantwoording, risicogerichte controle en een actieve en consistente handhaving. Daarnaast maken ook de risicoanalyses vooraf, steekproefsgewijze controles (achter het bureau en in het veld), een misbruikregister en de periodieke evaluatie van alle subsidieregelingen deel uit van dit beleid.

Artikel 8 Aanvraag

Vanwege het vervallen van de verschillende subsidiesoorten, is in deze Asv één uniform artikel opgenomen voor alle subsidieaanvragen. Waarbij in een enkel geval een aanvullend indieningsvereiste geldt, bijvoorbeeld als het een subsidie betreft die voor een of meerdere boekjaren aan een rechtspersoon wordt verstrekt.

In het eerste lid is bepaald dat een aanvraag voor subsidie schriftelijk dient te worden gedaan. En dat, als Gedeputeerde Staten hiervoor een formulier hebben voorgeschreven, de aanvraag dan met gebruikmaking van dat formulier gedaan moet worden. Met ‘schriftelijk’ is meer bedoeld dan ‘op papier geschreven’. Zo kan een aanvraag ook digitaal worden gedaan als Gedeputeerde Staten de digitale weg open hebben gesteld. In het tweede lid is bepaald welke stukken en gegevens bij de aanvraag in elk geval overgelegd dienen te worden.

Bij nadere regels kunnen Gedeputeerde Staten besluiten hiervan af te wijken, bijvoorbeeld door voor aanvragen om bepaalde subsidies meer of andere gegevens en bescheiden te verlangen (artikel 26).

Artikel 9 Aanvraagtermijn

De aanvraagtermijnen zijn afhankelijk van de subsidievorm. Er wordt onderscheid gemaakt tussen begrotingssubsidies in de vorm van een boekjaarsubsidie, begrotingssubsidies in de vorm van een projectsubsidie en andersoortige subsidies. Andersoortige subsidies zijn subsidies die op grond van een wettelijk voorschrift worden verstrekt of worden verstrekt als incidentele subsidies. De aanvragen voor deze andersoortige subsidies kunnen in principe het hele jaar door worden ingediend, tenzij bijvoorbeeld in nadere regels een indieningstermijn of een uiterste indieningsdatum voor een aanvraag wordt bepaald (artikel 26).

Artikel 10 Beslistermijn

Hier worden de termijnen gegeven waarbinnen Gedeputeerde Staten gehouden zijn te beslissen op een aanvraag voor subsidie. In de Awb staan geen strikte beslistermijnen op een aanvraag om subsidie. Ook in dit artikel is onderscheid gemaakt tussen begrotingssubsidies in de vorm van een boekjaarsubsidie, begrotingssubsidies in de vorm van een projectsubsidie en andersoortige subsidies.

Bij nadere regels kunnen Gedeputeerde Staten besluiten af te wijken van de beslistermijn die vastgesteld is in het derde lid (artikel 26). In het vierde lid is een aantal uitzonderingen opgenomen op de beslistermijn van 13 weken. De beslistermijn bij aanvragen om een subsidie die bij de Europese Commissie aangemeld worden, wordt verdaagd totdat de Europese Commissie een eindbeslissing heeft genomen (vijfde lid). Dit om te voorkomen dat subsidie wordt verleend die niet in overeenstemming is met de artikelen 107 en 108 van het VWEU en vervolgens teruggevorderd dient te worden. Voor zover verdagen niet wenselijk is, kunnen Gedeputeerde Staten gebruikmaken van de bevoegdheid de subsidie te verlenen onder de voorwaarde dat de Europese Commissie de subsidieverlening goedkeurt.

Artikel 11 Bevoorschotting en betaling

Subsidies tot € 25.000,-- worden in één keer uitbetaald en niet in gedeelten, omdat dit laatste niet past in een systematiek waarbij de mate van administratieve lasten en de hoogte van het subsidiebedrag in het kader van proportionaliteit op elkaar zijn afgestemd. Voorschotten voor de overige subsidies worden ambtshalve verstrekt volgens het in de subsidieregeling of de verleningsbeschikking opgenomen bevoorschottingsritme. Bij nadere regels kunnen Gedeputeerde Staten besluiten hiervan af te wijken (artikel 26).

De subsidieaanvrager hoeft niet in alle gevallen een aanvraag voor bevoorschotting in te dienen of tussentijdse overzichten van prestaties of uitgaven en inkomsten te overleggen. De subsidieontvanger is verplicht eventuele omstandigheden, die van invloed zijn op de hoogte van het verleende bedrag, te melden.

De subsidieverstrekker kan vervolgens, indien nodig, door een wijziging van de verleningsbeschikking het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten aanpassen. Na vaststelling van de subsidie kan het resterende bedrag (het vastgestelde bedrag verminderd met de verleende voorschotten), worden uitgekeerd aan de subsidieontvanger.

Artikel 12 Berekeningswijzen en kostenbegrippen

Gedeputeerde Staten stellen ten behoeve van subsidiabele uurtarieven beleid of nadere regels omtrent standaardberekeningswijzen vast, alsmede de definities bij het hanteren van kostenbegrippen bij de berekening van uurtarieven. De aanvrager zal een van deze berekeningswijzen moeten gebruiken. Op die manier ontstaat er een realistischer beeld ‘aan de voorkant’ van wat de werkelijke kosten van een activiteit gaan worden. Daardoor kan ook de hoogte van de subsidie beter worden ingeschat. Gedeputeerde Staten kunnen kiezen of er een beleidsregel of een regeling wordt vastgesteld met betrekking tot dit onderwerp.

Artikel 13 Niet-subsidiabele kosten

De in het artikel onder a genoemde kosten zijn niet subsidiabel aangezien zij zijn of worden gemaakt in strijd met de subsidieverlening. De onder b genoemde kosten zijn niet subsidiabel, omdat ze worden gemaakt buiten het subsidietijdvak. De onder c genoemde kosten zijn niet subsidiabel om te voorkomen dat een subsidieontvanger bij het verrichten van een activiteit buitensporig hoge kosten maakt. De onder d genoemde kosten zijn niet subsidiabel omdat de subsidieontvanger deze kosten kan verrekenen of compenseren, zodat deze uiteindelijk toch niet voor zijn rekening komen. De onder e genoemde kosten zijn niet subsidiabel omdat het om kosten gaat die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de activiteit.

Artikel 14 Weigeringsgronden

In het eerste lid worden de algemeen geldende weigeringsgronden van de artikelen 4:25, tweede lid, en 4:35 van de Awb, met nadere verplichte gronden aangevuld.

Ondanks dat er sprake is van staatssteun is het soms mogelijk om steun te verstrekken op basis van een vrijstellingsverordening, waardoor Gedeputeerde Staten kunnen volstaan met een lichte kennisgevingsprocedure. Als dat niet mogelijk is, kan goedkeuring van de Europese Commissie gevraagd worden via een formele aanmelding. Als de Europese Commissie de steun echter niet goedkeurt, dan moeten Gedeputeerde Staten overgaan tot weigering (vandaar de verplichte weigeringsgrond in het eerste lid, onder a).

Bepaalde Europese steunkaders verbieden – als er een bevel tot terugvordering uitstaat – alleen het verlenen van staatssteun onder de betreffende verordening; niet het verlenen van subsidies in het algemeen. Door de in het eerste lid, onder b, gekozen formulering van de weigeringsgrond in combinatie met het verplichtende karakter, komt het in de Asv echter neer op een – op zichzelf verdedigbare – verbreding van de weigeringsgrond tot het verlenen van subsidies in het algemeen (als er een bevel tot terugvordering uitstaat).

In het eerste lid, onderdeel c, is een absolute weigeringsgrond opgenomen voor die gevallen dat overgaan tot subsidieverstrekking strijdigheid op zou leveren met een Europees steunkader omdat er dan subsidie verstrekt zou worden aan een aanvrager die een onderneming drijft die in moeilijkheden verkeert als bedoeld in het toepasselijke steunkader of omdat de betreffende subsidie geen stimulerend effect heeft als bedoeld in het toepasselijke steunkader. Een onderneming wordt naar oordeel van de Europese Commissie beschouwd als een onderneming in moeilijkheden wanneer zij, zonder overheidsingrijpen, op korte of middellange termijn vrijwel zeker gedoemd is te verdwijnen.

Meer informatie over dit begrip is te vinden in paragraaf 2.2 van de Richtsnoeren (van de Europese Commissie) voor reddings- en herstructureringssteun aan niet-financiële ondernemingen in moeilijkheden (2014/C 249/01). Dat er sprake moet zijn van een stimulerend effect houdt in beginsel in dat de begunstigde aanvrager door de steun in staat wordt gesteld activiteiten of projecten uit te voeren die zij anders – zonder de steun – niet had uitgevoerd. Ook houdt het in beginsel in dat de steun niet mag worden verleend voordat de activiteit wordt gestart.

In het tweede lid zijn nog enkele facultatieve weigeringsgronden opgenomen, waaronder de toetsingscriteria uit de voormalige Asv. Gedeputeerde Staten kunnen in deze gevallen weigeren, maar zijn daartoe niet verplicht.

Een subsidie kan ook geweigerd en ingetrokken worden in het geval en onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 3 van de Wet Bibob. Dit volgt rechtstreeks uit artikel 6 van die wet en staat daarom niet in de Asv.

Artikel 15 Egalisatiereserve

Dit artikel is gebaseerd op artikel 4:72 van de Awb. Een egalisatiereserve is een reserve van de subsidieontvanger waaraan als bestemming het dekken van exploitatierisico’s is verbonden. De reserve wordt gevormd om tot een gelijkmatige verdeling van lasten te komen. Op grond van artikel 4:58 van de Awb is artikel 4:72 van de Awb alleen van toepassing op voor een of meerdere boekjaren verstrekte subsidie aan een rechtspersoon en bovendien enkel als dat in de Asv, een subsidieregeling of bij de subsidieverlening is bepaald. Omdat Provinciale Staten afdeling 4.2.8 van de Awb en dus ook artikel 4:72 niet van toepassing hebben verklaard maar de bepaling wel wenselijk is, is de bepaling in de Asv opgenomen. Het artikel heeft alleen betrekking op boekjaarsubsidies die meer dan € 125.000,-- bedragen.

Omdat de egalisatiereserve dient om tekorten in het ene jaar te compenseren met overschotten in het andere jaar, heeft de toepassing alleen zin bij subsidies die in een reeks van jaren achter elkaar worden verstrekt.

Artikel 16 Meldingsplicht

Dit artikel bevat meldingsplichten (eerste en tweede lid) die voor alle subsidieontvangers gelden. Met ‘schriftelijk’ in het eerste lid is meer bedoeld dan ‘op papier geschreven’. De melding kan ook digitaal worden gedaan als Gedeputeerde Staten de digitale weg open hebben gesteld.

Artikel 17 Medewerking controle

Als logische aanvulling op de meldingsplicht bevat dit artikel de verplichting voor de subsidieontvanger om desgevraagd kosteloos medewerking te verlenen aan een door of vanwege Gedeputeerde Staten gevorderde controle van de administratie of een ander onderzoek naar gegevens die in het kader van de subsidieverstrekking van belang kunnen worden geacht. Deze controle behelst mede de controle die in het kader van een steekproef wordt gehouden.

Artikel 18 Tussentijdse rapportage

In het kader van het beperken van de administratieve lasten wordt de mogelijkheid voor Gedeputeerde Staten om een tussenrapportage te vragen beperkt. Indien met de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten meer dan 12 maanden is gemoeid, mag, anders dan bij subsidies lager dan € 25.000,--, een tussentijds voortgangsverslag worden gevraagd, maar niet vaker dan twee keer per periode van 12 maanden.

Artikel 19 Inrichting Administratie

Worden een subsidieontvanger verplichtingen opgelegd met betrekking tot de administratie van uitgaven en inkomsten, dan moet deze administratie inzichtelijk zijn voor Gedeputeerde Staten. Dat wil zeggen dat de voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde gegevens daarin zijn opgenomen en kunnen worden nagegaan. De bewaarplicht is 7 jaar vanaf het moment van de vaststelling van de subsidie.

Artikel 20 Standaardverplichtingen en overige doelgebonden verplichtingen

Dit artikel bevat een bevoegdheidsgrondslag voor Gedeputeerde Staten om aan de subsidie bepaalde ’bijzondere‘ verplichtingen te verbinden, in aanvulling op wat reeds mogelijk is op grond van de Awb (zie artikel 4:37 van de Awb). Deze mogelijkheid wordt onder bepaalde voorwaarden geboden door artikel 4:38 (voor zover het betreft verplichtingen die strekken tot verwezenlijking van het doel van de subsidie). In beginsel dient de Asv hiervoor een uitdrukkelijke grondslag te bieden, of de verleningsbeschikking. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan eisen inzake de deskundigheid van de personen die de te subsidiëren activiteit uit zullen voeren.

Artikel 21 Subsidievaststelling en eindverantwoording subsidies tot € 25.000,--

Subsidies tot € 25.000,-- kunnen op basis van vertrouwen worden verstrekt; er wordt dan niet standaard om verantwoording gevraagd. In plaats daarvan geldt een actieve meldingsplicht voor de subsidieontvanger bij niet nakoming van de verplichtingen (zie artikel 16). Achteraf kan een risicogeoriënteerde controle plaatsvinden bij de subsidieontvanger.

Ook kan er eerst verleend worden, gevolgd door een ambtshalve vaststelling (eerste lid). In zo’n geval kan een eventueel voorschot in één termijn (lumpsum) verstrekt worden en hoeft de subsidieontvanger geen aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording) in te dienen (zie artikel 11). Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidieverstrekker worden bespaard, terwijl toch het risico voor de provincie beperkt blijft.

Verder wordt in het geval van verlening gevolgd door ambtshalve vaststelling, in de subsidiebeschikking vermeld wanneer de gesubsidieerde activiteiten moeten zijn verricht. De subsidie wordt vervolgens, binnen een termijn van 13 weken, ambtshalve vastgesteld door de subsidieverstrekker. In het tweede lid is een afwijkende termijn opgenomen voor situaties waarin speciale rapportageverplichtingen worden opgelegd.

Bij nadere regels en bij beschikking kunnen Gedeputeerde Staten besluiten van dit artikel af te wijken (artikel 26).

Artikel 22 Subsidievaststelling en eindverantwoording subsidies van € 25.000,-- tot € 125.000,--

In dit artikel is bepaald op welke wijze subsidieontvangers subsidie van € 25.000,-- tot € 125.000,-- aan Gedeputeerde Staten dienen te verantwoorden; er dient een aanvraag tot vaststelling ingediend te worden (eerste lid). Deze bevat een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan (derde lid).

Met betrekking tot het inhoudelijk verslag kan vooraf bij de subsidieverlening al zijn aangegeven op welke manieren het aantonen kan plaatsvinden. Er kunnen daarbij verschillende instrumenten worden gebruikt, zoals bestuurs- en activiteitenverslagen, een managementverklaring, een deskundigenverklaring, andere bewijsstukken (bijvoorbeeld een publicatie), etc.

Het verslag kan ook bestaan uit een algemeen jaarverslag van een rechtspersoon. Het gaat erom dat duidelijk is dat de verkregen subsidie is aangewend voor het doel waarvoor de subsidie werd verstrekt.

Soms blijkt het niet mogelijk om vooraf de uitgaven en de inkomsten van de activiteiten(en) realistisch te begroten. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij innovatieve activiteiten, als er nog geen standaard voor de daarmee samenhangende uitgaven en inkomsten voorhanden is, maar ook indien de uitgaven en inkomsten ter zake van de te verrichten activiteiten onvoldoende in te schatten zijn. Daarnaast kan het bij boekjaarsubsidies van minder dan € 125.000,-- wenselijk zijn om zicht te houden op de werkelijke kosten die met een activiteit gemoeid zijn. In dergelijke gevallen is het mogelijk om vast te stellen op basis van een opgave van de totale werkelijke uitgaven en inkomsten. De vaststelling vindt plaats op basis van een verklaring van de subsidieontvanger over de totaal gerealiseerde uitgaven en inkomsten. Bij toepassing van deze variant komt een afzonderlijke activiteitenverantwoording te vervallen. Tevens kan een verklaring inzake werkelijke kosten gevraagd worden in het kader van een uit te voeren doelmatigheidscontrole. De opgave van de gerealiseerde uitgaven en inkomsten vormt de grondslag voor de berekening van het subsidiebedrag. Hierdoor worden detaildiscussies over onderliggende financiële posten voorkomen. Indien de subsidiabele kosten, na aftrek van de gerealiseerde opbrengsten (inclusief gerealiseerde bijdragen van derden) en de gerealiseerde eigen bijdrage, lager zijn dan begroot, wordt de subsidie lager vastgesteld, tenzij rekening dient te worden gehouden met een in de van toepassing zijnde regelgeving geboden mogelijkheid tot het vormen van een reserve. Indien de subsidiabele kosten hoger uitvallen dan begroot, wordt ten hoogste het verleende subsidiebedrag uitgekeerd. Steekproefsgewijs kunnen Gedeputeerde Staten de opgegeven totalen controleren.

Bij nadere regels en bij beschikking kunnen Gedeputeerde Staten besluiten van dit artikel af te wijken (artikel 26).

Artikel 23 Subsidievaststelling en verantwoording subsidies vanaf € 125.000,--

Bij een subsidieverlening vanaf € 125.000,-- wordt bij een verzoek tot vaststelling naast een inhoudelijk verslag ook een financieel verslag gevraagd. Gedeputeerde Staten hebben wel de mogelijkheid hiervan af te wijken.

Indien subsidies vallen onder (rijks)regelingen waarop de SiSa-regels van toepassing zijn, houdt dat in dat de noodzakelijke financiële verantwoordingsinformatie moet worden opgenomen in de SiSa-bijlage bij de (reguliere) jaarrekening. Binnen de SiSa-systematiek wordt de financiële verantwoording beperkt tot enkele gegevens per uitkering, die in een bijlage wordt toegevoegd aan de jaarrekening en door de accountant wordt gecontroleerd (vierde lid).

Bij nadere regels en bij beschikking kunnen Gedeputeerde Staten besluiten van dit artikel af te wijken (artikel 26).

Artikel 24 Wijze van subsidievaststelling na subsidieverlening

In het eerste lid is bepaald dat in de beschikking tot subsidieverlening de wijze van verantwoording en vaststelling van de subsidie vermeld moet zijn. De wijze van verantwoording wordt bepaald in de artikelen 22 en 23. Op grond van artikel 26 kan bij nadere regels of bij subsidiebeschikking worden afgeweken van deze artikelen. Het tweede en derde lid geven aan op welke wijze de subsidies binnen de verschillende arrangementen worden vastgesteld. Voor subsidies tot € 125.000,-- geldt dat deze worden vastgesteld op het verleende bedrag indien de activiteiten hebben plaatsgevonden en de subsidieontvanger heeft voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Subsidies vanaf € 125.000,-- worden vastgesteld op het verleende bedrag indien de activiteiten hebben plaatsgevonden en de subsidieontvanger heeft voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen.

Het subsidiebedrag waarop de subsidie wordt vastgesteld wordt berekend op basis van de werkelijk gemaakte subsidiabele kosten tot ten hoogste het in de beschikking tot subsidieverlening vermelde bedrag waarop de subsidie ten hoogste kan worden vastgesteld.

Bij nadere regels en bij beschikking kunnen Gedeputeerde Staten besluiten van dit artikel af te wijken (artikel 26).

Artikel 25 Termijn subsidievaststelling

Indien er een subsidieverleningsbeschikking is gegeven is de termijn waarbinnen Gedeputeerde Staten de subsidie vaststellen 22 weken, te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de aanvraag tot subsidievaststelling. Meer ingewikkelde aanvragen vergen soms meer tijd. De verdaging van de beslistermijn biedt dan uitkomst.

Artikel 26 Afwijkingsbevoegdheid

Dit artikel geeft een opsomming van de gevallen waarin Gedeputeerde Staten bevoegd zijn om van de verordening af te wijken. Het gaat onder andere om de situatie van het voorkomen van strijdigheid met de rijksregelingen inzake specifieke uitkeringen (nieuw) en het voorkomen van strijdigheid tussen bepalingen van de Asv en Europese regelgeving. Ook maakt het artikel maatwerk mogelijk. Zo bestaat er meer flexibiliteit bij het toepassen van de USK-arrangementen.

Artikel 27 Hardheidsclausule

De Asv legt rechten en verplichtingen vast ten behoeve van de subsidieverstrekking. Het geeft daarmee houvast, zowel aan Gedeputeerde Staten als subsidieverlener als aanvragers van subsidie. Het is echter niet doenlijk om alle denkbare omstandigheden die zich gedurende het proces van subsidieverstrekking kunnen openbaren te voorzien. De (rechts)zekerheid die met het codificeren van de subsidiespelregels is beoogd, zou in een voorkomend geval tot onbillijke resultaten kunnen leiden. De hardheidsclausule kan in die gevallen de onbillijkheid matigen of wegnemen. Niet elke onbillijkheid kan met toepassing van de hardheidsclausule worden ondervangen. Er moet sprake zijn van zwaarwegende redenen. Gedeputeerde Staten zullen toepassing van de hardheidsclausule uitdrukkelijk en steeds in voldoende mate voor ieder concreet geval moeten motiveren. Er valt daarom niet in algemene termen aan te geven wanneer er sprake is van zwaarwegende redenen.

Artikel 30 Overgangsrecht

Subsidies die tot het tijdstip van inwerkingtreding van deze verordening zijn verleend en die nog niet voor het tijdstip van inwerkingtreding van deze verordening zijn vastgesteld, worden volgens de Algemene subsidieverordening provincie Drenthe 2017 behandeld. Dit geldt ook voor alle besluiten die samenhangen met dergelijke aanvragen, zoals besluiten omtrent weigering, verlening, wijziging, intrekking, bevoorschotting en vaststelling. Indien tegen deze besluiten bezwaar is gemaakt of (hoger) beroep is ingesteld, geldt ook de Algemene subsidieverordening provincie Drenthe 2017.