Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR69638
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR69638/1
Instructie voor de secretaris van de gemeente Purmerend
Geldend van 28-06-1985 t/m heden
Intitulé
Instructie voor de secretaris van de gemeente PurmerendDe raad van de gemeente Purmerend;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 20 juni 1985, nr. 85-152;
gelet op artikel 110 van de gemeentewet;
b e s l u i t :
vast te stellen de volgende instructie voor de secretaris van de gemeente Purmerend
Artikel 1
Deze structie verstaat onder:
- a.
de secretaris: de gemeentesecretaris danwel zijn of haar plaatsvervanger.
- b.
de directie: een op beleidsvoorbereiding en/of beleidsuitvoering en/of beleidsondersteuning gerichte basiseenheid van de gemeentelijke organisatie.
- c.
de directeur: het hoofd van een directie.
- d.
het college: het college van burgemeester en wethouders.
- e.
Raad: de gemeenteraad.
- f.
het Bestuur: de gemeenteraad het college van B&W en de burgemeester.
- g.
de directieraad: het coördinerend team van de idrectie-directeuren onder voorzitterschap van de gemeentesecretaris.
Artikel 2
De secretaris en zijn of haar plaatsvervangers verdelen hun taken onder goedkeuring van het college.
Artikel 3
Voor zover zijn of haar werkzaamheden niet bij of krachtens de gemeentewet zijn geregeld, neemt de secretaris bij de uitvoering van zijn of haar taken ten behoeve van de raad en het college de aanwijzingen van het college in acht.
Artikel 4
Bij de uitvoering van zijn of haar taak neemt hij of zij de regels, gesteld in beheersverordeningen en instructies van resp. takken van dienst, directeuren en andere ambtenaren in acht.
Artikel 5
De secretaris geeft gevraagd en ongevraagd advies en inlichtingen aan de Raad, het college, de burgemeester, alsmede aan de portefeuillehouder en de hoofden van directies.
Artikel 6
-
1. De secretaris woont de vergaderingen van de gemeenteraad en het college bij.
-
2. De directie Bestuurszaken zorgt, onder uiteindelijke verantwoordelijkheid van de secretaris, voor administratie en notulen van deze vergaderingen, de verzorging van presentielijsten, het aantekening maken van voor en tegen van stembiljetten, het beschikbaar houden van relevante vergaderstukken en het doen vervaardigen van verslagen en het op de hoogte brengen van de directies van voor hen relevante besluiten.
-
3. De secretaris draagt zorg voor de behoorlijke en tijdige ondertekening van alle stukken die van de gemeenteraad of van het college uitgaan. Hij of zij kan daartoe strekkende richtlijnen geven aan de desbetreffende directie of directies.
-
4. De secretaris draagt desgevraagd zorg voor de verstrekking van informatie aan de leden van de Raad omtrent onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan het college van burgmeeester en wethouders of de burgemeester heeft kennis genomen, voor zover bedoelde leden daarover in hun hoedanigheid van raadslid de beschikking behoeven. Hij of zij kan daartoe strekkende aanwijzingen geven aan de betrokken directie(s).
-
5. De secretaris draagt er zorg voor, dat de leden van de raad desgewenst bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, interpellaties, het stellen van vragen en dergelijke in het reglement van orde voorziene initiatieven van leden van de raad.
Artikel 7
De secretaris bevordert, dat de door of vanwege het gemeentebestuur aangegeven doelstellingen met betrekking tot het beleid door de directies in acht worden genomen.
Artikel 8
De secretaris bevordert een goede procedurele afstemming tussen het college enerzijds en de directies anderszijds alsmede tussen de directies onderling en onderhoudt daartoe de door hem of haar noodzakelijke en/of wenselijk geachte contacten.
Artikel 9
-
1. 1.De secretaris bevordert de procedurele coördinatie, communicatie en informatie binnen de gemeentelijke organisatie.
-
2. De secretaris treedt op als voorzitter van de directieraad. Daarbij staat hem of haar administratieve ondersteuning van de directie Bestuurszaken ter beschikking.
Artikel 10
De secretaris verricht in opdracht van het college activiteiten waarvoor de eerste verantwoordelijkheid nog niet in het takenpakket van een directie is of kan worden opgenomen, alsmede bijzondere werkzaamheden, waarvoor de verantwoordelijkheid naar het oordeel van het college van burgemeester en wethouders niet binnen de directies kan worden ondergebracht. Daaronder kan ook een projectleiderschap vallen.
Artikel 11
De secretaris maakt deel uit van selectiecommissies voor de benoeming van directeuren en hun plaatsvervangers.
Artikel 12
-
1. De secretaris bevordert het naar behoren functioneren van de directies en werkt mee aan de totstandkoming van de daarvoor noodzakelijke voorwaarden.
-
2. De secretaris signaleert tijdig problemen met betrekking tot het functioneren van een directie of van een directeur. Hij of zijn overlegt met de directeur in kwestie over de wijze waarop de problemen kunnen worden opgelost en brengt zo mogelijk tezamen met dezen indien nodig daarvoor advies uit aan het college.
-
3. De secretaris treedt slechts in opdracht van het college in taken en bevoegdheden van directies.
Artikel 13
Naast het gestelde in artikel 6, 3e lid, kan de secretaris ten behoeve van de procedurele coördinatie van de beleidsvoorbereiding en de beleidsuitvoering, de communicatie en informatie voorstellen doen aan de directeuren. Hij of zij treedt daarbij op binnen de door het Bestuur aangegeven beleidskaders.
Artikel 14
De secretaris bevordert dat de directeuren hun leidinggevende taak uitoefenen binnen de directiestructuur. De secretaris signaleert tijdig problemen ter zake en overlegt met de betrokken directeur over de wijze waarop de problemen kunnen worden opgelost en brengt zo mogelijk tezamen met deze, indien dat naar zijn of haar oordeel nodig is, daarover advies uit aan het college.
Artikel 15
Voorstellen aangaande de organisatie- en personeelsopbouw van een directie worden door de directeur met de secretaris besproken.
Artikel 16
Onder de generale verantwoordelijkheid voor procedurele coördinatie van de secretaris, adviseert de eerstverantwoordelijke directie via de directieraad, het college over procedures voor de instelling, samenstelling, werkwijze en opheffing van projectgroepen en andere groepen, gericht op een geïntegreerde beleidsvoorbereiding of beleidsuitvoering, alsmede over de taakopdracht en de functionele samenstelling van dergelijke groepen.
Artikel 17
De secretaris kan zich niet op onvolledigheid van zijn instructies beroepen bij het nalaten van hetgeen in redelijkheid tot zijn of haar taak behoort en door het gemeentebelang wordt gevorderd.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 27 juni 1985
de secretaris, C.M.A. den Brok
de voorzitter, J.A.C. van Burg
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl