Regeling vervallen per 24-09-2020

Verordening ambtelijke bijstand en fractievergoeding gemeente Brummen

Geldend van 25-06-2003 t/m 23-09-2020 met terugwerkende kracht vanaf 01-06-2003

Intitulé

Verordening ambtelijke bijstand en fractievergoeding gemeente Brummen

De gemeente stelt de verordening ambtelijke bijstand en fractievergoeding gemeente Brummen vast.

§ 1. Ambtelijke bijstand – algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder:

informatie: gegevens neergelegd in schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat, met uitzondering van gegevens over personen;

advies: het kenbaar maken van een deskundig oordeel (andere bijstand);

bijstand: het verzamelen en verwerken van informatie en het verlenen van hulp bij de redactionele vormgeving van voorstellen, amendementen en moties.

Artikel 2 Verzoek om informatie van feitelijke aard

  • 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

  • 2. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

Artikel 3 Verzoek om bijstand

  • 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 2. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 4 Registratie van verzoeken om bijstand

  • 1. De griffier houdt een – intern door ieder te raadplegen - register bij van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 3, eerste lid, waarin per verzoek om bijstand wordt opgenomen:

    • a.

      welke fractie/raadslid om bijstand heeft verzocht;

    • b.

      over welk onderwerp om bijstand is verzocht;

    • c.

      welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;

    • d.

      de reden waarom een verzoek is geweigerd.

  • 2. De ambtenaren registreren hun bestede uren in het reguliere tijdregistratiesysteem.

Artikel 5 Geheimhouding

  • 1. Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.

  • 2. Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

§ 2. Ambtelijke bijstand door of vanwege de griffie

Artikel 6 Weigeringsgronden

  • 1. De bijstand wordt verleend, tenzij naar het oordeel van de griffier:

    • a.

      het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden.

  • 2. Indien de griffier gegronde redenen heeft het verzoek om bijstand te weigeren, legt hij dit voor aan de burgemeester als voorzitter van de raad. De burgemeester beslist.

  • 3. Indien het verzoek om bijstand door de burgemeester wordt geweigerd, deelt de griffier dit zo spoedig mogelijk mee aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

§ 3. Ambtelijke bijstand door of vanwege de secretaris

Artikel 7 Weigeringsgronden

  • 1. De bijstand als bedoeld in artikel 3, tweede lid, wordt verleend, tenzij naar het oordeel van de secretaris:

    • a.

      de griffier niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden.

  • 2. Indien de secretaris gegronde redenen heeft het verzoek om bijstand te weigeren, legt hij dit voor aan de burgemeester als voorzitter van het college. De burgemeester beslist, zo nodig na overleg met het college.

  • 3. Indien het verzoek om bijstand door de burgemeester wordt geweigerd, deelt de secretaris dit zo spoedig mogelijk mee aan de griffier. De griffier deelt de beslissing zo spoedig mogelijk mee aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

§ 4. Positie van de ambtenaar

Artikel 8 Positie van de ambtenaar

  • 1. De ambtenaar verleent de bijstand op verzoek van de secretaris.

  • 2. Indien de ambtenaar bedenkingen heeft over de door hem te verstrekken bijstand, wendt hij zich tot de secretaris.

§ 5. Geschilbeslechting

Artikel 9 Geschil over verleende bijstand

  • 1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij hiervan mededeling aan de griffier. De griffier legt de mededeling voor aan de secretaris.

  • 2. Indien overleg tussen griffier en secretaris niet leidt tot een voor het raadslid bevredigende oplossing wordt de zaak voorgelegd aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

§ 6. Fractievergoeding

Artikel 10 Bijdrage per fractie

  • 1. Ten behoeve van de fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Brummen’, wordt jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie beschikbaar gesteld.

  • 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 2.500 voor elke fractie. Daarnaast wordt per fractie een bedrag van € 250 per raadszetel beschikbaar gesteld.

  • 3. De bijdrage wordt jaarlijks geïndexeerd, overeenkomstig het inflatiepercentage dat voor de gemeentelijke begroting wordt toegepast.

  • 4. Fracties ontvangen 10% van het totaalbedrag, genoemd in lid 2, op eigen rekening. Dit bedrag is bestemd voor algemene kosten.

Artikel 11 Aanwending van de bijdrage

  • 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

  • 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c. giften;

  • d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

  • e. opleidingen voor raads- en commissieleden.

  • 3. Fracties dienen hun nota’s, die ten laste komen van het budget dat bij de gemeente in beheer is, in bij de griffier. De griffier draagt zorg voor de betaling.

Artikel 12 Moment van beschikbaarstelling

  • 1. De bijdrage voor fractieondersteuning als bedoeld in artikel 10, tweede lid, wordt voor 31 januari van een kalenderjaar verstrekt.

  • 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden worden de bijdragen beschikbaar gesteld voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt worden de bijdragen verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 13 Berekening in geval van zetelwijziging

  • 1. 1.Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

  • 2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 10, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

  • 3. Bij splitsing van een fractie wordt de aan de oorspronkelijke fractie verstrekte bijdrage verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 14 Verantwoording

  • 1. De verantwoording van de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning die in beheer bij de gemeente is, vindt plaats via de reguliere systematiek van verslaglegging en geschiedt onder verantwoording van de griffier.

  • 2. Fracties leggen over het budget dat jaarlijks aan hen zelf wordt uitgekeerd, geen verantwoording af.

  • 3. De raad stelt bij de jaarrekening de bedragen vast die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage zijn bekostigd.

§ 7. Slotbepaling

Artikel 15 Inwerkingtreding

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking met ingang van 25 juni 2003 en werkt terug tot 1 juni 2003;

  • 2.

    Op dat tijdstip vervalt de ‘Verordening geldelijke tegemoetkoming gemeenteraadsfracties’ d.d. 27 januari 1972 en sindsdien gewijzigd op 16 december 1981.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 24 juni 2003.
De raad van de gemeente Brummen,
Drs. R. Bransz W.J. Kozijn
Griffier Voorzitter

Toelichting

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractievergoeding. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.

De oude modelregeling ambtelijke bijstand is aangepast aan het nieuwe dualistische bestuursstelsel. Dit heeft geleid tot de nodige veranderingen. Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.

De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester.

Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moet worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand wenst, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.

De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.

Dat de raad nu beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.

NB: Ook in het organisatiebesluit en instructie voor de griffier zijn bepalingen opgenomen over het verlenen van ambtelijke bijstand aan onder andere de leden van de gemeenteraad. Uiteraard is afstemming tussen de verschillende regelingen noodzakelijk. Er is echter geen enkel bezwaar tegen integratie ten aanzien van de verschillende onderwerpen.

Artikelgewijze toelichting

§ 1. Ambtelijke bijstand – algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 2 Verzoek om informatie van feitelijke aard

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Ook kan een raadslid zich voor deze vormen van informatie rechtstreeks wenden tot de ambtenaar. Een commissielid, niet zijnde raadslid kan eveneens een verzoek om informatie op grond van dit artikel indienen. Zijn verzoek tot informatie mag uitsluitend betrekking hebben op het werkterrein van ‘zijn’ commissie.

Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.

Artikel 3 Verzoek om bijstand

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

In de verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.

Indien verzoeken om bijstand leiden tot capaciteitsproblemen, worden deze via de secretaris in het college aan de orde gesteld.

Artikel 4 Registratie van verzoeken om bijstand

Het register dat door de griffier wordt bijgehouden maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie en kan een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte van deze voorzieningen.

Artikel 5 Geheimhouding

Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook ge-opend dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. In principe zijn alle verzoeken openbaar, maar er kunnen zich omstandigheden voordoen waarin fracties/raadsleden zaken vertrouwelijk willen behandelen. Te denken valt aan een initiatiefvoorstel dat een fractie nog even geheim wil houden.

Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

§ 2. Ambtelijke bijstand door of vanwege de griffie

Artikel 6 Weigeringsgronden

Beoordeling of één van de in artikel 6 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt plaats door de griffier. In de artikelen is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester, als voorzitter van de raad. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

§ 3. Ambtelijke bijstand door of vanwege de secretaris

Artikel 7 Weigeringsgronden

Beoordeling of één van de in artikel 7 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt plaats door de secretaris. In het artikel is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester, eventueel na overleg met het college. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

§ 4. Positie van de ambtenaar

Artikel 8 Positie van de ambtenaar

Dit artikel beoogt te voorkomen dat ambtenaren in een spagaat-positie terecht komen.

§ 5. Geschilbeslechting

Artikel 9 Geschil over verleende bijstand

Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.

Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

§ 6. Fractievergoeding

Artikel 10 Bijdrage per fractie

De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractievergoeding bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.

Artikel 11 Aanwending van de bijdrage

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractievergoeding. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning.

Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

Artikel 12 Moment van beschikbaarstelling

De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.

Artikel 13 Berekening in geval van zetelwijziging

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad.

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.

Artikel 14 Verantwoording

De raad kan het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in het jaar daarop bestemmen; dit voor de termijn van maximaal één kalenderjaar.

§ 7. Slotbepaling

Artikel 15

Dit artikel behoeft geen toelichting.