Regeling vervallen per 01-01-2023

Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet

Geldend van 12-05-2023 t/m 31-12-2022 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2021

Intitulé

Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet

Besluit van het algemeen bestuur van de Belastingsamenwerking West-Brabant tot vaststelling van de Financiële verordening Ex artikel 212 Gemeentewet (Financiële Verordening Belastingsamenwerking West-Brabant 2021;

Het algemeen bestuur van de Belastingsamenwerking West-Brabant;

gelet op: de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking West Brabant en artikel 212 Gemeentewet;

besluit vast te stellen de onderstaande verordening voor het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking West-Brabant.

Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1. Begrippenkader

In deze verordening wordt verstaan onder:

Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van de BWB en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Afdeling: Iedere organisatorische eenheid binnen de BWB met een eigen verantwoordelijkheid aan de directie.

Doelmatigheid: Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

Doeltreffendheid: Mate waarin de BWB erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid te bereiken.

Financiële administratie: Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de BWB, teneinde te komen tot een goed inzicht in: de financieel-economische positie; het financiële beheer; de uitvoering van de begroting; het afwikkelen van vorderingen en schulden; evenals tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

Rechtmatigheid: Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving.

Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

  • 1. Het Algemeen Bestuur stelt de programma-indeling voor de begroting vast.

  • 2. Het Algemeen Bestuur stelt op voorstel van het Dagelijks Bestuur de taakvelden per programma vast.

  • 3. Het Algemeen Bestuur stelt op voorstel van het Dagelijks Bestuur per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het Dagelijks Bestuur bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 3. Planning en control cyclus

Voor aanvang van een begrotingsjaar ontvangt het Algemeen Bestuur een overzicht met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het Dagelijks Bestuur en het vaststellen door het Algemeen Bestuur van de jaarstukken, de kadernota, de begroting met meerjarenraming en de bestuursrapportages.

Artikel 4. Kadernota

  • 1. Het Dagelijks Bestuur biedt jaarlijks een kadernota aan het Algemeen Bestuur aan over de kaders en uitgangspunten voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. Het Algemeen Bestuur stelt deze kadernota uiterlijk 31 januari vast.

  • 2. Het Dagelijks Bestuur zendt deze kadernota vóór 1 februari ter informatie aan de raden van de deelnemende gemeenten en aan het algemeen bestuur van het deelnemende waterschap.

Artikel 5. Begroting

  • 1. Het Dagelijks Bestuur stelt de ontwerpbegroting op conform het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en binnen de door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders.

  • 2. Het Dagelijks Bestuur zendt de ontwerpbegroting acht weken -voordat zij aan het Algemeen Bestuur ter behandeling wordt aangeboden- toe aan de raden van de deelnemende gemeenten en aan het algemeen bestuur van het deelnemende waterschap. Deze kunnen binnen acht weken hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen.

  • 3. Door het Dagelijks Bestuur worden de ontwerpbegroting en de ingediende zienswijzen -voorzien van een reactie van het Dagelijks Bestuur- vervolgens ter behandeling aan het Algemeen Bestuur aangeboden.

  • 4. Het Dagelijks Bestuur zendt de vastgestelde begroting, binnen de in artikel 67, lid 2 van de Wet gemeenschappelijke regelingen gestelde termijn, aan gedeputeerde staten.

Artikel 6. Autorisatie

  • 1. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten voor de afzonderlijke programma’s evenals de in de begroting opgenomen eventuele investeringskredieten.

  • 2. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar waarvan de lasten niet in de begroting zijn opgenomen, legt het Dagelijks Bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een voorstel voor het autoriseren van een krediet aan het Algemeen Bestuur voor. Het voorstel dient voorzien te zijn van een structureel sluitende begrotingswijziging waarin de baten en lasten voortvloeiend uit deze investering zijn opgenomen.

  • 3. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat:

    • a.

      de budgetten en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd door het Algemeen Bestuur;

    • b.

      de lasten op programmaniveau niet worden overschreden;

    • c.

      de lasten van de taakvelden niet dusdanig worden overschreden dat het verwezenlijken van andere taakvelden binnen hetzelfde programma onder druk komen.

  • 4. Het Algemeen Bestuur neemt pas een besluit nadat de raden van de deelnemende gemeenten en het algemeen bestuur van het deelnemende waterschap daarover zienswijzen hebben kunnen indienen over begrotingswijzigingen die:

    • a.

      leiden tot een wijziging van de (totale)bijdragen van de deelnemers;

    • b.

      leiden tot een dotatie of onttrekking aan een reserve.

  • 5. Het Algemeen Bestuur mandateert het Dagelijks Bestuur om begrotingswijzigingen door te voeren, die betrekking hebben op:

    • a.

      budget neutrale begrotingswijzigingen, waarbij alleen een lastenverschuiving plaatsvindt binnen hetzelfde programma;

    • b.

      lastenverhoging waar een direct gerelateerde opbrengst tegenover staat (anders dan de reguliere deelnemersbijdrage);

    • c.

      Onttrekking van de post onvoorzien.

Artikel 7. Tussentijdse rapportages

  • 1. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van minimaal twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de BWB.

  • 2. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de indeling van de begroting.

  • 3. De rapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de voortgang van het beleid en beheer. Daarbij worden de ontwikkelingen binnen het lopende begrotingsjaar genoemd en worden eventuele structurele consequenties van het gevoerde beleid meegenomen.

  • 4. De rapportages gaan ten minste in op afwijkingen van de baten en lasten en de geleverde prestaties vanaf een bedrag van € 10.000.

Artikel 8. Informatieplicht

  • 1. Het Dagelijks Bestuur informeert in ieder geval vooraf het Algemeen Bestuur en neemt pas een besluit, nadat het Algemeen Bestuur in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het Dagelijks Bestuur te brengen betreffende:

    • a.

      Aangaan van geldleningen, waarborgen en garanties groter dan € 1.500.000;

    • b.

      aan- en verkoop van onroerend goed groter dan € 100.000.

Artikel 9. Jaarstukken

  • 1. Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de begroting middels de jaarstukken. Daarin geeft het Dagelijks Bestuur aan:

    • a.

      welke doelstellingen en resultaten zijn bereikt en welke niet;

    • b.

      welke goederen en diensten zijn geleverd en wat de relatie was tot de beschikbaar gestelde budgetten;

    • c.

      welke kosten zijn gemaakt en wat de afwijkingen zijn ten opzichte van de begroting.

  • 2. Het dagelijks Bestuur zendt de voorlopige jaarrekening, binnen de in artikel 67a van de Wet gemeenschappelijke regelingen gestelde termijn, aan de raden van de deelnemende gemeenten en aan het algemeen bestuur van het deelnemende waterschap.

  • 3. Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

  • 4. Het dagelijks bestuur zendt de vastgestelde jaarrekening, binnen de in artikel 67, lid 4 van de Wet gemeenschappelijke regelingen gestelde termijn, aan gedeputeerde staten.

Hoofdstuk 3 Financieel beleid

Artikel 10. Waardering en afschrijving vaste activa

De regels over de waardering en afschrijving van vaste activa worden in een afzonderlijke beleidsnota ‘waardering en afschrijving activa’ vastgelegd. Het Dagelijks Bestuur biedt een nota ‘waardering en afschrijving activa’ aan het Algemeen Bestuur ter vaststelling aan.

Artikel 11. Reserves en voorzieningen

  • 1. Het Dagelijks Bestuur biedt een beleidsnota reserves en voorzieningen aan het Algemeen Bestuur ter vaststelling aan.

  • 2. In deze nota worden in ieder geval opgenomen:

    • a.

      criteria voor de vorming, de (maximale) omvang, de vrijval en de wijze van besteding van reserves en voorzieningen;

    • b.

      criteria voor de omvang van de minimale en maximale weerstandcapaciteit.

Artikel 12. Kostprijsberekeningen

  • 1. Voor het bepalen van de kostprijs van producten en diensten aan de deelnemers van de BWB wordt een systeem van kostenberekening gehanteerd.

  • 2. Bij deze kostenberekening worden naast de directe kosten alle indirecte kosten betrokken die samenhangen met de door de BWB verleende diensten.

Artikel 13. Financieringsfunctie

  • 1. De werkwijze en richtlijnen met betrekking tot de financieringsfunctie worden door het dagelijks bestuur vastgelegd in een Treasurystatuut.

  • 2. Het Algemeen Bestuur stelt een Treasurystatuut vast.

Hoofdstuk 4 Paragrafen

Artikel 14. Weerstandsvermogen en risicomanagement

In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarrekening neemt het dagelijks bestuur in ieder geval de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op voor zover deze van toepassing zijn op de BWB.

Artikel 15. Financiering

In de paragraaf Financiering bij de begroting en de jaarrekening neemt het dagelijks bestuur in ieder geval de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 16. Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

  • a.

    omvang, opbouw en ontwikkeling personeelsbestand;

  • b.

    omvang inhuur derden;

  • c.

    ontwikkelingen op het gebied van Informatisering en automatisering;

Artikel 17. Onderhoud kapitaalgoederen

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het meerjarig onderhoud van de activa binnen de daarvoor beschikbare budgetten.

Hoofdstuk 5 Financiële organisatie en administratie

Artikel 18. Administratie

  • 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

    • a.

      het sturen en het beheersen van activiteiten en processen bij de BWB;

    • b.

      het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van balansposten;

    • c.

      het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

    • d.

      het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

    • e.

      het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

    • f.

      de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie evenals voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

  • 2. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat:

    • a.

      de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

    • b.

      de vereiste informatie verstrekt wordt aan het Rijk en andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan de BWB.

Artikel 19. Financiële organisatie

  • 1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorgt voor en legt vast:

    • a.

      een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;

    • b.

      een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

    • c.

      de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten, middels het opstellen van een mandaatregeling;

    • d.

      de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

    • e.

      beleid en regels voor teken- en beschikkingsbevoegdheden, waaronder een regeling budgethouderschap.

  • 2. Het Dagelijks Bestuur stelt het inkoop- en aanbestedingsbeleid vast waarin de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten zijn vastgelegd. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met nationale en Europese regelgeving.

Artikel 20. Beheersing en interne controle

  • 1. Het Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheers handelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.

  • 2. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de BWB met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de vier jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Hoofdstuk 6 Overige bepalingen

Artikel 21. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2021, onder gelijktijdige intrekking van de Financiële verordening BWB.

Artikel 22. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Financiële Verordening Belastingsamenwerking West Brabant 2021’.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van 22 januari 2021

De voorzitter,

drs. Th.J.J.M Schots

De secretaris,

drs. P.C.A.M. Stoffelen