Besluit tot vervanging van de archiefbescheiden gemeente Meerssen en vaststellen van het bij dit besluit behorende Handboek vervanging archiefbescheiden gemeente Meerssen

Geldend van 11-05-2023 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-02-2023

Intitulé

Besluit tot vervanging van de archiefbescheiden gemeente Meerssen en vaststellen van het bij dit besluit behorende Handboek vervanging archiefbescheiden gemeente Meerssen

Het college van burgemeester en wethouders van Meerssen

Gelet op:

Artikel 7 van de Archiefwet en de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent de vervanging.

Overwegende dat:

  • -

    De gemeente Meerssen is overgegaan op het digitaal en zaakgericht werken.

  • -

    Zonder besluit tot vervanging, geldt dat documenten moeten worden bewaard in de vorm waarin ze zijn ontvangen of opgemaakt.

  • -

    Integrale digitalisering van de informatiehuishouding zonder structurele vervanging (dus inclusief vernietiging van de originelen) zorgt voor een onwenselijke situatie.

  • -

    Het door en naast elkaar bestaan van originele en niet-originele digitale documenten en dito analoge documenten een bron van potentiële verwarring is.

  • -

    Hierdoor de betrouwbaarheid van en het vertrouwen in de overheidsinformatie sterk afneemt en het archiefbeheer onnodig complex wordt.

  • -

    Vervanging via digitalisering is met de verplichting om de originele archiefbescheiden te vernietigen.

  • -

    Binnen de kaders die het archiefrecht stelt een vervangingsbesluit voor formele vervanging nodig is.

Besluit:

Besluit tot vervanging van de te bewaren en de vernietigbare archiefbescheiden gemeente Meerssen en vaststellen van het bij dit besluit behorende Handboek vervanging archiefbescheiden gemeente Meerssen.

Dit besluit treedt met terugwerkende kracht inwerking van 1 februari 2023.

Vervangingsbesluit gemeente Meerssen 2023:

  • 1.

    Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2020 (Staatscourant 26 februari 2020, nr. 11143) voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

  • 2.

    Reproductie geschiedt op de wijze zoals deze is omschreven in het bij dit besluit behorende Handboek vervanging archiefbescheiden gemeente Meerssen.

Ondertekening

Aldus besloten door:

burgemeester en wethouders van de gemeente Meerssen in de collegevergadering van 25 april 2023..

de secretaris,

Mr. J.J.M. Eurlings

de burgemeester,

M.A.H. Clermonts-Aretz