Regeling ambtelijke organisatie gemeente Soest 2023

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling verstaan we onder:

• a.

  aandachtsgebied: de organisatorische eenheid die bestaat uit één of meer teams;

• b.

  gemeentesecretaris/algemeen directeur: de secretaris als bedoeld in hoofdstuk VII van de Gemeentewet tevens algemeen directeur zijnde het hoofd van de ambtelijke organisatie;

• c.

  controltaken: het geheel van maatregelen gericht op het optimaal sturen en beheersen van onze organisatie en processen zodat we de gestelde doelen realiseren;

• d.

  team: de kleinste organisatorische eenheid met beleidsmatig adviserende en/of uitvoerende taken op een breed en/of complex werkterrein;

• e.

  opgave: een (maatschappelijk) vraagstuk dat om een antwoord vraagt;

• f.

  programma: een tijdelijke manier van samenwerken rondom een opgave, gericht op het bereiken van (strategische) doelen, waaraan resultaten en andere activiteiten bijdragen.

Artikel 3 Rollen

3.1 Gemeentesecretaris/algemeen directeur

Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie bij de gemeentesecretaris, tevens algemeen directeur.

In de rol van gemeentesecretaris draagt hij/zij in het bijzonder zorg voor:

• 1.

  de ondersteuning van de bestuursorganen;

• 2.

  informatievoorziening aan het college zodat de collegeleden over alle informatie beschikken die zij nodig hebben om hun functie uit te oefenen;

• 3.

  tijdige en gedegen advisering aan het college;

• 4.

  het voorbereiden en vastleggen van de besluitvorming van het college;

• 5.

  het tijdig en correct uitvoeren van besluiten en bestuursopdrachten van het college;

• 6.

  het initiëren van overleg en adviseren van het college over visie, doelen en strategie;

• 7.

  het doelmatig terzijde staan van de bestuursorganen door de ambtelijke organisatie;

• 8.

  de functie van bestuurder op grond van de Wet op de ondernemingsraden (WOR).

In de rol van algemeen directeur draagt hij/zij in het bijzonder zorg voor:

• 1.

  de eindverantwoordelijkheid van de ambtelijke organisatie (met uitzondering van de griffie). Samen met de managers en strategisch adviseurs is hij/zij verantwoordelijk voor de aansturing van de organisatie;

• 2.

  het samen met de managers en strategisch adviseurs uitzetten van de lijnen voor de toekomst aan de hand van raads- en collegeprogramma;

• 3.

  het vaststellen van de doelen voor de ambtelijke organisatie na overleg met de strategisch adviseurs, de managers en de teamleiders;

• 4.

  het vaststellen van de taakafbakening tussen de aandachtsgebieden;

• 5.

  het op aangeven van de managers en strategisch adviseurs op onderdelen toewijzen van het takenpakket van een aandachtsgebied aan een andere aandachtsgebied;

• 6.

  de eindverantwoordelijkheid voor de controltaken voor het hele concern;

• 7.

  voldoende facilitering van de aandachtsgebieden en teams zodat de organisatie de gewenste doelen kan realiseren;

• 8.

  het ambtelijk opdrachtgeverschap voor organisatiebrede /complexe programma’s, die voortvloeien uit de opgaven.

De gemeentesecretaris/algemeen directeur wordt bij afwezigheid voor zijn/haar taken van gemeentesecretaris waargenomen door een benoemde loco-gemeentesecretaris. Voor de taken van algemeen directeur wordt hij/zij waargenomen door één van de managers.

3.2 Manager

• 1.

  De manager draagt de verantwoordelijkheid voor het gehele aandachtsgebied.

• 2.

  De manager is medeverantwoordelijk voor de concern brede bedrijfsvoering en strategische koers van de organisatie en draagt dit ook uit.

• 3.

  De manager is verantwoordelijk voor een integrale aanpak en verbinding tussen de organisatie en de omgeving.

• 4.

  De manager is verantwoordelijk voor de aansturing van de teamleiders.

• 5.

  De manager is een strategisch politiek-bestuurlijke adviseur voor het college van B&W en de portefeuillehouders.

• 6.

  De manager is ambtelijk opdrachtnemer van organisatiebrede /complexe programma’s, die voortvloeien uit de opgaven.

Als een manager afwezig is, neemt een andere manager zijn/haar taken waar (horizontale vervanging). Is dat niet geregeld of is ook de vervanger afwezig, dan zorgt de algemeen directeur voor vervanging.

3.3 Teamleider

• 1.

  De teamleider is integraal verantwoordelijkheid voor zijn/haar team en de ontwikkeling van het team.

• 2.

  De teamleider is verantwoordelijk voor de directe aansturing en coaching van de medewerkers van zijn/haar team.

• 3.

  De teamleider stuurt op samenwerking en integraliteit.

Als een teamleider afwezig is, neemt een andere teamleider van het aandachtsgebied zijn/haar taken over (horizontale vervanging).

3.4 Strategisch adviseur

De strategisch adviseur adviseert op strategisch niveau over organisatiebrede vraagstukken met een veelal innovatief karakter. De strategisch adviseur adviseert management en bestuur.

3.5 Medewerker

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden liggen zo laag mogelijk in de organisatie. De medewerker is resultaatverantwoordelijk voor zijn/haar werk op inhoud en proces en voor de integrale afstemming hierin. In de mandaat- en budgethoudersregeling zijn bevoegdheden vastgelegd.

3.6 Controlfunctie

• 1.

  De managers en teamleiders zijn binnen hun aandachtsgebied en team verantwoordelijk voor de interne beheersing van hun processen. Als proceseigenaren faciliteren zij de stroomlijning, kwaliteit, integraliteit en informatievoorziening rondom de processen.

• 2.

  De formele rol van concerncontroller is belegd bij de manager Bedrijfsvoering, die vanuit deze functie sturing geeft aan de integrale control.

• 3.

  De formele rol van concerncontroller richt zich primair op de strategische invulling van concerncontrol, zoals kaderstelling, doelmatigheidsverbetering, risico beheersing en instrumentontwikkeling.

• 4.

  De concerncontroller heeft een toetsende en adviserende verantwoordelijkheid en doet dit gevraagd en ongevraagd richting de algemeen directeur/gemeentesecretaris en het college over alle zaken die de gemeentelijke bedrijfsvoering betreft.

• 5.

  De concerncontroller legt verantwoording af aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris.

• 6.

  De concerncontroller heeft een onafhankelijke positie en heeft vanuit zijn/haar verantwoordelijkheden toegang tot het bestuur en daarmee een functionele relatie met het college van burgemeester en wethouders.

• 7.

  Indien de mening van de concerncontroller niet wordt gedeeld door de algemeen directeur/gemeentesecretaris, kan hij/zij zich dienaangaande rechtstreeks wenden tot het college van B&W, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris.

• 8.

  De concerncontroller bewaakt, bevordert en doet verbetervoorstellen voor een concernbreed adequaat werkend systeem van interne beheersing en -controle.

• 9.

  De concerncontroller heeft de centrale coördinatie over de uitvoering van de Verbijzonderde Interne Controle.

• 10.

  De teamleider Financiën en Control is procesverantwoordelijk voor de totstandkoming van de integrale documenten van de Planning en Control cyclus.

3.7 Functionaris gegevensbescherming

De functionaris voor de gegevensbescherming heeft een onafhankelijke positie en is verantwoordelijk voor het informeren en adviseren van het bestuur en de organisatie, het toezicht op de naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de overige taken als bedoeld in artikel 39 van de AVG.

Artikel 4 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

De verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd in een mandaatbesluit en in een budgethoudersregeling.

Artikel 5 Citeertitel en overige bepalingen

5.1 Citeerwijze

Deze regeling wordt aangehaald als "Regeling ambtelijke organisatie gemeente Soest 2023".

5.2 Overig

• 1.

  In de gevallen waarin deze regeling niet voorziet, besluit het college.

• 2.

  Wijzigingen in het organogram, naamsverandering van aandachtsgebieden en teams of andere kleine wijzigingen die geen afbreuk doen aan de strekking van deze regeling zijn tussentijds mogelijk. Deze voegen we in een addendum toe en leiden niet tot aanpassing van deze regeling.