Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering Bloemendaal en Heemstede 2023

1. De Regeling wordt getroffen ter behartiging van een goede taakuitoefening door de Gemeenten op het gebied van HRM, Facilitaire Zaken en Communicatie, in het belang van een goede dienstverlening door de Gemeenten.

2. De beleidsbepalende bevoegdheden en de bevoegdheid om de financiële kaders vast te stellen blijven berusten bij de Gemeenten.

3. De Centrumgemeente voert namens de Gemeenten de taken uit en oefent de bevoegdheden uit die noodzakelijk zijn om de in lid 1 genoemde belangen te behartigen voor zover de hiermee verband houdende kosten passen binnen de begroting.

4. De Centrumgemeente mag onvoorziene uitgaven doen die noodzakelijk, onvermijdbaar en niet uitstelbaar zijn om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. Deze onvoorziene uitgaven worden, zo mogelijk vooraf, in een spoedportefeuillehoudersoverleg afgestemd.

5. De Colleges mandateren aan het college van burgemeester en wethouders van de Centrumgemeente de taken en bevoegdheden ter verwezenlijking van het belang, genoemd in het eerste lid van dit artikel.

6. Het college van burgemeester en wethouders van de Centrumgemeente is bevoegd aan de medewerkers van de Regeling een of meer ondermandaten te verlenen.

7. Ingeval de uitvoering van wetten, besluiten en regelingen, ondergebracht in de Regeling, leidt tot een zodanige vermindering van taken dat dit gevolgen heeft voor de omvang van de Regeling, dan zijn de Gemeenten gezamenlijk verantwoordelijk voor deze gevolgen, inclusief de financiële gevolgen waaronder eventuele WW-verplichtingen op basis van een verdeelsleutel overeenkomstig het in artikel 8, vierde lid, van deze Regeling gestelde.

1. De verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor de organisatorische vormgeving en de aansturing van de Regeling ligt bij de Centrumgemeente. De afspraken over uit te voeren taken en de niveaus van dienstverlening zijn daarbij kaderstellend. Vacatures worden ingevuld door de Gemeenten op basis van een verdeling overeenkomstig artikel 8, vierde lid, van deze Regeling.

2. Activa van de Gemeenten, die ingezet worden ten behoeve van de Regeling, blijven eigendom van de betreffende gemeente.

1. De Regeling werkt binnen de kaders van de Gemeenten inzake begroting en verantwoording.

2. Het concept van de begroting van de Regeling wordt voorgelegd aan het Portefeuillehoudersoverleg.

3. De begroting van de Regeling wordt na instemming in het Portefeuillehoudersoverleg vastgesteld door de Colleges.

4. De financiële consequenties van de begroting van de Regeling worden verwerkt in de ontwerpbegrotingen van de Gemeenten.

5. De gemeentelijke ambtelijke teams die de taken van de Gemeenten uitoefenen op het gebied van het HRM, Facilitaire Zaken en Communicatie, vormen tezamen de medewerkers van de Regeling. De medewerkers zijn in dienst van de eigen gemeente waar men de arbeidsovereenkomst heeft.

1. Er is een GS-overleg, ter uitvoering van de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretarissen voor de bedrijfsvoering, op strategisch / tactisch niveau. De Gemeenten worden daarin vertegenwoordigd door de gemeentesecretarissen.

2. De Manager neemt deel aan GS-overleg en vervult daarin de rol van secretaris. Deze heeft een adviserende rol.

3. Het GS-overleg vindt minstens twee maal per jaar plaats.

4. In het GS-overleg worden, voorafgaand aan het portefeuillehoudersoverleg, in ieder geval de volgende zaken besproken:

• a.

  het voorgestelde concept van de begroting van de Regeling;

• b.

  de evaluatie van de Regeling, alsmede de voorbereiding tot het aanpassen van de Regeling (zoals toetreding nieuwe deelnemers, uitbreiding/inkrimping dienstverlening);

• c.

  lopende zaken.

1. De Gemeenten worden in het Portefeuillehoudersoverleg vertegenwoordigd elk door één lid van het college, die handelt namens de portefeuillehouders van de Gemeenten die HRM, Facilitaire Zaken en Communicatie in hun portefeuille hebben;

2. De Manager neemt deel aan het Portefeuillehoudersoverleg en vervult daarin de rol van secretaris. Deze heeft een adviserende rol.

3. Het Portefeuillehoudersoverleg vindt minstens twee maal per jaar plaats.

4. In het Portefeuillehoudersoverleg worden in ieder geval de volgende zaken besproken en voor zover nodig vastgesteld:

• a.

  het door het GS-overleg goedgekeurde concept van de begroting van de Regeling;

• b.

  de evaluatie van de Regeling, alsmede de voorbereiding tot het aanpassen van de Regeling (zoals toetreding nieuwe deelnemers, uitbreiding/inkrimping dienstverlening);

• c.

  kennis nemen van lopende zaken.

1. Alle medewerkers van de Regeling leggen verantwoording af over de uitvoering van de aan hen gemandateerde taken en bevoegdheden binnen de geldende hiërarchische structuur van de Regeling zoals vastgelegd in het door het GS-overleg vast te stellen organogram.

2. Een formele beoordeling van de werkzaamheden van de medewerkers van de Regeling vindt plaats door de leidinggevende bij de gemeente waar de medewerker de arbeidsovereenkomst heeft.

3. Ingeval er personele flankerende maatregelen ten behoeve van de medewerkers van de Regeling worden getroffen (zoals omscholing, afvloeiing en overplaatsing) komen de kosten ten laste van de Regeling.

4. In geval van voorgenomen reorganisatie binnen de GR zal door beide colleges aan de Ondernemingsraden van beide gemeenten om advies worden gevraagd.

1. De financiële kaders worden gevormd door de begroting van de Regeling.

2. De begroting bevat de baten en lasten van de Regeling voor het begrotingsjaar.

3. Van plustaken is sprake bij werkzaamheden door de Regeling die niet voor beide Gemeenten worden verricht. Deze worden in de begroting apart geraamd en separaat aan de desbetreffende gemeente in rekening gebracht.

4. De totale kosten van de Regeling, onder aftrek van de kosten voor eventuele plustaken als bedoeld in het derde lid, worden tussen de Gemeenten verdeeld op basis van het inwoneraantal van de Gemeenten van 1 januari van het voorgaande jaar.

5. De Gemeenten blijven zelf aansprakelijk voor de aanspraken van derden die voortvloeien uit de uitvoering van de in artikel 2 vermelde taken in de periode voorafgaand aan de invoering van deze Regeling.

6. Bij substantiële materiele budgetten kan sprake zijn van bevoorschotting.

7. In het eerste kwartaal van ieder kalenderjaar vindt afrekening plaats van de daadwerkelijke kosten van de Regeling over het voorgaande jaar. De Centrumgemeente stelt daarvoor de afrekening op conform artikel 8, vierde lid, en stuurt deze aan de Gemeenten.

1. De Gemeenten verplichten zich om in geval van een geschil over de inhoud en/of uitvoering van de Regeling met elkaar in overleg te treden waarbij zal worden getracht het geschil in der minne te beslechten.

2. Wanneer de Gemeenten uiterlijk na twee maanden vaststellen dat het geschil niet in der minne beslecht kan worden, leggen zij het geschil bij wijze van bindend advies voor aan Gedeputeerde Staten van Noord-Holland of aan de bevoegde burgerlijke rechter.

1. Toetreding tot de Regeling door andere gemeenten behoeft unanieme goedkeuring van de Colleges .

2. De Regeling kan worden gewijzigd, dan wel worden opgeheven na een daartoe strekkend besluit van de Colleges .

3. De Colleges kunnen gezamenlijk besluiten tot opheffing van de Regeling. In dat geval stelt de Centrumgemeente een liquidatieplan op met daarin opgenomen de financiële gevolgen van de opheffing. Deze gevolgen komen voor rekening van de Gemeenten in de verhouding als vermeld in artikel 8, vierde lid.

4. Gemeenten kunnen, elk afzonderlijk, tot uittreding besluiten. Uittreding vindt niet eerder plaats dan per 31 december van enig jaar, met inachtneming van een termijn van aanzegging aan de andere Gemeente(n) van ten minste één jaar. De financiële gevolgen van uittreding, inclusief de daardoor eventueel ontstane wachtgeldverplichtingen, komen voor rekening van de uittredende gemeente.

5. Voor de vaststelling van de financiële gevolgen van opheffing of uittreding als bedoeld in het derde en vierde lid wordt voorafgaande aan die opheffing of uittreding door de Gemeenten gezamenlijk advies gevraagd aan een onafhankelijke externe deskundige, aan te wijzen op voordracht van de Gemeenten door de Commissaris van de Koning in Noord-Holland. Het advies van deze deskundige is voor de Gemeenten bindend. In geval van uittreding zijn de kosten van het inschakelen van de deskundige voor rekening van de uittredende Gemeente.

1. De Regeling wordt door de Colleges periodiek geëvalueerd op doelmatigheid, effectiviteit, rapportage en aansturing, alsmede de financiële kaders. De eerste evaluatie zal uiterlijk 1 januari 2024 plaatsvinden.

1. De Regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2023 en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

2. De Regeling wordt aangehaald als Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering Bloemendaal en Heemstede 2023.

3. Gemeenten dragen op de gebruikelijke wijze zorg voor bekendmaking van de Regeling. De Centrumgemeente draagt zorg voor de publicatie door toevoeging van de gegevens van de Regeling in het openbaar elektronisch register als bedoeld in artikel 136 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.