Besluit van de secretaris/algemeen directeur houdende Ondermandaat Unitmanager Inkoop & Aanbesteding van de Afdeling POJZ Provincie Zeeland

Geldend van 22-04-2023 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 17-04-2023

Intitulé

Besluit van de secretaris/algemeen directeur houdende Ondermandaat Unitmanager Inkoop & Aanbesteding van de Afdeling POJZ Provincie Zeeland

Besluit van de secretaris/algemeen directeur van 18 april 2023, kenmerk 315383, houdende Ondermandaat Unitmanager Inkoop & Aanbesteding van de Afdeling POJZ Provincie Zeeland.

De secretaris/algemeen directeur,

  • •

    Gelet op artikel 2 van het Algemeen Mandaatbesluit GS Zeeland 2021

  • •

    Gelet op artikel 2 van het Algemeen Mandaatbesluit cvdK Zeeland 2021

Besluit

Artikel I

De navolgende mandaten te verstrekken aan de Unitmanager Inkoop & Aanbesteding van de Afdeling POJZ, per 17 april 2023 voor de duur van de opdracht:

  • 1.

    De mandaten opgenomen onder nummers B.1.1 t/m B.1.12 en B.1.2 in Bijlage I van Mandaatregister gedeputeerde Staten Zeeland 2021 bij het vigerende Algemeen Mandaatbesluit GS Zeeland 2021. https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR662005/5

    Een overzicht van die mandaten is opgenomen in de bijlage I bij dit besluit.

  • 2.

    De volmachten c.q. machtigingen onder het Algemeen deel van het vigerende Algemeen Mandaatbesluit cvdK Zeeland 2021, met uitzondering van volmachten c.q. machtigingen genoemd in het onderdeel ‘Wet open overheid’. https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR662003/3

    Een overzicht van die mandaten is opgenomen in de bijlage II bij dit besluit.

Artikel II

Gemandateerde te wijzen op de kaders die op grond van de onder 1 en 2 genoemde Algemeen mandaatbesluiten verbonden zijn aan de toegekende mandaten, in het bijzonder op:

Geen gebruik mandaat

  • 1.

    De uitoefening van een bevoegdheid geschiedt slechts in gevallen die routinematig, administratief, procedureel of formeel van aard zijn.

  • 2.

    Een bevoegdheid wordt niet uitgeoefend, indien het een besluit betreft waarbij:

    • a.

      wordt afgeweken van adviezen;

    • b.

      sprake is van een zienswijze, bedenkingen of bezwaarschrift;

    • c.

      de mandaathouder een persoonlijk c.q. zakelijk belang heeft.

Uitoefening Mandaten

  • 1.

    De uitoefening van de op basis van dit besluit gemandateerde bevoegdheden geschiedt binnen de grenzen van de bij of krachtens de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2021 vastgestelde taken, het sturingsconcept opgavegericht werken, het vigerende mandaatbesluit gedeputeerde staten Zeeland en met inachtneming van het ter zake geldende recht en provinciale beleids- en uitvoeringsregels.

  • 2.

    Het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op aangelegenheden met financiële of mogelijke financiële gevolgen, geschiedt met inachtneming van de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2019.

Artikel III

Dit besluit wordt aangehaald als het “Ondermandaatbesluit secretaris/algemeen directeur Unitmanager Inkoop & Aanbesteding”.

Artikel IV

Dit besluit treedt in werking op de dag na publicatie in het Provinciaal Blad Zeeland en werkt terug tot en met 17 april 2023.

Ondertekening

Aldus vastgesteld op 18 april 2023.

De secretaris/algemeen directeur, drs. L.M.L.M. Prevaes

Bijlage I bij bij Ondermandaatbesluit secretaris/algemeen directeur Unitmanager Inkoop & Aanbesteding op grond van het Algemeen Mandaatbesluit GS Zeeland 2021

De actuele versie van het Algemeen Mandaatbesluit GS Zeeland 2021 is terug te vinden op www.overheid.nl.

B. Inkoop en aanbesteding

B.1. Aanbesteden werken, leveringen en diensten; Inkoopproces

 

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijke grondslag/beleidskader

Gemandateerd aan

Opmerkingen/Voorwaarden

B.1.1

Budgethoudersmandaten

 

 

 

B.1.1.1

Vaststellen raming opdrachtwaarde

Aanbestedingswet;

Provinciaal inkoop- en aanbestedingsbeleid provincie Zeeland;

Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer provincie Zeeland

Budgethouder

Voorwaarden verbonden aan mandaat zie onder B.1.2

B.1.1.2

Besluiten tot het voeren van een inkoop/aanbestedingsprocedure (enkelvoudig, meervoudig, nationale en Europese procedures)

Aanbestedingswet;

Provinciaal inkoop- en aanbestedingsbeleid provincie Zeeland;

Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer provincie Zeeland

Budgethouder

Voorwaarden verbonden aan mandaat zie onder B.1.2

B.1.1.3

Het uitvoeren van alle procedurele zaken in het tendersysteem op basis van een budgethoudersbesluit met betrekking tot enkelvoudige, meervoudige, nationale en Europese aanbestedingen

Aanbestedingswet;

Provinciaal inkoop- en aanbestedingsbeleid provincie Zeeland

Afdelingsmanager POJZ;

Beleidsspecialist Inkoop & Aanbesteding;

Door afdelingsmanager POJZ aangewezen inkoopadviseur

Voorwaarden verbonden aan mandaat zie onder B.1.2

B.1.1.4

Publiceren enkel- en meervoudige onderhandse aanbestedingen

conform voorgeschreven procedure in Inkoopbeleid

Aanbestedingswet;

Provinciaal inkoop- en aanbestedingsbeleid provincie Zeeland;

Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer provincie Zeeland

Budgethouder;

Beleidsspecialist Inkoop & Aanbesteding;

Door afdelingsmanager POJZ aangewezen inkoopadviseur

Voor alle inkopen voor leveringen en diensten met een geraamde waarde van € 50.000 en hoger en voor Werken van € 150.000 en hoger is een inkoopadvies verplicht d.m.v. Inkoopstartformulier.

Voorwaarden verbonden aan mandaat zie onder B.1.2

B.1.1.5

Afwijken van de Algemene Inkoopvoorwaarden bij het aangaan van overeenkomsten/verlenen opdrachten

Aanbestedingswet;

Provinciaal inkoop- en aanbestedingsbeleid;

Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer provincie Zeeland

Budgethouder

Conform advies senior jurist team Juridische Zaken;

B.1.1.6

Besluiten tot het onregelmatig of onaanvaardbaar verklaren van de inschrijving

Provinciaal inkoop- en aanbestedingsbeleid

Budgethouder

Conform advies inkoopadviseur/beleidsspecialist team Inkoop & Aanbesteding

B.1.1.7

Besluiten tot het nemen van een afwijzingsbesluit

Aanbestedingswet

Budgethouder

Conform de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer

B.1.1.8

Besluiten tot het verlenen van een opdracht dan wel een privaatrechtelijke overeenkomst inzake levering, werk of dienst

Aanbestedingswet;

Provinciaal inkoop- en aanbestedingsbeleid;

Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer provincie Zeeland

Budgethouder

Voorwaarden ver- bonden aan mandaat zie onder B.1.2. Na afstemming met Financiën en team Inkoop & Aanbesteding (POJZ)

B.1.1.9

Besluiten tot opdracht van meerwerk

≤ 10% van de oorspronkelijke opdrachtwaarde bij leveringen diensten en ≤15 % bij werken

Aanbestedingswet;

Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer;

Budgethouder

Voorwaarden verbonden aan mandaat zie onder B.1.2

Conform advies team Inkoop & Aanbesteding (POJZ);

Conform vigerende Inkoop & Aanbestedingsbeleid

B.1.1.10

Aanwijzen directie

o.g.v. Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV) voor de uitvoering van werken

 

Budgethouder

Conform de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer

B.1.1.11

Nemen van besluiten m.b.t. de uitvoering van contractmanagement bij een (raam)overeenkomst en verwerken in contractenbeheer (POJZ)

 

Budgethouder

Conform de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer

B.1.1.12

Besluiten tot verrichten van (overige) (rechts)handelingen

t.a.v. de aanbestedingsprocedure of uitvoering van de (raam)overeenkomst (bijv. nadere overeenkomst, tussentijdse vragen, mogelijkheid tot ingebrekestelling op grond van de Algemene Inkoopvoorwaarden)

Aanbestedingswet

Budgethouder

Zie beperkingenbesluit mandaat budgethouders onder B. Inkoop en aanbesteding.

Na advies team Inkoop & Aanbesteding (POJZ);

Conform de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer

B.1.2 Voorwaarden

Voorwaarden verbonden aan de mandaten voor uitvoering inkoop en aanbesteding die onder B1 aan functionarissen zijn toegekend die zijn aangewezen als budgethouders op grond van de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer provincie Zeeland:

  • I.

    Het mandaat inkoop en aanbesteding van unitmanagers en teamcoördinatoren I&V die als budgethouder zijn aangewezen, is beperkt tot een bedrag van maximaal € 50.000,--;

  • II.

    Het mandaat inkoop en aanbesteding van andere budgethouders dan die genoemd onder I kent de volgende beperkingen:

    • •

      Leveringen en diensten met een initiële contractwaarde* tot en met € 500.000,--;

    • •

      Werken, met een initiële contractwaarde* tot met € 2.500.000,--;

    • •

      op de voorwaarde dat jaarlasten passend zijn binnen het bestaande beleid en de daarvoor in de programma’s van de begroting en in de meerjarenraming opgenomen budgetten of investeringskredieten.

    • •

      Op basis van deze voorvoorwaarden kan de initiële looptijd** van een contract op basis van dit mandaat maximaal 4 jaar zijn;

      *Met de term initiële contractwaarde wordt bedoeld de contractwaarde op basis van de looptijd van het contract zonder verlenging. De contractwaarde voor het bepalen van het aanbestedingsregime kan hoger liggen. Bij die contractwaarde wordt immers de waarde die verbonden is aan de mogelijkheid van verlenging, indien die in het kader van de aanbesteding is voorzien, meegerekend.

      ** Met de term initiële looptijd wordt gedoeld op de looptijd van het contract exclusief de looptijd van een mogelijkheid tot verlenging.

  • III.

    Mandaat voor inkoop en aanbesteding contracten met betrekking tot bedrijfsvoering of met betrekking tot de uitvoeringstrategieën voor het onderhoud van de infrastructuur met een looptijd van meer dan 4 jaar (inclusief verlengingsopties):

    • •

      voor een contractwaarde tot maximaal € 500.000 per jaar,

    • •

      op voorwaarde dat de jaarlasten vergelijkbaar zijn met de in de huidige begroting en meerjarenraming opgenomen jaarlasten voor deze activiteiten;

    • •

      tot maximaal 5 jaar.

  • IV.

    Alle hiervoor genoemde beperkingen die zijn verbonden aan het budgethoudersmandaat gelden behoudens voorafgaande instemming van GS met afwijking van het mandaat en uiteraard binnen de kaders van de budgethoudersregeling. Het verzoek om instemming dient inhoudelijk bij GS te worden gemotiveerd, bij voorkeur door het voorleggen van een inkoopstartformulier.

Bijlage II bij Ondermandaatbesluit secretaris/algemeen directeur Unitmanager Inkoop & Aanbesteding op grond van het Algemeen Mandaatbesluit cvdK Zeeland 2021

De actuele versie van het Algemeen Mandaatbesluit cvdK Zeeland 2021 is terug te vinden op www.overheid.nl.

ALGEMEEN DEEL

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijke grondslag

Volmacht, machtigingaan

Opmerkingen/voorwaarden

Buitengerechtelijke vertegenwoordiging

Volmacht en machtiging tot vertegenwoordigen van de provincie buiten rechte ter zake van namens gedeputeerde staten genomen besluiten op grond van een door gedeputeerde staten verleend mandaat of ter uitvoering van een door gedeputeerde staten genomen besluit.

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager;

Opgavemanager; Poulemanager;

Programmamanager;

Projectmanager;

Concerncontroller; en andere gemandateerde functionarissen

Binnen hun respectieve takenpakket;

Andere gemandateerde functionarissen stemmen het gebruik van hun bevoegdheden vooraf met hun manager of directeur.

Ondertekeningsmandaat

Ondertekening van stukken die door gedeputeerde staten zijn vastgesteld.

Daarvan is uitgesloten correspondentie die op grond van een wettelijk voorschrift of gezien de aard daarvan toch door gedeputeerde staten ondertekend moet worden.

59a, tweede lid van de Provinciewet

Afdelingsmanager;

Opgavemanager; Poulemanager; Programmamanager; Projectmanager;

In de GS-beslisnota opnemen dat het ondertekeningsmandaat wordt gebruikt.

Ondertekening van stukken die namens gedeputeerde staten uitgaan op basis van een door gedeputeerde staten verstrekt mandaat.

Afdelingsmanager;

Opgavemanager; Poulemanager; Programmamanager; Projectmanager; Concerncontroller; Andere gemandateerde functionarissen

Op basis van het mandaatbesluit van gedeputeerde staten Zeeland;

Op basis van een separaat mandaatbesluit van GS.

Het ondertekenen van privaatrechtelijke contracten tot levering, werk of dienst en overeenkomsten voor de provincie op basis van een door gedeputeerde staten verleend mandaat of ter uitvoering van een door gedeputeerde staten genomen besluit.

Artikel 176, tweede lid Provinciewet;

Algemeenmandaatbesluit GS Zeeland 2021

Budgethouder

Na afstemming met team Financiën, Inkoop en Juridische Zaken;

De budgethouder is de functionaris die op grond van de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer provincie Zeeland als budgethouder is aangewezen voor het budget waarop de overeenkomst betrekking heeft.

Het verstrekken van volmacht en machtiging aan medewerkers, om met toegekende e-herkenningsmiddelen noodzakelijke correspondentie en systeem-/beheerdershandelingen uit te voeren, terzake van besluiten waarvoor het mandaat, volmacht en/of machtiging bij de manager van de betreffende organisatie-eenheid is neergelegd.

Artikel 176 tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager; Opgavemanager; Poulemanager; Programmamanager; Concerncontroller

Voor werkzaamheden vastgelegd in opdracht in personeelsopdrachten systeem (AFAS).