Uitvoeringsregels Inkoop en Aanbesteden

(Bedragen zijn exclusief BTW en gelden voor 2022 en 2023)

Het inhuren van tijdelijk personeel loopt altijd via Flextender. Tenzij er een raamovereenkomst (voor specifieke functies) met een andere partij is of als Flextender niet kan leveren. Als je inhuurt buiten Flextender, dan moet een inkoopzaak voor een “dienst’ aanmaken en de juiste procedure volgen.

Toelichting van de procedures:

Boven de Europese drempelbedragen kan niet afgeweken worden. Indien het College instemt met een dergelijke afwijking, accepteert het daarmee een onrechtmatigheid. Onder de Europese drempelbedragen kan de gemeente gemotiveerd kiezen voor een minder zware inkoopprocedure. Hiervoor is akkoord van de inkoopadviseur én de teamleider en/of budgethouder vereist.

De budgethouder is verantwoordelijk voor het rechtmatig inkopen. De inkoopadviseur is van HOE wordt ingekocht, de budgetbeheerder van het WAT.

Dit betekent dat een inkoopadviseur nooit de projectleider is en geen Programma van Eisen opstelt. Voor inkopen vanaf meervoudig onderhands stemmen inkoopadviseur en budgetbeheerder af wat de rol en betrokkenheid is van de inkoopadviseur.

Al onze formats staan op iSoest. De inkoopadviseur houdt deze up-to-date. Bij opdrachten waarin persoonsdata wordt gebruikt, moet je ook een verwerkersovereenkomst opstellen en laten invullen door de opdrachtnemer. Het format hiervoor staat ook op iSoest. Aangaan en ondertekening van de verwerkersovereenkomst gebeurt door dezelfde functionaris die ook de hoofdovereenkomst mag aangaan en ondertekenen.

Inkoopvoorwaarden:

• •

  Voor inkopen vanaf 10.000 euro zijn onze eigen algemene inkoopvoorwaarden van toepassing.

• •

  Voor ICT overeenkomsten maken we gebruik van de GIBIT overeenkomsten generator.

• •

  Voor overeenkomsten voor Ingenieursdiensten en/of diensten door architecten maken we gebruik van de DNR en onze afwijkingen daarop.

Boekingscombinatie = Kostenplaats en kostensoort

NOK = Nadere Overeenkomst. Bestelling die voortvloeit uit een (aanbestede) raamovereenkomst*1 (ROK).

SHV = Schoon, Heel en Veilig, alleen voor team REA.

(Zaaktype “Inkoop en Aanbesteding”)

Als je je aanbesteding via TenderNed hebt gedaan, kun je in het tabblad van de laatste fase je dossier van TenderNed plaatsen. Je hoeft dan alleen in het Zaaksysteem je Startformulier te uploaden.

Als je je inkoop niet via TenderNed hebt gedaan, of gewerkt in een oudere versie van het Zaaktype / Verseon, dan behoren de volgende stukken in ieder geval in het inkoopdossier te zitten:

Als je alle fases in het Zaaktype volledig invult, word je ‘onderweg’ gevraagd de benodigde documenten te uploaden, dan heb je meteen het grootste deel van je dossier compleet. De overeenkomst zelf – de PDF van het ondertekende contract – die vul je ook in een ander zaaktype in: “Contractregistratie”.

Voor de archivering van het contract gelden immers andere bewaartermijnen dan voor het inkooptraject.

Kwaliteit voor prijs: Om transparant en objectief te zijn, zijn de mensen die de kwaliteitscriteria van de offertes beoordelen, niet op de hoogte van de verschillende geoffreerde prijzen.

We beoordelen absoluut: Het relatief beoordelen van prijs en/of kwaliteit stuit op bezwaren.

De score van de ene inschrijver mag niet afhangen van de kwaliteit of prijs van een andere inschrijver.

We gunnen op Beste Prijs kwaliteit verhouding (BPKV), tenzij:

Oftewel Laagste prijs moet gemotiveerd worden, na afstemming met de inkoopadviseur, met akkoord van de budgethouder.

Binnen de bestaande budgetten proberen we zo duurzaam en innovatief mogelijk in te kopen.

We nemen in ieder geval de eisen van mvicriteria.nl over, op niveau 1 Basis; we streven naar niveau 2 Significant. Waar het kan, focussen we op energie neutrale brandstoffen, reductie van CO2 uitstoot en hergebruik van producten. De inkoopadviseur denkt met je mee.

Bij inkopen tot een waarde onder de Nationale of Europese drempel nodigen we bedrijven uit Soest uit voor het maken van een offerte, mits die er zijn!

Zie www.zakelijksoest.nl en raadpleeg het Bedrijvenregister van soest via: https://www.zakelijksoest.nl/bedrijvenregister. Vind je daar geen geschikte kandidaat om uit te nodigen een offerte te doen of om mee te dingen naar de opdracht, zoek dan via Google naar een lokale kandidaat.

De Gemeente past Social Return toe in opdrachten van:

• o

  Diensten en Werken1 met een waarde vanaf €215.000 (het Europese drempelbedrag D/L)

• o

  Leveringen met een waarde vanaf €215.000 (het Europese drempelbedrag D/L), mits met een aanzienlijke arbeidscomponent.

De waarde van de SROI verplichting is in principe 5% van de opdrachtwaarde, tenzij de arbeidscomponent gering is. Dan hanteren we 3%.

De budgethouder informeert WSP Amersfoort over een gegunde opdracht met SROI verplichting.