Permanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR694870
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR694870/1
Regeling persoonsdossiers VRMWB
Geldend van 20-04-2023 t/m heden
Intitulé
Regeling persoonsdossiers VRMWBHet Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant,
Besluit:
Om per 1 januari 2023 de huidige Regeling Persoonsdossiers (met bijlage) in te trekken en de Regeling Persoonsdossiers RAVMWB (met bijlage) vast te stellen en per 1 januari 2023 als volgt op te nemen in het Reglement Arbeidsvoorwaarden Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant.
Regeling persoonsdossiers VRMWB
Inhoudsopgave
- 1.
Artikel 1 Begrippen
- 2.
Artikel 2 De doelstelling van de registratie
- 3.
Artikel 3 Categorieën van personen opgenomen in de registratie
- 4.
Artikel 4 Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen
- 5.
Artikel 5 Verantwoordelijke en beheerders
- 6.
Artikel 6 Aanleggen van een dossier
- 7.
Artikel 7 Toegang tot de registratie
- 8.
Artikel 8 Verstrekken van gegevens aan derden
- 9.
Artikel 9 Bewaring en vernietiging
- 10.
Artikel 10 Recht op inzage en afschrift
- 11.
Artikel 11 Correctierecht
- 12.
Artikel 12 Organisatie en beveiliging
- 13.
Artikel 13 Bijzondere gevallen
- 14.
Artikel 14 Slotbepaling
- 15.
Artikel 15 Citeertitel en inwerkingtreding
- 16.
Bijlage 1 Dossierindeling persoonsdossiers
Artikel 1 Begrippen
- a.
(Verwerkings)verantwoordelijke:
het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant dan wel de publieke rechtspersoon Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant voor zover de arbeidsrelatie in de toekomst gestoeld is op de Ambtenarenwet 2017 in combinatie met de Wet op de arbeidsovereenkomst (Boek 7 BW, Titel 10)
- b.
Bestuur:
het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant. Bevoegdheden kunnen gemandateerd of gedelegeerd zijn op grond van het delegatie- en mandaatbesluit.
- c.
Persoonsdossier:
het geheel van - schriftelijk en/of elektronisch - vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van deze regeling. In het persoonsdossier wordt de arbeidsgeschiedenis vastgelegd. Het bevat alle gegevens op basis waarvan de stand van zaken kan worden geanalyseerd vanaf het moment van aanstelling tot en met het ontslag en waarbij de onderbouwing van de genomen beslissingen met betrekking tot het dienstverband vindbaar en verantwoord zijn.
- d.
Geregistreerde medewerker:
degene die op basis van een arbeidsovereenkomst of aanstelling of op basis van (een vorm van) inhuur voor de Veiligheidsregio Midden- en West Brabant werkzaam is of is geweest en van wie persoonsgegevens in de personeelsregistratiesystemen zijn opgenomen;
- e.
Beheerders:
- 1.
de medewerkers van de afdeling P&O;
- 2.
de leidinggevende en of de gedelegeerde ondersteuner, namens de Verantwoordelijke, hierbij geldt de mandaatregeling VRMWB;
- 1.
- f.
Leidinggevende/ondersteuner:
de leidinggevende in hiërarchische zin/diens gedelegeerde ondersteuner, hierbij geldt de autorisatieregeling VRMWB;
- g.
Registratie:
het geheel van de data en dossiers in de personeelsregistratiesystemen;
- h.
Persoonsgegevens:
gegevens die herleidbaar zijn tot een individuele natuurlijk persoon;
- i.
Derde:
een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de geregistreerde, noch de verantwoordelijke, noch de beheerder, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de beheerder gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken;.
- j.
AVG/:
Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG).
- k.
VNG selectielijst:
Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor de periode vanaf 1 januari 2017 en eventuele opvolgers ervan. De selectielijst is vastgesteld op basis van artikel 3 en 5 van de archiefwet en geeft richtlijnen voor archiveren, bewaren en vernietigen van documenten.
Artikel 2 De doelstellingen van de registratie
De doelstelling van de registratie is het verwerken van persoonsgegevens voor de uitvoering van de ambtelijke rechtspositieregelingen van de VRMWB dan wel de Collectieve Arbeidsovereenkomst, voor zover in de toekomst aan de orde, dan wel de uitvoering van aanspraken en/of verbintenissen op grond van ambtelijke aanstelling en/of arbeidsovereenkomst, kortom de uitvoering van het personeelsbeleid, en nader geldende wettelijke verplichtingen. In het persoonsdossier wordt de arbeidsgeschiedenis vastgelegd. Het bevat alle gegevens op basis waarvan de stand van zaken kan worden geanalyseerd vanaf het moment van aanstelling tot en met het ontslag en waarbij de onderbouwing van de genomen beslissingen met betrekking tot het dienstverband vindbaar en verantwoord zijn.
Artikel 3 Categorieën van personen opgenomen in de registratie
-
1. Medewerkers aangesteld bij de VRMWB of werkzaam op basis van een arbeidsovereenkomst.
-
2. Personen die op basis van inhuur (bijvoorbeeld commissies, -ZZP-ers, uitzendkrachten en Payrollers) werkzaam zijn.
-
3. Personen die zijn gedetacheerd bij de VRMW
-
4. Personen die voorheen werkzaam waren bij de VRMWB
Artikel 4 Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen
Lid 1
De registratie bevat geen andere gegevens dan vermeld in de bij deze regeling behorende bijlage “Dossierindeling persoonsdossier”.
Lid 2
De persoonsgegevens worden verkregen door toedoen van of met medeweten van de geregistreerde medewerker, van de leidinggevende/ondersteuner en personen en instanties die bij de medewerker redelijkerwijs bekend kunnen zijn
Lid 3
De in het eerste lid bedoelde bijlage vormt een onderdeel van deze regeling.
Artikel 5 Verantwoordelijke en beheerders
Het Dagelijks Bestuur, dan wel de publieke rechtspersoon Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant voor zover het civiele arbeidsrecht zal zijn gaan gelden, is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Als zodanig ziet het Dagelijks Bestuur tevens toe op de werking van deze registratie overeenkomstig deze regeling.
De medewerkers van de afdeling HR zijn beheerders van de registratie en belast met de dagelijkse zorg in opdracht van de verantwoordelijke.
Voor nader gespecificeerde documenten hebben de leidinggevende en of de gedelegeerde ondersteuner de bevoegdheid om in opdracht van verantwoordelijke documenten in het personeelsdossier te beheren.
Artikel 6 Aanleggen van een dossier
Lid 1
Het aanleggen van een dossier gebeurt uitsluitend, in opdracht van de (Verwerkings)verantwoordelijke door de beheerders en de door deze aangewezen medewerkers, met inachtneming van de vastgestelde voorschriften.
Lid 2
De afdeling HR draagt zorg voor een praktische uitwerking van de voorschriften zoals onder lid 1 bedoeld.
Lid 3
Voor nader gespecificeerde documenten, zoals door HR vastgesteld in de praktische uitwerking zoals bedoeld in lid 2, hebben de leidinggevende en de gedelegeerde ondersteuner de bevoegdheid om documenten toe te voegen aan het personeelsdossier.
Lid 4
De in een dossier opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in artikel 2 van deze regeling omschreven doelstellingen.
Lid 5
Bijzondere en strafrechtelijke gegevens worden slechts verwerkt, indien dit op basis van de AVG is toegestaan.
Lid 6
De persoonsgegevens worden geregistreerd in de daarvoor vastgestelde personeelsregistratie- systemen.
Artikel 7 Toegang tot de registratie
- 1.
De beheerders hebben binnen het kader van de opgedragen werkzaamheden toegang tot de registratie;
- 2.
De geregistreerde medewerker heeft toegang tot het eigen personeelsdossier;
- 3.
De leidinggevende en of de gedelegeerde ondersteuner hebben in het kader van de leidinggevende/ondersteunende taken volgens het mandaatbesluit VRMWB toegang tot de digitale persoonsdossiers van onder de leidinggevende ressorterende medewerkers.
Uit de, nog vast te stellen, dataclassificatie volgt welke categorieën medewerkers toegang hebben tot welke categorieën personeelsgegevens. Indien een medewerker toegang wenst tot andere gegevens dan hij/zij rechten heeft kan deze een verzoek indienen bij het hoofd HR om toegang te krijgen tot de betreffende gegevens. Het hoofd HR toetst of toegang mogelijk is gelet op de wettelijke kaders en het bestaande beleid. Indien toegang niet mogelijk is maar desondanks gewenst beslist het Dagelijks Bestuur over toegang tot de registratie.
Artikel 8 Verstrekken van gegevens aan derden
Uit een dossier worden slechts gegevens verstrekt aan derden indien dit voortvloeit uit of strookt met het doel van de verwerking van persoonsgegevens of uit een wettelijke verplichting.
De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover op grond van een wettelijk voorschrift geheimhouding is geboden.
Artikel 9 Bewaring en vernietiging
Bewaring en vernietiging van persoonsgegevens geschieden met inachtneming van de selectielijst VNG.
In geval van voorgenomen vernietiging wordt steeds de inschatting gemaakt of vernietiging niet in de weg kan staan aan adequate invulling van wederzijdse aanspraken en verplichtingen in de bestuursrechtelijke dan wel contractuele relatie werkgever / medewerker of dat er andere gronden zijn om vernietiging achterwege te laten.
Artikel 10 Recht om in te zien, wijzigen, vergeten, overdragen gegevens, informatie
Lid 1
De geregistreerde (of zijn gemachtigde) van wie persoonsgegevens worden verwerkt heeft het recht op inzage en het recht op rectificatie en wissen van hem betreffende persoonsgegevens, overeenkomstig het daarover gestelde in Afdeling 3 van de AVG en voor zover in AVG en Uitvoeringswet AVG genoemde en erkende belangen zich daartegen niet verzetten. Daarnaast heeft hij het recht op dataportabiliteit.
Lid 2
Indien inzage of afschrift geweigerd wordt, dan wordt dit desgevraagd schriftelijk en gemotiveerd meegedeeld.
Lid 3
De beheerders eisen legitimatie voor vaststelling van de identiteit en eventueel de machtiging van degene die verzoekt om inzage of afschrift.
Lid 4
Het verzoek tot correctie, aanvulling of verwijdering wordt schriftelijk ingediend bij de Verantwoordelijke.
De beslissing op het verzoek wordt binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk medegedeeld, met dien verstande dat deze termijn zo nodig met 2 maanden kan worden verlengd, van welke verlenging verantwoordelijke verzoeker binnen 1 maand in kennis stelt.
De verzoeker ontvangt een afschrift van de gecorrigeerde, aangevulde of verwijderde gegevens.
Een afwijzende beslissing op het verzoek wordt schriftelijk en gemotiveerd meegedeeld.
Lid 5
Op voornoemde besluiten zijn de artikelen van de Algemene wet bestuursrecht inzake bezwaar en beroep van toepassing dan wel kan verzoeker zich wenden tot de Kantonrechter, naar gelang de aard van de rechtsverhouding tussen werkgever en geregistreerde.
Artikel 11 Organisatie en beveiliging
De dossiers worden beheerd door de beheerders. Zij zijn verantwoordelijk voor een adequate opname, verstrekking en verwijdering van persoonsgegevens in de door hen beheerde dossiers, in overeenstemming met het gestelde in of bij deze regeling, onverlet de verantwoordelijkheid van de Verantwoordelijke.
De beheerders dragen zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de registratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
Artikel 12 Bijzondere gevallen
In gevallen waarin deze regeling niet of niet naar redelijkheid voorziet, beslist het Dagelijks Bestuur.
Artikel 13 Slotbepaling
Deze regeling ligt ter inzage bij de beheerders en is ter kennis gebracht aan alle medewerkers.
Artikel 14 Citeertitel en inwerkingtreding
Lid 1
Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling persoonsdossiers Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant”.
Lid 2
Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2022. De oude regeling komt hierdoor te vervallen.
Ondertekening
Aldus besloten door het Dagelijks bestuur,
Tilburg, 30 maart 2023
De voorzitter,
Th.L.N. Weterings
De secretaris,
J. Trijselaar
Bijlage 1. Indeling van de persoonsdossiers
Indeling persoonsdossier |
Bewaartermijn |
Verbijzondering |
1. Persoonlijke gegevens |
|
|
VOG |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Legitimatiebewijs |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Verblijfsvergunning |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Handtekeningenformulier |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Persoonlijke documenten |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Diploma's/Certificaten/Getuigschrift |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
1.2 Verklaringen |
|
|
Eed en belofte |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Akte van geheimhouding |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Werkgeversverklaring Vrijwillige Brandweer |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Inlichtingenformulier medewerker |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
2. Arbeidsvoorwaarden, salarisafspraken en pensioen |
|
|
2.0 Aanstelling en Besluiten |
|
|
Stageovereenkomst |
10 jaar na dienstverband |
Afwijkende bewaartermijn indien vervallen |
Aanstellings- of plaatsingsbrief |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB + bestuurder, lid onafhankelijke commissie. 1 jaar in geval van afbreuk aanstelling |
Arbeids- of leerovereenkomst |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Loonbelastingformulier |
10 jaar na dienstverband |
|
Sollicitatiebrief, CV |
10 jaar na dienstverband |
Afgewezen: 4 weken. Met toestemming bewaren 1 jaar. |
Formulier mobiele telefoon |
10 jaar na dienstverband |
|
Bevordering functie-rang |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Demotie functie-rang |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Wijziging werkzaamheden/Functiewijziging |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Wijziging werktijd |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
2.1 Individuele afspraken |
|
|
Nevenwerkzaamheden |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Aanwijzing opstapper |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
BHV |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Toelage |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Flexibele beloning |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
OR |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Persoonlijke afspraken |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Maatwerkregeling arbeidstijden |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
2.2 Financiële kwesties |
|
|
Loonbeslag-verzoek om info |
7 jaar - na opheffen beslag |
|
2.3 Aanwijzing specialisme |
|
|
Aanwijzing specialisme |
10 jaar na einde functie |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Piket |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Aanwijzing chauffeur-schipper |
10 jaar na einde functie |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
2.4 Salaris bij ziekte |
|
|
Korting salaris bij ziekte |
7 jaar - na verwerking gegevens |
|
2.5 Verlof |
|
|
Ouderschapsverlof |
7 jaar - na verlof |
|
Bijzonder verlof / Zorgverlof |
7 jaar - na verlof |
|
Zwangerschapsverlof/Bevallingsverlof |
7 jaar - na verlof |
|
Zorgverlof |
7 jaar - na verlof |
|
2.6 Maatwerkregeling FLO |
|
|
Maatwerkregeling FLO/ Functioneel Leeftijdsontslag |
10 jaar na einde dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
2.7 Jubilea |
|
|
Jubilea |
10 jaar na einde dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
2.8 Oorkonde / Koninklijke Onderscheiding |
|
|
Oorkonde/Koninklijke Onderscheiding |
B |
Altijd bewaren, ongeacht functie |
2.9 Ontslag |
|
|
Ontslag |
10 jaar na einde dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
2.10 Bedenkingen en bezwaren |
|
|
Bezwaarprocedure |
5 jaar - na proces |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
2.11 Afspraken loopbaan en opleiding |
|
|
ILB |
10 jaar - na afloop studie |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Studieaanvragen-studiefac. |
10 jaar - na afloop studie |
|
2.12 Besluiten PPMO |
|
|
PPMO |
10 jaar na einde dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
2.13 Sollicitaties |
|
|
Afwijzing sollicitatie |
1 jaar - na sollicitatie |
|
2.14 Re-integratie |
|
|
Re-integratie |
5 jaar - na proces |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
2.15 Detachering |
|
|
Detachering |
10 jaar na detachering |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
2.16 Aankoop/verkoop verlof |
|
|
Aankoop/verkoop verlofuren |
10 jaar na dienstverband |
|
3. Functie/Functioneren |
|
|
3.1 Functie/Functioneren |
|
|
Functioneringsverslagen |
5 jaar - na gesprek |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Beoordelingsverslagen |
5 jaar - na gesprek |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Tweede loopbaanbeleid |
10 jaar na gesprek |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
3.2 Disiciplinaire waarschuwingen |
|
|
Disciplinaire waarschuwingen |
10 jaar - na kwestie |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
3.3 Vaststellen functiebeschrijving |
|
|
Vaststellen functiebeschrijving |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
4. ARBO |
|
|
4.1 Re-integratie - Correspondentie UWV |
|
|
Correspondentie UWV |
5 jaar - na proces |
|
4.2 Gevaarlijke stoffen |
|
|
Registratie formulier gevaarlijke stoffen |
40 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
4.3 Agressie en geweld |
|
|
Mededeling agressie en geweld |
10 jaar na dienstverband |
|
4.4 Ongevalsmelding |
|
|
Formulier ongevalsmelding |
5 jaar na ongeval |
|
4.5 Verzekeringen ongeval/schade |
|
|
Verzekering |
5 jaar - na proces |
|
Schadeformulier |
10 jaar - na uitkering |
|
IZA-zorgpakket |
10 jaar na dienstverband |
|
5. Opleidingen |
|
|
5.1 Diploma Certificaat Getuigschrift |
|
|
Kopieën diploma/Certificaat |
10 jaar na dienstverband |
|
Kopieën getuigschriften |
10 jaar na dienstverband |
|
6. Werkdossier P-Adviseur |
|
|
7. Werkdossier Leidinggevende |
|
|
7.1 Werkdocument Leidinggevende |
|
|
Werkdocument leidinggevende |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
7.2 Persoonlijke documenten medewerker |
|
|
Persoonlijke doc. medew. |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Verzuim |
10 jaar na dienstverband |
|
Declaraties |
10 jaar na dienstverband |
|
Flexibele arbeidsvoorwaarden |
10 jaar na dienstverband |
Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB |
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl