Verordening op de raadscommissies Eemsdelta 2023

Artikel 7 Oproep en agenda

1. De commissievoorzitter zendt de dag na het presidium de commissieleden een oproep (mailbericht) met de mededeling dat de agenda met vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering is geplaatst op de openbare website van de gemeente. De daarbij behorende stukken, met uitzondering van de stukken waar op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, worden digitaal beschikbaar gesteld. De voorlopige agenda wordt bepaald door het presidium.

2. In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter een aanvullende agenda opstellen. Dan wordt uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering een mailbericht aan de commissieleden gezonden. De aangepaste agenda wordt op de website gepubliceerd. De daarbij behorende stukken worden digitaal beschikbaar gesteld.

3. Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 8, tweede lid, van toepassing.

Artikel 8 Ter inzage leggen van stukken

1.Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden op de website van de gemeente geplaatst.

2. Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven in afwijking van het eerste en tweede lid van artikel 7 onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

Artikel 9 Openbare kennisgeving

1. Commissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging in de aangewezen lokale bladen en langs elektronische weg via de website van de gemeente

2. In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.

Artikel 10 Presentielijst

1. De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst, die aan het einde van elke vergadering door de commissievoorzitter en de griffier door ondertekening wordt vastgesteld.

Artikel 11 Opening vergadering en quorum

1. Een vergadering wordt niet geopend voordat meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden aanwezig is.

2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal commissieleden ter vergadering vertegenwoordigd is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen van de leden die afwezig zijn, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.

3. Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen, indien blijkens de presentielijst meer dan helft van het aantal commissieleden aanwezig is.

Artikel 12 Advies; geen stemmingen

1. Als de raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

2. In het advies worden opgenomen de standpunten van alle commissieleden. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 13 Aantal spreektermijnen

1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

2. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

3. Commissieleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.

4. Bij de bepaling hoeveel keer een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 14 Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 15 Spreekrecht inwoners

1. Na de opening van de vergadering, kunnen andere aanwezige inwoners gezamenlijk gedurende maximaal 30 minuten het woord voeren over zowel inhoudelijke onderwerpen die geagendeerd zijn als onderwerpen die niet op de agenda staan.

2. Het woord kan niet gevoerd worden:

a. over een besluit van het gemeentebestuur, waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan;

b. over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

c. indien een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene Wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

3. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk om 12.00 uur op de dag van de commissievergadering aan de griffier onder vermelding van zijn naam, (mail)adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren.

4. Na toestemming van de inspreker worden zijn naam en het onderwerp waarover hij wil inspreken op de website vermeld.

5. De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering.

6. Elke inspreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend, gedurende maximaal vijf minuten. De commissievoorzitter geeft de deelnemers aan de vergadering de gelegenheid verduidelijkende vragen te stellen.

7. De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de inspreker.

Artikel 16 Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een commissievergaderingen mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De commissie beslist hier terstond over.

Artikel 17 Vragenkwartier leden van de commissie

1. Aan het begin van elke commissievergadering is er een vragenkwartier voor leden van de commissie, tenzij er bij de griffier geen vragen zijn ingediend. In bijzondere gevallen kan het presidium bepalen dat het vragenkwartier op een ander tijdstip wordt gehouden.

2. Het lid van de commissie dat tijdens het vragenkwartier vragen wil stellen, meldt de vragen ten minste achtenveertig uur voor aanvang van de vergadering bij de griffier. De commissievoorzitter kan weigeren een onderwerp tijdens het vragenkwartier aan de orde te stellen, indien hij de vraag niet voldoende nauwkeurig acht aangegeven of indien het onderwerp in de commissievergadering van die dag aan de orde komt.

3. De commissievoorzitter bepaalt de volgorde, waarin aangemelde onderwerpen tijdens het vragenkwartier aan de orde worden gesteld.

4. De commissievoorzitter bepaalt per onderwerp de spreektijd voor de vragensteller, voor de wethouders en de overige leden.

5. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college te stellen en een toelichting daarop te geven.

6. Na de beantwoording door het college krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.

7. Vervolgens kan de voorzitter aan andere leden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.

8. De totale behandeling van de vragen is maximaal 15 minuten.

Artikel 18 Handhaving orde en schorsing

1. De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.

2 Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

3. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

4. Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 19 Duur van de vergaderingen

1. De commissievergadering start om 19.30 uur, tenzij het presidium anders besluit. De commissie streeft naar een uiterlijke eindtijd van 22.30 uur.

2. De commissievoorzitter bewaakt de tijd tijdens de commissievergadering.

3. De commissievoorzitter stelt de commissie voor om de vergadering te schorsen en voort te zetten op de eerstvolgende werkdag als de gestreefde eindtijd van 22.30 uur niet gehaald wordt. De commissie beslist terstond over dit voorstel.

Artikel 20 Verslag

1. De griffier draagt zorg voor verslagen van vergaderingen.

2. Uit het verslag blijkt in ieder geval:

a. de namen van de commissievoorzitter, de commissieleden (dan wel plaatsvervangende leden) de griffier, de burgemeester en de wethouders, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

b. een aantekening van welke commissieleden afwezig waren;

c. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

e. bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 14 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

3. Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de commissieleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft.

4. Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de commissievoorzitter en griffier.

5. Elektronisch beschikbare verslagen worden op de website van de gemeente geplaatst.

Paragraaf 4 Besloten vergaderingen

Artikel 21 Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 22 Verslag besloten vergadering

1. Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

2. Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het verslag.

3. De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 23 Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van de aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Paragraaf 5 Toehoorders en pers

Artikel 24 Toehoorders en pers

1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 25 Geluid- en beeldregistraties

1. Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

2. Bezoekers en insprekers worden erop geattendeerd dat van de openbare commissievergaderingen geluid- en beeldregistraties worden gemaakt, live worden uitgezonden en op de website worden geplaatst.