Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2022 De Fryske Marren

Voor De Fryske Marren is het belangrijk om aandacht te besteden aan de (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk in het licht van de doelmatigheid en rechtmatigheid. Professionalisering van de inkoopfunctie is niet alleen een kwestie van (Europese) wetten en regels, maar ook van aanvullend beleid. Hiervoor heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (hierna te noemen: VNG) een Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid ontwikkeld. Het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid is in samenwerking met gemeenten en na consultatie van het bedrijfsleven tot stand gekomen.

De Fryske Marren heeft besloten om bij de totstandkoming van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid zoveel mogelijk aan te sluiten bij het VNG Model (herziene uitgave van juli 2019).

De Fryske Marren gaat bij het inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van:

• •

  Gemeentelijke doelstellingen: het doel van de inkoopfunctie in lijn met de doelstellingen van de Gemeente (beschreven in hoofdstuk 2);

• •

  Juridische uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met relevante wet- en regelgeving? (beschreven in hoofdstuk 3);

• •

  Maatschappelijke en ethische uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)? (beschreven in hoofdstuk 4);

• •

  Economische uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de markt en Ondernemers? (beschreven in hoofdstuk 5);

• •

  Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de Gemeente in? (beschreven in hoofdstuk 6).

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Aanbesteden

Het uitvoeren van (bij wet of beleid voorgeschreven) processen van marktbenadering waarin een Opdrachtgever aan Opdrachtnemers een uitnodiging doet om deel te nemen aan een procedure met als doel het doen van een aanbod (offerte of inschrijving) voor het uitvoeren van een opdracht die betrekking heeft op een werk, levering of dienst.

Aanbestedende dienst

De Gemeente De Fryske Marren.

(Raam)overeenkomst

Elke type van overeenkomst tussen twee of meer partijen voor de levering van goederen of diensten of de uitvoering van werken. Ook wel contract genoemd.

Diensten

Diensten als bedoeld in artikel 1.1 gewijzigde Aanbestedingswet 2012, die op 1 juli 2016 in werking is getreden.

Enkelvoudige onderhandse offerteaanvraag

De Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.

Europese aanbesteding

Een Europese aanbesteding is de procedure waarbij de Gemeente via TenderNed in het publicatieblad van de Europese Unie bekend maakt dat zij een opdracht wil laten uitvoeren en Ondernemers vraagt om een offerte in te dienen. Een en ander overeenkomstig de procedurevoorschriften uit een van de Europese Aanbestedingsrichtlijnen 2014/24/EU of 2014/23/EU en zoals geïmplementeerd in de nationale wetgeving in de gewijzigde Aanbestedingswet 2012.

Gemeente

De Gemeente De Fryske Marren, zetelend te Herema State 1 in Joure.

GIBIT

Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (vigerende visie).

Inkoop

(Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en

die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

Inschrijver

Een natuurlijk- of rechtspersoon (of combinatie van rechtspersonen) die een Inschrijving heeft ingediend.

Inschrijving

De offerte van de Inschrijver, die gebaseerd is op de eisen en wensen van de Aanbestedende dienst zoals beschreven in de offerteaanvraag.

Leveringen

Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 gewijzigde Aanbestedingswet 2012, die op 1 juli 2016 in werking is getreden.

Meervoudig onderhandse offerteaanvraag/ Meervoudig onderhandse procedure

Het vragen van een offerte aan meerdere (in de regel ten minste drie en ten hoogste vijf) Ondernemers.

Nationaal openbare aanbesteding

Een nationale aanbesteding is de procedure waarbij de Gemeente via een publicatie in TenderNed bekend maakt dat zij een opdracht wil uitvoeren en Ondernemers vraagt een Offerte in te dienen. E.e.a. overeenkomstig de procedurevoorschriften zoals vastgelegd in de gewijzigde Aanbestedingswet 2012, niet zijnde Europees aanbesteden.

Offerte

Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag

Een enkelvoudige- of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen.

Ondernemer

Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

Opdrachtgever

De Gemeente De Fryske Marren.

Opdrachtnemer

De (in het contract genoemde) wederpartij van Gemeente De Fryske Marren.

Werken

Werken als bedoeld in artikel 1.1 gewijzigde Aanbestedingswet 2012, die op 1 juli 2016 in werking is getreden.

De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities van het college ten aanzien van inkoop concretiseren. Hierdoor is het Inkoop- en aanbestedingsbeleid een afgeleide van de gemeentelijke doelstellingen en willen we de volgende doelstellingen realiseren:

• a.

  Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

• b.

  Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Opdrachtnemer en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Opdrachtnemer. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

• c.

  Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen.

Bij inkopen kan de Gemeente interne en andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

• d.

  Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de Gemeente.

De Gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De Gemeente wil bij de inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.

• e.

  Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van de Gemeente.

Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de Gemeente en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

• f.

  Administratieve lastenverlichting voor zowel de Gemeente als voor Ondernemers.

Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Gemeente hiertoe digitaal inkopen (en aanbesteden). De Gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van de Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

3.1 Algemeen juridisch kader

De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassings-bereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

Aanbestedingswet

De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

Europese wet- en regelgeving

Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

Burgerlijk Wetboek

Het wettelijke kader voor overeenkomsten.

Gemeentewet

Het wettelijke kader voor gemeenten (vigerende Gemeentewet).

Gids Proportionaliteit

De (herziene) Gids Proportionaliteit (vigerende Gids Proportionaliteit) is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.

Aanbestedingsreglement Werken

In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.

3.2 Algemene beginselen bij inkopen

• a.

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht.

De Gemeente kan bij haar inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht nemen:

Gelijke behandeling

Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

Non-discriminatie

De Gemeente behandelt Ondernemers op gelijke en niet-discriminerende wijze.

Transparantie

De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

Proportionaliteit (evenredigheid)

De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

• b.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

De Gemeente neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.3 Uniforme documenten

De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past, mits passend, bij de betreffende inkopen in ieder geval toe:

• •

  Algemene voorwaarden leveringen en diensten De Fryske Marren;

• •

  Algemene voorwaarden met betrekking tot aanneming van werk De Fryske Marren én

• •

  GIBIT Artikelen.

3.4 Mandaat en volmacht

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.5 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van de Algemeen directeur van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

3.6 Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat de Gemeente en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag is opgenomen hoe er een klacht bij de gemeente kan worden ingediend en hoe de Gemeente de klacht vervolgens behandeld.

De Gemeente heeft middels een samenwerking met de gemeenten Harlingen en Súdwest-Fryslân een gezamenlijk klachtenmeldpunt voor Ondernemers. Hiermee wordt de onafhankelijkheid gewaarborgd.

4.1 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

• a.

  Bij inkopen neemt de Gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de Gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij inkopen. Met een Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd. De Gemeente stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen.

De Gemeente heeft als Opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de Gemeente als Opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. De Gemeente vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame- en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:

• •

  De Gemeente analyseert in welke productgroepen welke maatschappelijke winst te behalen valt;

• •

  Bij de product- en marktanalyse kan de Gemeente inventariseren welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden;

• •

  De Gemeente promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen;

• •

  In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen;

• •

  De Gemeente stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs;

• •

  De Gemeente kan digitaal inkopen (Elektronisch aanbesteden middels Negometrix, E-factureren etc.);

• •

  De Gemeente monitort de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI-afspraken worden nagekomen;

• •

  De Gemeente deelt goede MVI-voorbeelden met andere overheden via pianoo.nl en via de MVI- Zelfevaluatietool.

De Gemeente heeft een duurzaamheidsprogramma vastgesteld op d.d. 17 november 2021.

Het team ruimtelijke ontwikkeling is verantwoordelijk voor het uitvoeren en volgen van dit duurzaamheidsprogramma.

Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder:

Klimaatbewust inkopen

De Gemeente onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De Gemeente wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de Gemeente (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). De voorkeur gaat uit naar inkoop van lokale duurzaam geproduceerde en/of zelf opgewekte energie. Daarnaast worden ook Ondernemers aangespoord tot CO2-reductie. Per 1 januari 2021 nodigt de Gemeente bij RAW-bestekken alleen nog maar Ondernemers uit die trede 5 zijn gecertificeerd . De gemeente zelf is trede 4 gecertificeerd (zie ook: https://www.defryskemarren.nl/co2-prestatieladder).

Biobased inkopen

Bij biobased inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De Gemeente streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.

Circulair inkopen

Bij circulair inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De Gemeente kan bij inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen en/of eisen dat de producten zijn gemaakt van hergebruikte grondstoffen. De Gemeente heeft net als alle Friese gemeenten, Provincie Fryslân, Rijkswaterstaat Noord en Wetterskip Fryslân het ambitiedocument “Circulaire Economie” op 19 maart 2019 ondertekend .

Internationale Sociale Voorwaarden

De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan de Gemeente bij inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de Offerteaanvraag kan de Gemeente de ISV opnemen als uitvoeringseis.

• b.

  De Gemeente wil dat inkopen ook een social return opleveren.

Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de Gemeente, op maatschappelijk of sociaal vlak. De Gemeente wil dat haar inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.

De Gemeente vindt het van belang dat bij opdrachten, waarbij dat passend is, mogelijkheden te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De Social Return paragraaf, de zogenaamde 'Friese eis' wordt, waarbij dat passend is, van toepassing verklaard bij aanbestedingen. Conform de beslisboom van het coördinatiepunt Social Return wordt bepaald of Social Return passend is.

4.2 Integriteit

• a.

  De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• b.

  De Gemeente contracteert enkel met integere Ondernemers.

De Gemeente wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken.

Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De Gemeente kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.

5.1 Product- en marktanalyse

Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product- en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame- en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a.

  De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkopen (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Opdrachtnemer(s), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving).

• b.

  De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de Opdrachtnemer afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. Die afhankelijkheid van Opdrachtnemer mag echter niet zo ver strekken dat de Gemeente daardoor beperkt wordt in haar keuze bij de contractuitvoering. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers. Tools die de Gemeente hierbij kunnen ondersteunen zijn o.a. de spend analyse en de Kraljic matrix.

5.3 Regionale economie, MKB en sociale ondernemingen

• a.

  De Gemeente heeft oog voor de regionale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de regionale economie en regionale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Regionaal inkopen kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

• b.

  De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

• c.

  De Gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.

Bij inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (hoofdstuk 4) worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

5.4 Innovatie

De Gemeente kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De Gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan inkopen bij sociale ondernemingen. Daarnaast wordt door de Gemeente voor bepaalde onderwerpen marktconsultaties toegepast ter bevordering van innovatie.

5.5 Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

De Gemeente heeft middels een samenwerking met de gemeenten Harlingen en Súdwest-Fryslân een gezamenlijk klachtenmeldpunt voor Ondernemers. Hiermee wordt de onafhankelijkheid gewaarborgd.

5.6 Bepalen van de inkoopprocedure

De Gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.

Indien de Gemeente kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.

De Gemeente zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij de Gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.

Tabel grensbedragen en inkoopvormen De Fryske Marren (bedragen zijn exclusief BTW)

Vervolg - Tabel grensbedragen en inkoopvormen De Fryske Marren (bedragen zijn exclusief BTW)

De genoemde procedures in de tabel zijn toegelicht bij de definities.

5.7 Raming en financiële budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. In het inkoopstartformulier wordt de raming van de opdracht door het desbetreffende team aangegeven. De raming is van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het volledige inkoopproces weer.

6.2 Inkopen in de organisatie

Inkopen wordt uitgevoerd door een decentraal gecoördineerde inkoopfunctie te hanteren binnen de Gemeente.

Centraal in de Gemeente is het cluster Inkoop en aanbesteden verantwoordelijk voor advisering en ondersteuning bij het inkoopproces, waarbij de focus ligt op begeleiding van Europese én Nationale aanbestedingsprocedures.

Decentraal in de Gemeente zijn de teams verantwoordelijk voor uitvoering van meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedures, enkelvoudig onderhandse gunningen en contractmanagement.

Bij elke nieuwe inkoopopdracht boven € 25.000,- wordt gestart met een inkoopstartformulier vanuit de teams. Deze wordt in behandeling genomen door het cluster Inkoop en aanbesteden, zodat vooraf de kenmerken van de inkoopopdracht duidelijk zijn. Het cluster Inkoop en aanbesteden is hierdoor op de hoogte van alle inkoopopdrachten boven de €25.000 in de Gemeente en kan hierover advies geven.

6.3 Contractbeheer

Contractbeheer is het proces dat ervoor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats is, ter ondersteuning van het gehele contractmanagementproces. Het voorziet de Gemeente van gestructureerde informatie, contractuele afspraken, inzicht in lopende contracten en tijdige signalering wanneer een contract afloopt. Daarnaast vormt contractbeheer de eerste stap in het reduceren van risico’s en het benutten van beoogde voordelen.

Binnen de Gemeente streven we naar centrale regie van het contractbeheer door het cluster Inkoop en aanbesteden. De decentrale uitvoering ligt bij de verantwoordelijke teams. In de praktijk houdt dit in dat er een centraal systeem aanwezig zal zijn, dat centraal beheerd wordt door het cluster Inkoop en aanbesteden en decentraal door de teams wordt gevuld.

6.4 Contractmanagement

Contractmanagement ondersteunt de Gemeente in de eerste instantie om te zorgen dat de contractuele afspraken worden nagekomen. Er wordt bewaakt of Ondernemers bij een overeenkomst volledig voldoen aan hun verplichtingen en daarmee de gestelde contractdoelstellingen (en die van de Gemeente) bereiken. Daarnaast is contractmanagement een tool om de prestaties van Opdrachtnemers te verbeteren, de kwaliteit van producten/diensten te kunnen garanderen én om risico’s te beheersen (financiële-, wettelijke- en leveringsrisico’s).

Binnen de Gemeente is het uitvoerende team eigenaar van een (Raam)overeenkomst en hierdoor verantwoordelijk voor contractmanagement. Contractmanagement gaat om de inhoud van het contract, het betreft inhoudelijke controle / management op de uitvoering van het contract en dit hoort bij het uitvoerende team.

6.5 Verantwoordelijken

Inkopen wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder inkopen is verantwoordelijk voor Inkopen. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid, de raad stelt het vast. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder/opdrachtgever en inkoopadviseur essentieel.