Evenementenbeleid

1. Inleiding

In Dongen zijn we trots op onze evenementen, evenementen horen bij ons Dongens DNA. We hebben veel mooie evenementen die zorgen voor levendigheid, leefbaarheid en bruisendheid in alle kernen van onze gemeente. Er is voor ieder wat wils, van muziek, tot cultuur, sport en meer. Voor jong en oud, zowel binnen als buiten. Als gemeente willen we dat iedereen in Dongen, ’s Gravenmoer en Klein Dongen-Vaart kan blijven genieten van onze mooie evenementen. Evenementen zijn er vóór, door en mét Dongenaren.

Om ervoor te zorgen dat deze goed georganiseerd en veilig verlopen, heeft de gemeente regels opgesteld.

Deze handreiking is bedoeld voor evenementorganisatoren die een evenement in Dongen willen realiseren. Alle informatie die hiervoor nodig is, is gebundeld en afgestemd met gemeentelijke diensten en ketenpartners zoals politie, brandweer en de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de regio.

In dit document vindt u de informatie over procedures en regels omtrent evenementen. Wanneer heeft u een vergunning nodig, wanneer hoeft u alleen een melding te maken, welke fases u moet doorlopen om een vergunning te krijgen en waar u allemaal rekening mee moet houden. Het document is nieuw en zal de komende jaren aangevuld en actueel gehouden worden. Heeft u input of aanvullingen voor ons? Laat het ons weten via info@dongen.nl o.v.v. ‘Goed geregeld – Evenementen’.

Deze handreiking is een bijlage van het beleidsdocument ‘Evenementenbeleid Dongen 2023’. Hierin staat onze visie, wat we de komende jaren willen bereiken, wat onze ambities zijn en welke activiteiten we ondernemen om deze te behalen.

Wij hopen dat deze handreiking u als organisator helpt om uw evenement op een goede wijze op te zetten en te laten verlopen in goede samenwerking met ons als gemeente.

Succes!

2. Contactgegevens Evenementen

Heeft u vragen voor uw evenement? U kunt met ons per email of telefonisch contact opnemen.

Email: info@dongen.nl

Telefonisch spreekuur voor evenementen: iedere dinsdag van 13.00 – 15.00 uur.

Telefoonnummer: 14 0162 (u wordt dan doorverbonden met de juiste medewerker).

3. Wat verstaan we onder ‘een evenement’

Wij gaan uit van de definitie zoals die in de APV is opgenomen in artikel 2:24 van afdeling 7.

Onder evenement wordt verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van:

• a.

  bioscoopvoorstellingen;

• b.

  markten als bedoeld in artikel 5:22 van deze verordening;

• c.

  kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen;

• d.

  het in een inrichting in de zin van de Alcoholwet gelegenheid geven tot dansen;

• e.

  betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties;

• f.

  activiteiten als bedoeld in artikel 2:9 en 2:39 van deze verordening.

Onder een evenement wordt mede verstaan:

• a.

  een herdenkingsplechtigheid;

• b.

  een braderie;

• c.

  een optocht, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3 van deze verordening, op de weg;

• d.

  een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg;

• e.

  een straatfeest of buurtbarbecue op één dag (klein evenement).

4. Melden of een vergunning aanvragen?

Als u een evenement wilt organiseren stelt u eerst zelf vast of het (überhaupt) een evenement is. En of u het evenement moet melden of dat u een vergunning moet aanvragen.

Dat doet u met behulp van het schema op de volgende pagina. Daarin kunt u ook lezen tot welke categorie uw evenement behoort, of u niet of wel een melding moet doen of een vergunning moet aanvragen en of daar wel of geen vooraankondiging bij hoort. Wanneer u twijfelt over de juiste categorie, neem dan contact op met de gemeente (via info@dongen.nl). Zo voorkomt u dat u uw evenement verkeerd indeelt en hierdoor geen, een onvolledige of te laat een vergunning aanvraagt en we uw aanvraag niet in behandeling kunnen nemen.

Verzoeken of aanvragen tot een vooroverleg worden door de gemeente uiterlijk binnen 8 werkdagen beantwoord, maar waar mogelijk sneller. Als de gemeente bijvoorbeeld 2 weken te laat reageert, dan schuift de deadline van bijvoorbeeld het indienen van de aanvraag van uiterlijk 13 weken naar uiterlijk 11 weken.

De gemeente verleent een evenementenvergunning binnen 3 weken na de aanvraag mits de aanvraag kwalitatief in orde en volledig is. Hiervoor zijn we in sommige gevallen wel afhankelijk van het tijdige advies van externe partijen. Mocht het verlenen van de vergunning daarom onverhoopt langer op zich laten wachten, treden wij in overleg met de organisatoren.

De belangrijkste stappen op hoofdlijnen:

Meldingsvrij ‘evenement’ (niet meldingsplichtig, niet vergunningsplichtig):

• •

  U hoeft niets te doen

A evenement, niet vergunningsplichtig:

• •

  10 dagen van te voren melding doen

A evenement, vergunningsplichtig:

• •

  Minimaal 13 weken van te voren: indienen vergunningaanvraag via www.dongen.nl.

• •

  Uiterlijk 3 weken na afloop van het evenement: invullen evaluatieformulier.

B evenement:

• •

  In september: aanmelden voor de jaarkalender via info@dongen.nl

• •

  Minimaal 20 weken van te voren: vooroverleg met gemeente, afspraak maken via info@dongen.nl.

• •

  Minimaal 13 weken van te voren: indienen vergunningaanvraag en veiligheidsplan via www.dongen.nl.

• •

  Uiterlijk 3 weken na afloop van het evenement: invullen evaluatieformulier.

C evenement:

• •

  In september aanmelden voor de kalender via info@dongen.nl

• •

  Minimaal 30 weken van te voren: vooroverleg met gemeente, afspraak maken via info@dongen.nl.

• •

  Minimaal 26 weken van te voren: indienen vergunningaanvraag en veiligheidsplan via www.dongen.nl.

• •

  Uiterlijk 3 weken na afloop van het evenement: invullen evaluatieformulier.

5. Vooroverleg

Een goed voorbereid vooroverleg kan veel tijd schelen bij het indienen van de aanvraag (voor de organisatie) en het beoordelen hiervan (voor de gemeente). Het helpt als u bij het inplannen van het vooroverleg al relevante (concept) documenten zoals een veiligheidsplan of plattegrond meestuurt. Ook een lijstje met vragen, bijzonderheden en aandachtspunten helpt om het vooroverleg goed te laten verlopen.

6. Omgevingsvergunning

Naast een evenementenvergunning is voor sommige evenementen ook een omgevingsvergunning vereist:

• •

  Een evenement wordt soms georganiseerd op een locatie waar dat bestemmingsplanmatig niet is toegestaan. Om te bekijken of het evenement op die locatie toch plaats mag vinden, is het raadzaam om de gemeente te laten toetsen of de strijdigheid op te heffen is door het verlenen van een omgevingsvergunning (contact via info@dongen.nl).

• •

  Bij het houden van een evenement wordt soms gebruik gemaakt van een tijdelijk bouwwerk, informeer bij de gemeente of hiervoor een omgevingsvergunning is vereist (contact via info@dongen.nl).

7. Matrix soorten evenementen

8. Bereikbaarheid en aankondigingen

Bereikbaarheid organisatie, voor tijdens en na evenement

Bij het invullen van het veiligheidsplan is het van groot belang om de contactgegevens van de organisatie zorgvuldig en volledig in te vullen.

Driehoek- en sandwichborden door organisatoren

In de gemeente Dongen zijn tweemaal 18 locaties (lantaarnpalen) waar driehoek- of sandwichborden mogen worden geplaatst. Voor het aanbrengen van deze borden is een melding nodig, op grond van het bepaalde in artikel 2:10 van de APV. De borden mogen 10 dagen voor datum van het evenement geplaatst worden en moeten deze de eerstvolgende werkdag na het evenement verwijderd worden.

Publicatie

De gemeente publiceert in het najaar een evenementenkalender met daarop de grote (B en C) evenementen die gepland staan voor het komende jaar. Daarnaast publiceert de gemeente de aangevraagde en vergunde (evenementen)vergunningen in de informatiekrant.

9. Veiligheid en Verkeer

Veiligheid

Als organisator van een B of C evenement ben je verplicht om een veiligheidsplan in te dienen bij de aanvraag van de vergunning. Hiervoor is een format beschikbaar, dat is op te vragen via info@dongen.nl. Dat format actualiseren we de komende periode om het beter werkbaar te maken en maken we vervolgens beschikbaar via het online aanvraagformulier.

Verkeer

Bij diverse evenementen zullen groepen deelnemers over straat gaan. Als deze groepen hinder veroorzaken van minder dan 10 minuten op eenzelfde plaats hoeft hier geen verkeersplan voor gemaakt te worden. Bij hinder van meer dan 10 minuten op dezelfde plaats dient wel een verkeersplan te worden gemaakt. Bijvoorbeeld als er wegen afgesloten worden of als het evenement (bijvoorbeeld een fiets- of wandeltocht) op een andere manier impact heeft op de verkeerssituatie (denk ook aan parkeren, oversteekplaatsen, verkeersregelaars, tijdelijke verkeersmaatregelen, omleidingsroutes), moet er een verkeersplan aangeleverd worden. De gemeente maakt gratis omleidingsborden met teksten en plaatst die 2 weken tevoren en haalt ze na het evenement weer op. Onderdelen van het verkeersplan kunnen terugkomen in het veiligheidsplan en in het aanvraagformulier voor de vergunning op www.dongen.nl. Bij de actualisatie van het veiligheidsplan, nemen we ook een hoofdstuk op over verkeer. In Dongen is er een poule van verkeersregelaars beschikbaar, wilt u hier meer informatie over, neem dan contact op met aanmeldenpoule@gmail.com.

Kaartmateriaal

Bij beide onderdelen (veiligheid en verkeer) is kaartmateriaal belangrijk. Een goede kaart zegt vaak meer dan 1000 woorden. De gemeente beschikt over actuele kaarten. Bel voor een actuele kaart met een medewerker van team Data via T: 14 0162.

10. Gezondheid en hygiëne

Op het gebied van gezondheid en hygiëne bij evenementen zijn er een aantal onderwerpen waar de organisatoren van evenementen bij stil moeten staan.

Hygiëne en EHBO

Ter bescherming van de (volks-)gezondheid wordt door het RIVM geadviseerd de ‘Hygiënerichtlijn voor evenementen’ in acht te nemen (Hygiënerichtlijn voor evenementen | RIVM). Deze richtlijn beschrijft welke maatregelen genomen moeten worden, afhankelijk van de aard van het evenement, op het gebied van bijvoorbeeld:

aanwezigheid van het aantal EHBO posten per aantal aanwezige bezoekers;

minimaal aantal toiletvoorzieningen per aantal bezoekers (inclusief mindervaliden toiletten) en aantal maal dat de toiletten schoongemaakt dienen te worden tijdens het evenement;

maatregelen die met betrekking tot legionellapreventie uitgevoerd dienen te worden bij evenementen waarbij waterverneveling optreedt of onvoorzien op kan treden. Denk hierbij aan bij bijvoorbeeld het gebruik van whirlpools, luchtbevochtigers en waterdecoraties.

Omdat deze richtlijnen ten allen tijden kunnen wijzigen verwijzen we hiervoor naar de websites van het RIVM en de GHOR12.

Voedselveiligheid

In de Warenwet3 staat dat een product de gezondheid en veiligheid van consumenten niet in gevaar mag brengen. Hieronder vallen niet alleen de voedingsmiddelen zelf, maar ook de grondstoffen, productie en de plaatsen waar het wordt bereid en verkocht. De nVWA controleert of de regels worden nageleefd. Op de website van de nVWA is meer informatie te vinden.

11. Alcohol

Alcoholverkoop aan jongeren onder de 18 jaar is niet toegestaan.

Het schenken van sterke drank4 op een evenement is nooit toegestaan.

Het schenken van zwak alcoholische drank is alleen toegestaan als er een aparte vergunning voor aangevraagd en verleend wordt (artikel 35 vergunning). In deze vergunning worden voorwaarden opgenomen op welke wijze dit wordt geregeld en hier op toe wordt gezien.

Drugsgebruik en/of drugsverkoop is niet toegestaan.

Vrijwilligers die alcohol schenken kunnen de Instructie Verantwoord Alcohol Schenken volgen. Gemeente Dongen kan deze training plannen in overleg met de organisator. Een aanvraag hiervoor kan ingediend worden bij nathalie.verdult@dongen.nl.

12. Geluid

Bij evenementen wordt over het algemeen geaccepteerd dat het geluidniveau hoger is dan 'normaal'.

Voor evenementen buiten een inrichting in de zin van de Wet milieubeheer wordt als algemene norm een geluidniveau van maximaal 70 tot 75 dB(A) op de gevel van woningen van derden aangehouden. Dit komt overeen met de waarde die wordt genoemd in de alom gebruikte nota Evenementen met een luidruchtig karakter van de inspectie VROM Limburg.

Genoemde norm kan worden gehanteerd voor de dag- en avondperiode (respectievelijk tot 19.00 uur en tot 23.00 uur). Voor de nachtperiode moet de normstelling flink lager zijn, bijvoorbeeld 50 dB(A). dit in verband met het voorkomen van slaapverstoring. Overigens kan voor dagen waarop een vrije dag volgt de avondperiode met een uur worden verlengd, zodat men niet tot 23.00 uur maar tot 24.00 uur meer geluid mag produceren.

Het langtijdgemiddelde beoordelingsniveau LAr, LT veroorzaakt door het evenement bedraagt gemeten op de geval van geluidgevoelige gebouwen:

13. Duurzaamheid

Dit hoofdstuk werken we de komende jaren verder uit aan de hand van de nog op te stellen duurzaamheidskalender en de netwerkbijeenkomst duurzaamheid (zie evenementenbeleid). Zaken als energieverbruik, afvalscheiding, afvalbeperking, rekening houden met (openbaar) groen etc. kunnen hier in terugkomen. We laten ons hierbij ook inspireren door goede voorbeelden uit het land en de initiatieven waar organisatoren van evenementen zelf mee komen.

14. Klachten en overlast bij evenementen

De balans tussen levendigheid en leefbaarheid bij evenementen is cruciaal. Evenementen zijn namelijk niet alleen maar leuk. Zij kunnen zorgen voor overlast bij omwonenden. Het is daarom belangrijk dat het voor zowel omwonenden als bezoekers duidelijk is waar en hoe zij klachten bij de organisatie van het evenement kunnen leggen en dat klachten ook serieus worden genomen.

Klachten kunnen ook vaak voorkomen worden door heldere en duidelijke communicatie vooraf met de betrokkenen en omwonenden. Het is aan de organisatie van het evenement om omwonenden te informeren. Afhankelijk van de grootte en impact van het evenement kan dit via een informatieavond of een bewonersbrief. Ga hier bijvoorbeeld in op wijzigingen in de verkeerssituatie, mogelijke (geluids)overlast en de duur (data, tijden) van het evenement. Zorg ervoor dat bij omwonenden en bezoekers van het evenement bekend is waar ze naar toe kunnen bellen als zij klachten hebben.

Denk hierbij aan:

Telefoonnummer van de organisatie

Calamiteitenlijn van de gemeente (bandje buiten kantoortijden als je +140162 belt dat verwijst naar het 06-nummer van de gemeentelijke piket dienst)

www.fixi.nl voor meldingen over de openbare ruimte (rotzooi die achterblijft bijvoorbeeld);

Overlast van jongeren melden via de politie 0900-8844;

Verkeersoverlast en APV overtredingen buiten kantooruren melden via de politie 0900-8844. De BOA’s staan in verbinding met de meldkamer en kunnen meldingen dan oppakken;

Geluidsoverlast en andere milieuklachten (trillingen, stof, stank et cetera) melden via www.milieuklachtencentrale.nl of 073-681 2821

15. Beschikbare faciliteiten

Gemeentelijke materialen

U kunt kosteloos7 gebruik maken van de onderstaande gemeentelijke materialen, mits ze op voorraad zijn:

Dranghekken; voor het afzetten van het evenemententerrein en/of het reguleren van bezoekersstromen. Meet vooraf zelf nauwkeurig op hoeveel meter u nodig heeft (een dranghek is 2,5 meter lang) en voorkom dat u meer aanvraagt dan u nodig heeft. De gemeente heeft circa 340 meter (135 stuks) dranghekken beschikbaar.

Afzethekken; voor het afzetten van een straat, bevat een verkeersbord ‘verboden voor alle voertuigen’ (C01 bord). De gemeente brengt en haalt deze borden. Als organisatie plaatst u ze zelf op de weg, en haalt u ze weer weg na afloop van het evenement. De gemeente haalt deze hekken de eerst volgende werkdag na afloop van het evenement weer op.

Vlaggenmasten; we hebben 5 grote en 3 kleintjes beschikbaar (moeten in de grond verankerd worden, let op; hiervoor moet een KLIC-melding gedaan worden, via kadaster.nl/klic of telefonisch via 0800-0080).

Reguliere afvalbakken; hebben we circa 25 beschikbaar. Let op: het afvoeren van afval is duur. Let er dus op dat u afval zoveel mogelijk beperkt en goed gescheiden aanbiedt bij de milieustraat. De gemeente verstrekt op verzoek bij bijvoorbeeld rommelmarkten maximaal 1 grote container. Voorwaarden is wel dat het afval gescheiden aangeboden wordt en bijvoorbeeld elektrische apparaten apart ingeleverd worden bij de milieustraat. Als de scheidingsrichtlijnen niet in acht worden genomen worden er kosten bij de organisatie in rekening gebracht,

In het aanvraagformulier van de vergunning kunt u aangeven welke materialen u wilt gebruiken. De organisator haalt de materialen zelf op en brengt deze ook zelf weer terug naar de gemeentewerf (met uitzondering van de afzethekken). Dit is mogelijk op werkdagen tussen 08.00 en 10.00 uur.

Indien de gemeente dit voor u moet verzorgen, worden de kosten van bezorging en vervoer op basis van nacalculatie in rekening gebracht. Als geleende spullen beschadigd of kwijt raken wordt de schade op de organisatie verhaald.

Indien u meer materialen nodig heeft dan de gemeente bezit of op dat moment beschikbaar heeft, moet u deze zelf huren bij een verhuurbedrijf. Het is uw plicht als organisator om dranghekken en/of afzettingshekken te gebruiken, zoals aangegeven is in het Veiligheidsplan.

Gebruik stroomkasten en waterpunten

Op diverse locaties, denk aan park Vredeoord, op het Wilhelminaplein en het Europaplein heeft de gemeente Dongen stroomkasten en waterpunten. Tegen betaling kunt u hier tijdens uw evenement gebruik van maken. De gemeente beschikt over actuele kaarten van de stroomkasten en waterpunten. Bel voor een actuele kaart met een medewerker van team Data via telefoonnummer 14 0162.

16. Subsidies en kosten

Voor sommige evenementen is het mogelijk om subsidie aan te vragen. Dit kunt u doen vóór 1 oktober voor een evenement in het daaropvolgende jaar. Kijk voor de voorwaarden en termijnen op Gemeente Dongen: Subsidies: maatschappelijk. Aan een evenement zijn ook kosten verbonden. De legeskosten vindt u in de gemeentelijke legesverordening.

17. Locatie

De locatie waar een evenement wordt gehouden is van belang. De ene locatie is geschikter dan de andere. Aspecten als bereikbaarheid, ruimte en omgeving spelen mee. Het centrum van Dongen is een zeer populaire locatie voor het houden van evenementen. De piek van buitenevenementen ligt tussen april en oktober. Het Wilhelminaplein is in het bestemmingsplan aangewezen als evenementenlocatie. Maar lang niet alle evenementen vinden hier ook plaats. Veel van deze evenementen kennen een lange traditie. Herkenbaarheid en voldoende (geschikte) ruimte zijn redenen om deze evenementen niet op het Wilhelminaplein te organiseren. Een teveel aan evenementen, zowel op het Wilhelminaplein als op andere locaties, kan leiden tot een te grote belasting voor omwonenden. Het opstellen van een jaarlijkse evenementenkalender in september/ oktober helpt om een goede spreiding (in tijd en qua locatie) van evenementen in het oog te houden.

CONCEPT Evenementenkalender 2023*

* Dit is een opzet, deze tabel is mogelijk nog niet helemaal compleet en actueel. Het streven is om jaarlijks op 1 oktober een complete kalender voor het aankomende evenementenjaar te presenteren. Buurtfeesten waarbij straten worden afgesloten en rommelmarkten in gebouwen die vanuit brandveiligheidsoogpunt extra aandacht nodig hebben zijn niet vermeld.