Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Heusden 2023

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Heusden 2023

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

- doelmatigheid: de mate waarin een maximale hoeveelheid producten en prestaties is gerealiseerd met een minimale hoeveelheid middelen of een hogere kwaliteit wordt bereikt met een gelijkblijvende hoeveelheid aan middelen;

- doeltreffendheid: de mate waarin de geleverde producten en prestaties bijdragen aan het realiseren van gestelde gemeentelijke beleidsdoelen.

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

1. Het college verricht jaarlijks onderzoeken naar de doelmatigheid van (een deel van) de organisatie van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente. Minimaal eenmaal in de twee raadsperioden wordt de gehele organisatie en alle gemeentelijke taken onderzocht.

2. Het college verricht jaarlijks minimaal één onderzoek naar de doeltreffendheid van programma's en paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan.

Artikel 3. Onderzoeksplan

1. Het onderzoeksplan wordt jaarlijks afgestemd met de auditcommissie en de rekenkamer en opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting, voor de in het daaropvolgende jaar te verrichten onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid.

2. Het onderzoeksplan bevat in ieder geval per onderzoek:

a. het onderzoeksobject;

b. de reikwijdte van het onderzoek;

c. de onderzoeksmethode;

d. de doorlooptijd van het onderzoek;

e. de wijze van uitvoering van het onderzoek;

f. het budget in de begroting voor het te verrichten onderzoek.

Artikel 4. Verslag en plan van verbetering

1. De onderzoeksresultaten worden vastgelegd in een verslag. Het verslag bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbetering.

2. Op basis van het verslag stelt het college indien nodig een plan van verbetering op.

3. Het verslag en het plan van verbetering worden door middel van de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken aan de raad aangeboden.

4. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen.

Artikel 5. Intrekking oude regeling

De ‘Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Heusden’ wordt ingetrokken.

Artikel 6. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2023.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Heusden 2023’.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 28 maart 2023.

Toelichting

Algemeen

Artikel 213a van de Gemeentewet verplicht tot periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Anders dan het onderzoek door de rekenkamer gaat het hierbij om een zelfonderzoek. Onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid – bijvoorbeeld op het gebied van milieu, leefbaarheid, openbaar vervoer en huisvesting – is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid. Met deze onderzoeken wordt beoogd de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten, en daardoor doelmatiger en doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken. Alle zaken die voor een doelmatig en doeltreffend bestuur van belang zijn kunnen daarbij aan de orde komen.

Ook dient het college periodiek te onderzoeken of de inrichting van de gemeentelijke organisatie (in brede zin: de personeelsformatie, de informatievoorziening en de administratieve organisatie) en het gemeentelijk middelenbeheer aan de gestelde eisen voldoet.

Het college is verplicht de onderzoeken te verrichten en hiervan verslag uit te brengen. De verordening die de raad vaststelt, conform artikel 213a van de Gemeentewet, bevat de kaders voor deze onderzoeken. De raad bepaalt de regels waaraan het college op hoofdlijnen moet voldoen. De raad stelt ook vast hoe hij bij de onderzoeken betrokken wordt en daarover geïnformeerd wordt.

Relatie met lokale rekenkamer

De controle op en de evaluatie van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuur geschieden primair door de raad en het college zelf. Daarnaast doen de lokale rekenkamers onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en beheer. De rekenkamer kan op grond van het gestelde in artikel 213a, derde lid, van de Gemeentewet gebruik maken van de onderzoeksresultaten van het college. Ook kan de rekenkamer zo nodig een tweede oordeel geven, als ze van mening is dat over een bepaald onderwerp een onafhankelijk oordeel moet worden gegeven.

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. De raad stelt vast met welke frequentie deze onderzoeken minimaal moeten plaatsvinden. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.

Eerste lid

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het gemeentelijk beleid en beheer van gemeentelijke middelen. Omdat de uitvoering wordt gedaan door de gemeentelijke organisatie, richten deze onderzoeken zich enerzijds op de organisatie en anderzijds op de gemeentelijke taken en doelmatigheid in de procesgang. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen door derden wordt onderzocht. Om te verzekeren dat de gehele organisatie op doelmatigheid wordt onderzocht verplicht het artikel dat de gehele organisatie en elke gemeentelijke taak eenmaal in de twee raadsperioden wordt onderzocht.

Tweede lid

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma's of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan programma’s of paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

Artikel 3. Onderzoeksplan

Eerste lid

Het college stelt een onderzoeksplan op voor het komende jaar. Het onderzoeksplan wordt jaarlijks besproken met de auditcommissie voordat deze definitief wordt opgesteld. Hierbij wordt met name gelet op de spreiding van onderzoeken over de organisatie (artikel 2) en of het beschikbare budget toereikend is. Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt als onderdeel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting aangeboden aan de raad.

Tweede lid

In het tweede lid is aangegeven wat in ieder geval moet worden opgenomen in het onderzoeksplan.

Tweede lid, onder a

Het onderzoeksobject wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

Tweede lid, onder b

De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad en burgemeester en wethouders), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven.

Tweede lid, onder c

Hier wordt aangegeven welke onderzoeksmethode per onderzoek wordt gebruikt. Te denken valt aan het meten van de effecten van begrotingsprogramma's, aan de hand van tevoren bepaalde indicatoren. Dat kunnen meetbare en telbare prestaties zijn. Ook kan worden gedacht aan meningspeilingen in enigerlei vorm en andere 'zachtere' meetmethoden. Naast de vraag of de doelstellingen zijn gehaald kan worden onderzocht of dat gebeurd is met een zo efficiënt mogelijk gebruik van middelen. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van benchmarking.

Tweede lid, onder d

Er wordt een inschatting van de duur van het onderzoek gegeven, eventueel onderverdeeld in fasen.

Tweede lid, onder e

Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert, zullen in het onderzoeksplan waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat het onderzoek zelf mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De evaluatie en de aanbevelingen voor verbetering daarentegen moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Tweede lid, onder f

Tot slot wordt jaarlijks vooraf het budget in de begroting bepaald voor het in het daaropvolgende jaar te verrichten onderzoek.

Artikel 4. Verslag en plan van verbetering

Eerste lid

Met de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. Het verslag wordt is openbaar beschikbaar door middel van het bijbehorende collegebesluit.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van het verslag. Dit pas bij de lerende organisatie die we als gemeente willen zijn.

Tweede lid

Bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het college bepaalt dan ook of op basis van de onderzoeksresultaten het nodig is een plan van verbetering op te stellen.

Derde lid

Het verslag en het plan van verbetering zijn openbaar beschikbaar door middel van het bijbehorende collegebesluit. In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken wordt gerapporteerd over de uitgevoerde onderzoeken van dat jaar.

Vierde lid

Tot slot volgt dat een plan van verbetering moet leiden tot actie. Het is het college dat de organisatorische maatregelen nemen tot verbetering.