Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Zoetermeer houdende regels omtrent de Verordening op de raadscommissies 2023

Artikel 8: Vergaderfrequentie en –plaats

• 1. Voor de raadscommissies wordt door de raad op voorstel van het presidium een vergaderschema vastgesteld.

• 2. Een raadscommissie vergadert voorts indien het presidium het nodig oordeelt of indien ten minste drie fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

• 3. De vergaderingen van de raadscommissies worden als regel in het stadhuis gehouden. De raadscommissie kan besluiten de vergadering op een andere plaats te houden.

• 4. De vergaderingen vangen aan om 19:30 uur en eindigen uiterlijk om 23:30 uur. Omstreeks 23.00 uur overlegt de voorzitter met de commissie of afronding binnen een redelijke tijd kan plaatsvinden, of dat een schorsing plaatsvindt.

Artikel 9: Oproep

• 1. De voorzitter zendt bij voorkeur 21 dagen, maar ten minste 10 dagen voorafgaand aan een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

• 2. De agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de raads- en commissieleden verzonden.

• 3. In geval er sprake is van geheime informatie, kan het presidium besluiten de procedure te voeren die omtrent ‘geheimhouding’ is vastgelegd in het door de raad vastgestelde ‘Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer’.

• 4. In spoedeisende gevallen kan het presidium na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 3 x 24 uur voor de aanvang van de vergadering een aanvullende agenda opstellen. Deze wordt met de bijbehorende stukken aan de leden van de raad en van de raadscommissie verzonden en openbaar gemaakt.

Toelichting

De leden van een raadscommissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken bij voorkeur 21 dagen voor de vergadering. Een schriftelijke oproep behelst tevens een digitaal gestuurde uitnodiging. Dit geldt evenzo voor het digitaal beschikbaar stellen van stukken middels een daartoe bestemd systeem. Als in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 3 x 24 uur voor een vergadering. De termijn is zo gekozen dat de leden van een raadscommissie in staat zijn om de stukken te lezen.

Artikel 10: De agenda

• 1. Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid van de commissie of de voorzitter kan de commissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

• 2. Wanneer de raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan zij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. Het presidium bepaalt in welke commissievergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

• 3. Op voorstel van een lid van de raadscommissie of van de voorzitter kan de raadscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Toelichting

Voor het verzenden van de oproep, stelt het presidium de agenda vast. Het versturen van de agenda is geregeld in artikel 9. In dit artikel is een procedure voor spoedeisende zaken geregeld. Wanneer het tot stemming komt bij de vaststelling van de agenda, gebeurt dit bij meerderheid van de leden (onder artikel 12 is vastgelegd dat alleen commissieleden die de presentielijst hebben getekend als lid aangemerkt kunnen worden).

Artikel 11: Openbare kennisgeving

• 1. De vergadering wordt door aankondiging op de website van de gemeente: www.zoetermeer.nl, ter openbare kennis gebracht.

• 2. De openbare kennisgeving vermeldt:

  • a.

    de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

  • b.

    de onderwerpen die op de agenda staan;

  • c.

    de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 14.

• 3. Daarnaast worden de bij de agenda behorende stukken op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 13: Opening vergadering; quorum

• 1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal fracties aanwezig is.

• 2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal fracties aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige fracties, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.

• 3. Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fracties aanwezig is.

Toelichting

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 13 van deze verordening voorziet hierin. Als meer dan de helft van het aantal fracties aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd.

Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering als het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Als er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag ervan uit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 14: Spreekrecht en deelname aan de beraadslagingen

• 1. Na de opening van de vergadering kan elke aangemelde spreker gedurende maximaal vijf minuten het woord voeren. Voor het inspreken is maximaal dertig minuten gereserveerd in de agenda. De commissie kan op voorstel van de voorzitter ook besluiten dat derden bij de aanvang van een bepaald onderwerp het woord voeren. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. In bijzondere gevallen kan de voorzitter afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

• 2. Het woord kan niet gevoerd worden:

  • a.

    over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

  • b.

    over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

  • c.

    indien een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;

  • d.

    voor het aanprijzen van commerciële zaken (reclame);

  • e.

    door een commissielid of raadslid.

  Voor zover de inspreker wil spreken over personen uit de ambtelijke organisatie is het niet toegestaan om de naam of de functie van de betreffende medewerker(s) te noemen.

• 3. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk op de dag waarop de vergadering plaatsvindt, voor 12.00 uur aan de griffie. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.

• 4. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter of een lid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de spreker.

• 5. De voorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

• 6. Op voorstel van de voorzitter of een lid kan de raadscommissie besluiten een spreker in de gelegenheid te stellen aan de beraadslagingen met betrekking tot een bepaald agendapunt deel te nemen.

• 7. De raadscommissie kan bepalen dat ook anderen aan de beraadslagingen mogen deelnemen.

• 8. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen, alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

Toelichting

Het spreekrecht van derden kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van derden bij het lokaal bestuur, één van doelstellingen van de vernieuwing van het lokaal bestuur.

De spreker meldt zich bij de griffie. Indien hij wil inspreken over een onderwerp dat op de agenda staat, is er overleg met de voorzitter of de spreker kan aansluiten bij de beraadslagingen over dat onderwerp.

Artikel 15: Besluitenlijst

• 1. De griffier draagt zorg voor besluitenlijsten van de vergaderingen. Deze besluitenlijst is binnen vijf werkdagen na de vergadering beschikbaar.

• 2. Een besluitenlijst bevat in ieder geval:

  • a.

    De namen van de commissievoorzitter, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b.

    Een vermelding van de onderwerpen die aan de orde zijn geweest;

  • c.

    Het standpunt van de raadscommissie betreffende stukken die tot besluitvorming van de raad moeten leiden;

  • d.

    De toezeggingen die tijdens de commissievergadering zijn gedaan.

  • e.

    De gestelde rondvragen met een beknopte samenvatting van de gegeven antwoorden.

• 3. De besluitenlijst van de voorgaande vergadering wordt tezamen met de agenda voor de eerstkomende vergadering van de betreffende raadscommissie aan de raads- en commissieleden ter vaststelling toegezonden.

• 4. De letterlijke weergave van het besprokene is in geluid, en zo mogelijk, ook in beeld beschikbaar via www.zoetermeer.nl. Deze opnames blijven minstens 4 jaar beschikbaar.

Toelichting

Bij het opstellen van deze besluitenlijst wordt gebruik gemaakt van het format, zoals door het presidium vastgesteld,

Artikel 16: Aantal spreektermijnen

• 1. De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2. Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

• 3. Een lid mag in een termijn niet meer dan eenmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel. Indien meerdere leden van één fractie het woord willen voeren dan krijgen zij gezamenlijk dezelfde hoeveelheid spreektijd als zou slechts één persoon het woord voeren.

• 4. Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

• 5. Het is mogelijk dat commissieleden het woord voeren namens andere commissies of werkgroepen van de raad. Het is ook mogelijk dat commissieleden het woord voeren vanuit hun rol als lid van een rekeningcommissie, adviescommissie of als lid van het algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling. Zij kunnen daarvoor extra spreektijd krijgen.

Toelichting

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten.

Soms is wenselijk dat een commissielid het woord voert namens een subcommissie, bestuurscommissie of andere werkgroep, zoals de auditcommissie, werkgeverscommissie etc. Zij kunnen daartoe apart het woorden voeren en extra spreektijd krijgen.

Artikel 17: Spreektijd

• 1. Het presidium kan voor de verschillende agendapunten van een vergadering tevoren een spreektijdvoorstel doen aan de commissie.

• 2. De sprekers volgen in principe dit voorstel, maar kunnen voorafgaand aan de behandeling van het agendapunt extra tijd voor zichzelf aanvragen. Dit wordt door de commissie gehonoreerd tenzij er zwaarwegende redenen zijn om dit niet te doen.

• 3. Daarnaast is het mogelijk om extra spreektijd voor de gehele commissie aan te vragen als meerdere leden van de commissie dit nodig achten. Hierover wordt zoveel mogelijk voorafgaand aan de behandeling gecommuniceerd.

• 4. Uiteindelijk beslist de commissie over verlenging of verkorting van de voorgestelde spreektijd.

Artikel 18: Voorstellen van orde

• 1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

• 2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

• 3. Als een voorstel van orde wordt gedaan geeft de indiener direct zijn argumenten voor het voorstel van orde. Daarna kan de voorzitter aan de andere fracties de gelegenheid geven om eenmaal andere argumenten voor of tegen te geven. Daarna wordt gestemd.

Toelichting

Ieder lid heeft te allen tijde het recht om een gemotiveerd voorstel van orde te doen. De voorzitter legt aan de commissie ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Als een voorstel van orde wordt gedaan, geeft de indiener direct zijn argumenten voor het voorstel van orde. De voorzitter kan andere fracties in de gelegenheid stellen om eenmaal voor- of tegenargumenten te geven, waarna de raadscommissie besluit. Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen, (artikel 32, vierde lid Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze.

Artikel 19: Handhaving orde; schorsing

• 1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

  • a.

    de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

  • b.

    een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

• 2. Indien een spreker zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaat, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin dit plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

• 3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

• 4. De voorzitter kan een raadscommissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen.

• 5. Over het in het vierde lid genoemde voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering van de commissie worden ontzegd.

Toelichting

Het eerste lid verzekert dat leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd door de raad.

Het vierde lid is sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden.

Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 25 van deze verordening.

Artikel 20: Beraadslaging

• 1. De raadscommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen. De raadscommissie kan tevens beslissen om over meerdere (raads-)voorstellen gezamenlijk te beraadslagen.

• 2. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen de beraadslaging voor een door haar te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

Artikel 21: Advies

• 1. Wanneer de voorzitter vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2. Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de raadscommissie of er een advies aan de raad wordt uitgebracht.

• 3. Indien de raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.

• 4. Adviezen in de commissie worden vastgesteld op basis van een gewone meerderheid.

Toelichting

De voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij een raadscommissie anders beslist. Uitgezonderd beslissingen met betrekking tot de orde van de vergadering, de beslotenheid van een commissievergadering en het opleggen van geheimhouding neemt een raadscommissie geen beslissingen. Een raadscommissie bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. De leden beslissen over het advies.

Artikel 22: Rondvraag

• 1. Tijdens elke commissie is er een agendapunt 'Rondvraag'.

• 2. Een lid van de commissie heeft het recht om mondeling vragen te stellen aan de leden van het college of aan andere leden van de commissie.

• 3. Vragen voor de rondvraag kunnen tevoren aan de griffie worden gestuurd. Dit is niet verplicht.

• 4. Voor zover mogelijk krijgt de vragensteller direct antwoord, anders kunnen nadere afspraken worden gemaakt, zoals beantwoording in een volgende vergadering of schriftelijke beantwoording.

• 5. Een rondvraag kan in enkele zinnen worden ingeleid en kan bestaan uit een aantal korte vragen.

• 6. De vragensteller en andere leden van de raad kunnen aanvullende vragen stellen.

• 7. Indien blijkt dat het onderwerp nadere (uitgebreidere) bespreking behoeft kan door de commissie worden besloten het onderwerp te agenderen voor dezelfde of een volgende vergadering.

• 8. Rondvragen kunnen niet gaan over onderwerpen die reeds op de agenda staan.