Verordening auditcommissie gemeente Weert 2023

Ondertekening

ALGEMENE TOELICHTING

STATUS AUDITCOMMISSIE

De auditcommissie kan een raadscommissie in de zin van artikel 82 van de Gemeentewet zijn of een adviescommissie ingevolge artikel 84 van de Gemeentewet. Een raadscommissie heeft als taak de besluitvorming in de raad voor te bereiden. Een adviescommissie kan een breder takenpakket hebben, bijvoorbeeld ook in relatie tot de gemeentelijke accountant. Een adviescommissie kan ook andersoortige adviezen over de gemeentefinanciën aan de raad uitbrengen dan enkel over voorliggende raadsvoorstellen en tevens gesprekspartner voor het college en de ambtelijke organisatie zijn. Voordeel van een adviescommissie is daarnaast dat (externe) adviseurs een belangrijke rol kunnen spelen. Om deze redenen is er in Weert voor gekozen de auditcommissie de status van adviescommissie te geven.

De auditcommissie krijgt met voorliggende verordening een duidelijke opdracht van de raad in relatie tot de accountant en inzake het financieel beheer in brede zin.

DOELSTELLING

Met voorliggende verordening wordt de auditcommissie stevig en herkenbaar gepositioneerd. De werkzaamheden van de commissie zijn erop gericht de raad beter in positie te brengen om zijn kaderstellende en controlerende taak te vervullen. De auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle onderwerpen die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeentefinanciën op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.

De auditcommissie is een vakinhoudelijke commissie, die zich richt op het financieel beheer. Bij de raadsvoorstellen die ingevolge de verordening aan de auditcommissie worden voorgelegd toetst de auditcommissie of het voorstel financieel-technisch en financieel-beleidsmatig klopt. De politieke behandeling vindt in de raadscommissie plaats.

Een aantal taken van de auditcommissie wordt in de verordening meer specifiek beschreven.

DE ACCOUNTANT

De raad is op grond van artikel 213 van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om een accountant aan te wijzen belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De raad legt de voorbereiding van de procedure tot selectie en aanwijzing van een accountant en het doen van een aanbeveling voor een keuze in handen van de auditcommissie. De commissie fungeert als de beoordelingscommissie in het aanbestedingstraject van de accountantsdiensten. Ook adviseert de commissie de raad in geval van contractverlenging en de beëindiging van de samenwerking met de accountant.

Het aangaan van overeenkomsten is op grond van de Gemeentewet een bevoegdheid van het college. Nadat de raad een besluit heeft genomen over de aanwijzing van een accountant zal het college ter uitvoering van dat raadsbesluit overgaan tot het aangaan van een overeenkomst met de beoogde accountant. Vervolgens wordt het contract met de accountant getekend. Op grond van artikel 171 lid 1 van de Gemeentewet is de burgemeester bevoegd de overeenkomst met de accountant te ondertekenen.

De auditcommissie onderhoudt namens de raad de contacten met de accountant. Jaarlijks bespreekt de commissie de opdrachtformulering voor de controle van de jaarrekening, het verslag van bevindingen van de interim-controle en het accountantsverslag inzake de jaarrekeningcontrole, de jaarrekening en de strekking van de accountantsverklaring. Minimaal driemaal per jaar woont de accountant de vergaderingen van de auditcommissie bij, om te overleggen over de managementletter van de interim-controle, de jaarrekening en het controleplan/auditplan. De werkzaamheden van de accountant worden jaarlijks met hem geëvalueerd, waarbij de auditcommissie onder meer beoordeelt of deze werkzaamheden overeenkomstig de opdracht hebben plaatsgevonden. De auditcommissie kan ook aandacht besteden aan de aanbevelingen van de accountant voortvloeiend uit de jaarrekening, de interim-controle en eventuele andere rapportages.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Hieronder worden enkele artikelen nader toegelicht voor zover dit bijdraagt aan de interpretatie van de verordening.

Artikel 2

De adviezen van de auditcommissie worden verwerkt in de betreffende raadsvoorstellen (artikel 4 lid 2), maar de commissie kan bijvoorbeeld ook memo’s over relevante onderwerpen uitbrengen aan de raad. Daarnaast wordt de raad geïnformeerd over hetgeen in de auditcommissie is besproken via de verslagen van de vergaderingen van de auditcommissie.

Artikel 3 sub A leden 4 en 5

Dit zijn de bevindingen uit het controleplan/auditplan van de accountant op basis van het controleprotocol en de bevindingen uit de interim-controle die de accountant vastlegt in de managementletter.

Artikel 3 sub B lid 1

De auditcommissie bespreekt de planning- en control cyclus en kan verbetervoorstellen doen over de opbouw, inrichting en behandeling van alle cyclische producten.

Artikel 3 sub B lid 2

De auditcommissie brengt geen advies uit over financieel-technische en financieel-beleidsmatige inhoud van de kadernota, de begroting en de slotwijziging. Deze cyclische producten worden door het college met een raadsvoorstel aan de raad voorgelegd, waar de inhoudelijke en politieke behandeling plaatsvindt.

De auditcommissie behandelt wel de jaarrekening en de tussenrapportages inhoudelijk financieel-technisch en financieel-beleidsmatig. Het advies van de auditcommissie wordt opgenomen in het raadsvoorstel dat in procedure wordt gebracht voor de raadscommissies en de raad of, indien dit in de planning niet haalbaar is, in een separaat document (artikel 4 lid 2). Op die manier kan de raad kennis nemen van de financieel-technische en financieel-beleidsmatige beoordeling van de voorstellen door de auditcommissie en kan de behandeling in de raadscommissies en de raad op beleidsinhoudelijk politiek niveau worden gedaan. Tevens worden hierdoor doublures in de behandeling voorkomen.

Artikel 3 sub B lid 3

Voor de uitoefening van haar taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij het college over alle voor de commissie relevant te achten onderwerpen. Uit de evaluatie van de behandeling van de jaarstukken 2021 is gebleken dat de auditcommissie deze behandeling te procedureel en cijfermatig en te weinig beleidsmatig van aard vond. De vraag kwam op of het advies dat de commissie aan de raad uitbrengt met deze invulling wel voldoende bijdraagt aan de behandeling in de raadscommissies en de raad. Daarom is in deze verordening onderhavige regeling opgenomen.

Artikel 3 sub C lid 2

Hierbij gaat het behalve om de raadsvoorstellen over de cyclische producten en de financiële verordeningen bijvoorbeeld om het treasurystatuut.

Artikel 3 sub C lid 4

De commissie ontvangt jaarlijks van de accountant en van het college opgave van alle door deze geplande en reeds uitgevoerde onderzoeken voor de gemeente Weert of samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente Weert deel uitmaakt.

Artikel 3 sub D lid 3

In de praktijk bleek er behoefte te bestaan bij het college en de ambtelijke organisatie om te sparren met de financieel specialisten uit de raad in de auditcommissie over onderwerpen, alvorens deze in procedure worden gebracht. Dit heeft een discussie veroorzaakt over de vraag of de auditcommissie als adviescommissie voor het college kan fungeren. Omdat dit de kwaliteit van de voorstellen ten goede kan komen is uitgesproken dat dit wel mogelijk moet zijn. Daarom is bepaald dat de auditcommissie tevens als adviescommissie voor het college kan fungeren mits duidelijk van tevoren wordt aangegeven dat het overleg richtinggevend is bedoeld. Het sparren tussen ambtelijke organisatie en auditcommissie wordt eveneens als positief ervaren. Het is goed als er technische verkenningen gerelateerd aan rol en taken van de auditcommissie kunnen worden gedaan alvorens een voorstel in procedure wordt gebracht.

Artikel 3 sub D lid 4

Beoogd is om de taken en bevoegdheden van de auditcommissie niet strikt te beperken tot onderwerpen die expliciet tot het financieel beheer en financieel beleid behoren. Het kan de kwaliteit van de advisering door de auditcommissie ten goede komen indien de commissie zich breder oriënteert. Deze oriëntatie dient wel gerelateerd te zijn aan rol en taken van de auditcommissie. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan:

• •

  uitgevoerde interne controles over uiteenlopende onderwerpen;

• •

  analyses van trends die uit de jaarrekening blijken (de behoefte om de mogelijkheid te hebben om de advisering aan de raad uit te breiden met trends bleek uit de evaluatie door de auditcommissie);

• •

  inhoudelijke notities over actuele ontwikkelingen (eveneens opgenomen n.a.v. de wens uit de evaluatie door de auditcommissie).

De commissie voert over de mogelijkheid hiertoe alsmede de toegevoegde waarde, mede in relatie tot de beschikbare ambtelijke capaciteit, overleg met het college/de wethouder financiën.

Artikel 3 sub E

In het presidium is de wens geuit om rapporten van de rekenkamer in de auditcommissie te bespreken. Niet alle rapporten van de rekenkamer zien op (aspecten van) financieel beheer en financieel beleid, het expliciete aandachtsgebied van de auditcommissie. Om die reden is het behandelen van rekenkamerrapporten wel opgenomen, maar wordt dit beperkt tot de rapporten zover zij betrekking hebben op of evidente raakvlakken hebben met rol en taken van de auditcommissie.

Artikel 4 lid 1

De auditcommissie kan naast de expliciet in de verordening opgenomen taken ook over andere onderwerpen zoals trends en ontwikkelingen advies uitbrengen aan de raad.

Artikel 5

Niet vereist is dat de leden en plaatsvervangende leden van de auditcommissie raadslid zijn. Een brede samenstelling van de commissie wordt van belang geacht. Daarom kan elke fractie die vertegenwoordigd is in de gemeenteraad één lid en één plaatsvervangend lid laten benoemen door de raad. Ook commissieleden-niet-raadsleden kunnen lid of plaatsvervangend lid van de auditcommissie zijn. Maar om te voorkomen dat de auditcommissie te ver van de gemeenteraad af komt te staan is bepaald dat elke fractie slechts één commissielid kan laten benoemen.

De leden en plaatsvervangende leden van de auditcommissie dienen bij voorkeur een meer dan gemiddelde kennis op het terrein van de gemeentefinanciën te hebben of de bereidheid te hebben deze te verwerven.

De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter(s) worden door de auditcommissie uit haar midden aangewezen. Deze personen blijven tevens lid van de auditcommissie en kunnen derhalve ook deelnemen aan de beraadslagingen en besluitvorming.

Artikel 6

Lid 6: Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting op adviezen van de auditcommissie in de raadscommissie of in de raadsvergadering.

Artikel 8

De auditcommissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van de raad en het college en heeft dus geen besluitvormende bevoegdheden. De enige besluiten die de commissie neemt zijn de besluiten over de adviezen die worden uitgebracht aan de raad. De commissie wordt geacht onafhankelijk te adviseren. De ervaring leert dat stemmingen niet nodig zijn. De commissie verricht haar werkzaamheden vanuit het streven naar consensus. Indien er toch sprake is van een minderheidsstandpunt wordt daarvan met redenen omkleed melding gemaakt in het advies. Achtergrond hiervan is dat gezien de complexiteit van de materie een afwijkend inhoudelijk standpunt dat niet wordt gesteund door een meerderheid van de commissie van belang kan zijn voor de behandeling in de raad. Hiermee wordt tevens benadrukt dat de auditcommissie geen politieke functie heeft.

Artikel 9

Gezien de aard van de te bespreken onderwerpen en de gewenste openheid waarmee over deze onderwerpen dient te kunnen worden gesproken met de accountant en de interne adviseurs worden vergaderingen in beslotenheid gehouden. De leden van de auditcommissie dienen vrijelijk te kunnen brainstormen over financiële onderwerpen. Het besloten karakter stimuleert om met open vizier en zonder politieke (bij)bedoelingen de financieel-technische discussie te voeren. Bovendien neemt de ambtelijke organisatie een belangrijk deel van de behandeling van onderwerpen in de auditcommissie voor haar rekening. De informatie die hierbij gedeeld wordt heeft veelal een niet-bestuurlijke status en bevindt zich soms nog in de concept-fase en kan daarom op dat moment niet openbaar zijn.

In beslotenheid vergaderen wil niet zeggen dat er ook telkens geheimhouding moet worden opgelegd. De besproken informatie is meestal niet geheim en kan gewoon worden gedeeld met anderen. Het is ook juist van belang voor de behandeling in de raad dat de leden van de auditcommissie binnen hun fracties terugkoppeling geven van hetgeen in de auditcommissie is besproken. De agenda en de vastgestelde verslagen zijn openbaar, tenzij de auditcommissie anders bepaalt. Op deze manier kunnen ook derden kennis nemen van hetgeen de auditcommissie bespreekt.

Indien nodig kan de commissie wel geheimhouding opleggen. Op grond van de Gemeentewet kan ook het college geheimhouding opleggen op de stukken die zij aan de auditcommissie beschikbaar stellen. In de praktijk gebeurt dit vrijwel nooit, omdat het stukken betreft die ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd. Het komt wel voor dat het college verzoekt om de stukken vooralsnog vertrouwelijk te behandelen vanwege de fase waarin deze zich bevinden.

Artikel 10

Om de raad te informeren over haar werkzaamheden heeft de auditcommissie de afgelopen jaren jaarverslagen uitgebracht. De auditcommissie streeft naar een grotere herkenbaarheid en een toename van het vertrouwen van de raad in de commissie, zodat het werk van de commissie niet nog een keer wordt overgedaan in de raadscommissies en de raad. De auditcommissie heeft daarnaast de wens geuit om jaarlijks haar werkzaamheden te evalueren. Beide zijn nu opgenomen in de verordening.